Sempre que uma empresa se expande, há um ganho de responsabilidades na mesma proporção. Afinal, controlar os processos de diferentes unidades demanda tempo e dedicação. Por isso, é fundamental investir em estratégias de gestão de filiais.
A ideia é facilitar a vida dos gestores em relação aos processos diários e garantir que o negócio continue a crescer. Até porque é bem verdade que uma companhia que funciona com mais braços consegue atingir uma fatia maior do mercado.
No entanto, é preciso considerar alguns desafios a fim de garantir uma gestão eficiente, porque a falta de controle coloca tudo a perder.
Esse ponto é válido, sobretudo, quando envolve matriz e filiais, pois o padrão e a qualidade dos serviços prestados não podem ser alterados, ainda que os estabelecimentos funcionem em lugares diferentes.
Que tal descobrir como gerir seu negócio de forma eficiente? Basta continuar a leitura, pois trouxemos o passo no artigo a seguir e ainda dicas de ferramentas para gestão de matriz e filiais que você precisa adotar!
Principais aprendizados deste artigo:
- A gestão de filiais é a aplicação de procedimentos, táticas de negócios e ferramentas para melhorar o controle sobre as operações das diferentes unidades de um negócio.
- A prática é uma maneira de padronizar as ações a fim de assegurar a qualidade dos serviços que a marca presta aos seus clientes e ainda manter a saúde financeira do empreendimento pela melhora do planejamento estratégico.
- Para gerenciar filiais com sucesso, é importante estabelecer procedimentos padrões, oferecer treinamentos para a gerência das unidades e manter uma comunicação assertiva para se aproximar das equipes.
- A tecnologia é uma grande aliada na gestão de filiais e uma das ferramentas mais importantes são os softwares de gerenciamento financeiro, já que permitem monitorar as finanças de um só lugar com poucos cliques.
O que é gestão de filiais e como funciona?
A gestão de filiais consiste no emprego de diversas estratégias, processos e ferramentas cujo objetivo principal é otimizar o funcionamento das ramificações de um negócio. A intenção é fazer com que todos os pontos da marca funcionem em sintonia e busquem os mesmos objetivos.
Vale ressaltar que, embora a filial tenha representatividade e validade jurídica, quem direciona todas as atividades é a matriz. Contudo, essa não é uma relação de dependência financeira, uma vez que a ramificação é responsável pela administração de tudo o que gera.
Posto isso, quando falamos em controle administrativo de filiais, há dois modelos de gestão disponíveis: o centralizado e o descentralizado, e é importante conhecer as duas formas (inclusive, entender seus prós e contras) para adotar a metodologia mais adequada.
E para facilitar a sua vida, nós trouxemos as vantagens das estratégias de centralização e descentralização a seguir. Confira!
Modelo centralizado
A centralização ocorre quando a matriz realiza os levantamentos contábeis e apura os resultados. Nesse caso, é possível separar as contas das filiais, bem como analisar cada ponto das áreas administrativa e financeira.
O processo envolve todas as informações da empresa e isso facilita na hora de contabilizar o recolhimento de imposto ou mesmo agregar na redução de custos operacionais, por exemplo.
As principais vantagens dessa metodologia são:
- deliberação feita pela pessoa mais capacitada;
- possibilidade de redução de custos;
- cooperação com outros tomadores de decisão.
Já entre as desvantagens, podemos citar:
- falta de conhecimento da realidade das filiais;
- mais investimento em canais de comunicação entre matriz e filiais;
- contato restrito com os julgadores;
- demora na tomada de decisão;
- chances de equívocos na comunicação;
- possíveis problemas em processos de fiscalização ou dificuldade na hora de apresentar os registros contábeis nas filiais.
Modelo descentralizado
No modelo descentralizado, a própria filial realiza os lançamentos contábeis, a partir da separação de um centro de custo específico, estabelecido pela matriz. Desse jeito, a unidade tem a chance de integrar os números à contabilidade da sede, posteriormente.
Mesmo assim, as normas contábeis determinam que as identificações das transações, entre matriz e filiais, devem ser individuais. E aquilo que não é de competência da sucursal, automaticamente, é direcionado para as responsabilidades da central.
