A gestão financeira é um processo que envolve métodos, ações e estratégias para um gerenciamento monetário mais preciso do negócio. Aprenda como implementá-la com 5 passos fundamentais em planejamentos financeiros para franquias.
Por meio de uma boa gestão para franquias, é possível controlar, analisar e planejar a vida financeira da empresa. Esses processos, por sua vez, ajudam no crescimento do estabelecimento, bem como contribuem para uma melhor adaptação frente a diferentes cenários econômicos.
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Sobre essa dinâmica, é importante considerar que o sistema de franchising tem diversas vantagens para quem o adquire, e que essas se tornam forças propulsoras para o bom andamento e o sucesso do negócio.
A gestão financeira é um dos caminhos para alcançar esses benefícios, visto que a prática assegura que o empreendimento termine o mês com dinheiro em caixa.
Por exemplo, o gerenciamento permite verificar se a franquia está gerando lucro sustentável, ou se requer medidas para melhorar os resultados monetários.
A partir de percepções como essas, fica mais fácil tomar decisões de investimento, financiamento e direcionamento de valores. Além disso, as ações possibilitam que as taxas para a franqueadora e demais compromissos financeiros sejam pagos.
Ainda que de extrema importância, o fato é que muitos gestores têm dúvidas sobre como realizar uma gestão financeira para franquias eficiente.
Confira, a seguir, informações imprescindíveis para implementar um bom planejamento financeiro para franquias, e como essas ações podem ajudar no sucesso do seu negócio.
Principais aprendizados deste artigo:
- A gestão financeira para franquias engloba ações de análise, planejamento e controle da movimentação financeira do negócio, como entrada e saída de dinheiro de investimentos, despesas e empréstimos.
- Os principais desafios para um bom gerenciamento são falta de conhecimento prévio sobre o fluxo de caixa, confundir os patrimônios da franquia com os pessoais, perder o foco no meio do processo e ausência de metas e objetivos.
- Uma gestão adequada impacta positivamente a franquia por fornecer um controle rigoroso das finanças, melhorar a comunicação entre a gestão e colaboradores e permitir o acompanhamento dos rendimentos de maneira facilitada.
- As melhores práticas de gerenciamento financeiro para franquias envolvem: controle de custos, organização financeira, criação de um planejamento e conciliação de pagamentos.
- Você também pode adotar um sistema de gestão financeira para sua franquia. A ferramenta certa monitora o fluxo de caixa, as contas a pagar e receber e faz a conciliação bancária de um só lugar.
O que é gestão financeira?
A gestão financeira pode ser definida como um conjunto de procedimentos e ações administrativas que abrangem a análise, o planejamento e o controle das movimentações monetárias de uma empresa. O gerenciamento engloba investimentos, lucros, despesas fixas e variáveis, financiamentos, empréstimos e o valor patrimonial da organização.
Uma gestão financeira adequada facilita a visualização correta do cenário empresarial, verificando se a companhia está registrando lucro ou prejuízo.
A partir desse ponto, é possível traçar estratégias que possibilitem a otimização dos resultados.
Por exemplo, imagine que, ao fazer a gestão financeira para franquias, você perceba que o seu negócio vende bem, porém, os pagamentos feitos pelos clientes, geralmente, ocorrem a prazo — suponhamos que em um período médio de 60 dias.
Entretanto, em 30 dias, há a incidência de despesas e custos, como o pagamento de salários e de gastos com fornecedores. Nesse caso, como saber se terá dinheiro em caixa para quitar essas dívidas? A resposta é o planejamento financeiro.
Se não tiver dinheiro, a dica é buscar um empréstimo ou financiamento para efetuar o pagamento das contas. Caso haja recursos sobrando, pode fazer a aplicação em um investimento ou, até mesmo, pensar em expandir o negócio.
O que pode ser identificado durante a gestão financeira?
