O orçamento empresarial é um documento utilizado para registrar todas as receitas e despesas de uma empresa, provenientes de um determinado período. O seu principal objetivo é contribuir para a elaboração do planejamento estratégico da companhia.
Quanto à importância dessa ferramenta, pouco importa se seu negócio próprio é novo ou de uma unidade franqueada. Isso porque sua utilização é fundamental, visto que ajuda a embasar estratégias e, com isso, alcançar os objetivos traçados mais facilmente.
Por exemplo, por meio do orçamento empresarial, é possível controlar todas as atividades do negócio, independentemente do porte ou segmento de atuação.
Esse instrumento também determina como as operações devem transcorrer durante o prazo mínimo de um ano, fornecendo uma visão ampliada do seu negócio e uma expectativa mais precisa para o futuro.
Entretanto, para chegar a resultados como esses, há algumas questões que precisam ser respondidas, tais como: o que é um orçamento empresarial, qual sua importância, como elaborar esse documento, entre diversas outras relacionadas.
É justamente sobre isso que falaremos agora, neste artigo. Então, vem com a gente e confira!
O que é um orçamento empresarial?
Um orçamento empresarial é uma ferramenta na qual devem ser registradas todas as despesas e receitas da companhia. Esse registro precisa estar relacionado a um determinado período — comumente, mensal ou anual —, e deve fazer parte do planejamento estratégico da empresa.
Quanto à importância desse documento, é interessante citarmos que, praticamente, todos os empreendedores têm como objetivo fazer a empresa crescer e lucrar, certo?
Todavia, como saber quanto será obtido de faturamento no ano que vem, por exemplo? E nos próximos três ou cinco anos? Inclusive, como saber quais custos e despesas operacionais o negócio terá nesse período?
Todos esses aspectos são relevantes porque, como diz o ditado, “se você não sabe para onde vai, qualquer caminho é válido”. E é neste ponto que entra o orçamento da empresa.
Por esse instrumento, é possível prever e planejar despesas, ganhos e investimentos que o negócio terá em um período predeterminado.
Geralmente, a elaboração desse documento é válida para um intervalo de tempo que varia entre um ano e três anos. No entanto, dependendo do porte da empresa e do segmento no qual atua, pode chegar a 10 anos ou mais.
O que não pode faltar nesse orçamento?
Os itens que devem constar no orçamento empresarial são:
- despesas;
- receitas;
- investimentos;
- fluxo de caixa projetado;
- empréstimos;
- ativo fixo, ou seja, bens destinados à manutenção do negócio em funcionamento;
- custos da produção.
Neste momento, é importante perceber que a previsão está embasada em uma avaliação objetiva do futuro. Assim, por mais que seja recomendado considerar o histórico da organização, existem muitos outros aspectos que precisam ser analisados.
E é só por meio dessa análise que você atingirá o equilíbrio necessário entre iniciativas, objetivos estratégicos e meios financeiros.
Qual o objetivo do orçamento empresarial?
O principal objetivo do orçamento empresarial é ajudar os gestores a avaliarem, mais precisamente, a situação econômica de suas empresas.
Para isso, esse documento toma como base o diagnóstico de acontecimentos passados, os quais devem ser usados para gerar referências para tomadas de decisão futuras.
Somado a esse ponto, esse orçamento também é elaborado a partir de uma projeção financeira embasada no que pode acontecer com o mercado e com o segmento de atuação da empresa.
A aplicação dessa ferramenta funciona como um plano de ação, que abrange as operações anuais e formaliza o desempenho de funções e atividades administrativas.
O que pode ser identificado com esse orçamento de empresa?
Esse documento deve ser continuamente revisado e ter os custos que entram conferidos. Ao fazer isso, é possível identificar:
- quanto a empresa possui de dinheiro em caixa;
- quanto precisará gastar, incluindo custos fixos e variáveis;
- quanto precisará receber para atingir as metas estabelecidas.
O orçamento da empresa também é útil para outros casos, como os voltados para pedidos de empréstimos, informação da situação financeira para os colaboradores e diminuição dos riscos devido à indicação de possibilidade de novos investimentos.
