Quer saber o maior motivo para aprender tudo sobre conciliação de vouchers? Parar de perder dinheiro! Essa conferência é fundamental para evitar que a sua empresa passe por maus momentos nas finanças.
Afinal, é muito comum o uso do vale-refeição e vale-alimentação pelos colaboradores de negócios de todos os portes e setores.
Imagina só não ter controle do que é pago por esses meios? A gestão financeira fica uma loucura, impactando o faturamento corporativo e a realização de novos investimentos.
Para otimizar seus ganhos e identificar inconsistências de valores a receber e taxas cobradas pelas adquirentes de cartão, continue a leitura e aprenda:
- O que é conciliação de vouchers?
- Como funciona a conciliação de voucher?
- Vantagens da conciliação de vouchers
- Como fazer uma conciliação de vouchers segura e confiável?
Vamos lá?
Principais aprendizados deste artigo:
- Conciliação de vouchers consiste em conferir os pagamentos via vale-alimentação, vale-refeição ou vale-combustível a fim de garantir que os registros estejam corretos e evitar inconsistências.
- O processo pode ser manual ou automático e envolve diversos aplicativos e administradoras de vouchers na comparação entre os valores dos extratos e dos documentos internos.
- O fato de cada empresa ter diferentes taxas aumenta a complexidade da operação, o que demanda mais cuidado para evitar erros.
- De qualquer forma, conciliar os vouchers otimiza a gestão financeira, melhora a administração das tarifas para potencializar o rendimento e ainda previne fraudes.
- A melhor maneira de fazer a conciliação de vouchers é com um sistema de gestão financeira. Esse tipo de ferramenta permite automatizar os processos de conferência e programar avisos, caso haja qualquer irregularidade nas contas.
O que é conciliação de vouchers?
A conciliação de vouchers é a conferência de todos os pagamentos realizados por vale-refeição, vale-alimentação e vale-combustível. Seu objetivo é verificar se os registros foram feitos corretamente no sistema da empresa, pela maquininha e pela administradora do cartão, entendendo se estão iguais ou se há alguma inconsistência.
Ela, aliás, pode aparecer de várias maneiras, como erro na cobrança da adquirente, fraudes, registros não realizados e repasses de valores inadequados.
Como funciona a conciliação de vouchers?
A conciliação de vouchers acontece de forma um pouco diferente da conciliação de cartão, sendo mais complexa por envolver várias administradoras e aplicativos, como Sodexo, VR, Alelo e Ticket. Além disso, ela inclui taxas e condições de repasses distintos, o que demanda um acompanhamento mais detalhista.
Feita manual ou automaticamente, a conferência acontece pela comparação de todos os registros de vendas por esses meios de pagamento, incluindo valores, taxas, prazos de recebimento e descontos.
Vantagens da conciliação de vouchers
A importância da conciliação de vouchers vai além do entendimento do quanto e quando a empresa vai receber os valores referentes às vendas. Essa é só a ponta do iceberg.
O acompanhamento dos recebíveis é, na verdade, vital para planejar investimentos, pagar financiamentos, pedir empréstimos, atrair novos investidores e verificar a real saúde financeira da empresa.
Além disso, existem outros benefícios relacionados à prática de conciliação de vouchers. Veja quais são!
Prevenção de fraudes
Sabe quando um cliente paga pela refeição e o pagamento é registrado pela maquininha, mas não cai na conta da empresa? Isso pode ser causado por má conexão da internet, erro na digitação de dados e até mesmo por fraudes.
Um dos golpes mais comuns no mercado é a troca das maquininhas, que desvia o pagamento para outra conta, deixando um prejuízo para a empresa.
Para evitar qualquer situação parecida, dedique-se a conferir diariamente as transações realizadas por “vales” e aplicativos para encontrar inconsistências, erros e golpes.
Entenda mais: O que é chargeback e como agir nesses casos?
Melhor administração das tarifas
Outra vantagem da conciliação de voucher é o monitoramento das taxas cobradas por cada adquirente. O acompanhamento possibilita gerenciar as tarifas de cada administradora de cartão e maquininhas de pagamento, melhorando a gestão financeira do restaurante.
Além de verificar as taxas, é possível entender os custos de cada transação e os serviços atrelados a ele, como antecipações.
Redução de erros
Conferir os registros de cada venda por vale-refeição e alimentação é fundamental para reduzir e até eliminar determinados erros, como:
- pagamentos indevidos;
- pagamentos duplicados;
- taxas cobradas indevidamente;
- erros de digitação dos dados da empresa ou do valor da venda.
