Além de a contabilidade para pequenas lojas ser um processo exigido por lei, contribui diretamente para a sustentabilidade e o crescimento do negócio. Sendo assim, ajuda a resolver desafios, como manter o fluxo de caixa positivo, cortar despesas, analisar as finanças e seguir a conformidade fiscal e regulatória.
A prática contábil é aliada do varejista que baseia sua administração em dados para melhorar a gestão financeira e os resultados obtidos. Por isso, deixou de ser vista como apenas um processo chato e burocrático para se tornar uma vantagem estratégica para as marcas.
Se você quer tomar decisões mais precisas e gerenciar a loja de forma mais eficiente e rentável, saiba como fazer contabilidade de pequenos negócios com este guia completo. Acompanhe a leitura!
Principais aprendizados deste artigo:
- A contabilidade para pequenas lojas se baseia em fundamentos como o regime de competência e de caixa e o plano de contas, essenciais para o controle e a organização financeira.
- A contabilidade para pequenas lojas melhora a gestão, cumpre obrigações fiscais, evita perdas financeiras e fortalece a marca no mercado.
- Garantir a precisão dos registros e a conformidade tributária é crucial para a saúde financeira e o crescimento sustentável da loja.
- Utilize um software contábil para automatizar processos, gerenciar investimentos, controlar o fluxo de caixa, acompanhar indicadores de desempenho e elaborar relatórios detalhados.
O que é contabilidade para pequenas lojas?
A contabilidade é um processo empresarial que reúne práticas e análises para gerenciar e organizar as finanças do negócio, como registros de receitas e despesas, controle de impostos e gestão do fluxo de caixa.
O objetivo é garantir a conformidade com as obrigações fiscais e regulatórias, otimizar recursos e proporcionar uma visão clara da saúde financeira para facilitar a tomada de decisões estratégicas e o planejamento orçamentário.
A contabilidade para pequenas lojas se divide em diferentes categorias:
- Contabilidade gerencial: planejamento e controle interno da gestão, como análise de desempenho;
- Contabilidade financeira: elaboração e divulgação de demonstrações contábeis, como balanço patrimonial e Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE);
- Contabilidade fiscal: pagamentos de obrigações tributárias e fiscais e envio de declarações obrigatórias;
- Contabilidade de custos: identificação, cálculo e avaliação das despesas de produção de mercadorias ou serviços para definir a rentabilidade;
- Contabilidade social: divulgação dos impactos sociais e ambientais provenientes das atividades operacionais da marca;
- Contabilidade patrimonial: monitoramento do patrimônio, como bens, direitos e obrigações para avaliar corretamente os ativos e passivos da loja.
Qual loja precisa fazer a contabilidade?
Conforme o Código Civil determina, todas as lojas precisam de um contador habilitado para manter a escrituração contábil em dia e realizar os procedimentos da área, como relatórios e demonstrativos financeiros. Apenas Microempreendedores Individuais (MEI) não são obrigados a informar seus resultados.
Sendo assim, independentemente do regime tributário da sua franquia, como Lucro Presumido ou Lucro Real, é necessário ter um profissional especializado para atender às exigências da Receita Federal, prefeitura, previdência, entre outros órgãos públicos.
Princípios básicos da contabilidade para pequenas lojas
Para se aprofundar no tema e entender o que é a contabilidade para pequenas lojas, conheça seus princípios básicos.
Fundamentos contábeis
A contabilidade tem como fundamento o regime de competência, que envolve o registro de receitas e despesas quando são geradas. Um exemplo é: vendas realizadas em dezembro são registradas em dezembro, mesmo que o pagamento ocorra em janeiro.
Em contraponto, o regime de caixa reconhece a receita apenas na hora do recebimento e as despesas no momento do pagamento. Ao seguir o exemplo acima, a contabilização da venda só aconteceria em janeiro.
Saiba mais: Regime de caixa e regime de competência: qual diferença e quando usar?
Plano de Contas
O plano de contas é o processo de listar as contas contábeis para registrar as transações financeiras e categorizá-las em grupos, como ativos, passivos, receitas e despesas. O objetivo é organizar as finanças para favorecer uma análise mais precisa.
Esse fundamento da contabilidade para o varejo ajuda a garantir um acompanhamento eficaz nas transações, uma melhor preparação de relatórios financeiros e a análise detalhada e segura da situação da loja.
Documentação
Outro princípio associado à contabilidade é assegurar a organização e a conformidade fiscal de documentos, como recibos, faturas e comprovantes de pagamentos para realizar auditorias.
