Pessoas conferindo caixa em uma loja
Finanças 27/11/2023

Regime de caixa e regime de competência: qual diferença e quando usar?

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Regime de caixa e regime de competência são métodos de registro e análise de lançamento dos valores que entram e saem de uma empresa, decorrentes das vendas feitas e de despesas pagas.

Eles fazem parte da gestão financeira de qualquer negócio. Por esse motivo, conhecer as características desses regimes, suas aplicações e diferenças, é fundamental para aprimorar o gerenciamento da sua loja. E isso ajuda a alcançar mais e melhores resultados.

Entretanto, por ambos serem regimes monetários, é comum haver confusão sobre quando usar um e outro, bem como se há obrigatoriedade da aplicação de algum deles.

Se você também tem dúvidas como essas, siga a leitura deste artigo. Você vai conferir o que é regime de caixa, o que é regime de competência, quando usar cada um, além das vantagens e desvantagens.

O que é o regime de caixa?

O regime de caixa consiste em considerar as movimentações no momento da transação financeira, e não do fechamento do negócio. Isso significa que as receitas e as despesas somente são contabilizadas no momento do seu efetivo recebimento e pagamento, não considerando o ato da assinatura do contrato.

Quando são feitas vendas parceladas, por exemplo, cada prestação deve ser lançada na data correspondente ao pagamento. Isso também vale quando é a empresa que compra mercadorias e paga a prazo.

O método é, em geral, considerado mais fácil pelos gestores e, por isso, é mais usado.

O que é regime de competência?

O regime de competência é um método no qual os gastos e as receitas são contabilizados na data do fato gerador, e não no dia do efetivo pagamento ou recebimento do valor monetário.

Aqui, ainda que a empresa faça uma transação que será quitada em parcelas, o valor total da operação financeira será lançado na data da assinatura do contrato, independentemente de ser seu efetivo pagamento ou não. O registro financeiro, portanto, se dá no mesmo momento do fato gerador.

Vale lembrar ainda que a legislação brasileira considera o regime de competência para fins de Imposto de Renda. Por esse motivo, toda e qualquer empresa pode adotá-lo.

Qual é a diferença entre regime de caixa e regime de competência?

A principal diferença entre regime de caixa e regime de competência é o fato de que os lançamentos contábeis das movimentações financeiras acontecem em momentos distintos

Enquanto o regime de caixa exige o lançamento na hora do efetivo recebimento ou pagamento do valor; no regime de competência o processo acontece, em sua totalidade, na data do fato gerador, que é a compra ou a venda do produto/serviço.

Para entender melhor essa diferenciação, imagine que a empresa “X” fez a compra de uma mercadoria no valor de R$ 20 mil, em janeiro de 2023. 

O pagamento dessa aquisição será feito em duas parcelas, sendo a primeira em 30 dias, e a segunda, em 60 dias.

No regime de caixa, o lançamento das despesas não será feito no mês de janeiro — data do fato gerador — mas, sim, no dia do pagamento. 

Logo, deverá constar o lançamento de despesa no valor de R$ 10 mil em fevereiro e R$ 10 mil em março de 2023.

Porém, se usar o regime de competência nesse mesmo exemplo, no mês de janeiro deve constar o lançamento do gasto total de R$ 20 mil. Ainda que, efetivamente, não tenha ocorrido a saída do valor do caixa da companhia.

A principal diferença entre regime de caixa e regime de competência é o fato de que os lançamentos contábeis das movimentações financeiras acontecem em momentos distintos.

Quando usar regime de caixa ou regime de competência?

Ambos os regimes apresentam pontos positivos e negativos. Por isso, é recomendado o uso dos dois paralelamente para que, dessa forma, possa ser feita uma análise conjunta e complementar da situação financeira da companhia. 

Lembre-se de que saber quando usar o regime de caixa e o regime de competência é fundamental para a gestão financeira de qualquer empresa, independentemente do seu porte ou segmento.