Tenha em mente que esse instrumento deve considerar informações macro — projeções para a inflação, previsão do Produto Interno Bruto (PIB), aquecimento na atividade industrial, e outras — e microeconômicas — como média histórica de vendas, média móvel exponencial das transações por período, índice de envolvimento e mais.
Por isso, é indicado utilizar um bom software de gestão financeira que possa reunir todos os dados empresariais e fornecer subsídios para a elaboração do orçamento.
Isso porque uma ferramenta como essa permite alinhar e ajustar expectativas e planos. Nesse contexto, é válido destacar que sua atualização deve ser mensal para identificar gargalos. Caso eles existam, fica mais simples solucioná-los.
Quais tipos de orçamento empresarial existem?
Entre os tipos de orçamento empresarial, os principais que podem ser usados são:
- orçamento estático: modelo que costuma ser mais utilizado, consiste em não realizar alterações no planejamento financeiro até que o final determinado desse plano seja alcançado;
- orçamento ajustado: permite alterações conforme as necessidades do planejamento financeiro, a exemplo de incluir despesas não programadas;
- orçamento base zero (OBZ): estrutura o orçamento da empresa para o ano seguinte desconsiderando o anterior. No caso, ele se baseia, principalmente, em estudos de tendências e análises do setor;
- orçamento contínuo: tão logo o planejamento orçamentário é definido para um determinado ano, já se elabora outro para o ano seguinte, funcionando como uma espécie de pré-orçamento para os 12 meses que ainda virão;
- orçamento matricial: determinado a partir das aprovações das despesas, contribuindo para um controle mais preciso dos gastos do negócio.
Quais são os principais benefícios do orçamento empresarial?
A adoção dessa ferramenta gera diversos benefícios para o planejamento empresarial. Entre os que mais se destacam estão:
- conseguir definir metas claras e desafiadoras;
- compartilhar a responsabilidade entre os setores;
- elaborar uma base histórica de informações e dados;
- obter indicadores de desempenho acessíveis e simples;
- identificar mais rapidamente desvios das metas;
- aumentar a transparência na gestão.
Confira os detalhes de cada uma dessas vantagens.
Conseguir definir metas claras e desafiadoras
Os objetivos e as metas determinam o caminho que deve ser seguido pelo empreendedor e por sua equipe. Por meio da colaboração de todos, é possível obter a redução de custos e despesas, bem como potencializar oportunidades ainda inexploradas, seja em novos mercados ou em canais diferenciados de venda.
O orçamento contribui para esse processo porque envolve o gestor e todos os colaboradores. Assim, todos ficam na mesma página, uma vez que, desse modo, é possível saber exatamente as necessidades de recursos e as possibilidades de negócios. É, portanto, uma relação de ganha-ganha.
Compartilhar a responsabilidade entre os setores
A gestão orçamentária descentraliza a responsabilidade pelo alcance de metas e objetivos. Com isso, há uma integração mais entre todos, com uma definição clara dos papéis existentes. Em suma, todos trabalham visando a um bem comum, que é o crescimento do negócio.
Elaborar uma base histórica de informações e dados
Esse é um benefício de médio e longo prazo, já que o incremento do banco de dados ocorre com o passar do tempo. A partir disso, obtém-se informações relevantes sobre o comportamento de receitas e despesas, as quais permitem construir orçamentos mais precisos para o futuro.
Obter indicadores de desempenho acessíveis e simples
Os indicadores de desempenho identificam se a empresa caminha para o alcance dos objetivos. O orçamento facilita a coleta de dados pela comparação entre o planejado, o realizado e o histórico.
Desse modo, torna-se possível analisar os gastos e confrontá-los com as metas mensais. Assim são obtidos insights relativos às melhorias necessárias.
Identificar mais rapidamente desvios das metas
O orçamento empresarial também traduz o plano estratégico da empresa em números. Os desvios podem acontecer ao longo das etapas, mas precisam ser rapidamente identificados e tratados para evitar prejuízos maiores.
O ideal é determinar o grau de tolerância desses erros e simular cenários possíveis. Com isso, fica mais fácil criar planos de ação para agir quando necessário.
