Se a sua empresa é lucrativa, mas não é rentável, ou então a bagunça nas finanças está tão grande que você nem sabe se dá lucro ou prejuízo, aproveite este texto e aprenda a reverter essa situação. Isso porque o controle financeiro empresarial organiza todas as transações e é vital para se manter bem longe do vermelho (e da desordem).
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A eficiência da gestão depende de um controle financeiro rígido com as despesas e receitas. Além disso, é preciso acompanhar diariamente como estão estes valores, bem como projetar possíveis cenários e tendências, o que é decisivo na hora de tomar decisões.
Sim, são muitos detalhes que envolvem a gestão das finanças de um negócio, mas saiba que a chave para acompanhar tudo de perto é contar com a tecnologia e os sistemas de gerenciamento financeiro modernos e completos.
Assim, a equipe ganha produtividade e tem tempo para focar nas estratégias a serem aplicadas, que são elaboradas com base nos resultados gerados automaticamente pelo software.
Neste artigo, você vai entender para que serve e qual a importância do controle financeiro empresarial, como ele funciona e seus diferentes processos e dicas para fazer uma gestão eficiente e alavancar seus resultados. Confira!
O que é e para que serve o controle financeiro de uma empresa?
O controle financeiro é a organização e gestão das operações e transações monetárias de um negócio de modo que facilite a análise da saúde corporativa. Esse processo envolve a avaliação de relatórios, fluxo de caixa, patrimônio, custos fixo e variável, saldos bancários, contas a pagar e a receber etc.
Ele serve, principalmente, para organizar as finanças a fim de analisar o que pode ser mudado e criar estratégias mais assertivas para aumentar o lucro e reduzir os custos.
Se você acha que ter controle financeiro significa ter capital de giro, adiantamos que não é bem assim. Isso porque guardar dinheiro é uma consequência de uma gestão bem-feita, aliada a outros bons resultados da empresa, como os dos setores de marketing e vendas.
Quer ver por que o controle financeiro empresarial é primordial? Imagine que você tenha faturado R$12.000 em um dia e que esteja feliz pensando no ótimo resultado. Só que seus custos de produção e deduções de vendas foram de R$10.000, resultando apenas em R$2.000 no caixa.
Mau sinal, não é mesmo? O controle das finanças evita que esses problemas aconteçam.
Como funciona o controle financeiro de uma empresa?
O controle financeiro empresarial funciona como um catálogo de todas as operações que envolvem recursos monetários, possibilitando a gestão completa do negócio, incluindo, por exemplo, análise de fluxo de caixa, conciliação bancária, emissão e baixa de notas fiscais, pagamentos de contas, contas a receber, faturamento, etc.
Principais processos do controle financeiro empresarial
Para entender melhor como funciona o controle financeiro de uma empresa, veja os principais processos que ele envolve.
Análise do fluxo de caixa
Ao registrar todas as entradas e saídas da empresa, o fluxo de caixa permite mensurar o desempenho, acompanhar as receitas, conhecer as despesas e planejar investimentos sem prejudicar o planejamento orçamentário.
Contas a pagar e a receber
Ao emitir e baixar notas fiscais, é possível entender o que foi pago pela empresa e os valores que devem ser recebidos. É importante não perder prazos de pagamento para evitar multas.
Além disso, ao analisar a situação dos pagáveis e recebíveis, você identifica os possíveis riscos para o negócio, como os de crédito, de liquidez, de mercado, operacionais e legais.
Conciliação bancária
O controle financeiro de empresas deve incluir a verificação do saldo bancário para comparar com os registros de entradas e saídas. Isso se chama conciliação bancária.
Ela deve ser feita não apenas com pagamentos em dinheiro, mas também com cartões de débito e crédito, Pix, entre outras formas de pagamento, como aplicativos e sites.
DRE
O Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE) é um relatório contábil que registra as operações, os ativos e os passivos de uma empresa durante determinado período a fim de analisar se houve lucro ou prejuízo.
Porém, caso seja necessário analisá-lo em menos tempo, o sistema de gestão financeira F360 Finanças gera o relatório de forma automática e personalizada.
Planejamento orçamentário
Outro processo do controle de finanças é a verificação e comparação de despesas previstas versus as realizadas para prever os resultados antecipadamente e tomar decisões mais assertivas.
Indicadores financeiros
Por meio de relatórios que abrangem toda a situação financeira da companhia, é possível calcular e acompanhar indicadores financeiros para realizar um controle mais eficaz, com foco nas metas estabelecidas.
Por que fazer o controle de despesas e receitas empresariais?
As receitas e despesas são responsáveis pela formação do lucro ou prejuízo de uma loja ou franquia, e fazem parte do resultado de uma organização. Dentro das demonstrações contábeis, elas podem ser visualizadas no Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE). Caso a empresa tenha mais receitas do que despesas, terá lucro. Caso contrário, prejuízo.
