Um dos pilares das empresas diante da competitividade do mundo atual é o gerenciamento das finanças. Essa prática é a diferença entre o sucesso e o fracasso do negócio. No entanto, ela precisa ser automatizada por um sistema de gestão financeira para que o resultado seja mais eficiente.
Esses softwares simplificam o pagamento e o recebimento das contas, além da gestão do fluxo de caixa. Outra vantagem é a interligação de outras operações, como controle de estoque, emissão de nota fiscal, conciliação de cartões e mais.
Apesar disso, muitos empreendedores acreditam que investir em um sistema como esse é um gasto desnecessário. Para mostrar que essa ideia não condiz com a realidade, vamos apresentar, neste post, os principais benefícios dos softwares de gestão financeira para o seu negócio.
Antes disso, vamos explicar como o software funciona e quais são os motivos que justificam esse investimento. Então, que tal saber mais? Acompanhe!
Como funciona um sistema de gestão financeira
O empreendedorismo é uma tarefa complexa e que exige atenção a diversos elementos. Para que o seu negócio cresça de modo sustentável, é necessário apostar na gestão financeira, que pode ser automatizada por um sistema que possua essa finalidade.
No começo, é comum que o gestor opte por controlar as finanças por meio de planilhas simples. No entanto, essa atividade se torna mais desafiadora à medida que o empreendimento cresce. Afinal, os dados também aumentam e fica mais difícil gerenciá-los.
É nesse momento que os sistemas de gestão financeira entram em cena. Esses softwares têm a finalidade de conciliar diferentes operações para fornecer dados em tempo real, que podem ser interpretados para serem transformados em informações. A partir disso, é possível tomar decisões mais precisas e ter uma gestão mais eficiente.
A ideia é gerenciar os lançamentos financeiros e fazer uma boa gestão do fluxo de caixa, garantindo o controle das movimentações de recursos. Com isso você também pode fazer uma análise aprofundada a fim controlar as contas a pagar, prever a necessidade de capital de giro e avaliar a possibilidade de fazer investimentos.
O resultado é um maior equilíbrio financeiro e um gerenciamento eficaz do dinheiro da empresa. Assim, é possível alcançar outros benefícios ainda maiores.
9 motivos para investir em um sistema de gestão financeira
A aposta em um software com essa finalidade rende diversas vantagens para o seu negócio. Veja os principais benefícios:
1. Automação das operações financeiras
As atividades desse setor podem ser automatizadas, ou seja, o sistema de gestão executa diferentes funções rapidamente, o que assegura mais precisão ao processo e aumenta a produtividade da equipe.
Isso porque os colaboradores podem focar em ações estratégicas, por exemplo, verificando como é possível aplicar os recursos financeiros para que eles tragam rendimentos e aumentem o lucro do negócio.
2. Acesso facilitado a informações e relatórios
Os dados financeiros são armazenados no sistema de gestão e podem ser facilmente acessados pelo login ao software. Isso permite ter uma visão mais ampla das informações e fazer uma análise dos recursos disponíveis para o empreendimento.
Por exemplo: você consegue verificar quais departamentos gastam mais e podem reduzir custos. Além disso, diminui-se a margem de erro no acompanhamento do fluxo de caixa e no planejamento financeiro.
Em relação aos relatórios, o software é relevante porque gera informações gerais e específicas, que diminuem as interpretações errôneas e garante uma avaliação mais correta.
Os relatórios são mais consistentes e oferecem dados mais relevantes que as planilhas, o que gera maior vantagem competitiva. As informações gerenciais proporcionam ainda uma visão mais precisa do desempenho empresarial, o que melhora a tomada de decisão e indica os melhores caminhos que devem ser seguidos.
3. Redução de riscos
A gestão de qualquer empreendimento possui riscos inerentes às funções. As decisões tomadas contêm certo grau de incerteza devido a 2 razões principais:
- trabalha-se com previsões, mas as circunstâncias podem mudar no futuro;
- dados históricos são a base, o que significa que, se essas informações estiverem erradas, automaticamente a projeção também estará.
Quando as finanças são controladas por meio de um software, reduz-se o risco e aumenta-se o compliance e a precisão dos dados, o que evita o descumprimento de obrigações financeiras.
As vantagens são evitar o atraso nas contas e problemas fiscais devido a alguma atualização na legislação, por exemplo. Desse modo, a empresa não precisa se preocupar com o pagamento de juros e aplicação de sanções judiciais, que podem prejudicar as operações diárias do empreendimento.