Aumentar a transparência na gestão
O orçamento é um instrumento de gestão excelente para medir os esforços e detectar a maneira pela qual os objetivos podem ser alcançados. Essa mensuração leva a uma administração eficiente e transparente, visto que as metas e o que foi alcançado podem ser compartilhadas por todos.
De modo geral, elaborar esse documento faz com que você pense sempre à frente. Afinal, ele possibilita que você determine expectativas e faça comparações com a performance anterior, além de permitir que os colaboradores empreguem esforços de maneira coordenada para atingir as metas.
Como fazer orçamento empresarial? 7 principais passos!
Saber como fazer orçamento empresarial contempla, também, conhecer o conceito, benefícios e a importância dessa ferramenta. No que se refere ao levantamento dos dados, essa etapa depende do contexto no qual sua empresa está inserida.
No entanto, há alguns passos básicos que podem ser adaptados para sua gestão. São eles:
1. Faça o diagnóstico da situação atual da sua empresa;
2. Defina prioridades, necessidades e possibilidades;
3. Delimite metas para o futuro do negócio;
4. Determine os investimentos necessários;
5. Relacione todos os gastos fixos e variáveis;
6. Projete o resultado esperado para o período;
7. Monitore os resultados.
1. Faça o diagnóstico da situação atual da sua empresa
Esse documento só pode ser elaborado se você tiver uma visão amplificada do negócio. Por isso, a primeira das etapas de um orçamento empresarial é o momento de conhecer a realidade, os problemas, as limitações e as oportunidades da sua companhia.
Perceba, ainda, que esse período é de aprendizado, e não uma perda de tempo. Por esse motivo, empregue esforços para analisar as finanças e verificar os dados dos últimos três anos, por exemplo.
Colete o máximo de informações relevantes sobre sua empresa e avalie a evolução do negócio.
Entre os pontos que devem ser identificados nesse momento, estão:
- média de vendas dos anos anteriores;
- lucro médio atingido;
- gastos com tributação;
- sazonalidades dos produtos e das vendas;
- possíveis gastos ordinários.
Tenha em mente também que esse diagnóstico se torna muito mais simples se você contar com a ajuda da tecnologia. Um software de gestão financeira é o ideal, pois reúne todos os dados necessários.
2. Defina prioridades, necessidades e possibilidades
O orçamento da empresa ajuda a simplificar as tomadas de decisão. No entanto, isso requer a definição de prioridades, necessidades e possibilidades.
As primeiras são as ações que você obrigatoriamente precisa fazer. Por exemplo, para um franqueado, é prioritário pagar as taxas exigidas pela franqueadora, os débitos em aberto com fornecedores e outras possíveis contas existentes.
Por sua vez, as necessidades são itens extras, mas que precisam ser ajustados o mais rapidamente possível. É o caso da contratação de um novo colaborador, do conserto de uma máquina que estragou, entre outros.
Por fim, as possibilidades são investimentos que podem ser realizados no futuro. Para um franqueado, pode ser a oportunidade de abrir uma nova unidade ou contratar mais pessoas e aumentar o estoque existente para alavancar as vendas.
Não se esqueça de que o principal objetivo é quitar as prioridades. Assim, sempre que sobrar um pouco de dinheiro, busque sanar as necessidades. Além disso, economize o máximo possível para realizar as possibilidades.
Dica de leitura: “Checklist: a gestão financeira da franquia está correta?“
3. Delimite metas para o futuro do negócio
Os objetivos são conquistas principais que serão alcançadas em um período mais longo. As metas são atingidas em menos tempo e ajudam a chegar ao propósito maior. O orçamento, nesse caso, auxilia nesse processo ao utilizar a definição de metas como indicação do caminho a ser seguido.
O ideal é elaborá-las com o prazo de um ano para tomar decisões precisas, controlar receitas e evitar problemas financeiros com o passar do tempo.
Lembre-se também que todas as metas devem ser passíveis de alcance e condizentes com a realidade do seu negócio. Caso contrário, a resposta pode ser a desmotivação dos profissionais.
Por exemplo, se os dados históricos indicam que sua franquia vende 100 unidades por mês, é inviável aumentar a meta para 500 itens. Nesse caso, é melhor pensar em 150 ou 200 produtos.
