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Finanças 04/12/2023

Controle de vendas: guia completo para alcançar eficiência!

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Para ter uma empresa que se destaque no mercado, é importante investir em áreas que fazem a diferença. Uma delas é o controle de vendas. Além de gerenciar todo o sistema comercial, o processo possibilita a conquista de uma gestão financeira diferenciada e, consequentemente, ajuda a alavancar o lucro e o crescimento do negócio.

Entretanto, o gerenciamento de vendas não é algo tão simples como apenas conferir os recibos, sabia? Por isso, ajudaremos você a entender o que é e como colocar a tarefa em prática, sem abrir brechas para erros e planejamentos malfeitos.

Com as informações certas, persistência e disciplina, desenvolver um controle de vendas no varejo pode se tornar algo descomplicado.

Se você está com dificuldade na administração de caixa e na conciliação de cartão de crédito e enfrenta obstáculos nos relatórios de fluxo de caixa, continue a leitura do nosso guia completo sobre como fazer um controle de vendas eficiente!

O que é controle de vendas?

O controle de vendas é o acompanhamento das etapas do processo comercial e suas transações finais. Engloba não apenas a venda em si, mas todas as atividades que levam a ela, desde o pedido de orçamento do serviço ou produto pelo cliente até o recebimento e pagamento.

Por isso é importante ter um relatório gerencial que forneça dados e métricas sobre os resultados alcançados. Essas informações ajudam a direcionar ações de melhorias para otimizar o controle comercial, como redução de custos e perdas financeiras.

Ao explicar o que é controle de vendas, também é importante destacar que esse processo vai além da equipe comercial, sendo ligado a alguns setores, como:

  • marketing;
  • publicidade;
  • pesquisa;
  • distribuição;
  • preços e produtos.

Para a gestão organizar e orientar metas de vendas, é preciso trabalhar em parceria com as áreas acima e ainda investir em treinamento, programação, direcionamento e controle de fundos do negócio.

Uma boa administração requer soluções centradas em todas as operações de vendas: planejamento, estratégias, métodos e aplicação de atividades/ações.

Nesse sentido, para o controle ser ainda mais eficaz, é fundamental investir em liderança, trabalho em equipe e boa comunicação com os colaboradores. Quanto mais em sintonia todos estiverem, melhores serão os resultados conquistados. Tenha certeza disso!

Como fazer um controle de vendas eficiente?

Para dar início ao gerenciamento de vendas de qualidade, é preciso identificar os pontos fracos da empresa, estudando profundamente todos os processos a fim de otimizá-los. Além disso, o ideal é fazer um bom planejamento, estruturar o negócio, usar boas ferramentas de gestão financeira e ficar atento ao estoque.

Sim, é preciso disciplina! Para te ajudar a manter tudo sob controle, o uso de um sistema de gestão financeira on-line pode ser estratégico. Além de ajudar a melhorar os processos, a solução possibilita o acesso de qualquer local e é totalmente segura, pois apenas funcionários com senha podem alterar alguma informação.

E mais: há opções de softwares que são muito fáceis de ser manuseados, o que otimiza o tempo e melhora a qualidade do serviço. Desse modo, permitem uma análise mais tranquila das finanças e, consequentemente, promovem um gerenciamento de alta qualidade.

A boa notícia é que esses sistemas que otimizam o controle de vendas não se limitam às grandes empresas. As menores também podem e devem implantar a ferramenta para melhorar seus processos e garantir bons resultados.

É evidente que uma empresa que não vende está fadada ao fracasso. Entretanto, saber vender não condiz apenas com a negociação e apresentação do produto, mas com todo o processo, envolvendo desde a qualidade das mercadorias até os locais em que estarão disponíveis.

Continue a leitura e confira dicas valiosas para entender como fazer um controle de vendas eficiente e possibilitar o crescimento do negócio!

