mulher sentada com analisando papéis
Franquias 13/06/2024

Gestão financeira de lojas: 9 dicas rumo à eficiência!

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A gestão financeira de lojas é uma prática que visa controlar, monitorar e melhorar o uso dos recursos monetários desse modelo de negócio. A ideia é adotar estratégias que ajudem a reduzir custos, aumentar a rentabilidade e garantir o cumprimento dos compromissos financeiros.

Esse gerenciamento é importante porque, sem ele, fica fácil perder o controle dos valores que entram e saem do caixa da sua franquia. Quando isso acontece, você não consegue identificar o que é lucro e o que não é, e nem pagar as contas e despesas que seu negócio tem.

Já dá para imaginar o tanto de problemas que isso traz, concorda? Se não tiver dinheiro para pagar os fornecedores, por exemplo, não terá mercadoria para vender. Sem vendas, não tem como gerar receita, e isso vira uma “bola de neve”.

No caso das franquias, há um detalhe muito importante: o pagamento das taxas. Afinal, quando um franqueado não arca com essas despesas, ele perde o direito do uso da marca. Na prática, significa que o negócio, simplesmente, deixa de existir.

Como sabemos que isso não está no seu planejamento, trouxemos para você as nove melhores dicas para gestão financeira de lojas.

O que é e para que serve a gestão financeira de lojas?

Esse é um gerenciamento que reúne diferentes atividades e estratégias que tem como objetivo melhorar e otimizar o controle monetário de um negócio. A prática é essencial para manter a saúde financeira, potencializar a lucratividade, reduzir custos e garantir o pagamento de contas e despesas em dia.

Para entender melhor a importância do controle financeiro na administração de lojas, pense nessa prática como uma aliada da sua rotina e uma força que ajudará sua franquia crescer mais a cada dia.

Isso porque, somente a partir da gestão financeira de lojas, é possível identificar os pontos positivos da administração do dinheiro que entra e sai do caixa, e aqueles críticos que precisam de ajustes imediatos.

Exemplo da importância de um bom controle financeiro

Imagine que a sua franquia tenha vendido muito mais no último mês. 

O lugar ficou cheio praticamente todos os dias, e os vendedores estavam sempre ocupados atendendo algum cliente. Tanto que você precisou reforçar o estoque e fez algumas compras extras de mercadorias junto aos seus fornecedores. 

Até aí, tudo bem e dentro do esperado, certo? Porém, a surpresa vem quando, ao olhar o extrato da conta bancária da loja, você descobre que o saldo estava negativo. Imediatamente, pergunta-se: “Para onde foi o dinheiro das vendas?”

A verdade é que, ao realizar uma gestão financeira eficiente para franquias, um susto como esse não acontece, pois você controla pontualmente todo o fluxo monetário e conseguirá o equilíbrio ideal entre as receitas e despesas do seu negócio.

5 ações de gestão financeira que não podem faltar na sua loja!

Entretanto, para alcançar esse controle e estabilidade, existem boas práticas importantes que não podem ficar de fora, como:

  • controle de custos: monitoramento constante de todos os gastos do seu negócio, com atenção especial para descobrir se estão gerando o retorno esperado, ou se são apenas despesas que podem ser cortadas ou, ao menos, reduzidas;
  • fluxo de caixa: acompanhamento periódico e preciso das entradas e saídas de valores, incluindo os gerados pelas vendas, contas a pagar e a receber, entre outros;
  • balanço patrimonial: documento que mostra a parte financeira de um negócio a partir da descrição de seus ativos (bens, direitos e valores) e passivos (obrigações, dívidas e despesas)
  • auditoria interna: ajuda a confirmar se o controle de despesas e receitas em lojas físicas e virtuais, dependendo do modelo de negócio, está sendo realizado corretamente, bem como o registro de informações contábeis, fiscais e cumprimento de leis e normas;
  • conciliação bancária: processo de comparação entre os registros internos da loja e o descrito no extrato da conta, para conferir se os valores e lançamento batem.

Quais as vantagens da gestão financeira de lojas?

Como comentamos, um bom controle financeiro traz diversos benefícios para a sua franquia. Entre os que podem ser alcançados, estão:

  1. redução de custos; 
  2. aumento da receita e da margem de lucros;
  3. segurança nas tomadas de decisão;
  4. diminuição de riscos;
  5. fortalecimento da marca. 

1. Redução de custos 

Uma das primeiras vantagens geradas pela gestão financeira de lojas é a possibilidade de diminuir os custos e as despesas.

Essa economia pode acontecer porque esse gerenciamento dá uma visão geral de tudo o que você precisa pagar para o seu negócio continuar funcionando. Com isso, fica mais fácil identificar despesas supérfluas que, se cortadas, não afetam a qualidade do seu atendimento ou mercadorias.

E entre os gastos que são essenciais, você tem a chance de reduzi-lo. Você pode, por exemplo, evitar o desperdício de insumos ou mudar os planos junto aos fornecedores, como pacotes de internet, trocar o sistema de gestão, entre outros.

Dica de leitura: “Software de gestão para varejo: quais as principais soluções da F360?

2. Aumento da receita e da margem de lucros

E se a sua loja tem menos gastos, a tendência é a margem de lucro aumentar, concorda? Inclusive, essa redução de despesas impacta diretamente no preço cobrado do cliente final

Com valores mais atrativos, sua franquia conquista um importante diferencial competitivo, e essa condição ajuda a aumentar a receita por elevar o volume de vendas.

3. Segurança nas tomadas de decisão

As tomadas de decisão baseadas em dados são muito mais precisas e têm menos chances de erros, em comparação às realizadas somente a partir de “achismos”. 

Quanto a isso, saiba que a gestão financeira de lojas é também uma ótima fonte de informações, as quais mostram qual é a real condição monetária do negócio.

Isso porque, a partir delas, você pode, por exemplo, definir estratégias para aumentar a rentabilidade da sua franquia, entre várias outras abordagens.

4. Diminuição de riscos

Existem diversos riscos financeiros que um negócio pode ter que enfrentar. Dois bons exemplos são os relacionados ao crédito, decorrente da inadimplência dos clientes; e os de liquidez, que afetam a capacidade de levantar capital de giro rapidamente, se necessário.

Entretanto, um controle financeiro eficiente ajuda a reduzir ameaças como essas e, até mesmo, a se antecipar a elas. 

Como você estará acompanhando de perto todas as entradas e saídas de valores, consegue calcular quanto entrará na conta da sua loja e quando. 

5. Fortalecimento da marca 

Ter dinheiro suficiente para pagar todos os compromissos financeiros é essencial não apenas para manter as contas em dia e a conformidade da sua franquia, mas também para garantir a boa reputação da sua marca.

Negócios que pagam seus credores são bem-vistos no mercado e abrem caminho para atrair parceiros comerciais mais estratégicos.

Quanto aos valores que sobram, eles podem ser reinvestidos e gerar melhorias que potencializam seu poder de atração e de retenção de clientes.

5 desafios financeiros em franquias varejistas

Fazer uma gestão financeira de lojas com eficiência pode ser um tanto desafiador, especialmente para quem está começando nesse ramo. 

Se esse é o seu caso, até tudo estar devidamente alinhado, pode ser que você tenha que lidar com obstáculos como:

  • entendimento das legislações: as franquias são modelos de negócio com regras de funcionamento específicas. Por isso, conhecer as leis que regem o mercado de franchising é o primeiro passo para descobrir o que esperar quanto possíveis lucros e despesas você terá;
  • fluxo de pagamento das taxas: todo franqueado precisa pagar para o franqueador a taxa de franquia e também de marketing, sistema e os royalties. Conhecer como essas cobranças são feitas, frequência e percentuais é essencial para a saúde financeira do negócio
  • concorrência dentro da própria rede: apesar de fazer parte de uma rede, cada loja é uma unidade que tem valores de ganhos e gastos bem particulares. Principalmente quando o assunto é rentabilidade, a tendência é haver uma “disputa” entre as franquias, é isso pode ser visto como um desafio ou um estímulo para crescer, tudo depende do seu entendimento;
  • inadimplência dos clientes: certamente, um dos maiores obstáculos de qualquer negócio. Para reduzir, ou mesmo eliminar esse índice, é essencial conhecer bem o público-alvo, suas preferências e oferecer condições que evitem esse problema, como a oferta de diferentes formas e meios de pagamento;
  • limitação para adotar estratégias para aumentar rentabilidade em lojas: as franquias seguem um modelo padronizado de venda, atendimento, produtos e/ou serviços. Geralmente, um franqueado não pode adotar estratégias para vender mais sem a aprovação do franqueado, e esse pode ser um obstáculo para alguns gestores mais engajados.

Dica! Temos um artigo que, certamente, ajudará você. Não deixe de ler! “Como funciona uma franquia? GUIA com todos os detalhes!

Como fazer gestão financeira de lojas? 9 dicas!

A partir de um bom controle financeiro fica mais fácil enfrentar desafios e também potencializar o faturamento da sua franquia. Para fazer uma gestão monetária eficiente, nossas dicas são:

  1. defina indicadores;
  2. mantenha os registros atualizados;
  3. alinhe diferentes setores;
  4. tenha periodicidade nas análises;
  5. invista em educação financeira; 
  6. conte com o suporte de um especialista;
  7. encontre meios de melhorar a receita;
  8. atente-se às obrigações fiscais e tributárias;
  9. use a tecnologia na gestão de lojas.

Veja, a seguir, detalhes de cada uma.

1. Defina indicadores

Existem diversos indicadores financeiros de lojas que você pode usar na sua franquia. Eles ajudam a mensurar os resultados e, com isso, identificar o que está dando certo e pode ser mantido, e o que ainda precisa de ajustes.