Por isso, a seguir, falaremos com detalhes sobre momentos em que os diferentes regimes podem ser aplicados.

Quando usar o regime de competência?

O regime de competência é obrigatório para os registros contábeis de médias e grandes empresas, e também para instituições financeiras.

Esse método também é indicado para a mensuração dos resultados do negócio, considerando vendas efetuadas e despesas realizadas, e possibilitando a avaliação da depreciação sofrida, se houver. 

Por essas razões, o Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE) é confeccionado com base no regime de competência. 

Vale lembrar que este documento é um importante relatório de gestão, por meio do qual é possível avaliar se a empresa teve lucro ou prejuízo em um dado período.

Quando usar o regime de caixa?

O regime de caixa, por sua vez, deve ser utilizado para acompanhamento do fluxo de caixa e para a confecção do Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC), outro documento essencial para a gestão financeira

Por meio deste documento, é analisada a movimentação financeira do negócio, representada por todas as entradas e saídas de dinheiro, permitindo a avaliação da saúde financeira naquele momento.

Além disso, a legislação autoriza que micro e pequenas empresas façam a contabilidade e o pagamento de tributos com base no regime de caixa, desde que tenham o controle dos recebimentos e seus respectivos recibos.

Como o regime de caixa e o regime de competência podem ser analisados e gerenciados?

O regime de caixa permite a visualização exata do que se tem em caixa no momento da análise, sem necessidade de projeções ou previsões. Isso, por sua vez, é essencial para demonstrar a liquidez da companhia e a existência de capital de giro para a quitação das contas, por exemplo.

Por outro lado, não é possível medir o resultado operacional do negócio. Além disso, como a eventual despesa só será contabilizada no ato do pagamento efetivo, existe o risco de não haver o controle monetário necessário, continuando a geração de gastos que podem comprometer outras contas.

Já o regime de competência oferece a análise da estrutura financeira do negócio, permitindo definir se a iniciativa é vantajosa ou não. Em outras palavras, se a lucratividade obtida é superior aos gastos gerados com produção e comercialização. 

No entanto, a falta de visualização do valor em caixa pode culminar na ausência de capital de giro e em dívidas desnecessárias, na medida em que a demonstração da receita pode não corresponder ao valor que se tem em caixa.

Como o regime de caixa e o regime de competência refletem visões distintas da situação financeira da companhia, o ideal é analisar e gerenciar ambos, a fim de obter uma análise conjunta que resultará em uma compreensão mais clara e precisa da situação monetária do negócio.

Quais as vantagens e desvantagens do regime de caixa e do regime de competência?

Como comentamos, cada um dos regimes têm seus pontos positivos e negativos. Para deixar a percepção sobre o tema mais clara, listaremos, a seguir, as principais vantagens e desvantagens de cada um.

Regime de Caixa

  • vantagens:
    • aponta, exatamente, a quantia disponível no caixa da empresa;
    • contribui para gerar liquidez ao negócio, elevando a capacidade de arcar com os compromissos financeiros.
  • desvantagens:
    • não auxilia na mensuração do resultado operacional;
    • o registro imediato dos valores pode comprometer a gestão financeira de longo prazo (a exemplo das compras pagas à vista que podem dar a entender que a empresa está com dinheiro de sobra no caixa)

Regime de Competência

  • vantagens:
    • ajuda a decidir se vale ou não a pena continuar comercializando os produtos e/ou serviços, a partir do entendimento de sua geração de lucros;
  • desvantagens:
    • pode levar à contração de dívidas, por não considerar a quantia que a empresa tem disponível em caixa.

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Escrito por:

Maurício Galhardo

Head e curador do F360 Educa, apaixonado por finanças, autor de três livros de negócios e gestão financeira, com ampla experiência em treinamentos e palestras. Já treinou mais de 20 mil pessoas no varejo!

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