Para evitar erros, multas e/ou penalidades, organize os registros e categorize os documentos por tipo e data. Usar um sistema contábil facilita bastante a coleta, classificação e análise.
Elaboração de Relatórios e Demonstrativos
A prática de elaborar relatórios, como o Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE), mostra se a loja teve lucro ou prejuízo no ano. O balanço patrimonial detalha os ativos, passivos e patrimônio líquido, e o fluxo de caixa, permite acompanhar as entradas e saídas de dinheiro.
O objetivo é fornecer uma visão clara e minuciosa da saúde financeira da marca para tomar decisões informadas, criar boas estratégias, definir o orçamento e identificar tendências e oportunidades.
Qual a importância da contabilidade para pequenas lojas?
A importância da contabilidade para pequenas lojas se dá devido a vários aspectos, como melhora da gestão financeira, cumprimento das obrigações tributárias e fiscais, realização da escrituração contábil e cálculo e pagamento de salários de colaboradores e remuneração de sócios.
Entenda como cada uma dessas atividades impacta os resultados da loja.
Melhora a gestão financeira
A contabilidade engloba atividades essenciais para uma boa gestão financeira, como análise do fluxo de caixa, acompanhamento do capital de giro e elaboração do balanço patrimonial e da DRE.
Todos esses dados fornecem insights valiosos para equilibrar as contas, pois permitem identificar gargalos, perdas de dinheiro e oportunidades de negócio, além de servirem como base para definir metas, orçamento e estratégias de crescimento.
Escrituração contábil
Os registros das transações financeiras da loja são peças-chave para elaborar relatórios e demonstrativos, acompanhar indicadores de desempenho e fazer uma gestão completa das finanças. Logo, são essenciais para as tomadas de decisões.
A escrituração contábil tem o objetivo de comprovar a regularidade da empresa perante aos órgãos públicos, bancos, fornecedores e clientes.
Obrigações tributárias e fiscais
A contabilidade é fundamental para garantir a conformidade tributária e fiscal da loja, com o devido cálculo e recolhimento de impostos, emissão de notas fiscais e entrega de declarações no prazo.
Além disso, antes da abertura do negócio, o contador indica qual o melhor regime tributário para evitar pagar impostos em excesso ou de forma errada, e ainda ajuda a formalizar o CNPJ e seguir as exigências legais.
Folha de pagamento
Por falar em impostos, a contabilidade atua também no cálculo de salários, encargos sociais, benefícios e descontos da folha de pagamento e o pró-labore (remuneração) dos sócios.
Leia também: Gestão contábil no varejo: como funciona e melhores práticas
6 vantagens de ter contabilidade para pequenas lojas
Devido à tamanha importância, essa prática de gestão fornece ganhos diretos e significativos.
Conheça as principais vantagens de ter uma contabilidade para pequenas lojas!
- Colabora para crescer o negócio: com o devido controle financeiro e as contas em dia, é possível estruturar as finanças e tomar decisões rentáveis que estimulam o crescimento.
- Evita perdas financeiras: ao cumprir as obrigações fiscais e tributárias, evita multas e penalidades de órgãos públicos.
- Melhora a tomada de decisão: a organização, os cálculos e as análises de dados financeiros possibilitam tomar decisões mais informadas e precisas. Afinal, desta forma, você projeta receitas e despesas e planeja os próximos passos para vender mais.
- Reduz custos: ao identificar gargalos e oportunidades de melhorias, otimiza as operações e corta gastos desnecessários ou em excesso.
- Fortalece a marca no mercado: com pagamentos no prazo, a credibilidade do mercado aumenta e fica mais fácil obter financiamentos, empréstimos, parcerias e investidores.
- Aumenta as receitas: ao cortar gastos e propor melhorias, a lucratividade e a rentabilidade aumentam.
Como fazer a contabilidade de pequenos negócios?
Você precisa de um contador habilitado para elaborar os documentos e dar o aval dos resultados e da regularidade da marca perante aos órgãos públicos.
Porém, para exercer um bom trabalho, é fundamental registrar corretamente as transações financeiras e manter a organização das finanças.
A boa notícia é que pequenas lojas têm menos burocracias e cargas tributárias, pois podem optar pelo regime tributário do Simples Nacional.
Entretanto, essa redução de obrigações não afeta o compromisso de fazer uma boa contabilidade. Além do contador, invista em um software contábil que integre suas finanças e os indicadores de desempenho em um só local para agilizar o trabalho do profissional.
