Contar com um bom sistema de gestão financeira on-line pode fazer toda a diferença para seu negócio.
Isso porque essa ferramenta tem o poder de atuar como um impulsionador dos resultados do setor de vendas, satisfação do cliente e, até mesmo, da gestão de pessoas. Tudo isso faz com que ela seja responsável também pela estratégia financeira da empresa.
Portanto, para esclarecer o que é, para que serve, os benefícios e como o sistema de gestão financeira on-line pode influenciar a saúde da sua empresa, apresentamos a seguir as principais funcionalidades que essa ferramenta oferece para alavancar resultados positivos. Confira!
O que é um sistema de gestão financeira?
Um sistema de gestão financeira é um software armazenado em nuvem ou instalado no computador que oferece funcionalidades para coletar, armazenar, integrar e analisar as finanças corporativas. Tudo por meio de automatização de tarefas e integração de dados de outras ferramentas em um só lugar.
Ele é responsável por realizar diversas operações e fornecer dados precisos e em tempo real para o gestor definir estratégias e tomar decisões mais ágeis e assertivas.
Um software de gestão de finanças reúne, por exemplo, operações como contas a pagar e a receber, fluxo de caixa, faturamento, vendas, conciliação bancária, entre outras.
Tudo o que diz respeito ao capital do negócio é fornecido por esse sistema, o que torna o gerenciamento financeiro mais eficiente, proporcionando uma imensa vantagem competitiva à empresa.
Pense só:
- Quanto tempo o gestor ou seus colaboradores perdem criando, preenchendo e atualizando planilhas?
- Quantas vezes informações já foram perdidas com anotações em cadernos ou planilhas eletrônicas?
O sistema de gestão financeira permite que a equipe foque nas tarefas estratégicas por automatizar diversos processos operacionais, deixando as atividades rotineiras e repetitivas para a tecnologia resolver. Ótimo, não é mesmo?
Para que serve um sistema de gestão financeira?
O software de gestão financeira serve para organizar e centralizar todas as finanças de uma empresa, independentemente do seu segmento e tamanho. Ele possibilita uma visão 360° do negócio ao fornecer relatórios completos com indicadores essenciais para um bom gerenciamento das contas corporativas, além de automatizar tarefas e integrar dados.
Confira mais funções e descubra para que serve um sistema de gestão financeira na prática:
- eliminar registros em cadernos e planilhas;
- coletar dados e realizar tarefas de forma automatizada;
- fornecer relatórios com indicadores financeiros para análise de dados;
- auxiliar as tomadas de decisão, tornando-as mais ágeis e assertivas;
- centralizar todas as operações financeiras do negócio, inclusive de aplicativos e vouchers.
- oferecer suporte à gestão das finanças e ao crescimento sustentável e escalável da marca.
Quais os benefícios de um sistema de gestão financeira?
Os benefícios de um sistema de gestão financeira incluem:
- aumento da produtividade da equipe e do gestor;
- melhor integração entre setores;
- controle financeiro mais assertivo;
- padronização de processos e operações;
- investimentos bem-planejados;
- redução de custos;
- potencialização do faturamento e lucro do negócio.
Ressaltamos ainda que o uso do software contribui para a agilidade na tomada de decisões e um trabalho colaborativo e engajado. Afinal, o gestor e os colaboradores não perderão tempo com tarefas repetitivas, podendo focar em analisar dados, gerar insights e pensar em novas estratégias para o crescimento da empresa.
Como funciona o sistema de gestão financeira?
A ferramenta de gestão financeira on-line e armazenada na nuvem, como o F360 Finanças, funciona pela coleta e integração de dados com outros sistemas e todos os pontos de venda do negócio. Ela oferece funções que permitem o controle completo das contas, com análise de resultados em tempo real.
Além disso, ao falar sobre como funciona o sistema de gestão financeira, precisamos destacar que os softwares armazenados na nuvem oferecem mais flexibilidade à equipe e ao gestor, pois dependem apenas de internet, podendo ser acessados de qualquer dispositivo, como notebook, celular e tablet.
E mais: seus recursos de integração com PDVs, contas bancárias etc são fundamentais para coletar e organizar dados de forma automatizada, evitando erros durante o preenchimento manual, por exemplo.
Além desses recursos de integração e automação, um sistema de gestão financeira completo oferece ainda muitos outros. Confira quais são eles a seguir!
Principais recursos de um sistema de gestão financeira
Um sistema de gestão financeira completo e eficiente deve conter recursos que são essenciais para um bom gerenciamento da performance corporativa. Entre eles, destacamos: dashboard com métricas e indicadores personalizáveis; conciliação bancária e de cartões; DRE; fluxo de caixa; gestão de pagamentos; e planejamento orçamentário.
O F360 Finanças conta também com integração com pontos de venda (PDV), adquirentes, vouchers e food apps (Rappi, iFood, entre outros).
Entenda melhor as funções e características de cada um dos recursos de um sistema de gestão financeira!
Dashboard
O dashboard nada mais é do que um tipo de painel que reúne informações estratégicas para que você possa visualizar o andamento do seu negócio.
Nesse caso, o dashboard de controle financeiro possibilita o acompanhamento das vendas, fluxo de caixa, capital de giro, despesas e todos os dados mais importantes para as finanças do empreendimento.
Nesse contexto, é válido destacar que um sistema de gestão financeira on-line sem um bom painel de controle não oferece aos gestores a oportunidade de tomar decisões rápidas e assertivas em tempo otimizado. Afinal, esse é um dos grandes benefícios da consolidação de informações.
A ideia é que, em poucos passos, o usuário selecione os filtros desejados e ajuste os formatos do próprio painel — visualizando de uma única vez o cenário financeiro atual do negócio.
Conferência de caixa
A conferência de caixa se inicia na verificação dos registros de entrada e saída, provenientes da integração com PDVs, adquirentes, vouchers e food apps — que confirma os valores e todo e qualquer tipo de movimentação capaz de impactar o faturamento.
A integração do F360 Finanças com mais de 300 PDVs e 200 adquirentes permite uma maior visibilidade sobre as vendas realizadas, contribuindo para o controle eficiente e completo de todas as transações.
Como sabemos bem, um caixa fechado de maneira incorreta causa prejuízos. A inexperiência e falta de profissionalismo não combinam com negócios rentáveis.
Sabe quando o varejista vai conferir os relatórios para a prestação de contas e elas não fecham de jeito nenhum? Esse tipo de situação pode gerar uma bola de neve tão grande a ponto de fazer o empreendimento naufragar. Sim, o assunto é sério nesse nível.
Por outro lado, quando a conferência de caixa é bem-administrada, a empresa elimina os problemas com os números e pode utilizar os relatórios para planejamento, estudando o que está funcionando, de fato.
Por fim, é essa análise que possibilita a identificação de problemas e, consequentemente, a proposta de novas soluções. Portanto, não abra mão desse módulo.
Conciliação bancária
Entender a conciliação bancária é mais simples do que parece. Basta refletir sobre a necessidade de comparar o saldo de uma determinada conta e seus extratos bancários.
A partir desse processo, as empresas analisam todas as transações realizadas e, ainda, verificam se existe alguma inconsistência entre os valores declarados e o saldo no banco.
Se você deseja garantir pleno conhecimento das movimentações financeiras de suas contas administradas, é recomendável investir em uma plataforma favorável a esse controle.
Transações, como cobrança de taxas extras, erros de registro, depósitos, entre outros, fazem parte dos resultados positivos que a conciliação bancária traz.
A diferença desse método para um simples orçamento está na capacidade de descartar erros e imprecisões orçamentárias.
Quando se fala na conciliação, a conferência vai além da diferença entre os gastos e recebimentos, uma vez que traça um comparativo de todos os valores com aqueles informados pelo banco que atende a empresa.
Leia mais: Software conciliação bancária: 5 motivos para investir
DRE
De forma simples e direta, o DRE, sigla para Demonstrativo de Resultado do Exercício, é um relatório que mostra quais foram os rendimentos bruto e líquido após um período de atividades, geralmente de um ano. Ela inclui resultados de receitas, despesas e investimentos.
Em outras palavras, o DRE é um resumo da saúde financeira de determinado período, compilando resultados operacionais e não operacionais.
A partir do faturamento são descontados os valores dos custos e das despesas para contabilizar o lucro ou o prejuízo do período analisado.
Feita de forma personalizada de acordo com cada modelo de negócio, a DRE precisa ser detalhada ao máximo para fornecer informações valiosas e estratégicas para o varejista. De modo geral, esses dados são divididos em duas categorias:
- receitas e rendimentos obtidos;
- despesas, custos, perdas e encargos que foram pagos ou incorridos, devendo corresponder aos ganhos.
Fluxo de caixa
Resumidamente, o fluxo de caixa é o agrupamento disponível de recursos financeiros de uma organização em um período determinado. Engana-se quem pensa que esses recursos estão ligados apenas ao caixa.
Na conta, vale tudo o que pode ser facilmente convertido em dinheiro, como as próprias contas bancárias e as aplicações de curto prazo com alta liquidez, sem restrição de resgate.
O fluxo de caixa também abarca todas as entradas e saídas da empresa. Portanto, os recebimentos de clientes e os valores recebidos fazem parte do pacote a ser analisado, como a venda de um veículo que não servia mais para a instituição.
Fora isso, é preciso listar todos os salários, empréstimos, contas a pagar, os desembolsos realizados para pagamento de fornecedores e tudo que faça parte da rotina financeira da empresa. E é justamente para isso que o software de gestão financeira serve!
Gestão de pagamentos
Um sistema de gestão financeira on-line que não dá a atenção devida para a gestão de pagamentos pode gerar uma série de danos à empresa.
Os perigos vão muito além dos atrasos e podem se refletir, por exemplo, no aumento da rotatividade de funcionários — já que é natural que os colaboradores percam a disposição para trabalhar quando não são pagos no tempo esperado.
A credibilidade da empresa corre o risco de sofrer seriamente, não apenas diante dos próprios colaboradores, mas também do mercado em que a organização se insere.
Portanto, a atenção dada à gestão de pagamentos auxilia a companhia a pagar as contas em dia, evitando multas e juros que sempre incidem em cima dos compromissos que extrapolam a data limite de quitação. Fique longe disso.
Aprenda também: Como fazer uma gestão de pagamentos eficiente?
Outros recursos
Ao explicarmos o que é sistema de gestão financeira, destacamos que ele oferece recursos que abrangem todas as finanças corporativas. Por isso, citamos abaixo outros recursos oferecidos pelo F360 Finanças que são altamente valiosos para o bom gerenciamento:
- contas a pagar e a receber: função automatizada junto ao SEFAZ que integra todas as notas emitidas por fornecedores diretamente no contas a pagar;
- planejamento orçamentário: demonstrativo com índices comparativos entre despesas previstas x realizadas, possibilitando a projeção dos resultados financeiros;
- conciliação com vouchers: coleta e integra dados dos principais vouchers utilizados pelo setor food, como: Ifood, Rappi, Sodexo, Alelo, Ticket, VR, entre outros.
Como escolher um sistema de gestão financeira?
Para escolher uma ferramenta de gestão financeira, é necessário entender as necessidades da sua empresa e pesquisar os mais utilizados e recomendados do mercado. Além disso, é fundamental conferir as funcionalidades oferecidas, a qualidade do atendimento, as condições de implementação e manutenção, o valor e seu orçamento, entre outros.
Continue a leitura e veja como escolher um sistema de gestão financeira eficiente para seu negócio.
1-Entenda as necessidades da sua empresa
É impossível comprar um sapato sem saber o número que a pessoa calça, certo? Assim como é impossível buscar um sistema de gestão sem saber as necessidades do seu negócio.
Logo, a chave é o gestor entender profundamente todos os processos e as operações financeiras que a empresa realiza para, então, pesquisar sobre os softwares indicados.
Confira as funcionalidades oferecidas
2-Confira as funcionalidades oferecidas
Chegou o momento de conhecer, em detalhes, os recursos e as vantagens das ferramentas mais reconhecidas no mercado.
Foque na gestão completa e nos recursos que citamos neste texto, como fluxo de caixa, gestão de pagamentos, contas a pagar e a receber, conciliação bancária, planejamento orçamentário e relatórios personalizáveis.
3-Verifique o custo-benefício
Depois da pesquisa, é provável que você já tenha escolhido o melhor sistema para o seu negócio. Porém, o valor do plano de assinatura deve ser compatível com o disponível no orçamento corporativo.
Verifique o custo-benefício, analisando não só o preço, mas também as funcionalidades oferecidas e os custos indiretos.
Por exemplo, um software armazenado localmente gera custos mais altos de manutenção e implementação, o que pode não ser vantajoso para a maior parte das empresas.
4- Confira as condições de implementação e manutenção
Como já adiantamos, outro aspecto relevante na escolha de um sistema de gestão financeira é a facilidade (ou dificuldade) de implementação e manutenção.
Descubra, por exemplo:
- se precisará de treinamento para utilizar o sistema;
- como é feita a implementação e quanto tempo demora;
- como são feitas as atualizações e manutenções;
- os custos envolvidos no processo.
5-Faça uma demonstração
Uma das maiores vantagens de implementar um software armazenado na nuvem é que os gestores e as empresas podem conhecer o sistema e entender se realmente vale a pena o investimento.
6-Como usar um sistema de gestão financeira na nuvem?
Um sistema de gestão financeira na nuvem, como o F360 Finanças, é simples e fácil de usar! Basta ter acesso à internet, personalizar a ferramenta com os dados corporativos, inserir as informações financeiras, fazer as integrações necessárias, utilizar as funcionalidades e baixar relatórios com os indicadores financeiros escolhidos.
Qual é o melhor sistema de gestão financeira?
O melhor sistema de gestão financeira é o F360 Finanças, que é armazenado na nuvem e oferece recursos essenciais para um gerenciamento fácil e completo. Não é à toa que grandes marcas utilizam esse software, como Havaianas, Chilli Beans, Puket, Burger King, Lupo, Buddha Spa, Rei do Mate, entre outras.
Ele oferece:
- gestão multiempresas: controle financeiro de várias lojas, marcas e canais de vendas em um só local;
- dashboard personalizável: basta definir os indicadores mais importante para o negócio;
- sistema responsivo: funciona em notebook, tablets e celulares.
Faça agora mesmo uma demonstração gratuita desse sistema de gestão financeira e melhore os resultados da empresa!