A ideia é identificar as falhas e criar estratégias para reduzi-las, como promover o treinamento de funcionários e desenvolver um passo a passo dos procedimentos para facilitar a consulta dos colaboradores caso surja alguma dúvida.
Gestão financeira de alta performance
A gestão financeira é diretamente impactada pela prática da conciliação de vouchers. Afinal, seu objetivo é controlar e analisar todas as movimentações de capital da empresa, incluindo todas as formas de pagamento disponibilizadas, como vale-refeição, Pix, dinheiro, cartão de débito ou crédito, aplicativos, etc.
Conferir se todas as operações foram registradas corretamente é um grande passo para identificar problemas, erros, fraudes e aprimorar a gestão. O que, por sua vez, evita transtornos para o cliente e prejuízos para a marca.
Quais as formas de fazer conciliação de vouchers?
Existem algumas formas de fazer conciliação de vouchers: por meio de planilhas, anotações em cadernos ou com um sistema automatizado de gestão financeira.
Caso você faça a verificação manualmente, é preciso entrar em cada site do vale-refeição e alimentação para conferir o que foi registrado, comparando com o que foi lançado nos arquivos da empresa.
Apenas com a explicação acima, é possível perceber que o modo manual leva muito mais tempo e está mais vulnerável a erros humanos, como uma falha simples de digitação ou o esquecimento de um zero no valor pago, não é mesmo?
Para evitar problemas, o ideal é usar um software de gestão integrado a todas as suas adquirentes e PDVs. A ferramenta automatiza diversos processos e fornece todos os dados compilados em um só local para a verificação das contas a receber.
Como fazer uma conciliação de vouchers segura e confiável?
O F360 Finanças é um sistema de gestão financeira completo, que se destaca pelo seu recurso de conciliação de vouchers voltado para empresas do setor food.
A solução oferece integração com mais de 500 integrações com PDVs e adquirentes incluindo os vouchers mais usados no mercado, como Ticket, Sodexo, Alelo, VR e muito mais!
A funcionalidade é vital para monitorar as transações e facilitar o controle financeiro, perfeito para empreendedores que buscam formas de investir em um crescimento sustentável a longo prazo.
Sabe quem usa o F360 Finanças para realizar conciliação de voucher, bancária e de cartões, fluxo de caixa, DRE, contas a pagar e planejamento orçamentário? Grandes franqueados de marcas como McDonald ‘s, KFC, Pizza Hut, Rei do Mate, entre outras.
Quer aprimorar sua conciliação de voucher e a gestão financeira do seu restaurante? Então não perca tempo: faça uma demonstração gratuita do F360 Finanças agora mesmo!
FAQ:
O que é conciliação de vouchers e como funciona?
A conciliação de vouchers consiste no procedimento de comparar os extratos dos pagamentos feitos por meio de vales (refeição, alimentação ou combustível) com os registros internos da empresa em busca de inconsistências nas anotações.
Por que a conciliação de vouchers é importante para o varejo?
A conciliação de vouchers é importante para o varejo por prevenir fraudes financeiras, melhorar a administração das tarifas dos adquirentes, reduzir os erros e otimizar a gestão financeira.
Quais problemas podem ocorrer na conciliação de vouchers?
O principal problema que pode ocorrer durante a conciliação de vouchers é a confusão das taxas das adquirentes, já que cada empresa cobra valores distintos pelos seus serviços, o que pode sinalizar uma inconsistência em uma transação correta.
Como evitar erros na conciliação de vouchers?
Para evitar os erros na conciliação de vouchers, você deve prestar bastante atenção ao processo e considerar as diferenças entre as adquirentes para não confundir as taxas ou sinalizar duplicação de pagamentos.
Quais tipos de vouchers podem ser conciliados automaticamente?
Você pode automatizar a conciliação de diversos tipos de vouchers, como vale-alimentação, vale-refeição, vale-combustível e vale-presente.
Como a conciliação de vouchers impacta a gestão financeira da loja?
A conciliação de vouchers impacta a gestão financeira da loja ao garantir o registro correto das movimentações, monitorar o pagamento de taxas e evitar erros que podem causar prejuízos.
Quais ferramentas ajudam a otimizar a conciliação de vouchers?
As melhores ferramentas para otimizar a conciliação de vouchers são os softwares de gestão integradas. Essas plataformas automatizam os processos de comparação e centralizam os dados em uma única interface para facilitar o monitoramento.
O F360 Finanças pode ajudar na conciliação de vouchers?
Sim, o F360 Finanças é um sistema de gestão financeira que conta com a funcionalidade de conciliação de vouchers. Assim, você compara suas movimentações financeiras de forma automática para agilizar os procedimentos e torná-los mais precisos.
