A conciliação de boletos nada mais é do que a comparação entre os títulos de cobrança emitidos e os valores que entraram na conta da empresa. Basicamente, consiste em conferir entre o que foi vendido por esse meio de pagamento e o que foi pago pelos clientes.
Considerando que se trata de um método de pagamento com data futura, essa é uma prática importantíssima para a saúde financeira do seu negócio, pois ajuda a confirmar quanto de recursos financeiros há disponível.
Ao saber quanto você tem na conta da sua loja, fica muito mais fácil tomar decisões, a exemplo de comprar ou não mais itens para o estoque, adquirir novos maquinários, entre outras possibilidades.
Além disso, fazer esse tipo de conferência evita perdas financeiras, como as que podem acontecer quando você recebe o aviso de pagamento do boleto, mas, na verdade, o valor não foi liberado na sua conta.
Isso pode acontecer por falhas no banco, na intermediadora de pagamento, ou de outros erros dos agentes que façam parte desse fluxo financeiro.
O problema é que, se você segue apenas seu controle financeiro interno, sem comparar com o extrato, há grandes chances de trabalhar com valores que não são reais. E isso pode gerar dívidas e uma série de outros problemas.
Por motivos como esses que é tão importante você saber o que é e como fazer a conciliação de boletos. E é justamente sobre essa prática que falaremos agora.
Porém, para ficar mais fácil de entendê-la, começaremos explicando o que é conciliação bancária. Confira!
O que é conciliação bancária?
A conciliação bancária é a atividade financeira realizada para comparar o saldo da conta bancária com informações externas de um comércio. Explicando de outro modo, consiste em conferir as movimentações registradas internamente e os extratos bancários do mesmo período.
A ideia é identificar registros que ainda não foram efetivamente pagos, especialmente de vendas feitas a prazo, com parcelamentos via cartão de crédito, cheques e boletos bancários.
Embora algumas operações financeiras demorem um pouco mais para serem liberadas na conta, a conciliação bancária deve reunir todas as informações externas e comparar com o saldo bancário.
Ao fazer isso, você consegue muito mais eficiência e assertividade na gestão financeira da sua franquia.
Qual a importância da conciliação bancária?
A conciliação bancária é muito importante para você controlar bem as movimentações financeiras da sua loja. Com essa prática, é possível entender detalhadamente os pagamentos, depósitos, recebimentos e demais processos de ordem financeira.
Para ajudar nessa tarefa, os bancos têm o costume de disponibilizar documentos que listam todas as informações sobre os pagamentos feitos via boleto.
Quando acessar esses arquivos, pode ser que você encontre termos como remessa e retorno, CNAB 240 e CNAB 480. Aprenda, a seguir, o que cada um quer dizer.
Remessa
Arquivos de remessa são aqueles enviados para o banco para que o sistema da instituição possa interpretar as informações contidas em cada transação feita.
Explicando de outro modo, são arquivos que você envia para comunicar ao seu banco que alguma movimentação de cobrança ou pagamento precisa ser efetuada. A emissão é normalmente feita pelo site da própria instituição bancária.
Esses arquivos podem ser para dar baixa ou registrar a cobrança de boletos bancários, débito automático ou para efetuar o pagamento de impostos, folhas de pagamento e títulos.
Cada documento enviado e processado pela instituição financeira originará um novo arquivo (retorno) como resultado e confirmação do processamento.
Para efetuar a leitura e envio, são utilizados dois layouts padronizados pela Febraban, Federação Brasileira de Bancos: CNAB 240 e CNAB 400. Os boletos registrados precisam, indispensavelmente, desses arquivos de remessa.
Para isso, tal documento é processado no formato de extensão .REM, que permite que todas as informações sejam compiladas e lidas com uma aplicação única. Isso é necessário porque os arquivos de remessa formam um conjunto de dados diferente de inúmeros boletos.
Quando é utilizado um software para a conciliação, é gerado um lote com arquivos em grupo e, quando os bancos os recebem, a leitura dos dados é feita separadamente, ou seja, cada boleto é analisado individualmente.