Durante a gestão financeira, é possível identificar diversos problemas, como:
- falta de registros corretos sobre o valor dos estoques de mercadorias, saldo de caixa, total de contas a pagar e a receber e volume de despesas fixas e variáveis;
- baixa compreensão sobre os custos das fontes de financiamento;
- desconhecimento sobre os ciclos operacionais e financeiros;
- conhecimento raso ou inexistente sobre a necessidade e o financiamento do capital de giro;
- falta de integração entre políticas financeiras e de vendas (prazos de pagamento);
- inexistência de políticas de estoques;
- ausência do relatório de Demonstração de Resultados do Exercício (DRE), documento contábil mensal que apura lucros e prejuízos;
- falta de precificação adequada;
- desconhecimento do valor patrimonial da organização;
- falta da definição do pró-labore (remuneração dos sócios).
Portanto, a gestão financeira vai além da análise do fluxo de caixa ou das vendas, identificando se os números estão em alta ou em baixa. A prática viabiliza projeções que contribuirão para que o seu negócio cresça de modo sustentável.
Tão importante quanto entender o conceito, é compreender de que maneira podemos aplicá-lo na rotina corporativa. Por isso, a seguir, falaremos sobre as principais funções da gestão financeira para franquias e demais empresas.
Quais são as principais funções da gestão financeira?
A gestão financeira apresenta diversas funcionalidades. Entre elas, destacamos:
- análise e planejamento financeiro: mensura os resultados e planeja ações para obter melhorias;
- uso adequado de recursos financeiros: avalia e negocia a captação do dinheiro necessário e as aplicações disponíveis;
- crédito e cobrança: analisa a concessão de crédito para clientes e gera o recebimento de créditos que foram concedidos;
- caixa: efetua o controle de recebimentos e pagamentos para verificar o saldo de caixa;
- contas a pagar e a receber: controla o recebimento das vendas feitas a prazo e o pagamento das aquisições realizadas nesse mesmo modelo. Em ambos os casos, são consideradas as despesas operacionais e impostos.
Dica de leitura: “Entenda a importância da gestão de contas a pagar e receber e aprenda as melhores práticas“
O que envolve a gestão financeira?
Os processos internos do seu negócio estão diretamente relacionados à gestão financeira — e não é exagerado fazer essa afirmação.
O controle de vendas, de materiais, os recursos humanos, a comunicação, o estoque, a parte fiscal, entre outros, dependem da movimentação de dinheiro para funcionarem e serem eficientes.
O estoque, por exemplo, precisa de dinheiro para pagar os custos de armazenamento e garantir a compra de novos itens, possibilitando que o setor de vendas continue atuando ativamente. Para isso, no entanto, é preciso mão de obra, o que exige o pagamento do salário dos funcionários.
Apesar de essa relação ser bastante evidente, você já parou para pensar nos reflexos da gestão financeira na sua rotina administrativa? E nos resultados da franquia, de modo geral?
Se ainda não, chegou o momento de considerar todos os aspectos inerentes a essa questão.
O primeiro passo é o entendimento de que o setor financeiro em uma empresa de pequeno e médio porte — como é o caso de uma franquia — geralmente tem duas funções principais:
- contabilidade, a fim de cumprir, adequadamente, os requisitos legais;
- levantamento de recursos em instituições financeiras e outros tipos de credores.
No entanto, você pode ir além e fazer uma gestão mais especializada. Para isso, é preciso considerar os seguintes elementos:
- fluxo de fundos;
- planejamento, controle e avaliação;
- custo e eficiência;
- sustentação e estabilidade financeira;
- organização do setor financeiro.
Confira, a seguir, detalhes de cada um desses pontos.
5 elementos que envolvem uma boa gestão financeira para franquias
1- Fluxo de fundos
A gestão financeira abrange diversos elementos, como investimentos em instalações e equipamentos (chamados de imobilizações ou ativos fixos), recursos para financiar as operações diárias, pagamento de salários e despesas, entre outros.
O dinheiro em caixa precisa ser gerenciado para que as metas traçadas possam ser atingidas. Nesse caso, é possível tomar dois tipos de decisão: alocação de recursos ou financiamento.
O primeiro se refere às decisões de utilização do dinheiro e de onde o recurso será aplicado. Por exemplo, para compra de insumos necessários para a venda ou a prestação de serviços.
Já o segundo é relativo à conquista de recursos para que as atividades sejam executadas, como a antecipação de recebíveis por meio de empréstimos bancários para realizar o pagamento de fornecedores em dia.
2- Planejamento, controle e avaliação
O financiamento e a alocação de recursos dependem de três aspectos para que suas funções estratégicas sejam bem desempenhadas, que são: planejamento, controle e avaliação.
O planejamento é o processo de definição do modo como as atividades ocorrerão, qual é o volume necessário de recursos e como o valor será obtido.
Essa etapa foca naquilo que você quer que aconteça. Para tal, deve fornecer os recursos necessários para que o plano funcione adequadamente.
O controle, ou monitoramento, consiste no acompanhamento das atividades, verificando se seguem o plano e identificando a necessidade de ajustes durante a execução. O objetivo é comparar o que foi planejado com a realidade e avaliar se tudo está no caminho esperado.
Por fim, a avaliação é a análise das atividades finalizadas ou adiantadas para identificar se as metas foram alcançadas e/ou desenvolvidas corretamente.
Vale a pena ressaltar que esses elementos se referem à gestão em geral, mas principalmente à financeira, porque, sem eles, o resultado tende a não ser o esperado.
3- Custo e eficiência
A eficiência é a capacidade de produzir um efeito que tem o rendimento como benefício. No caso da alocação de recursos, o objetivo é fazer com que sejam bem distribuídos para que possam atingir o potencial máximo e evitar desperdícios ou gargalos.
Quando isso não acontece, há um aumento desnecessário dos custos, que impacta diretamente o caixa da empresa. Por isso, a forma de alocação dos recursos traz consequências nas despesas e na eficiência.
Tais impactos ocorrem, por exemplo, quando você tem um equipamento disponível, mas não consegue operá-lo porque há falta de colaboradores. Esse é um problema claro de ineficiência alocativa, que requer uma distribuição equilibrada dos recursos financeiros.
Além disso, também se procura mais eficiência técnica que, em resumo, é a maior produtividade. Uma boa forma de conseguir esse quesito é apostando na tecnologia, que ajuda a maximizar os resultados ou diminuir os recursos usados para alcançar o objetivo.
4- Sustentação e estabilidade financeiras
A quantidade de recursos disponíveis deve ser sua preocupação porque isso garante que a atividade continue sendo executada. O cuidado que se deve ter é a manutenção da estabilidade financeira durante o mesmo período.
5- Organização do setor financeiro
A estrutura do seu negócio deve delinear as responsabilidades e garantir que haja uma autonomia de funcionamento. De modo geral, a área está dividida de acordo com as seguintes funções: orçamento, planejamento, tesouraria, controle e avaliação, custos e auditoria.
Uma franquia não é um negócio tão complexo. Por isso, você não precisa dividir em tantas classificações. Mesmo assim, vale a pena considerá-las porque isso pode ajudar na sua análise.
Lembre-se de que a grande meta da gestão financeira para franquias é permitir uma compreensão maior do empreendimento para tomar decisões mais claras e que possibilitem a maximização da riqueza e dos lucros.
Quais as vantagens da gestão financeira para franquias?
As informações relevantes fornecidas pela administração financeira levam a conclusões importantes sobre o seu negócio.
Você pode verificar, por exemplo, se os investimentos estão sendo prejudicados devido à manutenção de um alto nível de estoque.
Nesse caso, você tira dinheiro do capital de giro para comprar produtos sem grande saída. Consequentemente, a expansão da empresa é adiada, já que o estoque representa custos.
No entanto, com um eficaz controle financeiro, é viável analisar quais produtos possuem maior movimento, se ocorrem períodos de sazonalidade, se surge a demanda por empréstimos ou a oportunidade de investimentos, e diversos outros aspectos.