Passo a passo para o seu controle de vendas

Os 9 passos fundamentais para fazer um controle de vendas eficiente são: 

  1. faça um planejamento;
  2. identifique um líder;
  3. estruture a empresa;
  4. escolha boas ferramentas;
  5. controle os pedidos de venda;
  6. calcule os tributos automaticamente;
  7. faça a emissão e gestão de nota fiscal eletrônica;
  8. atualize o estoque;
  9. tenha uma equipe qualificada.

A seguir, falaremos com detalhes sobre cada etapa. 

1 – Faça um planejamento

O primeiro passo para uma gestão de qualidade é o planejamento. Para criar um completo, é importante ficar atento a alguns aspectos, como:

  • verificação de qualidade de produtos;
  • marketing de vendas;
  • melhores locais de venda;
  • criação de metas semanais e mensais;
  • avaliação dos lucros e gastos.

De acordo com o planejamento traçado, um dos pontos mais importantes a avaliar imediatamente após as mudanças feitas é o desempenho. Para te ajudar, listamos alguns quesitos indispensáveis nesse sentido. São eles:

  • quantidade de vendas obtidas: total e por linha de produtos, assinalando os itens mais lucrativos;
  • comparativo da mudança das vendas;
  • tabela de metas a serem alcançadas;
  • quantidade de clientes novos em relação a antigos;
  • cálculo da quantia que deveria ser recebida no período em relação ao que realmente foi recebido, fornecendo o índice de inadimplência;
  • resultado médio das vendas, calculado com o seu valor total dividido pelo número de transações feitas;
  • quantidade de itens por venda, que é o resultado do total de itens negociados, dividido pelo número de vendas efetuadas.

Com a avaliação adequada do desempenho e dos indicadores, é possível identificar gargalos operacionais, gastos desnecessários, necessidade de estratégias para conter a inadimplência e ações para fidelizar clientes e elevar a receita, por exemplo.

Assim, com essa análise completa, fica mais fácil montar um planejamento 100% prático, realista e eficiente.

2 -Identifique um líder

Para que sua gestão seja eficiente e atinja os objetivos, é preciso ter um líder. Ele ficará responsável pela interpretação dos resultados, pela avaliação do progresso da empresa rumo às metas, e realizará o acompanhamento do trabalho dos vendedores e das vendas.

Algumas tarefas devem ser executadas pelo gestor, como estipular metas realistas e definir estratégias para que elas sejam alcançadas.

O coordenador, por sua vez,  também deve orientar o time em prol do melhor resultado e, quando encontrar alguma dificuldade na execução das tarefas, auxiliar o membro da equipe com soluções mais eficazes.

3 -Estruture a empresa

Para o controle de vendas ser realmente possível é indispensável que a empresa esteja bem-estruturada. Essa estruturação oferece solidez ao negócio, permitindo aplicar mudanças sem afetar a qualidade do trabalho.

Faça roteiros dos processos, indique as melhores técnicas e estratégias a serem executadas em cada momento, ofereça informação para reduzir custos e melhorar os resultados e envolva a equipe para que o fluxo seja eficiente.

4 -Escolha boas ferramentas

Assim como ter uma equipe qualificada, escolher ferramentas de qualidade influencia diretamente a eficiência e a produtividade.

Em tempos passados, o controle de informações era feito com papel ou planilhas do computador. Contudo, com a tecnologia atual, tais instrumentos se tornaram ultrapassados. Atualmente, a maioria das companhias usa softwares para controlar suas vendas.

Além de ser um método ágil e seguro, o sistema elimina a chance de “erros humanos” durante uma coleta de dados.

Para empresas de pequeno porte, o uso do método oferece também diversas vantagens, afinal, melhora exponencialmente a gestão financeira da loja. O tempo ganho pode ser usado para criar novas estratégias de vendas a partir dos dados analisados, por exemplo.

Os sistemas geram um relatório de acordo com as necessidades da empresa (diário, semanal ou mensal), com métricas e indicadores, garantindo uma análise de cada etapa do controle de vendas.

5 – Controle os pedidos de venda

Com o software, é possível controlar todos os pedidos de venda da sua empresa mais rápido e sem dor de cabeça. A partir de então, você conhece as etapas de produção, como o acompanhamento dos prazos e da qualidade de entrega.