Já se o foco for o faturamento, pode ir de R$ 20 mil por mês para R$ 40 mil, dependendo do período de tempo, mas é inviável pensar em R$ 100 mil em um primeiro momento.
Aproveite ainda para traçar estratégias e saber onde deseja chegar no próximo ano. Mantenha as metas sempre condizentes com a estrutura e os recursos disponíveis, e lembre-se de derivá-las do plano de negócios.
Explore esse documento, visto que ele apresenta os objetivos gerais da organização e possibilita delinear metas coerentes.
4. Determine os investimentos necessários
Entre as etapas de um orçamento empresarial, essa se origina diretamente da definição de objetivos e metas. Afinal, é a partir desse processo que você percebe o que é necessário para fazer sua empresa crescer.
Nesse sentido, o planejamento de investimentos possibilita delinear planos de contingência para resolver situações de crise e expandir de maneira saudável. Não se esqueça de usar os demonstrativos financeiros para embasar suas decisões.
Quanto a isso, pense no seguinte cenário, como franqueado, você pode definir que um investimento necessário é a abertura de outra unidade.
Ao ter bons dados financeiros levantados, saberá quanto precisará desembolsar nesse processo, e o capital de giro exigido para o começo até que se obtenha o retorno sobre o investimento, aumentando suas chances de sucesso.
5. Relacione todos os gastos fixos e variáveis
Uma boa análise financeira para o orçamento passa pela listagem de todos os gastos e sua categorização em fixos e variáveis.
Os primeiros são aqueles que precisam ser pagos mensalmente, independentemente das vendas da sua unidade. Alguns exemplos são: aluguel, folha de pagamento dos colaboradores, internet, tributos, serviços contábeis, entre outros.
Já os segundos são os que precisam ser pagos somente quando são utilizados. É o caso da compra de itens para o estoque, consumo de energia elétrica, gastos com material de escritório, custos com transporte, com reformas e mais.
Sobre isso, aproveite e leia também o artigo: “Gastos fixos x gastos variáveis“
6. Projete o resultado esperado para o período
O orçamento exige a elaboração dessa previsão, com uma estimativa de receitas e despesas, provisão de capital de giro, projeção de crescimento e gastos com a aquisição de ferramentas e equipamentos.
Uma dica interessante é montar um calendário com todas as etapas que devem ser cumpridas ao longo do ano. Desse modo, é possível garantir a segurança financeira da empresa.
Nesse caso, também vale considerar o regime de caixa, que consiste no registro dos eventos no momento em que se consolidaram, não quando ocorreram. Em outras palavras, a previsão estará embasada no dinheiro que efetivamente já entrou na conta da empresa.
7. Monitore os resultados
A elaboração do orçamento é insuficiente. Para realmente extrair todos os possíveis resultados dessa ferramenta, você deve montá-lo e segui-lo corretamente. Por isso, é fundamental acompanhar os dados mensalmente para saber se os resultados atingidos estão de acordo com o esperado.
Perceba que nessa análise podem ser identificadas falhas que precisam ser corrigidas. Esse processo é imprescindível para evitar a falência do negócio, além de ajudar a detectar oportunidades que favoreçam a competitividade.
Como monitorar as finanças e os resultados por esse orçamento?
Das quatro funções básicas do orçamento de empresas, as duas principais são: monitorar o progresso das ações e avaliar o desempenho.
Essas medidas são necessárias porque, nem sempre, você conseguirá seguir o caminho estabelecido — e, nesse momento, será preciso fazer ajustes e controlar os diferentes elementos para evitar prejuízos às finanças.
O ideal é realizar esse controle a partir da comparação periódica da evolução dos resultados, considerando o que era esperado e o que foi efetivado.
É nesse momento que você conseguirá “aparar as arestas” e fazer modificações condizentes com a realidade da sua empresa.
Assim, se a sua unidade franqueada atingir a meta muito rapidamente, é o momento de delinear outra que seja mais desafiadora, e o contrário também é válido.
Isto é, se perceber que o que foi estabelecido está muito difícil de ser alcançado, ou que está servindo como elemento de desmotivação, faça uma correção. Esse processo é natural e previsto, pelo menos no início.