De modo geral, as vantagens conquistadas são as seguintes:
- controle rigoroso das transações;
- comunicação facilitada entre você e seus colaboradores;
- organização dos registros e verificação dos documentos para identificar se são adequadamente controlados;
- acompanhamento das contas a pagar e a receber e a possibilidade de elaborar um fluxo de recebimentos e pagamentos;
- melhor controle do fluxo de caixa e dos registros bancários;
- classificação de despesas e custos em fixos e variáveis;
- definição do valor a ser retirado pelos sócios;
- realização de projeções de fluxo de caixa e vendas;
- acompanhamento da evolução do patrimônio organizacional a partir da rentabilidade e da lucratividade.
Por sua vez, se optar por não realizar a gestão adequada das finanças, os impactos negativos podem ser significativos, como explicaremos a seguir.
Quais os impactos de um mau planejamento financeiro para franquias?
Os principais impactos que podem ser sentidos ao negligenciar a gestão financeira para franquias são:
- desconhecimento do fluxo de caixa;
- confusão patrimonial;
- perda de foco;
- falta de planejamento financeiro.
Desconhecimento do fluxo de caixa
Essa situação é grave porque você não sabe quanto entra ou sai do caixa da empresa. Dessa forma, é impossível realizar projeções viáveis e fazer um controle adequado. O resultado pode ser o endividamento ou, até mesmo, a falência do empreendimento.
Confusão patrimonial
O investimento inicial do negócio sairá da sua pessoa física, e isso é normal. O que não pode ocorrer é a realização de compras com seu dinheiro pessoal ou vice-versa. Essa é uma situação de confusão patrimonial.
Quando isso acontece, não é possível saber se o negócio apresenta lucro ou prejuízo, se é sustentável ou se o pró-labore está correto. A consequência é o descontrole financeiro e as dificuldades de planejamento para o futuro.
Perda de foco
Uma gestão financeira para franquias inadequada é aquela feita no papel. Para reverter esse cenário, é necessário usar softwares que permitam controlar tudo o que entra e sai, como um ERP (Enterprise Resource Planning, ou planejamento de recursos da empresa).
A ideia é fazer um acompanhamento automatizado e em tempo real dos dados, o que possibilita tomar decisões mais precisas e acertadas. Além disso, evitam-se erros, perda de foco do negócio e obsolescência da sua empresa, fatores que implicam em menos vantagem competitiva.
Falta de planejamento financeiro
Esse quesito é imprescindível para todos os empreendedores, incluindo os franqueados. Por isso, defina seus objetivos, orçamento e metas de curto, médio e longo prazos.
Revise essa projeção anualmente e assegure-se de que conseguirá mais do que sobreviver no mercado: tenha a certeza de que poderá expandir suas atividades!
Como é a gestão financeira para franquias?
A gestão financeira para franquias, na maioria das vezes, segue um formato predefinido pela marca, o que facilita o trabalho do franqueado. Isso é vantajoso porque simplifica, bastante, a rotina do empreendedor, especialmente quando se compara esse gerenciamento ao adotado por outros modelos de negócio.
Aqui, é preciso ter em mente que o sistema de franchising tem diversas peculiaridades, e você precisa se atentar a cada uma delas para realizar um bom planejamento financeiro.
A primeira é que, apesar de ter a facilidade de um formato gerencial a ser seguido, há diversas exigências que devem ser cumpridas.
Essas obrigatoriedades variam de acordo com a companhia. Porém, em linhas gerais, há algumas dicas para gestão financeira de franquias que podem ser aplicadas a diversos negócios com esse formato.
São elas:
- controle os gastos fixos e variáveis da franquia;
- cuide da organização das finanças;
- faça um planejamento financeiro abrangente;
- conte com ajuda sempre que necessário;
- concilie pagamentos de diferentes fontes.
Os detalhes sobre essas sugestões você confere a seguir!
5 melhores práticas de gestão financeira para franquias
1- Controle os gastos fixos e variáveis da franquia
Ter o suporte da franqueadora é ótimo, e dá alívio na hora de fazer a gestão financeira da sua franquia. Porém, não se pode esquecer que sua empresa tem diversos gastos fixos e variáveis que precisam ser acompanhados por você.
A ideia, portanto, é controlá-los pontualmente, o que fica mais fácil de ser feito se separá-los por categorias.
Comece pelos gastos fixos planejados ou não, como seguros, contratação de mão de obra, locação de maquinários, entre outras despesas relacionadas.
Em seguida, considere o valor do investimento inicial do seu negócio e as taxas de propaganda e royalties. Se houver outras, leve-as em conta também.
Tenha em mente que esses gastos são uma garantia de que o padrão de qualidade da marca será mantido, portanto, sua gestão é uma tarefa obrigatória.
2- Cuide da organização das finanças
Um erro comum entre os pequenos empreendedores é a falta de controle e de organização dos números. É compreensível, e até bastante normal, que você esteja focado nas atividades operacionais, mas não pode se esquecer da parte administrativa.
Especializar-se e ler sobre o assunto — como está fazendo agora — são boas práticas. Vale a pena separar, também, as finanças pessoais daquelas relativas à sua pessoa jurídica. Se você confundir as duas partes, provavelmente haverá um desvio de recursos negativo, que implicará na desorganização do caixa da sua empresa.
Lembre-se sempre de que é preciso fazer uma análise ampla e ter uma visão correta sobre os gastos. Caso contrário, o risco de falência, mesmo em uma franquia, é maior.
3- Faça um planejamento financeiro abrangente
A franqueadora fornece uma série de estudos de mercado ao franqueado, e isso contribui com o trabalho de gestão.
Analise as previsões de entrada e saída de recursos, despesas fixas e variáveis, contribuições, taxas etc. Estabeleça o capital de giro e verifique se haverá dinheiro suficiente para reinvestir na sua unidade.
O ideal é ter um conhecimento amplo do modelo de negócio, da própria gestão financeira e do sistema de tributação brasileiro. Se faltar compreensão, procure a ajuda de um especialista, a exemplo de um contador.
4- Conte com ajuda sempre que necessário
A marca franqueadora tem sempre uma equipe à disposição do franqueado, mas há algumas decisões que cabem a você. Mesmo assim, é necessário contar com ajuda sempre que precisar. Pode ser até um profissional contratado — o ideal é que essa pessoa seja qualificada.
Se essa não for uma opção, a terceirização do gerenciamento a uma empresa com alto know-how é uma alternativa interessante. Isso permite reduzir custos com espaço físico e contar com diversos especialistas.
Em qualquer uma das alternativas, a vantagem é que você fica livre para gerenciar melhor seu negócio, verificar resultados atualizados e delinear estratégias que permitam potencializar a lucratividade.
5- Concilie pagamentos de diferentes fontes
Existem diversos meios de pagamentos que podem ser oferecidos na sua franquia, por exemplo, cartão de crédito, cartão de débito, dinheiro, Pix, entre outros.
Você pode ter uma equipe focada na análise das operações, mas essa opção se traduz em custos altos, pode ser bastante demorada e pode gerar falhas humanas.
Já a automatização do processo de pagamento protege a empresa de fraudes e de erros de processamento, especialmente os humanos. Além disso, assegura que os dados sejam atualizados em tempo real, o que otimiza a análise e permite traçar bons planos de crescimento.
Uma gestão de pagamentos precisa, atrelada ao gerenciamento financeiro da sua franquia, contribui para honrar com os compromissos financeiros junto à franqueadora com mais tranquilidade, além de proteger as finanças do negócio.
Como alinhar saúde financeira e a expansão de negócios?
A saúde financeira é resultado de uma boa gestão. Essa, por sua vez, contribui para a expansão do negócio. Se o empreendimento não vai bem, é preciso fazer ajustes, como renegociações, implementação de controles e prazos. Por outro lado, se tudo está indo bem, é hora de pensar em ampliação.
É importante ressaltar que, sendo um franqueado, é necessário consultar o contrato para verificar o que é permitido e o que não é. Provavelmente, será possível abrir mais uma unidade, o que poderá elevar sua capacidade de investimentos, faturamento, lucro e rentabilidade.
Entretanto, como saber a hora certa para aproveitar a saúde financeira e expandir seu negócio? Há três critérios fundamentais que devem ser considerados nesse processo:
- gestão e planejamento;
- conjuntura econômica e avaliação dos recursos próprios;
- capacidade de gestão.
Gestão e planejamento
A consolidação de uma unidade não o desobriga de fazer um planejamento para a segunda loja. Essa elaboração deve ser bem executada, independentemente do tempo necessário para finalizá-la.
Avalie também como foi a gestão dos primeiros anos. Se foi positiva, é um bom indicativo. Inclusive, esse é um dos principais fatores de sucesso no setor de franquias.
Aproveite e leia esse artigo: “5 dicas imprescindíveis para ser um franqueado de sucesso“
Cenário econômico e avaliação dos recursos próprios
A economia do país impacta diretamente a expansão dos negócios, já que há influência no crédito, na capacidade de compra dos consumidores e nos fornecedores. Esteja ciente também da sua possibilidade de investimentos e lembre-se de deixar uma reserva suficiente para o capital de giro.
Caso precise contar com o capital de terceiros — por exemplo, empréstimos bancários — informe-se sobre as taxas de juros a serem pagas. Isso reduzirá o lucro do negócio e pode se tornar um círculo vicioso, que ocasionará impactos negativos ao caixa da franquia.
Capacidade de gestão
A capacidade de gestão é outro ponto fundamental a ser analisado, visto que você terá mais responsabilidades e precisará analisar se conseguirá gerenciar tudo paralelamente.
Avalie também sua habilidade de decisão em situações de pressão e se tem preparo para arriscar, já que nada garante que a nova unidade terá o mesmo sucesso da primeira. Se sentir tranquilidade com a situação, vá em frente e não perca mais tempo!
Como a F360 ajuda a aprimorar a gestão de franquia?
Como você pôde perceber, o gerenciamento financeiro é um elemento fundamental para o sucesso do seu negócio. A partir desse processo é possível, por exemplo, melhorar a saúde financeira da empresa e ampliar o empreendimento, se assim desejar.
Se esse é seu projeto, aproveite as dicas para gestão financeira de franquias que demos e aplique-as na sua unidade franqueada!
E para deixar o seu dia a dia ainda mais fácil, utilize o F360 Finanças, sistema de gestão financeira multiempresas que conta com recursos como:
- fluxo de caixa;
- contas a pagar e a receber;
- conciliação de cartões;
- conciliação bancária;
- e muitos outros!
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FAQ – Perguntas frequentes sobre gestão financeira para franquias
O que envolve a gestão financeira para franquias?
A gestão financeira para franquias envolve analisar, planejar e controlar o dinheiro da empresa. O processo inclui a administração de despesas fixas e variáveis, lucros, investimentos financeiros e empréstimos, a fim de facilitar o acompanhamento dos recursos do negócio.
Quais são os principais desafios da gestão financeira em franquias?
Os principais desafios da gestão financeira em franquias são:
- perder o foco das ações que envolvem o controle dos recursos;
- confundir os patrimônios pessoais com os da empresa;
- desconhecer o seu fluxo de caixa;
- ignorar o planejamento ao não estabelecer objetivos e metas de curto, médio e longo prazo.
Como a gestão financeira pode impactar o sucesso de uma franquia?
Uma boa gestão financeira de franquias:
- facilita a comunicação;
- otimiza o controle das contas a pagar e receber;
- melhora a organização das despesas e rendimentos;
- agiliza a administração do patrimônio empresarial;
- melhora a organização dos documentos da franquia.
Quais são as melhores práticas para uma gestão financeira eficaz em franquias?
As melhores práticas para ter uma gestão financeira eficaz na sua franquia são:
- organizar as finanças;
- controlar os custos fixos e variáveis;
- conciliar todos os pagamentos;
- prever os gastos e rendimentos futuros;
- contratar mão de obra especializada.
Como implementar um sistema de controle financeiro eficiente em uma rede de franquias?
Para implementar um sistema de controle financeiro na franquia, avalie os softwares disponíveis e escolha aquele que oferece todos os recursos necessários para um bom gerenciamento, como acompanhamento de fluxo de caixa, contas a pagar e receber e conciliação centralizada.