Para controlar os pedidos, embora haja o auxílio da tecnologia, é importante que se realizem algumas discussões em equipe. Alguns aspectos importantes para manter no radar durante e após as reuniões são:

  • realizar encontros periódicos de acompanhamento das informações, estimulando a equipe a buscar sempre melhores formas para atingir as metas;
  • orientar o time para que os resultados aconteçam em curto e longo prazo;
  • cobrar a equipe, mas de maneira inteligente e amigável, para não criar um ambiente ruim de serviço. Invista em uma cultura de feedback construtivo;
  • entender os motivos pelos quais as metas não foram atingidas, buscando encontrar com a equipe o real motivo e solucioná-lo.

Formule e direcione as mudanças de acordo com as necessidades da sua marca. Para isso, é fundamental ter um rastreamento de dados bem-estruturado e com relatórios periódicos que fornecem uma visão completa da situação financeira da loja.

6 -Calcule os tributos automaticamente

Neste tópico, abordamos um dos maiores problemas empresariais: a emissão de documentos fiscais com os impostos para cada produto.

Para isso, os softwares também fazem a diferença, pois calculam automaticamente os tributos relacionados a cada tipo de venda. Além disso, geram um quadro comparativo entre as datas de cada emissão.

Porém, se desejar fazer esses cálculos à mão com apoio de uma planilha, lembre-se de conferir minuciosamente os resultados para evitar erros e esquecimentos.

7 -Faça a emissão e gestão de nota fiscal eletrônica

Os sistemas tecnológicos atuais auxiliam todos os processos de venda. E em relação à emissão de nota fiscal, não é diferente.

A partir do momento da venda, as notas já são emitidas de maneira rápida e com a garantia de que estão de acordo com as especificações necessárias, evitando, assim, problemas fiscais.

Leia também: O guia completo da Nota Fiscal Eletrônica: vantagens, tipos e como emitir!

8 -Atualize o estoque

Um bom sistema de controle de vendas também ajuda a ter uma noção do bom funcionamento do estoque. Afinal, caso haja algum gargalos ou falha na operação de armazenar e separar os produtos, por exemplo, isso será percebido nos custos mais elevados.

9 -Tenha uma equipe qualificada

Assim como a identificação de um líder para organizar todo o serviço e não perder informações é importante para o comando de uma empresa, a equipe de trabalho também é. Por isso, vale a pena mantê-la ciente das necessidades e das tarefas a serem feitas.

Dificilmente uma gestão de qualidade é realizada por uma só pessoa — é necessário contar com uma equipe bem-treinada e com objetivos estabelecidos. Dessa maneira, fique atento aos colaboradores e avalie se todos estão em busca dos mesmos resultados. A ideia é que eles colaborem entre si focando em uma mesma meta.

Lembre-se de que é sempre importante realizar reuniões com a equipe e garantir a atualização e a qualificação de todos. Dessa forma, é possível manter o funcionamento das operações de vendas da melhor maneira possível.

Como fazer controle de vendas de cartões?

Para fazer um controle eficaz de vendas realizadas com cartão de crédito e débito, é fundamental cadastrar e separar por categoria todos os tipos de pagamentos, registrar os recebimentos, acompanhar as operadoras e bandeiras e dimensionar seus recebimentos, entendendo a necessidade ou não de antecipações.

À medida que uma empresa começa a ter mais espaço no mercado, deve, inevitavelmente, contar com um serviço de vendas por cartão de crédito diferenciado.

Afinal, uma das coisas mais difíceis no ambiente empresarial é a administração, principalmente quando falamos de compras realizadas com cartão. Esse meio de pagamento é um dos mais usados em lojas físicas e e-commerces.

Nesse contexto, deve-se avaliar formas de conciliar o uso de cartão de crédito e débito com a agilidade de criar automaticamente o histórico de vendas, sem a necessidade de contabilizar papéis e mais papéis de impressão de recibos. Uma excelente maneira é contar com o apoio de softwares de gestão financeira.

Porém, com uso ou não de um sistema de finanças, o processo de otimização do controle de vendas de cartões engloba quatro principais pontos. Confira a seguir quais são!

1 -Cadastre todos os tipos de recebimento

É importante fazer a separação de cada forma de pagamento existente. No caso do cartão, os tipos mais usados são débito à vista e crédito parcelado em uma ou mais vezes.

A prática de registro é fundamental, pois cada cartão utiliza uma taxa administrativa de acordo com a opção de compra. Logo, é preciso controlar de perto cada valor cobrado.

Com relação às vendas via internet, é preciso ficar atento aos contratos disponíveis, como Paypal ou PagSeguro, já que cada um conta com taxas e cobranças distintas.

Sendo assim, vale pesquisar adequadamente quais gastos cada forma de venda gera, de modo a minimizar custos exagerados com meios não utilizados pelos seus clientes.

2 -Registre os recebimentos em cartões

Depois de concretizada a etapa anterior, é primordial acompanhar os registros de todas as compras feitas com cartão. Os tópicos que devem chamar sua atenção são:

  • data da venda;
  • valor das operações;
  • bandeira do cartão;
  • taxa da transação;
  • taxa de administração;
  • valor líquido que entrará na conta;
  • prazo do recebimento do capital;
  • número de parcelas.

A princípio, você pode achar complicado compilar todos esses dados. Por isso, é preciso contar com uma plataforma ou software que faça a contabilização das informações automaticamente, separando-as corretamente. Assim, você fica responsável apenas pela avaliação dos resultados.

3- Acompanhe as operadoras e bandeiras dos cartões

Outro aspecto que vale a pena ser citado é que cada bandeira de cartão contém informações referentes à quantidade de vendas, aos valores de recebimento e às datas. Por isso é importante ficar atento e manter contato com as administradoras.

4- Dimensione seus recebimentos

Por último, para ter um excelente controle dos recebimentos por cartões, é preciso acrescentar um dimensionamento adequado de cada venda.

A partir disso, pode avaliar a necessidade de antecipação da arrecadação e de que modo cada opção de pagamento altera a receita da sua empresa.

Dicas para otimizar o controle de vendas com cartão

Sempre que possível, é importante avaliar as tarifas cobradas em cada transação realizada, pois assim você consegue acompanhar as taxas e entrar em contato com a adquirente caso algo esteja fora dos padrões combinados. 

Existem duas formas de fiscalizar as taxas dos cartões: por amostragem ou solução automatizada.

Entenda sobre essa dica para otimizar o controle de vendas por meio de uma fiscalização segura e confiável:

  • amostragem: você separa dias e transações aleatórias do seu comércio e faz o cálculo manual da taxa cobrada. Caso algum erro seja encontrado, é possível pedir ressarcimento da quantia;
  • solução automatizada: feita por um sistema on-line, que fornece a checagem imediata de todas as comercializações feitas. Dessa forma, você reduz gastos e tempo com cálculos manuais, evitando erros e esquecimentos.

Porém, além de acompanhar cada venda feita com cartão de crédito a fim de faturar mais e reduzir custos, é fundamental entender que o controle comercial envolve ainda outros aspectos que afetam diretamente as finanças, sem ser formas de pagamento.

Um ótimo exemplo é a boa gestão do estoque. Ela pode favorecer — e muito — a lucratividade de uma loja, ou então arruiná-la. Entenda melhor a seguir!

Qual a relação entre controle de estoque e vendas?

Um controle de vendas eficiente é fundamental para a organização do estoque e a satisfação do cliente. Assim como um bom gerenciamento de estoque favorece a gestão de vendas.

Com um gerenciamento adequado, torna-se mais fácil identificar altas e baixas nas demandas de algum produto (sazonalidade), permitindo que o espaço esteja sempre pronto para suprir a necessidade do público.

Como a venda e o estoque estão intimamente relacionados, é relevante garantir uma relação consistente de troca de informações para assegurar eficiência nas operações.