Retorno
Retorno é o arquivo gerado após o processamento dos arquivos de remessa pelo sistema do banco. Como dissemos, é o resultado da leitura das informações enviadas.
Esse retorno virá com o status da cobrança, e é um arquivo fornecido com a extensão .RET, usado para facilitar a conciliação tanto de pagamentos quanto de recebimentos.
Por meio dele, os bancos fazem a comunicação dos pagamentos e de outros detalhes das operações para as empresas responsáveis. Quando é processado por sistemas próprios, é possível facilitar e agilizar esse processo.
Devido a questões de segurança, os bancos detalham somente os valores da transação e não expõem nomes ou outros dados.
Para obter informações de valores individuais, é preciso fazer uma consulta nos relatórios, mediante o número do boleto liquidado, para a conciliação ser realizada. Os arquivos de remessa automatizam esse trabalho.
CNAB 240 e CNAB 400
CNAB é a sigla para termo Centro Nacional de Automação Bancária. Trata-se de um sistema que viabiliza a troca de informações entre as empresas e os clientes com os bancos de maneira padronizada.
O modo mais comum de enviar e receber essas informações digitais é por meio do site do banco.
O órgão responsável por fiscalizar e padronizar o CNAB é a Febraban. Essa federação especifica o formato dos textos e das colunas no software para facilitar o entendimento e a leitura das informações.
Para isso, existem dois tipos de CNAB, o 240 e o 400. Esses padrões são utilizados para criar um formato para o envio e o recebimento das informações de remessa e retorno.
CNAB 240
O CNAB 240 é utilizado para arquivos que contêm um número alto de informações. Para manter a organização, nesse tipo são reunidos até quatro segmentos, com 240 posições para cada um dos títulos dentro do mesmo documento.
Nele, podem constar o agendamento de pagamento de contas, a custódia de cheques, as carteiras de cobrança simples e garantida, bem como a postagem de títulos para os correios.
CNAB 400
Já o CNAB 400 é indicado para arquivos menores e com menos informações, pois há uma limitação de 400 posições para cada registro.
É muito utilizado para as carteiras simples e a carteira garantida, mas não inclui o serviço de correspondentes, como lotéricas e outras autorizadas.
É importante ressaltar que o CNAB, apesar de muito utilizado por bancos, não é de uso exclusivo desse tipo de instituição. Qualquer tipo de empresa pode adotar o uso para garantir a otimização, tanto de pagamentos quanto de cobranças.
O que é e como funciona a conciliação de boletos?
Como dissemos, a conciliação é a prática de comparar as movimentações bancárias com as informações externas. Sendo assim, basicamente, a conciliação de boletos é o comparativo entre tudo o que foi vendido por boleto bancário e as operações de venda que estão registradas na sua loja.
É por meio desse procedimento que é feita a aprovação de todos os pedidos realizados com essa opção de pagamento.
Isso é feito por meio do envio (upload) dos arquivos CNAB 240 ou CNAB 400, disponibilizados diariamente pelos bancos. O processo é resumido em seis principais acontecimentos:
- a compra é concluída com a opção de pagamento via boleto bancário;
- o pedido consta como “pagamento pendente”;
- o pagamento do boleto é efetuado pelo cliente;
- o banco faz o envio do arquivo para a sua loja;
- você realiza a conciliação;
- o pagamento é confirmado liberando as etapas de entrega.
O funcionamento do boleto registrado
Desde janeiro de 2018, não são mais permitidos boletos sem registro. Com isso, a conciliação passou a ser feita de modo automático.
Essa modalidade de pagamento é caracterizada quando um boleto é registrado e enviado previamente ao sistema do banco, identificando o CPF ou CNPJ do cliente que fará a quitação do valor e determinando um prazo para que seja efetuado.
Desde que a Nova Plataforma de Cobrança entrou em vigor, foi implementado um novo sistema de cobrança e compensação. Ele abre a possibilidade de pagamento de boletos, após a data de vencimento, em qualquer canal do banco.
Além disso, os benefícios esperados são:
- mais segurança contra fraudes no pagamento dos boletos;
- facilidade em saber se o consumidor pagou ou não o boleto;
- redução de erros, como diferença de valores;
- fim da necessidade de gerar a segunda via dos boletos para pagamento;
- redução dos erros nos cálculos de multas e demais encargos em casos de atrasos nos pagamentos;
- melhores possibilidades de opções para os recebimentos.
Por que permitir pagamentos com boletos bancários?
Apesar de todos os novos métodos de pagamento digital que surgiram nos últimos anos, o boleto bancário segue como um dos preferidos dos brasileiros.
Prova disso vem do levantamento do Banco Central, que revelou que dezembro de 2023 terminou com quase 338 mil pagamentos feitos via boleto. Essa quantidade deixa esse meio de pagamento atrás apenas do Pix, que foi usado por mais de 4,8 milhões de operações no mesmo período.
Esses números já dão uma boa ideia dos motivos pelos quais vale a pena trabalhar com boleto bancário, concorda?
Porém, além dessa razão, há outras que vale a pena você considerar. Veja algumas das principais.
Atende quem tem problemas com cartão de crédito
É preciso considerar que muitas pessoas não têm acesso a cartão de crédito, ou têm, mas não querem comprometer o limite em compras parceladas.
Outras, simplesmente não querem parcelar no cartão pelo medo de se enrolar em dívidas e pagar altas taxas de juros.
Sua loja se destaca dos concorrentes
Como varejista, você sabe a importância de se alinhar às necessidades dos clientes e não dar espaço para a concorrência, certo? Lojas que não disponibilizam pagamentos por boletos podem estar perdendo público e, com isso, vendas importantes.
Ajuda a reduzir custos
Além de facilitar a vida do seu consumidor, adotar a venda por boletos e a conciliação bancária pode ajudar até mesmo a reduzir custos para o seu negócio.
O motivo é que as taxas cobradas pelo uso desse meio de pagamento costumam ser menores que as praticadas no cartão de crédito.
Contribui com a fidelização
Como você gasta menos, tem a chance de adotar diferentes estratégias de fidelização, como dar descontos exclusivos para pagamentos via boletos.
Reduz perdas financeiras
Oferecendo esse meio de pagamento, você também evita o chargeback, que é o cancelamento de uma compra realizada com cartão de crédito ou débito por parte do cliente, gerando para sua loja a perda do produto e o não recebimento do valor.
Aumento o volume de vendas
Por fim, os boletos podem estimular compras não planejadas, ao atender clientes que estão sem seus cartões no momento que visitam sua loja ou acessam seu site, ou que já usaram todo o limite que tinham.
Quais as vantagens da conciliação de boletos?
E já que falamos sobre os benefícios desse meio de pagamento, é interessante listarmos também as vantagens da conciliação de boletos para a sua franquia, concorda? As três que mais se destacam são:
- melhora do controle do fluxo de caixa;
- garantia de atualização dos processos financeiros;
- otimização da rotina financeira.
1. Melhora do controle do fluxo de caixa
A conciliação de boletos ajuda aprimorar o controle de fluxo de caixa, e a razão disso é o acesso facilitado a informações relacionadas a esse meio de pagamento.
A conciliação permite que você tenha total conhecimento sobre os boletos em aberto, aqueles que já tiveram o pagamento efetuado, as datas e os valores que influenciam na gestão financeira da sua loja.
2. Garantia de atualização dos processos financeiro
Atualizar os processos financeiros do seu negócio é uma tarefa que demanda tempo, mas é extremamente necessária.
Ter o hábito de avaliar e registrar todas as entradas e as saídas de valores é essencial para tomadas de decisões mais precisas, e para você ter total conhecimento do andamento da sua empresa, facilitando e proporcionando mais assertividade do controle contábil.
3. Otimização da rotina financeira
Se você fizer a conciliação de boletos usando softwares, verá que o tempo gasto nessa atividade será bem menor.