4. Agilidade nos resultados
As operações se tornam mais rápidas quando a empresa adota o software de gestão financeira. Isso acontece por diferentes fatores, como a importação ou a exportação dos dados para o sistema a partir de alguns comandos simples.
O sistema se responsabiliza por cálculos e registros, enquanto a equipe foca o lado estratégico das operações para melhorar a performance empresarial. É importante destacar que essa agilidade também é repassada para outros setores, já que muitos departamentos dependem do financeiro. Assim, ninguém precisa esperar por um posicionamento durante semanas.
5. Aumento da praticidade dos resultados
A rotina do setor financeiro é simplificada a partir da automação. Há 3 principais vieses que demonstram esses benefícios.
O 1º é a centralização das informações. Isso significa que não é preciso compartilhar informações por e-mail ou algum sistema de produtividade. O colaborador pode fazer login no software e localizar o que precisa.
O 2º benefício é a eliminação/redução de arquivos físicos. A ocupação de espaços gera custos para a empresa, que são desnecessários no caso de armazenamento de documentos que podem ser mantidos digitalizados.
Com a adoção do software, as informações ficam salvas em um servidor externo, na nuvem. Elas podem ser acessadas a qualquer momento com um login e senha. Basta estar conectado à internet. Além disso, os documentos são criptografados e não correm o risco de serem perdidos porque são feitas diferentes cópias virtuais.
A 3ª vantagem é a padronização dos procedimentos. As operações manuais tendem a ser executadas de modo diferente dependendo da pessoa que está realizando o processo. Com isso, há muitas variações e inconsistências, especialmente quando há troca de colaboradores.
A automação, por sua vez, assegura que os procedimentos são executados de maneira igual, independentemente do colaborador ou do período em que são realizados.
6. Redução dos erros nos resultados da empresa
Os processos e as operações manuais são mais passíveis a erros, situação diminuída com a adoção do software de gestão. Isso é ainda mais relevante quando há uma grande quantidade de dados, o que faz com que as informações e relatórios sejam mais confiáveis.
7. Envio de alertas
A correria do dia a dia facilita o esquecimento de alguns compromissos, como pagamento de contas e recebimento de valores. O sistema de gestão pode enviar alertas para evitar essa situação e aumentar, como consequência, a credibilidade da sua empresa perante o mercado.
8. Segurança das informações
Os sistemas de gestão mais eficazes funcionam conectados à nuvem e, dessa forma, os dados são mantidos em segurança. É feito um controle de informações, sendo que os arquivos só são compartilhados com quem precisa acessá-los, o que impede alterações feitas por terceiros.
9. Custo-benefício significativo para pequenas e médias empresas
Os gestores de PMEs muitas vezes acreditam que o sistema de gestão das finanças é uma despesa desnecessária. No entanto, esse é um investimento, porque o custo-benefício realmente vale a pena.
O valor investido para implantação ou até mesmo pago a título de mensalidade oferece retorno por meio da economia de tempo, aumento da produtividade e foco em atividades estratégicas. Assim, você consegue diminuir os custos operacionais e com tecnologia da informação.
Agora que você já compreendeu o que é o software de gestão financeira e os benefícios que ele traz para a sua empresa, que tal entender as funcionalidades disponibilizadas? Confira as 5 principais:
Visualização de dados (dashboard)
Esse recurso é um painel de controle que apresenta visualmente as informações financeiras mais importantes do seu negócio. O objetivo, aqui, é dar uma visão geral, sem trazer detalhes ou grandes especificações.
O dashboard de um software de gestão contém gráficos que permitem compreender rapidamente o contexto atual da situação financeira do empreendimento. Ali, podem ser visualizados rapidamente os dados sobre:
- Demonstração do Resultado do Exercício (DRE);
- despesas;
- fluxo de caixa;
- taxas das administradoras;
- e vendas.
Assim, é possível analisar facilmente se as vendas apresentaram crescimento ou queda, se o fluxo de caixa tem resultado positivo ou se as despesas ultrapassam as receitas. A partir daí você pode clicar em algum item do menu para conhecer mais particularidades sobre ele.
Por exemplo: ao visualizar a DRE, você pode entrar nesse item e verificar os dados com detalhes. Além disso, pode personalizar a visualização, filtrando por empresa ou por centro de custo e adotando a análise vertical ou horizontal conforme for melhor para o seu caso.
Controle de entradas (conciliação de cartões)
Essa funcionalidade é principalmente relevante devido à preferência do consumidor pelo pagamento em cartões de débito e crédito. Essa afirmação é confirmada pelos dados do Banco Central (Bacen) de 2015.