Você já pensou na possibilidade de querer comprar um produto e a empresa não tê-lo para pronta-entrega? Pois é, isso é algo constrangedor que pode levar à perda ou à insatisfação do cliente. Então, é importante que não ocorra.

Dessa forma, é necessário que as duas áreas (vendas e estoque) estejam muito bem conectadas e esclarecidas, com auxílio mútuo.

A boa notícia é que o uso de tecnologia oferece segurança, eficiência e rapidez ao trabalho, além de possibilitar o compartilhamento de dados em tempo real, integrando sistemas.

Continue a leitura e aprofunde seus conhecimentos sobre sistemas automatizados de controle de vendas e por que sua loja deve contar com um!

Benefícios das ferramentas de controle de vendas

Para obter uma gestão financeira de alta performance, é essencial adotar sistemas de controle de venda que coletem, integrem e analisem dados em tempo real. Algumas das suas maiores vantagens são:

  • aumento da produtividade;
  • organização das finanças;
  • melhora do relacionamento com clientes;
  • processos mais eficientes e rentáveis.

Como já dito anteriormente, a gestão das atividades comerciais é fundamental para o sucesso de qualquer empresa. É difícil pensar em uma companhia que desconheça suas vendas e seja vitoriosa no mercado, não é verdade?

Muito se fala sobre os benefícios que o monitoramento das vendas pode oferecer a um negócio. Porém, quais são eles? Veja abaixo como sua empresa pode sair ganhando quando usa um software de gerenciamento de vendas!

Organiza as finanças

Com um controle de vendas adequado, você consegue saber quanto e quando o dinheiro entrará na conta da empresa. Desse modo, tem uma previsão adequada dos gastos e recebimentos mensais, organizando melhor o fluxo de caixa e otimizando a previsão de custos e receitas.

Melhora o relacionamento com clientes

A partir da gestão de vendas, é possível manter as informações de pagamentos e orçamentos e, consequentemente, identificar os melhores clientes para aprofundar o relacionamento, criando vínculos e garantindo exclusividade.

Uma informação muito importante relacionada a este fato é que manter a fidelização de um cliente é muito mais barato do que buscar novos. 

Além disso, clientes fiéis são o melhor marketing para seu negócio, pois divulgam aos conhecidos a qualidade e os benefícios do seu produto.

Sendo assim, uma dica de ouro é: forneça brindes ou descontos aos seus clientes mais valiosos, já que são eles que mantêm a empresa funcionando.

Favorece a criação de estratégias para vender

Com um conhecimento mais aprofundado sobre seus melhores clientes, fica fácil saber quais ações são mais interessantes e atrativas, apresentando melhores resultados em atração e fidelização.

Os dados analisados orientam a criação de novas estratégias, garantindo cada vez mais vendas e, claro, lucro.

Isso significa uma melhora no planejamento de vendas, como é o caso de promoções em períodos estratégicos para manter o mercado sempre em movimento.

Controla o estoque

Por meio do controle daquilo que foi vendido, é possível identificar os produtos que estão em falta e, assim, repor a tempo de nunca faltar nenhuma mercadoria.

E  o controle de estoque também permite entender quais itens estão muito tempo parados e, quem sabe, não devem entrar na próxima campanha de promoção?

Melhora o planejamento financeiro da empresa

Um dos principais reflexos de um bom gerenciamento de vendas é melhorar o planejamento financeiro da empresa.

Isso se dá porque, ao controlar as etapas do processo, a organização pode identificar eventuais deslizes e gastos desnecessários, além de programar a compra de produtos essenciais.

Assim, a gestão financeira do local se torna mais prática e dinâmica.

Otimiza a distribuição de produtos

O controle de vendas eficiente não coleta dados apenas da quantidade de itens vendidos, mas também dos locais em que são mais consumidos.

A partir desses relatos, a empresa pode se planejar melhor para aperfeiçoar a distribuição de mercadorias, dando atenção especial para os locais que geram mais lucros para o empreendimento.

Além disso, essa identificação pode ajudar a resolver problemas que, de outra forma, o gestor não perceberia que existem.

Por exemplo: caso as vendas on-line da empresa sejam elevadas, mas as de lojas físicas não estejam correndo tão bem, vale a pena pensar em formas de contornar tal problema, como financiar um novo treinamento para seus funcionários ou inserir a possibilidade de comprar no site e retirar na loja para que o cliente conheça-a de perto.

Aumento da produtividade

O controle de vendas pode consumir um tempo precioso dos profissionais envolvidos nas operações. A coleta de notas fiscais e de outros documentos pertinentes é uma tarefa complicada e difícil de se fazer.

Ao adotar uma solução tecnológica, o gestor encontrará mais tempo para focar em outros aspectos relevantes e estratégicos da empresa, o que também melhora a qualidade do trabalho entregue.

Além disso, ao contar com sistemas digitais, pode-se ter tranquilidade quanto à confiabilidade das informações, bem como a tranquilidade de que não sumirão ou serão apagadas do computador por engano.

Melhora o processamento de vendas e cobrança

Com o uso de meios tecnológicos, como softwares e sites especializados, é possível fazer uma venda mais ágil e simples.

Por exemplo, a emissão de notas fiscais e o envio de boletos bancários para os clientes acontece automaticamente por esses sistemas. Isso reduz tempo em muitas tarefas dos funcionários, que podem direcionar essa sobra para a melhoria da empresa e do atendimento ao público.

Otimiza o controle entre matriz e filiais

A partir do momento em que as empresas crescem, é comum que invistam em novas filiais, aumentando, assim, a responsabilidade e, consequentemente, a dificuldade de manter tudo conforme o necessário para permanecer com eficiência e qualidade.

Desse modo, é importante conhecer como manter controle das filiais e matriz em prol da qualidade de vida empresarial e dos gestores.

Com um controle de vendas adequado e de sucesso, é possível contribuir para uma boa coordenação empresarial independentemente da quantidade de filiais existentes, já que é inadmissível o padrão de qualidade dos serviços e produtos cair devido à expansão do negócio.

Nesse contexto, é possível que a dificuldade de gestão de fluxo de caixa, problemas com cartões de crédito, dificuldade na compilação de informações e resultados não confiáveis sejam sanados.

E, com isso, você terá uma contabilidade de dados mais eficaz e precisa, saberá integrar cartão de crédito ao fluxo de caixa e melhorará sua visão de gestão.

Qual o melhor sistema para controle de vendas?

O melhor sistema para controle de vendas de franquias é o F360 Finanças. Ele possibilita a consolidação de dados em um só local e o monitoramento dos resultados financeiros de uma ou mais lojas para analisar a situação atual e fazer estimativas realistas.

Com esse software, você ainda gera relatórios completos em tempo real e obtém insights para aprimorar processos, vender mais e crescer de forma escalável.

O F360 Finanças oferece:

  • todos os resultados financeiros de uma ou mais lojas compilados em um só local;
  • automatização de processos;
  • padronização de indicadores, que são personalizáveis. Isto é, cada empresa pode escolher quais KPIs faz sentido acompanhar.

Além disso, disponibiliza recursos essenciais para um melhor controle financeiro da franquia, incluindo:

  • conciliação de cartões;
  • conciliação bancária;
  • conciliação de vouchers (para o setor food);
  • fluxo de caixa;
  • contas a pagar e a receber;
  • DRE (Demonstração do Resultado de Exercício);
  • planejamento orçamentário;
  • integração com mais de 500 PDV’s e 150 adquirentes.

E tudo isso em um sistema responsivo, que pode ser acessado pelo computador, celular ou tablet. A qualquer hora, de qualquer lugar!

Quer ter um controle de vendas de alta performance e investir no crescimento da sua franquia? Então, faça agora uma demonstração gratuita do F360 Finanças e descubra como fazer uma gestão 100% eficiente.

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Escrito por:

Carolina Ferrari

Gerente de marketing da F360

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