Fazer a gestão de fluxo de caixa é como pilotar um avião: é necessário ter combustível suficiente para manter a altitude e evitar quedas inesperadas. Se acabar no meio do caminho, há perda de tempo e dinheiro antes de chegar ao destino, além de atrapalhar todo o planejamento da jornada.
Logo, ter um fluxo de caixa saudável é o pilar da sustentabilidade empresarial de qualquer loja e franquia. Afinal, o objetivo de todo e qualquer empresário é seguir viagem sem interrupções e dificuldades, como falta ou excesso de estoque e pouco dinheiro para pagar suas contas.
Porém, a gente sabe que não é fácil controlar as oscilações nas vendas, gerenciar o inventário, cumprir os prazos de pagamentos, reduzir custos, gerar mais receita e acompanhar as tendências de consumo.
Só que há uma saída mais perto do que você imagina: a gestão financeira e de fluxo de caixa. Entenda a importância de adotar essas práticas gerenciais no varejo e criar a base necessária para crescer o negócio. Acompanhe a leitura!
O que é gestão de fluxo de caixa no varejo?
A gestão de fluxo de caixa é o processo de monitorar, analisar e controlar as entradas e saídas de dinheiro em uma loja ou franquia. O objetivo é garantir liquidez suficiente para a empresa cobrir suas despesas operacionais, investir em crescimento, pagar suas obrigações financeiras no prazo e, claro, lucrar.
Um fluxo de caixa devidamente organizado, estruturado e monitorado abre possibilidades ao varejista, que pode tomar decisões diante de dados reais sobre sua situação financeira.
Para que serve a gestão de fluxo de caixa?
A gestão de fluxo de caixa assegura cumprir os prazos de pagamento, ter capital para investir no negócio e tomar decisões informadas diante das receitas e despesas da marca. Logo, a finalidade é ter liquidez para honrar seus compromissos e deixar o caixa no positivo para lucrar.
Os principais aspectos da gestão do fluxo de caixa são:
- monitorar as entradas e saídas: todos os recebimentos e pagamentos para verificar o saldo de caixa em determinado período;
- projetar receitas e despesas: prever futuras entradas e saídas para evitar faltar dinheiro com o devido planejamento orçamentário e investir em crescimento;
- otimizar os ganhos e os gastos: melhorar o saldo de caixa, reduzir custos operacionais excessivos ou desnecessários e aumentar as receitas;
- acompanhar padrões e tendências: avaliar padrões e tendências de consumo para tomar decisões sobre investimentos, financiamentos e outras operações, como abertura de outras franquias.
Qual a importância da gestão de fluxo de caixa?
A gestão de fluxo de caixa no varejo é importante por vários motivos, como manter a sustentabilidade empresarial a longo prazo, fazer uma boa gestão das finanças e tomar decisões de forma rápida e efetiva, sem se basear em achismos ou experiências passadas.
Além disso, citamos outros benefícios da gestão de fluxo de caixa para os varejistas:
- traçar estratégias de expansão;
- prever e evitar crises;
- reduzir riscos e aproveitar oportunidades de negócios;
- ser capaz de honrar dívidas e despesas operacionais;
- fazer análises financeiras mais profundas e elaborar documentos, como a Demonstração do Fluxo de Caixa (DFC);
- assegurar competitividade ao longo dos anos.
Como é a rotina da gestão de fluxo de caixa de uma loja?
Veja um exemplo prático de uma rotina de gestão de fluxo de caixa para uma loja ou franquia. Lembramos que é apenas um exemplo e cada modelo de negócio segue seu próprio planejamento conforme as necessidades.
- Abertura do caixa no início do dia
- Revise o saldo inicial: verifique o saldo inicial de caixa do dia anterior, inclusive dinheiro e contas bancárias.
- Registre a abertura: atualize o sistema de gestão financeira com o saldo inicial para o dia.