Segundo matéria da Folha de S.Paulo, 42% das operações de compras ocorreram por débito ou crédito no ano de 2015. Isso representou R$ 1 trilhão. As empresas precisam se adequar a esse cenário para evitar falhas na sua gestão financeira.
Com a conciliação automática de cartão, também chamada de controle de entradas, você pode monitorar as transações comerciais com mais precisão e descobrir possíveis perdas durante o processo. Assim, pode reduzir os custos e gerir melhor os recebimentos.
Esse processo é feito automaticamente pelo software de gestão, independentemente de o pagamento por cartão ser feito à vista ou parcelado. As informações são atualizadas rapidamente, sem exigir um trabalho operacional.
Ao mesmo tempo, são executadas outras atividades de apuração, por exemplo, de:
- taxas efetivamente cobradas pelas administradoras de cartões;
- chargeback, que é o cancelamento das vendas por cartões de crédito e débito devido ao não reconhecimento da compra ou porque a transação não cumpre as regulamentações previstas;
- aluguel de POS, que é o valor mensal cobrado pelo uso do equipamento e garantia de suporte técnico, funcionamento e outros serviços;
- antecipação de recebíveis, que é uma espécie de linha de crédito na qual você vende para a instituição financeira as duplicatas de vendas a prazo e recebe o valor à vista com o desconto de algumas taxas. É uma maneira de manter em dia o capital de giro.
Dessa forma, o software apresenta rapidamente como estão esses elementos e demonstra se você precisa rever alguns pontos ou se a gestão financeira está sendo bem executada.
Processos mais eficientes (conciliação bancária)
A função de conciliação bancária é relevante porque permite à empresa fazer a conferência das contas em relação ao controle interno das finanças. A importância dessa ação é poder verificar se os dados estão corretos ou divergentes, o que indica inconsistência.
É importante mencionar que o controle financeiro é fundamental para qualquer empresa, já que esse é o motivo que faz as empresas fecharem as portas depois dos primeiros anos de existência. E, segundo dados do IBGE, 6 a cada 10 empresas não sobrevivem após 5 anos de existência. Ou seja, é um problema grave.
Por meio da conciliação bancária, você confronta saldos, saídas e entradas da conta-corrente com a movimentação registrada/esperada das receitas e despesas da empresa. O software de gestão financeira oferece essas informações rapidamente e realiza o processo de comparação de forma automática.
Quando há exceções e divergências, o sistema indica a situação, o que permite verificar onde está o erro a partir de uma análise mais aprofundada das contas.
Controle de caixa
Essa funcionalidade faz parte de uma rotina administrativa e financeira que exige o registro de todas as movimentações de entradas e de saídas de recursos. Esse processo é similar ao fluxo de caixa, mas mais simples que ele, já que se torna uma ferramenta de controle diário para fazer uma visualização rápida.
As 2 funções principais do fluxo de caixa são:
- registro das movimentações financeiras mensais (com a consequente facilitação ao acesso dos dados);
- e análise ágil dos números diários para saber se a empresa apresenta lucro ou prejuízo naquele mês.
Assim, a diferença do controle para o fluxo de caixa é que no 2º há uma análise completa da saúde financeira, enquanto o 1º apresenta uma visão geral do saldo e indica se o mês está apresentando um resultado positivo ou negativo.
É por isso que o fluxo de caixa ajuda a tomar decisões estratégias e o controle auxilia a gestão financeira diária. As 2 ferramentas são complementares. Por isso, essa é uma funcionalidade útil no sistema utilizado pela sua empresa.
Com o software, você consegue ler o arquivo de vendas do PDV, o que permite ter um acesso rápido ao resumo da movimentação do estabelecimento. Ao mesmo tempo é possível acompanhar e fazer os registros no fluxo de caixa.
Nesse caso, pode-se obter relatórios personalizados, por loja, grupo, conta bancária/caixa ou de forma consolidada. Ainda consegue-se salvar as preferências de visualização para evitar ter que reconfigurar o sistema cada vez que for utilizá-lo.
Facilidade de acesso (sistema on-line)
Um bom software de gestão financeira trabalha no conceito de computação em nuvem, que salva os dados em um servidor externo e garante a segurança deles. A vantagem para a empresa é poder verificar as informações de qualquer lugar e dispositivo, desde que tenha conexão à internet.
Esse sistema é utilizado de modo on-line, ou seja, não é necessário fazer o download de qualquer programa. Assim, os colaboradores podem acessar os dados rapidamente e as edições realizadas são atualizadas automaticamente, o que evita a existência de diferentes versões de um mesmo arquivo. Ou seja, sempre se está trabalhando em um documento recente.
