pessoa pagando no restaurante
Finanças 30/11/2023

Tudo sobre conciliação de vouchers para sua empresa não perder dinheiro!

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Quer saber o maior motivo para aprender tudo sobre conciliação de vouchers? Parar de perder dinheiro! Essa conferência é fundamental para evitar que a sua empresa passe por maus momentos nas finanças.

Afinal, é muito comum o uso do vale-refeição e vale-alimentação pelos colaboradores de negócios de todos os portes e setores.

Imagina só não ter controle do que é pago por esses meios? A gestão financeira fica uma loucura, impactando o faturamento corporativo e a realização de novos investimentos.

Para otimizar seus ganhos e identificar inconsistências de valores a receber e taxas cobradas pelas adquirentes de cartão, continue a leitura e aprenda:

  • O que é conciliação de vouchers?
  • Como funciona a conciliação de voucher?
  • Vantagens da conciliação de vouchers
  • Como fazer uma conciliação de vouchers segura e confiável?

Vamos lá?

O que é conciliação de vouchers?

A conciliação de vouchers é a conferência de todos os pagamentos realizados por vale-refeição, vale-alimentação e vale-combustível. Seu objetivo é verificar se os registros foram feitos corretamente no sistema da empresa, pela maquininha e pela administradora do cartão, entendendo se estão iguais ou se há alguma inconsistência.

Ela, aliás, pode aparecer de várias maneiras, como erro na cobrança da adquirente, fraudes, registros não realizados e repasses de valores inadequados.

Como funciona a conciliação de vouchers?

A conciliação de vouchers acontece de forma um pouco diferente da conciliação de cartão, sendo mais complexa por envolver várias administradoras e aplicativos, como Sodexo, VR, Alelo e Ticket. Além disso, ela inclui taxas e condições de repasses distintos, o que demanda um acompanhamento mais detalhista.

Feita manual ou automaticamente, a conferência acontece pela comparação de todos os registros de vendas por esses meios de pagamento, incluindo valores, taxas, prazos de recebimento e descontos.

Vantagens da conciliação de vouchers

A importância da conciliação de vouchers vai além do entendimento do quanto e quando a empresa vai receber os valores referentes às vendas. Essa é só a ponta do iceberg.

O acompanhamento dos recebíveis é, na verdade, vital para planejar investimentos, pagar financiamentos, pedir empréstimos, atrair novos investidores e verificar a real saúde financeira da empresa.

Além disso, existem outros benefícios relacionados à prática de conciliação de vouchers. Veja quais são!

Prevenção de fraudes

Sabe quando um cliente paga pela refeição e o pagamento é registrado pela maquininha, mas não cai na conta da empresa? Isso pode ser causado por má conexão da internet, erro na digitação de dados e até mesmo por fraudes.

Um dos golpes mais comuns no mercado é a troca das maquininhas, que desvia o pagamento para outra conta, deixando um prejuízo para a empresa.

Para evitar qualquer situação parecida, dedique-se a conferir diariamente as transações realizadas por “vales” e aplicativos para encontrar inconsistências, erros e golpes.

Entenda mais: O que é chargeback e como agir nesses casos?

Melhor administração das tarifas

Outra vantagem da conciliação de voucher é o monitoramento das taxas cobradas por cada adquirente. O acompanhamento possibilita gerenciar as tarifas de cada administradora de cartão e maquininhas de pagamento, melhorando a gestão financeira do restaurante.

Além de verificar as taxas, é possível entender os custos de cada transação e os serviços atrelados a ele, como antecipações.

Redução de erros

Conferir os registros de cada venda por vale-refeição e alimentação é fundamental para reduzir e até eliminar determinados erros, como:

  • pagamentos indevidos;
  • pagamentos duplicados;
  • taxas cobradas indevidamente;
  • erros de digitação dos dados da empresa ou do valor da venda.

A ideia é identificar as falhas e criar estratégias para reduzi-las, como promover o treinamento de funcionários e desenvolver um passo a passo dos procedimentos para facilitar a consulta dos colaboradores caso surja alguma dúvida.

Gestão financeira de alta performance

A gestão financeira é diretamente impactada pela prática da conciliação de vouchers. Afinal, seu objetivo é controlar e analisar todas as movimentações de capital da empresa, incluindo todas as formas de pagamento disponibilizadas, como vale-refeição, Pix, dinheiro, cartão de débito ou crédito, aplicativos, etc.

Conferir se todas as operações foram registradas corretamente é um grande passo para identificar problemas, erros, fraudes e aprimorar a gestão. O que, por sua vez, evita transtornos para o cliente e prejuízos para a marca.

Quais as formas de fazer conciliação de vouchers?

Existem algumas formas de fazer conciliação de vouchers: por meio de planilhas, anotações em cadernos ou com um sistema automatizado de gestão financeira

Caso você faça a verificação manualmente, é preciso entrar em cada site do vale-refeição e alimentação para conferir o que foi registrado, comparando com o que foi lançado nos arquivos da empresa.

Apenas com a explicação acima, é possível perceber que o modo manual leva muito mais tempo e está mais vulnerável a erros humanos, como uma falha simples de digitação ou o esquecimento de um zero no valor pago, não é mesmo?
Para evitar problemas, o ideal é usar um software de gestão integrado a todas as suas adquirentes e PDVs. A ferramenta automatiza diversos processos e fornece todos os dados compilados em um só local para a verificação das contas a receber.

Como fazer uma conciliação de vouchers segura e confiável?

O F360 Finanças é um sistema de gestão financeira completo, que se destaca pelo seu recurso de conciliação de vouchers voltado para empresas do setor food.

A solução oferece integração com mais de 500 integrações com PDVs e adquirentes  incluindo os vouchers mais usados no mercado, como Ticket, Sodexo, Alelo, VR e muito mais!

A funcionalidade é vital para monitorar as transações e facilitar o controle financeiro, perfeito para empreendedores que buscam formas de investir em um crescimento sustentável a longo prazo.

Sabe quem usa o F360 Finanças para realizar conciliação de voucher, bancária e de cartões, fluxo de caixa, DRE, contas a pagar e planejamento orçamentário? Grandes franqueados de marcas como McDonald ‘s, KFC, Pizza Hut, Rei do Mate, entre outras.

Quer aprimorar sua conciliação de voucher e a gestão financeira do seu restaurante? Então não perca tempo: faça uma demonstração gratuita do F360 Finanças agora mesmo!

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Escrito por:

Tálita Gonçalves

Redatora e analista de conteúdo F360