Além disso, no controle de despesas e receitas empresariais, entra o regime de caixa e competência, já que estas entradas e saídas não ocorrem necessariamente à vista. Assim, este resultado não representa necessariamente o dinheiro ou a falta dele no caixa.
As receitas estão relacionadas à comercialização de produtos, mercadorias ou serviços e são a principal fonte de renda de uma organização. Já as despesas são os gastos necessários para que a atividade empresarial aconteça.
Dentro do grupo de despesas, é possível citar, por exemplo, salários dos colaboradores, impostos, contas de energia, aluguel, matéria-prima, fornecedores e qualquer outro valor que seja fundamental para a manutenção das atividades rotineiras de uma organização.
Isto é: é inevitável lidar com elas e, por isso, é vital manter um bom controle para alcançar os resultados desejados.
Qual a importância do controle financeiro empresarial?
A boa administração das finanças corporativas oferece diversas vantagens a empresas de qualquer porte e segmento, como: monitoramento assertivo das receitas e despesas; tomada de decisões mais ágil e precisa; planejamento orçamentário mais realista; criação das estratégias certas para aumentar o lucro e reduzir custos; e definir metas alcançáveis.
Caso a organização tenha muitas saídas e poucas entradas, terá dificuldades de caixa. Com isso, é preciso acompanhar o valor das vendas e dos recebimentos e compará-los com os pagamentos do período.
O controle mais próximo das entradas relacionadas com as vendas também ajuda em outro ponto que é a diminuição da inadimplência. Isto ocorre porque é possível identificar aqueles clientes com atraso no pagamento e agir de forma pontual e rápida, tentando reverter a perda.
Já no caso de suas próprias despesas, um controle mais efetivo evita multas, juros e outros problemas administrativos desnecessários e que muitas vezes são gerados por mero esquecimento ou confusão nas datas de pagamento.
Acompanhar as receitas e despesas, bem como os seus respectivos recebimentos e pagamentos, também possibilita aos gestores criar reservas para que, em tempos de menor entrada de recursos, a empresa tenha capital de giro e evite a descapitalização.
Além disso, podemos citar outros benefícios, veja a seguir.
Tomada de decisões mais assertivas
As decisões gerenciais também são diretamente impactadas pelo bom controle financeiro empresarial. No caso das receitas, por exemplo, é possível saber quem são os principais clientes da sua empresa, produtos ou serviços mais vendidos, além do ticket médio e de outros dados e indicadores de finanças.
Com base nessas informações, o gestor pode criar promoções especiais, descontos e outras formas de maximizar os seus resultados.
Já em relação às despesas, há a possibilidade de elaborar diferentes categorias de gastos ou classificá-los por centro de custo ou de lucro de acordo com as necessidades da organização.
Estas classificações facilitam a identificação das maiores despesas e sua participação em relação ao total do resultado ou dentro de cada produto ou serviço. Relatórios históricos são outra fonte importante de dados que mostram a evolução dos gastos em um determinado período.
Todas essas informações, aliadas a outras informações de mercado e da organização, são utilizadas para a correta formação do preço de venda, mix de produtos e serviços, incentivo à produção de determinado produto ou à prestação de um serviço, entre outras decisões empresariais.
Melhor gestão do estoque
O controle financeiro de uma empresa também influencia de forma positiva a gestão de estoque e pode gerar economias importantes. Com base nos dados gerados diariamente e em seus históricos, é possível ter diferentes tipos de ganhos com mercadorias.
Pode-se saber quais são as mercadorias ou insumos que têm maior ou menor saída, evitando que fiquem muito tempo parados em seu estoque ou, até mesmo, que exista a falta destes para comercialização, o que também pode gerar prejuízos.
Outra vantagem deste controle é a possibilidade de desenvolvimento de uma boa política de compras adequada aos fornecedores. Com isso, a empresa pode buscar os melhores insumos, preços, prazos etc.
Leia também: Descubra como garantir a segurança financeira da empresa
Qual a importância do DRE para o controle financeiro?
O Demonstrativo de Resultado de Exercício é essencial para ter um controle financeiro eficiente. Esse documento contábil compara as receitas com as despesas, explicitando o resultado líquido em determinado período, que pode ser lucro ou prejuízo. Em suma, o DRE é um relatório que mostra a saúde financeira corporativa.
Ele permite que todos os responsáveis pela gestão visualizem a situação atual e tomem decisões certeiras, sem perder tempo com achismos.
Por permitir a adaptação de estrutura e nomenclaturas de cada tópico, cada empresa pode personalizar sua DRE, mas é fundamental seguir o padrão mínimo do mercado, que facilita a gestão das finanças.
Entenda qual a importância do DRE para o controle financeiro:
- criação de relatórios financeiros;
- receber investimentos;
- pedir empréstimos;
- elaborar o planejamento orçamentário do próximo exercício (ano).
Continue aprendendo: Saiba tudo sobre DRE!
Como fazer o controle financeiro de uma empresa?
Para fazer o controle das finanças empresarial, é preciso: acompanhar o fluxo de caixa; entender custos e receitas; organizar contas a pagar e a receber; ficar atento ao capital de giro; não misturar finanças pessoais com as corporativas; e acompanhar de perto os indicadores financeiros por meio de relatórios.
Essas etapas são vitais para a tomada de decisões, como investir mais ou menos em algum produto/serviço, identificar gargalos e corte de custos, definir o orçamento dos setores corporativos, desenvolver estratégias de crescimento, padronizar processos, etc.
Conheça mais detalhes de todas essas dicas para o controle financeiro empresarial!
1-Controle o fluxo de caixa
É essencial ter disciplina no registro das entradas e saídas de dinheiro do caixa. O ideal é conferi-lo todos os dias, no máximo, por semana, dependendo do seu modelo de negócio.
Dessa forma, você acompanha dívidas e o saldo em caixa para realizar investimentos e perceber se há falhas ou inconsistências nos recebimentos e pagamentos, sem deixar acumular pendências e problemas.
2-Entenda seus custos e suas receitas
Os custos precisam ser identificados e categorizados entre gastos fixos e variáveis:
- custos fixos: relacionados ao funcionamento da empresa e não ao volume de vendas, como salários de colaboradores, pagamento de fornecedores e distribuidores, aluguel, máquinas, equipamentos, assinatura de sistemas de gestão, etc.
- custos variáveis: que não possuem valor exato por mês, como contas de água e luz, manutenção da infraestrutura, compra de materiais de limpeza, horas extras de funcionários, deslocamento de vendedores, comissões de vendas, entre outros.
Já sobre as receitas, elas também precisam ser catalogadas entre recebimento de vendas e investimentos, pagamentos a prazo e à vista, entre outros.
3-Organize contas a pagar e a receber
Lembra para que serve o controle financeiro de uma empresa? Justamente para organizar as finanças e permitir que sejam analisadas e mensuradas.
A organização de pagamentos e recebimentos contribui para não perder prazos e pagar multas e gerar desconforto com fornecedores, colaboradores e clientes.
Além disso, pode-se:
- pedir alteração da data de pagamento a fornecedores para coincidir com a data de recebimento;
- estimar entradas e saídas nos próximos meses;
- projetar o saldo do mês seguinte ou realizar previsões semestrais ou anuais.
4-Fique atento ao capital de giro
Um dos objetivos do controle das finanças é justamente guardar dinheiro e ter capital de giro para realizar investimentos ou segurar as contas em momentos de crises e instabilidades econômicas nacionais e/ou mundiais.
Para ter um capital de giro sustentável, é necessário alinhar o investimento com o faturamento líquido gerado e as datas de recebimentos e pagamentos.
A ideia é a empresa ter dinheiro em caixa para se sustentar durante todo o seu ciclo financeiro, lidando com custos fixos e variáveis, evitando endividamento e pagamento de juros por atrasos em contas.
5-Nunca misture finanças pessoais com empresariais
Essa aqui é uma regra indispensável para realizar uma boa gestão do seu negócio. Nunca misture suas contas pessoais com as da empresa para não usar recursos indevidamente e ter prejuízos.
6-Acompanhe de perto os indicadores financeiros
Uma boa gestão é aquela que se antecipa a problemas e, até mesmo, a oportunidades de negócio.
Porém, para que isso aconteça de forma 100% orientada por dados, é preciso contar com um sistema de gerenciamento financeiro completo e, claro, ter a disciplina de registrar as informações necessárias.
Aproveite os relatórios personalizados, automatizados e gerados em tempo real para monitorar periodicamente demonstrativos financeiros, como o DRE, e indicadores como rentabilidade e lucratividade.
Isso aumenta a produtividade de toda a equipe, proporcionando mais tempo para focar nas atividades estratégicas, e torna a tomada de decisão mais ágil e precisa.
Saiba mais: Análise da performance financeira: conheça 13 indicadores
Otimize o seu controle financeiro!
O F360 Finanças é o software de gestão financeira completa, online e armazenado na nuvem, que oferece recursos importantes para o controle das contas: conciliação bancária, de cartões e vouchers, fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, DRE, planejamento orçamentário e integração com pontos de vendas e adquirentes.
A tecnologia deve ser a sua aliada na hora de controlar suas despesas e receitas. Ela proporciona uma visão ampliada, fazendo diferentes tipos de integrações e análises. Também é possível fazer projeções e simulações, o que pode ser utilizado no planejamento empresarial, gerando economias futuras.
A utilização de soluções inovadoras, além de otimizar o processo, garante segurança no uso e acesso dos dados, bem como a padronização na inserção das informações, o que deixa o processo de decisão muito mais ágil, fácil e eficiente.
A integração também vai economizar tempo e recursos humanos em sua empresa, uma vez que as informações que são inseridas em um departamento já alimentam dados para outras interfaces, o que deixa o processo também mais seguro, evitando erros e retrabalhos.
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