São muitas as vantagens da conciliação automática de cartões, e entre as principais estão: ter mais tempo livre para resolver outras questões, diminuir os erros que acontecem em conferências manuais, melhorar o fluxo de caixa e a gestão financeira, entre outras.
Porém, além desses motivos, existem outros que justificam por que automatizar a conciliação de cartões pode mudar totalmente a dinâmica da sua loja e trazer mais e melhores resultados. E o principal é que, cada vez mais, as pessoas estão usando cartões para pagar as compras.
E quanto mais os clientes usam esse meio de pagamento, mais dinâmica e otimizada precisa ser a conferência dos valores que vem deles, concorda?
Para você ter uma ideia, dados da nossa plataforma, divulgados no portal Terra, mostraram que o cartão de crédito foi usado em 40% das transações feitas até outubro de 2023. As principais formas de utilização foram:
- crédito à vista: 32%;
- crédito parcelado (7%);
- crédito parcelado em mais de seis vezes: 1%.
O cartão de débito também foi bastante utilizado nas franquias, sendo responsável por 34% das operações de pagamento no mesmo período.
Entende por que automatizar a conciliação de cartões é importante? Assim, você garante a oferta de um dos meios de pagamento preferidos dos brasileiros, sem impactar negativamente a gestão financeira da sua franquia.
Veja outras vantagens e qual o melhor conciliador de cartões para a sua empresa.
O que é conciliação de cartões de crédito?
Essa é uma atividade que pode ser definida como a comparação entre o que foi vendido por esse meio de pagamento e os valores listados no extrato bancário da sua franquia. O objetivo é confirmar se o dinheiro das vendas a crédito foi enviado para a sua conta.
Para ter essa resposta, é preciso comparar todas as transações e verificar se existem diferenças entre os valores apresentados nos relatórios das operadoras de cartão, os informados pelas adquirentes (que são as empresas que intermedeiam o recebimento por esse meio de pagamento) e os registros internos da sua loja.
Todas essas informações precisam estar iguais, e a única forma de confirmar isso é verificá-las periodicamente para garantir a segurança das transações e a saúde financeira do seu negócio.
Como fazer conciliação de cartão de crédito?
Existem duas maneiras de fazer a conciliação de cartão de crédito, a manual e a automatizada.
Na primeira opção é preciso anotar todas as vendas feitas nesse meio de pagamento, incluindo dia, valor total da venda, número de parcelas, quando elas caem e o valor de cada uma.
Em seguida, é necessário pegar o extrato bancário da loja e comparar os lançamentos apresentados com todas essas anotações.
Aqui, é fundamental lembrar que os valores parcelados não serão creditados no mesmo mês. Por isso, é preciso voltar à anotação do dia da venda e “dar um check” em cada parcela, conforme elas caírem na conta da sua loja.
Como você deve estar imaginando, a conciliação de cartão de crédito manual ocupa muito tempo e aumenta as chances de erros.
Já a automática é feita por um sistema próprio para isso, que realiza todas essas etapas que citamos sem precisar de intervenção humana.
Dica de leitura: “Software conciliação bancária: 5 motivos para investir“
Quais as vantagens da conciliação automática de cartões?
Sim! São muitos os benefícios que você pode obter ao automatizar conciliação de cartões da sua loja. Entre os principais, destacamos:
- mais tempo livre para realizar outras tarefas;
- geração de relatórios financeiros mais precisos;
- melhora da gestão de fluxo de caixa;
- aprimoramento do planejamento estratégico;
- redução de chargeback;
- diminuição de erros nas conferências;
- equipe livre para resolver outras questões.
Veja, agora, detalhes de cada um deles.
1. Mais tempo livre para realizar outras tarefas
Se o tempo tem sido o bem mais desejado entre os executivos ultimamente, adotar a conciliação automatizada de cartões na sua empresa pode ajudar muito nesse quesito.
No lugar de fazer conferências manuais das transações feitas, que podem levar dias e até meses, o uso de sistemas de gestão capazes de fazer esse trabalho de forma automática otimiza as horas gastas nessa tarefa.
Inclusive, um software desse tipo pode fazer o trabalho de várias pessoas com mais rapidez e eficiência.
2. Geração de relatórios financeiros mais precisos
Para melhorar a gestão financeira da sua loja, é fundamental acompanhar periodicamente as informações sobre as entradas e saídas de valores.
Com o sistema de conciliação automatizada, é possível gerar relatórios financeiros que ajudem a monitorar essas informações.
A partir dessa verificação, você tem a chance de atuar preventivamente, bem como de descobrir mais rapidamente os motivos da inconsistência de algum dado.
3. Melhora da gestão de fluxo de caixa
Mais uma das vantagens da conciliação automática de cartões é a possibilidade de identificar a quantia que entrará no seu caixa e quando estará disponível de uma maneira muito mais rápida — em comparação à forma manual de fazer essa tarefa.
Com essa informação nas mãos, fica mais fácil saber exatamente quanto de dinheiro tem livre para usar. Isso é importante para definir o investimento adequado, assim como para garantir que todas as contas sejam pagas em dia, promovendo a saúde financeira da sua loja.
4. Aprimoramento do planejamento estratégico positivamente
O reflexo da vantagem anterior é a melhora do seu plano de crescimento. Com um controle financeiro mais preciso é possível, por exemplo, saber o momento certo para:
- reformar;
- abrir uma filial;
- realizar um investimento diferente;
- contratar um serviço de consultoria;
- executar melhorias internas;
- entre outras mudanças que requerem dinheiro em caixa para não gerar dívidas.
5. Redução de chargeback
Seguindo a lista de vantagens da conciliação automática de cartões, outra que se destaca é a ajuda com o chargeback — solicitação do cancelamento de pagamentos feitos via cartão pelo cliente.
Esse é o terror das empresas que trabalham com esse meio de pagamento, e ele pode ser motivado por falta de reconhecimento da compra por parte do titular do cartão, não observação do regulamento ou dos contratos das administradoras, ou mesmo como uma forma de golpe contra varejistas.
Com um sistema de gestão que permita a conciliação automática de cartões, sua loja pode reduzir os chargebacks, devido a um acompanhamento mais frequente desse tipo de ocorrência, possibilitando atuar mais rapidamente na causa raiz do problema.
6. Diminuição de erros nas conferências
Quando o trabalho de conferência das vendas feitas via cartões é realizado manualmente, há a demora para finalizar essa atividade, como já comentamos, mas também o aumento da chance de erros nos resultados.
Outra questão é que os funcionários que fazem esse trabalho são responsáveis por outras tarefas. Isso pode levar a cobrança por produtividade, e a correria no ambiente de trabalho favorece falhas, enganos e desentendimentos.
Com um sistema automatizado de conciliação de compras por cartões, há redução significativa desses equívocos, pois a conferência considera os dados das bases originais trazidas de fontes próprias, não sendo necessário passar por interação humana.
7. Equipe livre para resolver outras questões
Fechando nossa lista de vantagens da conciliação automática de cartões, temos a liberação dos profissionais para se dedicarem a outras atividades tão importantes quanto para o crescimento da sua franquia.
Se a sua empresa contrata um sistema que permite a conciliação automática das transações feitas por cartão, a instituição fica com a equipe disponível para lidar com questões menos burocráticas, que permitam um ganho maior para o negócio.
Seus colaboradores podem, por exemplo:
- dedicar mais tempo às estratégias de vendas;
- focar na própria análise dos relatórios gerados pelo sistema automático de conciliação;
- realizar atividades e treinamentos que tragam coesão para o time;
- viabilizar a criação de novos produtos, serviços ou inovações que possam fortalecer o negócio.
Qual o melhor conciliador de cartões? Conheça o F360 Finanças!
Parece que as transações por cartão, sejam elas feitas por crédito ou débito, tendem mesmo a continuar aumentando. Afinal, ninguém quer ficar andando com dinheiro por aí e correndo riscos, se há formas muito mais práticas e vantajosas de realizar os pagamentos.
Para estarem preparadas para esse cenário, as empresas precisam apostar na melhoria de processos, na modernização das rotinas, na capacitação de equipes e em novas maneiras de tornar o trabalho mais ágil e produtivo.
A automatização de algumas atividades ajuda sua loja a ser mais produtiva, e a aproveitar as tendências de crescimento do uso de cartões no Brasil e no mundo.
E agora que você sabe quais são as principais vantagens da conciliação automática de cartões, resta apenas saber qual o melhor software para isso, certo?
O F360 Finanças é um sistema de gestão financeira multiempresas. Com um dashboard personalizável e software responsivo, por meio dessa ferramenta, é possível fazer conciliação de cartões de crédito e débito com apuração real das taxas cobradas pelas administradoras.
Além disso, ele conta com os seguintes recursos:
