Ser responsável por todos os registros e as obrigações fiscais é mais do que um importante fator para o sucesso da loja, é também uma exigência legal: informações erradas ou mal preenchidas podem gerar graves consequências, como multas.
Por conta disso, é essencial que o pequeno e médio varejista seja cuidadoso com a contabilidade do negócio. A boa notícia é que ele pode contar com o apoio de plataformas de gestão integrada para deixar o processo financeiro e contábil mais eficiente e seguro.
Continue a leitura para se aprofundar sobre o assunto e conferir como funcionam as obrigações fiscais de franquias para garantir o cumprimento de todos os requisitos tributários.
Como funcionam as obrigações fiscais de franquias?
Mesmo que o franqueado esteja diretamente ligado à marca franqueadora, ele é responsável por diversas obrigações fiscais com a Receita Federal (impostos, PIS, Cofins etc), além de outras relacionadas ao contrato de franchising, como o pagamento de taxas e royalties.
Sendo assim, é fundamental contar com a tecnologia para facilitar a coleta, o armazenamento e a integração de dados contábeis e financeiros, independentemente do controle realizado pela franqueadora.
Afinal, são diversas obrigações que devem ser cumpridas dentro de determinado prazo. Logo, é indispensável estar com todas as informações organizadas e prontas para uso.
Para entender melhor quais registros devem ser realizados ao longo dos anos, veja a seguir quais são as obrigações fiscais de franquias e como funcionam seus pagamentos.
Leia também: Como deve ser o relacionamento entre franquias e franqueados?
Quais são as obrigações fiscais de franquias?
Toda empresa, independentemente de seu modelo de negócio, tamanho ou segmento, precisa assumir obrigações fiscais e seguir corretamente a lei tributária regulamentada e fiscalizada pela Receita Federal do Brasil.
Porém, os valores e a quantidade de tributos variam de acordo com a franquia e a atividade exercida pelo negócio.
Para o varejista evitar dor de cabeça e até mesmo o pagamento de multas, é necessário conhecer todas as taxas que envolvem o funcionamento de sua loja. Separamos a seguir as principais delas!
Emissão de notas fiscais
A emissão de nota fiscal é a comprovação da venda de um produto ou serviço e, por isso, precisa ser muito bem gerenciada.
Ela é a ponte entre a loja e o governo que comprova que as transações comerciais foram feitas dentro da lei. A boa notícia é que a emissão de notas fiscais pode ser realizada de modo digital, sendo chamada de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).
Impostos
O pagamento de impostos é obrigatório para todos, inclusive os donos de franquias. Destacamos aqui que eles variam de acordo com a região do país, incluindo tributos estaduais, municipais e federais.
Outro fator que influencia diretamente a quantidade dos impostos é o segmento de atuação, ou seja, a atividade realizada pelo negócio, pois cada uma possui alíquotas distintas.
Sendo assim, é importante entender quais impostos são obrigatórios para cada franquia. Se o franqueado atuar em diversos setores, como alimentação e moda, é provável que os tributos sejam diferentes para cada unidade.
Impostos mais comuns para o comércio
- INSS: a empresa deve pagar o INSS de cada funcionário, que varia conforme a função de cada um;
- IRPJ: o Imposto sobre a Renda das Pessoas Jurídicas é uma alíquota obrigatória para negócios ativos no país, calculada em cima do lucro divulgado pela empresa no ano calendário vigente. Sua isenção é apenas para casos específicos;
- PIS: o Programa de Integração Social (PIS) é uma alíquota que visa a participação dos funcionários no desenvolvimento da empresa. A CAIXA é a administradora do PIS e realiza o pagamento ao longo do ano a todos os colaboradores de negócio privados;
- COFINS: já a Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social é um imposto federal que visa custear programas de assistência e previdência social e saúde. Ele é calculado sobre a receita bruta anual da loja;
- ICMS: o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Produtos é estadual e é cobrado sobre a venda de produtos e serviços, variando seu valor conforme suas características. Essa alíquota é adicionada ao preço final da mercadoria;
- IPI: o Imposto sobre Produtos Industrializados é federal e abrange todas as mercadorias que possuem atividades industriais que alteram sua natureza, seu funcionamento, sua apresentação, a finalidade, entre outros.
Declaração de recolhimento de tributos
Essa declaração envolve diversas obrigações fiscais, como:
- ECF: Escrituração Contábil Fiscal, criada para comprovar os dados inseridos no balanço patrimonial;
- DIRF: Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte, documento que serve para a Receita Federal evitar sonegação de impostos;
- DASN-SIMEI: a Declaração Anual de Faturamento e o Sistema de Recolhimento de Valores Fixos Mensais dos Tributos do Simples Nacional são uma declaração anual feita por microempreendedores.
Nota fiscal para os royalties
Na relação legal entre marca franqueadora e franqueado há a existência de uma taxa, que são os royalties. Eles englobam valores de uso da marca e o suporte e os conhecimentos oferecidos pela rede.