Ao usar soluções desse tipo, você tem todas as informações que precisa em um só lugar, sem a necessidade de fazer registros manuais ou armazenar pilhas de papéis.
Imagine ter que conferir manualmente cada transação realizada por boleto na sua loja? Além da demora, há grandes chances de você cometer alguns erros, não é mesmo?
Portanto, se está na busca de estratégias para reduzir as falhas no monitoramento de vendas e finanças, a conciliação de boletos automática impede os deslizes comuns de acontecer quando o controle é humano.
Como aprimorar a conciliação de boletos?
A conciliação de boletos é um processo imprescindível para evitar perdas e falta de controle contábil no seu negócio.
Para fazer essa conciliação e não perder tempo confirmando se os seus clientes pagaram ou não os boletos, o indicado é você usar um sistema de gestão financeira que ofereça essa função.
Com softwares próprios para essa tarefa, todo o processo é realizado automaticamente. Além disso, muitos fazem a cobrança de títulos atrasados e a conciliação automática de boletos que já foram pagos e recebidos.
O F360 Finanças é um sistema de gestão financeira multiempresas que, entre outras funcionalidades, permite que você importe os arquivos de remessa dos boletos gerados na sua loja e que os envie para o banco (com algumas ressalvas em relação aos PDVs e bancos utilizados), disponibilizando todas as informações em aberto para serem visualizadas, e a previsão do seu fluxo de caixa.
Conheça um pouco mais sobre esse software neste vídeo:
Como fazer a conciliação de boletos?
Quando o cliente efetuar o pagamento do boleto, você terá acesso ao arquivo de retorno e a liquidação será realizada automaticamente, na atualização do seu fluxo de caixa.
O software também disponibilizará relatórios para fazer o acompanhamento do que está registrado diariamente como saldo aberto, pagamentos efetuados e inadimplência.
Assim como a conciliação de boletos, também é feita a conciliação de cartão, que é uma prática saudável para as finanças do seu negócio e aliada na hora de evitar perdas e ter mais controle de vendas, minimizando prejuízos financeiros.
Para isso, esses sistemas executam quatro principais ações:
- emissão dos boletos: o software para conciliação de boletos armazena todos os dados referentes à venda que foi realizada, otimizando a emissão do boleto;
- baixa dos boletos: o sistema dá a baixa em todos os boletos de uma só vez para que você faça a conversação com o banco pelo envio dos arquivos de remessa e recebimento dos arquivos de retorno;
- conferência: o software faz a conferência do saldo, permitindo que você faça o comparativo entre os pagamentos e os recebidos;
- fechamento de período: permite e facilita a comparação entre o saldo do software, para conciliação de boletos, e o extrato bancário, para a realização do fechamento de período. Isso permite ter mais acertos e segurança nos seus resultados financeiros.
Por que automatizar a conciliação é uma ótima escolha?
É fato que as novas tecnologias e inovações auxiliam cada vez mais as nossas tarefas diárias. Atividades que, antes, precisavam ser feitas manualmente, uma a uma, e armazenadas em pilhas de papéis, pastas e arquivos, tornaram-se digitalizadas, mais rápidas e assertivas. Com a conciliação de boletos, isso não é diferente!
Principalmente para empresas do varejo, lojas e comércios que recebem muitos pedidos por pagamento via boleto bancário, fazer a conciliação é uma tarefa diária na gestão de finanças, no controle do fluxo de caixa e na verificação de indicadores.
Quando todos os processos de remessa e retorno são feitos à mão, esse trabalho se torna exaustivo, com muito mais chances de erros, e mais demorado, diminuindo a produtividade.
A automatização da sua conciliação de boletos é um investimento muito benéfico para o seu negócio e, como dissemos, deverá ser realizada com o auxílio de um software.
Ao fazer isso, alguns dos benefícios que poderão ser sentidos são:
- aumento da agilidade desse processo;
- redução de custos;
- facilidade de acesso a relatórios financeiros;
- melhora da gestão do fluxo de caixa;
- diminuição da incidência de erros nas conferências.