Essa metodologia pode ser mais vantajosa porque:
- motiva a equipe responsável, no que tange às tomadas de decisão;
- confere mais agilidade;
- permite o ganho de experiência;
- traz informações concentradas.
Entre as desvantagens, por outro lado, temos:
- desalinhamento entre os departamentos;
- perda de tempo e dinheiro;
- investimento em treinamentos;
- divergências nas políticas e operações adotadas;
- possibilidade de retaliações contra a matriz.
A matriz também pode adotar a descentralização parcial, ou seja, direcionar total ou parcialmente algumas contas para as filiais.
No entanto, a melhor maneira de contornar os contratempos é com a integração de processos entre matriz e filiais. Isso porque a padronização é uma forma de ter mais controle sobre os procedimentos.
Qual a importância do controle administrativo de filiais?
A gestão de filiais é fundamental para manter a padronização dos processos administrativos entre todas as unidades, o que melhora a eficiência operacional. Dessa maneira, você consegue manter a qualidade das operações, o que gera resultados semelhantes nas ramificações da marca.
Adicionalmente, a integração de processos entre matriz e filiais (especialmente no sentido financeiro) proporciona mais controle sobre as tarefas e dados que refletem a saúde financeira de cada estabelecimento.
Graças a essas características, você consegue montar um planejamento mais preciso (já que é baseado em informações concretas) de expansão para abrir ainda mais ramificações do seu negócio e alcançar o sucesso financeiro.
Ao mesmo tempo, investir na gestão integrada de unidades permite identificar possíveis riscos e traçar planos de contenção para agir de maneira rápida e, assim, evitar as perdas financeiras.
Entretanto, esses resultados só são possíveis com uma boa execução. Por isso, continue a leitura e veja nosso tutorial de como gerir filiais de forma eficiente!
Como gerir filiais de forma eficiente? Passo a passo completo!
Para gerir filiais de forma eficiente e ter melhores resultados, você precisa seguir estes seis passos:
- estabelecer procedimentos padrões;
- capacitar a gerência das unidades;
- fazer a gestão financeira;
- basear suas decisões em dados concretos;
- alinhar a estratégia de comunicação;
- investir em gestão automatizada.
Veja mais detalhes a seguir!
1 -Estabelecer procedimentos padrões
O primeiro passo do tutorial de como gerir filiais de forma eficiente é estabelecer uma série de procedimentos operacionais padrões que todas as unidades devem seguir. A ideia é garantir a mesma qualidade (e resultados) nas ramificações.
Você pode, por exemplo, definir o passo a passo para fazer o controle de caixa ou executar o balanceamento de estoque. De qualquer maneira, registre esses protocolos em um documento e compartilhe com a gerência de cada unidade.
Não se esqueça de monitorar o cumprimento das normas, OK? Faça checagens regulares a fim de assegurar que suas filiais implementaram as normas de ação para garantir um padrão de qualidade.
2 – Capacitar a gerência das unidades
É impossível estar em mais de um lugar ao mesmo tempo. Por esse motivo, você precisa ter uma equipe de gerência capacitada para atuar na sua ausência, no dia a dia das filiais e só consegue alcançar esse feito mediante treinamentos profissionais.
Crie programas de capacitações com tudo o que seus gerentes precisam saber para liderar as equipes e controlar a rotina (o que envolve não apenas as operações, mas também as pessoas que fazem parte da equipe).
3 -Fazer a gestão financeira
A gestão financeira é um ponto que não deve ser ignorado caso você queira ter sucesso em cada uma das suas filiais. O ideal é monitorar todos os ganhos individualizadamente para ter uma visão mais abrangente dos desafios das unidades.
Para ficar claro, o essencial é:
- controlar o fluxo de caixa;
- monitorar as contas a pagar e receber;
- faturamento das ramificações da marca;
- margem de lucro;
- conciliação (de cartões e bancária).
No final, compare os resultados entre as filiais. Dessa forma, você consegue identificar quais se saem melhor e quais precisam de ajustes para ter uma maior rentabilidade.
4 -Basear suas decisões em dados concretos
Além de cuidar do pessoal e das finanças, certifique-se de sempre basear suas decisões em dados concretos. Ou seja, em informações que você coleta pelos sistemas das filiais a fim de tomar decisões de forma mais consciente.
Assim, você não baseia seu planejamento em achismo, o que resulta em uma taxa mais alta de sucesso nas empreitadas futuras.
5 -Alinhar a estratégia de comunicação
A probabilidade de descompassos entre matriz e filiais é grande. Afinal, você não está presente todos os dias nas unidades.
Porém, é possível contornar esse problema. Você precisa apenas estabelecer um contato de confiança em cada uma das unidades, a fim de manter as informações atualizadas.
Até porque ter uma pessoa de confiança para passar os acontecimentos nas filiais ajuda a manter o padrão das atividades. Vale ressaltar que essa ação também é uma forma de se aproximar dos gestores regionais e colaboradores.
Nesse caso, a tecnologia é uma grande aliada no estreitamento de relacionamento, pois, além do telefone fixo ou e-mail, hoje podemos estabelecer contatos via chat, teleconferências, Skype, WhatsApp — enfim, opções não faltam.
Converse sempre com os gerentes regionais e tente entender as oportunidades e desafios enfrentados por cada um deles, pois quanto mais referências sobre a realidade vivida por eles você reunir, melhor será para as tomadas de decisão. Isso é, ninguém sai prejudicado.
Também tente manter uma regularidade nas visitas, pois assim fica mais fácil capacitar os intermediários e obter informações mais precisas sobre os resultados das estratégias e treinamentos.
6 -Investir em gestão automatizada
Ter um corpo e vários outros órgãos em pleno funcionamento exige uma administração eficiente do desempenho de cada parte. Quando falamos em gestão de filiais, a automatização dos processos é um recurso essencial para manter a casa em ordem.
Até porque concentrar os dados, processos e documentos atualizados, sem comprometer a produtividade é um grande desafio quando a gente lida com as determinações da matriz e as demandas das filiais.
Além disso, cuidar de uma empresa que está em crescimento e, ao mesmo tempo, garantir o controle de filiais não é uma tarefa para ser feita manualmente, pois o risco de tudo se perder pelo caminho é considerável.
Mas ainda bem que a tecnologia nos auxilia em cada passo da expansão. Nesse sentido, a adoção de softwares de gestão é uma atitude inteligente para otimizar os recursos, o tempo, a produtividade, a comunicação e os processos.
E uma opção indispensável para qualquer marca que lida com filiais, é um software de gestão financeira robusta e voltado para o monitoramento de diversas unidades, como o F360 Finanças.
Com a plataforma, você controla todo o setor de finanças de um só lugar, por meio de um painel de controle personalizável e fácil de entender. Quer ver, na prática, como a solução funciona? Então, agende uma demonstração gratuita!
FAQ:
O que é gestão de filiais?
A gestão de filiais consiste no conjunto de práticas e estratégias a fim de melhorar o controle das diferentes unidades de uma empresa. A ideia é garantir a qualidade do serviço por meio da padronização dos procedimentos internos.
Como a gestão de filiais funciona?
A gestão de filiais pode funcionar de duas maneiras. Centralizada, quando a matriz executa a maioria das tarefas e facilita o acompanhamento e descentralizada, quando a sede delega mais responsabilidades para os gerentes das unidades.
Como gerir filiais da forma correta?
Para gerir filiais de forma correta, é preciso:
- determinar procedimentos operacionais padrões que todas as unidades precisam seguir;
- ter gestores capacitados para atuar por conta própria;
- administrar as finanças;
- usar dados concretos na tomada de decisões;
- manter a comunicação interna alinhada.
Qual a importância das ferramentas para gestão de matriz e filiais?
As ferramentas para gestão de matriz e filiais permitem automatizar e centralizar as tarefas necessárias para gerir os dois tipos de unidades. Adotá-las, portanto, traz mais agilidade para a rotina e ainda facilita o controle.