Apesar da nota fiscal referente a esse pagamento ser feita pela franqueadora, é fundamental que o franqueado fique atento ao seu recebimento, comprovando a transação realizada.
Continue aprendendo: Sistema de emissão de notas fiscais: por que você deve usar?
Como garantir o cumprimento das obrigações fiscais?
É possível manter em dia os registros fiscais de modo organizado, seguro e dinâmico, sem precisar perder tempo com análise de mais e mais papeladas.
Porém, além de contar com o apoio indispensável da tecnologia e um bom sistema de gestão para armazenar e integrar dados, é fundamental que o varejista tenha em mente alguns aspectos essenciais para realizar um bom controle.
Veja abaixo 5 dicas de como garantir o cumprimento das obrigações fiscais e evitar problemas para a loja!
- Planeje seus processos fiscais para cumprir todas as obrigações de forma organizada, seguindo corretamente os prazos de pagamento.
- Automatize processos com uso de sistemas de gestão para evitar erros e esquecimentos, além de facilitar a burocracia para seguir a lei fiscal.
- Treine sua equipe: os profissionais responsáveis pela organização, pelo planejamento, cálculo e pagamento dos tributos devem estar sempre atualizados e capacitados para exercer um trabalho de alto nível.
- Faça auditorias internas para manter tudo em dia e até mesmo reorganizar processos obsoletos ou gargalos operacionais que resultam em problemas com o fisco.
Qual a importância de manter as obrigações fiscais em dia?
1.Entrega de todas as obrigações
Como sabe, o Brasil ainda é um país extremamente burocrático, exigindo dos empresários uma grande quantidade de documentos, com muitos detalhes para finalizar o seu preenchimento.
Logo, é fundamental contar com um profissional capacitado e dedicado à área para auxiliar na realização desse processo e evitar eventuais atrasos nas entregas das obrigações da empresa com o governo.
Assim, o varejista reduz o pagamento de eventuais multas e juros e está sempre em dia com suas obrigações fiscais.
2.Planejamento tributário
A maioria dos pequenos e médios varejistas inicia a operação no regime tributário conhecido como Simples Nacional (DAS), mas nem sempre esse modelo é o mais indicado.
Ter um responsável pela contabilidade na empresa vai ajudar a fazer o planejamento tributário, analisando qual o melhor regime para o presente e, principalmente, para o futuro da organização, respeitando sempre a legislação vigente.
Devido à complexa estrutura tributária do país, pode ser difícil até mesmo para os contadores se manterem atualizados com as novas regras e normas.
Conhecê-las a fundo tira o foco do varejista no objetivo do negócio e suas tarefas de gestão. Assim, a dica é ter um bom serviço contábil à disposição, permitindo que as obrigações fiscais estejam sempre atualizadas.
3.Obtenção de crédito
Outra importância de manter as obrigações fiscais em dia é a obtenção de crédito.
Quando o varejista precisa recorrer a um banco para expandir os negócios ou até para comprar mais estoque para a loja, a instituição financeira exige diversas informações contábeis para decidir se libera ou não o crédito solicitado.
Dessa forma, ter essa área em dia e organizada é essencial para empresas em crescimento, uma vez que facilita bastante o acesso a novos investimentos e até a uma boa posição para negociar taxas.
4.Focar apenas no negócio
Por fim, o pequeno e médio empreendedor sabem que não podem perder tempo com burocracia e tarefas que não fazem parte do seu dia a dia.
De acordo com Henrique Carbonell, sócio-fundador da F360: “o ideal é focar apenas no que realmente constitui o negócio, isto é, no planejamento adequado para aumentar as vendas, ganhar mais eficiência operacional e, consequentemente, aumentar a lucratividade no futuro”.
Ainda segundo ele, “se antes os contadores perdiam muito tempo analisando todas as documentações, hoje, a maioria delas são arquivos que podem ser escalados e entregues com mais qualidade graças à tecnologia”.
Para ter processos contábeis e sistemas automatizados, a melhor solução é o F360 Contábil. Com ele, é possível:
- Monitorar as informações na Receita Federal e Procuradoria Geral da Fazenda Nacional, realizando cruzamentos que ajudam a identificar prazos e créditos fiscais;
- Visualizar e acompanhar indicadores baseados nas declarações contábeis, como: Liquidez, Rentabilidade, ROI, EBITDA de todas as suas lojas em um único lugar.
- Gerenciar os certificados digitais de seus clientes, em um painel simples e completo; Receber alertas automáticos de vencimento, que facilitam a conferência e acompanhamento.
Conheça as soluções da F360 que otimizam e automatizam processos, facilitando a gestão e gerando economia de tempo e recursos!
*Henrique Carbonell é sócio-fundador da F360, plataforma de gestão de financeira para lojas e franquias que torna o gerenciamento desses negócios muito mais eficiente, seguro, fácil e dinâmico.