Alguns exemplos são:

  • rentabilidade;
  • lucratividade;
  • custos fixos;
  • custos variáveis;
  • margem bruta;
  • margem líquida;
  • retorno sobre o investimento;
  • faturamento bruto;
  • nível de endividamento.

2. Mantenha os registros atualizados

O controle de entradas e saídas de valores deve ser constante e periódico, e é essencial que todos os gastos e despesas sejam anotados. 

Para evitar que algo seja esquecido, defina um fluxo de como esses registros devem ser feitos e quem são os profissionais responsáveis por essa tarefa. 

E duas dicas extras sobre isso:

  • evite intervalos muito longos entre uma atualização e outra, pois isso tende a gerar acúmulo de dados e aumentar as chances de erros nas anotações;
  • use a tecnologia como aliada para fazer esse processo automaticamente.

Entenda mais sobre essa “ajudinha” lendo o artigo: “Sistema de controle financeiro: por que investir em um agora mesmo?” 

3. Alinhe diferentes setores

A gestão financeira de lojas deve incluir todos os departamentos que a compõem. Isto é, não só os valores gerados pela área de vendas merecem atenção, mas também os gastos e investimentos feitos em marketing, compras, recursos humanos, entre outros.

Sem uma visão geral do negócio é praticamente impossível descobrir a realidade sobre a sua saúde financeira. 

Inclusive, a participação de outros setores estimula a conscientização dos funcionários quanto aos seus papéis na redução de despesas da franquia.

4. Tenha periodicidade nas análises 

Assim como a entrada e saída de valores deve ser feita periodicamente, outras análises financeiras precisam seguir o mesmo princípio.

Um bom exemplo são os gastos com a compra de mercadorias e matérias-primas. O acompanhamento constante ajuda a verificar quanto esse investimento afeta a lucratividade do negócio e, a partir daí, descobrir se é necessário mudar a estratégia, a fim de reduzir custos e aumentar a margem de lucro.

5. Invista em educação financeira 

Promover a educação financeira para os colaboradores de lojas também ajuda, e muito, a melhorar a gestão monetária e a receita. 

Assim como já comentamos, é preciso conscientizá-los sobre como suas ações influenciam no faturamento e crescimento da franquia. Isso pode ser alcançado por meio de treinamentos que orientam sobre uso indevido de insumos, desperdício de materiais, entre outros temas relacionados.

6. Conte com o suporte de um especialista

Manter um bom fluxo de caixa e orçamento para gestão varejista pode ser desafiador para quem não lida bem com números. Se esse é o seu caso, não precisa se preocupar, pois há uma solução!

O suporte de um especialista, como um contador ou consultor financeiro, pode ser o caminho para deixar mais claro quais custos e despesas podem ser cortados sem impactar negativamente o funcionamento da sua loja.

Esses profissionais também podem dar dicas e sugerir estratégias de crescimento, como a maneira certa de pagar menos impostos sem infringir nenhuma lei, entre outras práticas relacionadas.

7. Encontre meios de melhorar a receita

E por falar em abordagens para fazer sua franquia crescer, uma boa gestão financeira passa também pela definição de ações e medidas que ajudam a potenciar o faturamento e os lucros.

Se ao fazer a análise periódica você percebeu, por exemplo, que as vendas do último mês caíram, é essencial tomar alguma atitude para rever essa situação. Do contrário, não terá caixa suficiente para arcar com os compromissos financeiros.

8. Atente-se às obrigações fiscais e tributárias

Os impostos que você paga são compatíveis com as atividades econômicas da sua loja? Será que não seria mais interessante, por exemplo, mudar do Lucro Presumido para o Simples Nacional?

Nem todos os gestores pensam nisso, mas as obrigações fiscais e tributárias podem ser melhoradas para reduzir custos e equilibrar a saúde financeira do negócio.

Com a orientação da sua contabilidade, é possível adotar uma prática chamada de elisão fiscal que, seguindo as diretrizes legais, ajuda a pagar menos tributos sem comprometer a conformidade do negócio.

9. Use a tecnologia na gestão de lojas

Este é um ponto inquestionável: as ferramentas tecnológicas na gestão financeira varejista são essenciais para otimizar os processos, diminuir erros, aumentar a produtividade dos profissionais responsáveis por essas atividades, facilitar análises e muitos mais!

E com isso, nós podemos te ajudar. Conheça o F360 Finanças.

O F360 Finanças é um sistema de gestão financeira multiempresas. Com um dashboard personalizável e software responsivo, por meio dessa ferramenta, é possível realizar:

  • conciliação de cartões;
  • fluxo de caixa;
  • contas a pagar e a receber;
  • DRE;
  • planejamento orçamentário;
  • conciliação com vouchers;
  • integração com PDV e adquirentes;
  • conciliação bancária.

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Escrito por:

Maurício Galhardo

Head e curador do F360 Educa, apaixonado por finanças, autor de três livros de negócios e gestão financeira, com ampla experiência em treinamentos e palestras. Já treinou mais de 20 mil pessoas no varejo!

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