Um sistema como o F360 Contábil automatiza e simplifica processos, como emissão de notas fiscais, cálculo de impostos, gestão do fluxo de caixa e elaboração de relatórios e demonstrativos financeiros.
Dito isso, vamos às dicas de como fazer contabilidade de pequenos negócios para maximizar seus lucros.
1 – Monte um planejamento contábil
Para saber quais operações e dados você precisa registrar, monitorar e analisar, o primeiro passo é criar um planejamento. O documento direciona as tomadas de decisão, pois define objetivos, metas, prazos, estratégias e ações necessárias para a contabilidade do negócio.
Veja dicas para fazer um planejamento contábil bem-estruturado:
- determine os objetivos do negócio e as metas financeiras e contábeis;
- organize os registros e mantenha a rotina de anotar todas as compras e vendas;
- crie um plano de contas para definir categorias para as transações financeiras;
- escolha o regime contábil, como regime de competência ou de caixa;
- revise regularmente o planejamento e monitore os resultados para fazer melhorias.
2 – Faça a gestão de investimentos
Essa gestão envolve a análise de custo-benefício, que avalia o retorno esperado dos investimentos em comparação ao custo inicial.
Portanto, identifica se o investimento na expansão do negócio, em novos produtos ou tecnologias gerará benefícios significativos em relação às despesas.
Além disso, atua no planejamento de capital de giro e fluxo de caixa para garantir fundos suficientes para cobrir os custos diários enquanto investe parte do dinheiro.
3 – Controle o fluxo de caixa
O controle de fluxo de caixa inclui várias atividades relacionadas às entradas e saídas de capital:
- acompanhar as finanças para garantir recursos para manter seu funcionamento e crescer;
- prever entradas e saídas de caixa para projetar receitas e despesas e se antecipar a crises e problemas financeiros;
- gerenciar as contas a pagar/receber para reduzir atrasos, inadimplências e melhorar o fluxo de caixa;
- fazer conciliação bancária e de cartões para assegurar a precisão dos registros financeiros e evitar perdas de dinheiro.
4 – Identifique e planeje os impostos
É importante ter um planejamento de impostos da loja para cumprir as obrigações fiscais e evitar multas e penalidades.
Liste todos os tributos, como ICMS, ISS, PIS/Cofins, IRPJ e CSLL e seus respectivos valores e prazos de pagamento.
5 – Elabore relatórios e demonstrativos contábeis
Os relatórios e demonstrativos contábeis servem para ter uma visão completa da saúde financeira da loja e cumprir as exigências legais.
O balanço patrimonial e o DRE, por exemplo, são essenciais para analisar o desempenho da loja e tomar decisões importantes para reduzir gastos e aumentar o faturamento.
Os indicadores, como margem de lucro, ROI e índice de liquidez, ajudam a criar estratégias para aumentar a rentabilidade de produtos e serviços sem impactar a qualidade das soluções oferecidas aos clientes.
6 – Realize auditoria interna
A auditoria não é apenas para médios e grandes negócios. Esse processo também faz parte das atividades da contabilidade para pequenas lojas.
Afinal, é indispensável para identificar problemas, prevenir fraudes e garantir conformidade com as leis, políticas e procedimentos contábeis.
As melhores práticas para fazer uma auditoria interna são:
- defina os objetivos e o cronograma da auditoria;
- verifique a integridade e a precisão dos registos financeiros, como recibos, faturas e contratos;
- analise a conformidade com as normas contábeis e fiscais vigentes;
- revise os processos de controle interno e a eficácia das operações;
- monte um relatório detalhado com os dados, insights e sugestões de melhorias e ações corretivas.
Por que usar um software contábil para pequenas lojas?
O software de contabilidade para pequenas lojas, como o F360 Contábil, contribui para controlar, simplificar e automatizar as atividades do setor.
Por meio do registro das informações financeiras, o sistema calcula o valor dos impostos e gera relatórios completos com indicadores de desempenho, como ROI, Liquidez, Rentabilidade e EBITDA.
Além disso, possibilita monitorar informações na Receita Federal e Procuradoria Geral da Fazenda Nacional para identificar créditos fiscais, cumprir os prazos de pagamento e evitar multas.
Oferece também o canal do contador, com relatórios e exportação de arquivos para elevar a eficiência operacional.
Agende sua demonstração gratuita do F360 Contábil e simplifique a contabilidade para pequenas lojas!
