Quer saber o maior motivo para aprender tudo sobre conciliação de vouchers? Parar de perder dinheiro! Essa conferência é fundamental para evitar que a sua empresa passe por maus momentos nas finanças.
Afinal, é muito comum o uso do vale-refeição e vale-alimentação pelos colaboradores de negócios de todos os portes e setores.
Imagina só não ter controle do que é pago por esses meios? A gestão financeira fica uma loucura, impactando o faturamento corporativo e a realização de novos investimentos.
Para otimizar seus ganhos e identificar inconsistências de valores a receber e taxas cobradas pelas adquirentes de cartão, continue a leitura e aprenda:
- O que é conciliação de vouchers?
- Como funciona a conciliação de voucher?
- Vantagens da conciliação de vouchers
- Como fazer uma conciliação de vouchers segura e confiável?
Vamos lá?
O que é conciliação de vouchers?
A conciliação de vouchers é a conferência de todos os pagamentos realizados por vale-refeição, vale-alimentação e vale-combustível. Seu objetivo é verificar se os registros foram feitos corretamente no sistema da empresa, pela maquininha e pela administradora do cartão, entendendo se estão iguais ou se há alguma inconsistência.
Ela, aliás, pode aparecer de várias maneiras, como erro na cobrança da adquirente, fraudes, registros não realizados e repasses de valores inadequados.
Como funciona a conciliação de vouchers?
A conciliação de vouchers acontece de forma um pouco diferente da conciliação de cartão, sendo mais complexa por envolver várias administradoras e aplicativos, como Sodexo, VR, Alelo e Ticket. Além disso, ela inclui taxas e condições de repasses distintos, o que demanda um acompanhamento mais detalhista.
Feita manual ou automaticamente, a conferência acontece pela comparação de todos os registros de vendas por esses meios de pagamento, incluindo valores, taxas, prazos de recebimento e descontos.
Vantagens da conciliação de vouchers
A importância da conciliação de vouchers vai além do entendimento do quanto e quando a empresa vai receber os valores referentes às vendas. Essa é só a ponta do iceberg.
O acompanhamento dos recebíveis é, na verdade, vital para planejar investimentos, pagar financiamentos, pedir empréstimos, atrair novos investidores e verificar a real saúde financeira da empresa.
Além disso, existem outros benefícios relacionados à prática de conciliação de vouchers. Veja quais são!
Prevenção de fraudes
Sabe quando um cliente paga pela refeição e o pagamento é registrado pela maquininha, mas não cai na conta da empresa? Isso pode ser causado por má conexão da internet, erro na digitação de dados e até mesmo por fraudes.
Um dos golpes mais comuns no mercado é a troca das maquininhas, que desvia o pagamento para outra conta, deixando um prejuízo para a empresa.
Para evitar qualquer situação parecida, dedique-se a conferir diariamente as transações realizadas por “vales” e aplicativos para encontrar inconsistências, erros e golpes.
Entenda mais: O que é chargeback e como agir nesses casos?
Melhor administração das tarifas
Outra vantagem da conciliação de voucher é o monitoramento das taxas cobradas por cada adquirente. O acompanhamento possibilita gerenciar as tarifas de cada administradora de cartão e maquininhas de pagamento, melhorando a gestão financeira do restaurante.
Além de verificar as taxas, é possível entender os custos de cada transação e os serviços atrelados a ele, como antecipações.
Redução de erros
Conferir os registros de cada venda por vale-refeição e alimentação é fundamental para reduzir e até eliminar determinados erros, como:
- pagamentos indevidos;
- pagamentos duplicados;
- taxas cobradas indevidamente;
- erros de digitação dos dados da empresa ou do valor da venda.
A ideia é identificar as falhas e criar estratégias para reduzi-las, como promover o treinamento de funcionários e desenvolver um passo a passo dos procedimentos para facilitar a consulta dos colaboradores caso surja alguma dúvida.
Gestão financeira de alta performance
A gestão financeira é diretamente impactada pela prática da conciliação de vouchers. Afinal, seu objetivo é controlar e analisar todas as movimentações de capital da empresa, incluindo todas as formas de pagamento disponibilizadas, como vale-refeição, Pix, dinheiro, cartão de débito ou crédito, aplicativos, etc.
Conferir se todas as operações foram registradas corretamente é um grande passo para identificar problemas, erros, fraudes e aprimorar a gestão. O que, por sua vez, evita transtornos para o cliente e prejuízos para a marca.
Quais as formas de fazer conciliação de vouchers?
Existem algumas formas de fazer conciliação de vouchers: por meio de planilhas, anotações em cadernos ou com um sistema automatizado de gestão financeira.
Caso você faça a verificação manualmente, é preciso entrar em cada site do vale-refeição e alimentação para conferir o que foi registrado, comparando com o que foi lançado nos arquivos da empresa.
Apenas com a explicação acima, é possível perceber que o modo manual leva muito mais tempo e está mais vulnerável a erros humanos, como uma falha simples de digitação ou o esquecimento de um zero no valor pago, não é mesmo?
Para evitar problemas, o ideal é usar um software de gestão integrado a todas as suas adquirentes e PDVs. A ferramenta automatiza diversos processos e fornece todos os dados compilados em um só local para a verificação das contas a receber.
Como fazer uma conciliação de vouchers segura e confiável?
O F360 Finanças é um sistema de gestão financeira completo, que se destaca pelo seu recurso de conciliação de vouchers voltado para empresas do setor food.
A solução oferece integração com mais de 500 integrações com PDVs e adquirentes incluindo os vouchers mais usados no mercado, como Ticket, Sodexo, Alelo, VR e muito mais!
A funcionalidade é vital para monitorar as transações e facilitar o controle financeiro, perfeito para empreendedores que buscam formas de investir em um crescimento sustentável a longo prazo.
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