- Controle das entradas
- Registre as vendas: insira todas as vendas do dia no sistema, como pagamentos em dinheiro, cartões de crédito/débito, Pix e carteiras digitais.
- Lance os recebimentos: anote qualquer entrada de dinheiro que não seja relacionada às vendas, como pagamentos de clientes ou recebíveis antecipados.
- Monitoramento das saídas
- Registre as despesas: liste todas as despesas do dia, como compras de estoque, pagamentos de fornecedores e custos operacionais (como energia e aluguel).
- Verifique os pagamentos: confirme e registre os pagamentos realizados via cheques, transferências bancárias ou outros meios.
- Conciliação bancária e de cartões
- Extratos: consulte extratos bancários on-line para confirmar o registro correto de saldos e transações.
- Conciliação de Cartão: verifique os extratos de cartões de crédito/débito para assegurar que as transações correspondem aos registros no sistema.
- Preparação para o dia seguinte
- Necessidades de caixa: determine a necessidade de caixa para o próximo dia, incluindo se há necessidade de reabastecimento de dinheiro no caixa.
- Revise compromissos financeiros: verifique compromissos financeiros futuros, como pagamentos de contas e vencimentos de fornecedores, para garantir recursos suficientes.
- Encerramento do caixa
- Feche o caixa: faça o fechamento diário do caixa e conte o dinheiro físico e compare com o total registrado no sistema.
- Registre o fechamento: atualize o sistema com o saldo final e quaisquer ajustes necessários.
- Relatórios do fluxo de caixa
- Gere relatórios diários: acione o software de gestão e crie relatórios finais do dia para revisar o desempenho financeiro e preparar-se para possíveis reuniões ou revisões.
- Armazene documentos: organize e armazene documentos e recibos para futuras referências e auditorias.
Como melhorar a gestão do fluxo de caixa e a sustentabilidade empresarial?
Em resumo, para melhorar a gestão de fluxo de caixa e das finanças da sua loja você deve registrar adequadamente todas as entradas e saídas, monitorar e analisar os resultados, fazer conciliação bancária e de cartão e organizar dados financeiros.
Confira detalhes sobre cada passo.
Registre suas entradas e saídas
Use um bom sistema de gestão financeira que automatize e integre processos para você manter um registro seguro e em tempo real das entradas e saídas a sua loja.
Os softwares permitem monitorar de perto não só o fluxo de caixa, mas todas as contas a receber e a pagar e antecipar recebíveis de cartão caso precise de capital. Além disso, é possível acompanhar sazonalidades de vendas e a rotatividade de produtos.
Monitore e analise os resultados
Realize análises regulares do fluxo de caixa para identificar padrões e ajustar estratégias. Avalie os relatórios financeiros para entender a saúde financeira da loja e tome decisões baseadas em dados para otimizar recursos e maximizar lucros.
Faça conciliação bancária e de cartão
Concilie periodicamente suas contas bancárias e extratos de cartões de crédito para garantir o correto registro e alinhamento de todas as transações. Essa prática ajuda a evitar erros e fraudes, além de assegurar a precisão do saldo.
Organize dados financeiros
Mantenha uma organização meticulosa de todos os documentos e registros financeiros. Utilize ferramentas e sistemas que centralizem e classifiquem informações importantes, facilitando o acesso e a análise quando necessário.
Acompanhe os indicadores financeiros
Monitore indicadores-chave como o saldo de caixa, margem de lucro e ciclo de conversão de caixa. Esses indicadores oferecem uma visão clara da eficiência da gestão financeira e ajudam a prever problemas futuros e permitir ajustes proativos.
Conte com um software de gestão financeira e fluxo de caixa para colocar essas medidas em prática. Assim, você fortalece a sustentabilidade financeira da sua loja e pode planejar seus próximos passos para crescer e faturar mais alto.
Boas vendas!
Este artigo foi escrito pela F360, plataforma de gestão de financeira para lojas e franquias, que torna o gerenciamento desses negócios muito mais eficiente, seguro, fácil e dinâmico.
