A gestão financeira é crucial para o bom desenvolvimento da empresa. Por isso, as avaliações sobre as movimentações financeiras precisam ser bem feitas para que se tenha a ciência real da situação do negócio.
Nesse sentido, existem duas formas de analisar a situação financeira: regime de caixa e regime de competência, ambas igualmente importantes e cruciais no acompanhamento das contas a pagar e a receber.
Mas você sabe a diferença entre esses regimes e quando utilizar cada um? Então continue lendo nosso post para entender um pouco mais deste assunto tão importante para o sucesso do seu negócio!
Regime de caixa
O método do regime de caixa consiste em considerar as movimentações no momento da transação financeira, e não do fechamento do negócio. Isso significa que as receitas e as despesas somente são contabilizadas no momento do seu efetivo recebimento e pagamento, respectivamente, não se considerando o momento da assinatura do contrato.
Nesse sentido, se a empresa faz a aquisição de uma mercadoria, mas optou por pagar em parcelas, cada parcela será lançada na correspondente data de pagamento. O mesmo vai acontecer se ela fizer uma venda em parcelas, ou seja, a parcela será lançada na data do efetivo recebimento.
Esse método é, em geral, considerado mais fácil pelos gestores e, por isso, é mais utilizado.
Regime de competência
Neste método, por sua vez, os gastos e receitas são contabilizados na data do seu fato gerador, e não na data do efetivo pagamento ou recebimento do valor monetário.
Nesse contexto, ainda que a empresa faça uma transação a ser quitada em parcelas, o valor total dessa transação será lançado na data da assinatura do contrato, independentemente da data de seu efetivo pagamento. O registro financeiro, portanto, se dá no mesmo momento de seu fato gerador.
A legislação brasileira considera o regime de competência, para fins de imposto de renda, o oficial. Assim, toda e qualquer empresa pode adotar este regime.
Diferença entre regime de caixa e regime de competência
Como visto, o lançamento contábil das movimentações financeiras no regime de caixa e no de competência se dá em momentos distintos. Enquanto o regime de caixa faz o lançamento no momento do efetivo recebimento ou pagamento do valor, no regime de competência o lançamento é feito no seu valor total na data do fato gerador, ou seja, a compra ou a venda de um produto ou serviço.
Então, suponha que a empresa “X” fez a compra de uma mercadoria no valor de R$20 mil, em janeiro de 2017. O pagamento dessa aquisição deve ser feito em 2 parcelas, a primeira em 30 e a segunda em 60 dias.
No regime de caixa, o lançamento dessas despesas não será feito em janeiro, data do fato gerador, mas sim na data do pagamento. Logo, deverá constar o lançamento de despesa no valor de R$10 mil em fevereiro e R$10 mil em março de 2017.
Já no regime de competência, seguindo o mesmo exemplo, no mês de janeiro deve constar o lançamento do gasto de R$20 mil. Ainda que, efetivamente, não tenha havido a saída desse valor.
Quando utilizar cada um
Ambos os regimes apresentam seus pontos fortes e fracos. Por isso, os analistas recomendam o uso dos dois pela empresa, para que, assim, possa ser feita uma análise conjunta e complementar da situação financeira da empresa. No entanto, cada um deles deve ser usado para a elaboração específica de relatório contábil.
Nesse sentido, o regime de competência é de adoção obrigatória para os registros contábeis de médias e grandes empresas, bem como de instituições financeiras, de acordo com as nossas legislações.
Esse método é indicado, ainda, para fazer a medição dos resultados da empresa, na medida em que, além de considerar as vendas efetuadas e as despesas realizadas, é capaz de avaliar a depreciação sofrida pela empresa. Por tudo isso, o Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE) é confeccionado com base no regime de competência. O DRE é um importante relatório de gestão por meio do qual é possível avaliar se a empresa teve lucro ou prejuízo em um dado período de tempo.
O regime de caixa, por sua vez, é o adotado para o acompanhamento do fluxo de caixa e para a confecção do Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC), outro demonstrativo essencial para a gestão financeira. Por meio desse demonstrativo, é analisada a movimentação financeira, ou seja, todas as entradas e saídas de dinheiro da empresa, permitindo-se a avaliação da saúde financeira da companhia naquele momento.
Além disso, a legislação permite que micro e pequenas empresas façam a contabilidade e o pagamento de tributos com base no regime de caixa, desde que tenham o controle dos recebimentos e seus respectivos recibos.
Como os regimes podem ser analisados e gerenciados
O regime de caixa permite a visualização exata do que se tem em caixa naquele momento, sem necessidade de projeções ou previsões. Isso, por sua vez, é essencial para demonstrar a liquidez da companhia, ou seja, a existência de capital de giro para quitação das contas.
Por outro lado, não será possível medir o resultado operacional da empresa. Além disso, como a eventual despesa só será contabilizada no ato do pagamento efetivo, a empresa corre o risco de não ter o controle necessário e continuar fazendo gastos e se comprometendo com outras contas.
Já o regime de competência oferece a análise da estrutura financeira do negócio e se ele é vantajoso ou não, ou seja, se a lucratividade tem sido superior aos gastos com os custos de produção e comercialização. No entanto, a falta de visualização do valor em caixa pode culminar na ausência de capital de giro e em dívidas desnecessárias, na medida em que a demonstração da receita pode não corresponder ao valor que se tem em caixa.
Como os regimes refletem visões distintas da situação financeira da companhia, o ideal é a adoção de ambos, para análise conjunta e melhor compreensão da situação.
Dessa forma, o ideal é que a gestão financeira da empresa adote regime de caixa e regime de competência para melhor controle financeiro, já que cada um atende a uma finalidade distinta.
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