Abaixo você vê detalhes de cada um desses pontos positivos.
5 vantagens de automatizar a conciliação de boletos
1. Aumento da agilidade desse processo
Quanto mais ágil for a emissão de um boleto e a validação do pagamento, mais rápido você receberá. Para isso, é necessário que a cobrança seja imediata, logo após o cliente ter finalizado a compra.
Quando todo esse processo, que vai desde o pedido até o envio de remessa e o recebimento do retorno, é automatizado, esse trajeto ganha otimização. Isso torna a sua administração mais produtiva, simples e eficiente.
2. Redução de custos
Toda automação reduz algum tipo de custo empresarial. Com o uso de softwares para a conciliação de boletos, são eliminados gastos com trabalhos manuais, insumos de escritórios e até mesmo com mão de obra. Por isso, sempre deixamos claro que o uso de sistemas e automação de processos empresariais deve ser visto como um investimento.
3. Facilidade de acesso a relatórios financeiros
Gerir uma empresa do setor varejista não é fácil. É muito comum encontrar dificuldades em fazer as conciliações e controlar, organizar e analisar os resultados financeiros para ter uma melhor visão do negócio.
A fim de acabar com as diferenças de informações e erros humanos nas conferências, adotar o uso de softwares para a conciliação de boletos automática é essencial.
Isso porque o sistema disponibiliza relatórios frequentes para você acompanhar todos os dados financeiros de vendas, pagamentos e recebimentos.
Essa prática auxilia também na tomada de decisões e intervenções prévias em casos de suspeitas de fraudes ou divergências.
Dica de leitura: “Relatórios gerenciais: por que são importantes na tomada de decisão?“
4. Melhora da gestão do fluxo de caixa
A ocorrência de erros e desfalques em fluxos de caixa é mais recorrente do que você imagina. Muitas empresas ainda utilizam somente planilhas para controle, mas esse recurso pode deixar um pouco a desejar, por não fornecer informações e opções detalhadas que podem prejudicar a gestão.
As projeções financeiras, por exemplo, podem apresentar informações incompletas e inconsistentes e, nesses casos, a automação e a utilização de softwares têm disponibilizado um serviço de dados mais completo.
Com isso, é possível ter a visão completa das entradas e saídas de vendas por boleto e conhecimento sobre o que será lançado futuramente.
5. Diminuição da incidência de erros nas conferências
Como dissemos, a conferência manual e humana abre espaço para erros de verificação e de lançamento de dados.
Para reduzir as falhas no seu controle de vendas com boletos, o uso de softwares específicos para conciliação permite que todas as conferências considerem as informações originais de fontes confiáveis, como os sistemas dos bancos, nos casos de arquivos de remessa e retorno.
Vale ressaltar que o mercado está cada vez mais competitivo, e não há espaço para empresas que não se destacam e não automatizam seus processos.
É preciso se atualizar e deixar de lado os modelos arcaicos, que já caíram em desuso e não são mais uma necessidade.
A automatização de processos financeiros melhora a imagem de sua empresa, em comparação àquelas que ainda fazem controles manuais.
Além de otimizar a performance de toda a sua gestão e da equipe de trabalho, a adoção de softwares, como o de conciliação de boletos, garante mais segurança no armazenamento de dados, rapidez e agilidade na resolução de problemas relacionados às vendas e redução de custos.
A conciliação de boletos é uma tarefa que deve ser feita se você disponibiliza os boletos bancários como forma de pagamento na sua loja.
Para otimizar esse processo e torná-lo mais eficiente, a utilização de um sistema para conciliação é indispensável e se faz necessário se você quer evitar perdas e ter uma gestão completa e assertiva.
Viu como a conciliação por meio de um software específico é capaz de facilitar a rotina de um negócio?
Quer outras dicas de como melhorar a gestão financeira da sua franquia? Então, aproveite que está aqui, no blog da F360, e leia os artigos:
