O controle financeiro de uma empresa exige muita atenção e disciplina dos gestores. A falta de um acompanhamento devido pode fazer com que algumas situações passem despercebidas, gerando grandes dores cabeça no futuro próximo. Dentro do acompanhamento das contas, um dos pontos que merecem ser destacados é a gestão de pagamentos. Por estar diretamente relacionada com a manutenção da operação diária da empresa, a lucratividade apurada e a disponibilidade de recursos, é preciso mantê-la sempre sob atenção. Acompanhe esta leitura para saber mais!
A importância da gestão de pagamentos
Uma gestão de pagamentos ineficiente pode causar danos sérios à empresa. Um dos efeitos é o aumento da rotatividade de funcionários. Contando sempre com o pagamento dentro do prazo, um colaborador perde a disposição para trabalhar ao constatar que o seu pagamento não é feito dentro do que é esperado.
Além da queda na qualidade dos serviços dos funcionários, eles estarão muito mais sujeitos a buscar outras empresas onde o atraso no pagamento não aconteça.
Percebe-se também que a credibilidade da organização será afetada. Não somente perante os próprios colaboradores, mas diante do mercado em que a empresa está inserida.
Outro problema é o retrabalho que causa desperdício de mão de obra. Isso sem falar nos prejuízos com multas e juros que incidirão sobre compromissos que extrapolarem a data limite de quitação.
As dicas para melhorar a gestão de pagamentos
Para garantir o controle de pagamentos e o ritmo correto de tudo, boas práticas na gestão financeira podem ser adotadas. Dentre elas, destacamos as 7 mais importantes.
1. Organizar a documentação
Um bom nível de organização, além de facilitar o trabalho de todos da empresa, também garante menos dificuldades na hora de cumprir compromissos.
Por isso é muito importante que as pessoas envolvidas na gestão de pagamentos saibam exatamente o que deve ser feito, como e também onde estão os documentos necessários para a realização do trabalho.
Assim evita-se a demora, o retrabalho e as correrias para encontrar papéis que já deviam estar previamente separados.
2. Estabelecer rotinas de pagamento
Ainda falando sobre a necessidade da organização, o estabelecimento de rotinas de pagamento é um ponto que não pode ficar de fora no momento de organizar a gestão das contas a pagar.
Quanto mais estruturada for a rotina para a realização de pagamentos, menos problemas ocorrerão. Pode ser que leve um tempo até desenvolver a melhor configuração do processo de pagamento. Contudo, uma vez que for encontrada a rotina ideal, os problemas tenderão a diminuir.
Tanto para quem paga como para quem recebe, ter clara a forma de efetuar pagamentos torna o processo mais consistente e confiável. Tudo isso é extremamente importante quando se fala em gestão financeira.
3. Padronizar uma conta bancária para pagamento
Ainda que a empresa trabalhe com várias instituições financeiras ao mesmo tempo, sempre que possível, é bom centralizar em uma única conta os recursos que serão utilizados para os pagamentos.
Fazendo dessa forma, elimina-se a necessidade de operar com muitas senhas e acessos diferentes. Além de ser mais seguro, as chances de que a operação seja prejudicada por uma senha bloqueada ou por algum problema técnico são bem menores.
Outro benefício que ainda precisa ser destacado é que fica mais fácil perceber visualmente se o saldo está acompanhando o ritmo de pagamentos que devem ser realizados.
4. Fazer uma previsão adequada dos gastos
Ter que quitar as obrigações da empresa e só descobrir na hora de processar os pagamentos que não há recursos destinados para cobrir todos os compromissos é uma situação pela qual nenhum gestor financeiro gosta de passar.
Embora seja uma dica bastante comum, ainda há quem deixe de fazer um planejamento de pagamentos com antecedência. O resultado é muita correria e algumas contas que ficam com prazos expirados.
Naturalmente todo responsável pelo financeiro às vezes precisa tomar decisões e escolher o que será possível pagar e o que deve ser renegociado. O problema é que descobrir que não vai ser possível pagar todas as contas no último instante não dá margem de manobra para o gestor.
5. Utilizar ferramentas adequadas de gestão financeira
Trabalhos repetitivos devem ser sempre amparados por sistemas de gestão que consigam automatizar os processos. Além disso, quanto maior for a integração entre sistemas de gestão, melhor.
A administração dos pagamentos está naturalmente ligada ao controle do fluxo de caixa, bem como a conciliação bancária e a elaboração de uma DRE (Demonstração do Resultado do Exercício). Nesse sentido, nada melhor do que adotar uma ferramenta que unifique todas as atividades e relatórios de uma só vez.
Outra vantagem de um software de gestão financeira que facilita toda a parte operacional do trabalho é a possibilidade de extrair relatórios objetivos e de interpretação intuitiva. Ao buscar o seu, lembre-se de conferir se a solução disponibiliza um dashboard amigável de fácil entendimento.
6. Controlar as horas trabalhadas
Considerando o pagamento de pessoal da empresa, um ponto que merece ainda uma atenção especial é o controle das horas trabalhadas.
Podendo ser fonte de desentendimentos entre chefes e funcionários, o volume de horas trabalhadas é um ponto crucial da relação de trabalho e precisa ser acompanhado com atenção redobrada.
O que se deve buscar é manter uma comunicação clara e informações que não deixem margem para dúvidas ou questionamentos futuros.
7. Manter backups atualizados
Para garantir a segurança da informação, o hábito de realizar backups é muito importante. Embora muitos saibam disso, às vezes o período de realização dessas cópias de dados acontece em intervalos de tempo extremamente longos. Isso faz com que a informação nova corra mais risco de ser perdida.
O ideal é tentar reduzir o tempo entre a execução dos backups para garantir mais consistência e menos chances de retrabalhos e conferências do que já foi feito.
Seguindo essas boas práticas de gestão de pagamentos, a sua empresa terá condições de manter suas contas administradas sem maiores problemas
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