Outra vantagem do sistema on-line é a atualização do software, que pode ser feita constantemente e sem ônus para o seu negócio. Na prática, isso representa diversos benefícios, especialmente a manutenção do compliance financeiro, o que assegura que a sua equipe sempre implantará as melhores práticas do setor.
6 vantagens competitivas do sistema de gestão financeira
As funcionalidades apresentadas dos sistemas financeiros apresentam diversas vantagens competitivas. Antes de entender quais são elas, vale a pena destacar que o software pode ser utilizado para qualquer tipo de empresa, inclusive com a possibilidade de fazer a gestão de franquias.
Anteriormente, você já viu os motivos que justificam o uso desse sistema. Agora vamos aprofundar para compreender quais são as vantagens competitivas do software e de que forma elas contribuem para o seu empreendimento:
1. Conhecimento do mercado
Um bom software de gestão financeira foi desenvolvido por gestores da área, que conhecem profundamente a realidade do setor e entendem de que forma os processos devem ser executados para que sejam aplicadas as melhores práticas.
Não importa se o que você tem é um negócio próprio ou uma franquia, o gerenciamento das finanças é fundamental, e ter um sistema que atende às demandas do mercado é o 1º passo para se destacar e atingir maior eficiência.
2. Tecnologia de primeira
O sistema financeiro deve estar em consonância com as melhores tecnologias existentes no mercado, porque isso garante processos mais rápidos e eficientes a seus usuários. O ideal é que sejam feitas atualizações e evoluções constantes por meio do acréscimo de novas funcionalidades e correção de melhorias, caso seja necessário.
Essas atitudes facilitam a operação do seu negócio e evitam a ocorrência de erros, que podem prejudicar os seus resultados.
3. Equipe capacitada
O suporte ao software de gestão financeira é essencial para a sua empresa porque evita imprevistos e situações de falha, mau funcionamento ou uso inadequado do programa. Uma equipe capacitada assegura um atendimento de qualidade, que garante a explicação de qualquer dúvida ou problema que você tenha.
Isso também demonstra que o foco da empresa que presta o serviço é fornecer um bom atendimento e focar a melhor entrega possível dentro dos prazos estabelecidos. Ou seja, é um comprometimento com o seu negócio.
4. Disponibilidade
A grande vantagem de um sistema on-line, que funciona no modelo da computação em nuvem, é estar disponível a qualquer hora durante todos os dias da semana. É a prestação de serviço 24 × 7, que permite que você execute as suas atividades em diferentes situações.
O único requisito é o acesso à internet, o login e a senha para poder visualizar e editar os arquivos e dados. Esse processo é bastante prático, rápido e fácil e auxilia a tomada de decisões, que ocorrem diariamente.
5. Segurança
Os dados financeiros da sua empresa são importantes e devem ser mantidos em sigilo. Por isso, a segurança é uma vantagem competitiva do software de gestão que se traduz em benefícios para o seu negócio.
Um sistema apropriado realiza o tráfego dos dados com o certificado HTTPS, que evita que terceiros interceptem o acesso. As senhas são criptografadas e, por isso, fica muito mais difícil um hacker conseguir verificá-las.
6. Backup dos dados
As informações são o principal ativo das organizações, e os dados que as geram devem ser bem armazenados. A realização de backups, ou cópias de segurança, é essencial para evitar a perda de arquivos, que podem prejudicar o seu negócio e até os seus clientes.
Assim, mesmo que um servidor externo ou interno apresente problemas ou que um computador da sua empresa estrague algum componente relevante, os seus arquivos se mantêm seguros e você não corre o risco de precisar recuperar as informações históricas rapidamente.
Agora que você já conhece os benefícios dos softwares de gestão financeira e entende melhor como ele funciona, os motivos que justificam a sua adoção e as suas vantagens competitivas, que tal conhecer uma opção viável e que cumpre todos os requisitos que apresentamos neste post?
Esse sistema é o Finanças 360º, um sistema web completo voltado para redes de varejo. Além de todas as funcionalidades e benefícios citados, o software ainda ajuda a otimizar os processos de back office, reduzir despesas e elevar a rentabilidade do seu empreendimento.
Agora é só aproveitar o sistema de gestão financeira para automatizar os processos e melhorar as rotinas administrativas da sua empresa. Se você gostou deste conteúdo, assine a nossa newsletter e tenha acesso a muitas outras informações relevantes para o seu negócio.