Nesse momento, pode surgir um questionamento importante: como acompanhar o orçamento da sua empresa e os resultados obtidos? Esse procedimento pode ser realizado por meio de planilhas, papéis e, especialmente, do software de gestão financeira.
Saiba que adotar métodos eficientes, como o último exemplo citado, é imprescindível para simplificar a atividade e garantir um monitoramento mais preciso.
O mais interessante é que existem várias opções de sistemas de gestão financeira no mercado, até mesmo direcionados especificamente para franquias, como é o caso do F360 Finanças, plataforma de gestão financeira para varejistas.
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Qual a importância do planejamento financeiro?
O monitoramento das finanças e dos resultados passa pela elaboração desse orçamento. Para uma empresa complexa, ele deve ser dividido por centros de custo e por categorias. Para a sua unidade franqueada, pode ser uma tarefa mais simples.
De toda forma, é preciso analisar o Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE) de modo criterioso. Para isso, elimine despesas ainda relacionadas a planejamentos anteriores e contabilize a projeção da folha de pagamento para saber o quanto precisará desembolsar nos próximos meses.
Por fim, faça o planejamento de investimentos para projetar a aquisição de bens e produtos a partir da depreciação e de parcelas de pagamento que cabem no orçamento.
Perceba que, nesse cenário, um software de gestão financeira facilita a análise de performance, a elaboração de um plano de ação e o monitoramento de indicadores de desempenho.
Quais KPIs de gestão financeira podem ser usados nesse processo?
Os KPIs, ou indicadores-chave de desempenho, mais importantes para a gestão financeira e análise do orçamento são:
- rentabilidade;
- estrutura e capital;
- liquidez;
- atividade.
Rentabilidade
As métricas de rentabilidade mensuram o lucro da empresa a partir de determinado nível de ativos, vendas e capital empregado. As mais comuns são:
- faturamento bruto: analisa quanto de dinheiro entrará em caixa. É calculado multiplicando o volume de vendas pelo preço unitário;
- lucratividade: indica se o negócio é rentável e permite a comparação entre empresas. É calculada dividindo o lucro líquido pelo faturamento x 100;
- ticket médio: média de valor adquirido por cliente. Pode ser calculado por venda, vendedor ou consumidor, dividindo o faturamento bruto pelo volume total de vendas;
- margem operacional: mensura a eficiência dos processos pela identificação de quanto restou da venda de produtos e serviços depois de abatidas todas as despesas, exceto o Imposto de Renda (IR). É calculada pela divisão entre o resultado operacional e a receita líquida;
- EBITDA: é o lucro antes de juros, impostos, depreciação e amortização. É calculado pela soma do lucro operacional, das depreciações e das amortizações;
- margem líquida: determina quanto sobrou de cada R$ 1 depois de pagar todas as despesas. É calculada pela divisão do lucro líquido pela receita líquida;
- retorno sobre o patrimônio (ROE): assinala a taxa de retorno do investimento dos sócios. É calculado pela divisão do lucro líquido pelo patrimônio líquido.
Estrutura e capital
Essa categoria de indicadores de desempenho analisa o endividamento da empresa e sua capacidade de honrar seus compromissos. Entre eles estão:
- margem de contribuição: aponta quanto o lucro da venda refletirá no pagamento das despesas e dos custos fixos e seu potencial de gerar renda. É calculada pelo faturamento – (custos variáveis + despesas variáveis);
- ponto de equilíbrio: indica quanto precisa ser vendido para que despesas e receitas sejam iguais. É calculado pela divisão dos custos e das despesas fixas pelo índice da margem de contribuição;
- cobertura de juros: mede se a empresa gera renda suficiente para quitar suas dívidas, inclusive com juros. Calcula-se dividindo o lucro antes de juros e impostos pelas despesas com juros;
- capital de giro: é o valor necessário para manter as operações da empresa funcionando. É calculado subtraindo o ativo circulante do passivo circulante.
Vale a pena destacar que o capital de giro é indicado para as unidades franqueadas na Circular de Oferta de Franquia (COF).
Liquidez
O objetivo desse KPI é verificar se a empresa tem valor suficiente para honrar seus compromissos financeiros, e os dados usados são exclusivamente do Balanço Patrimonial.
O maior indicador é o de liquidez corrente, que assinala a quantia a ser recebida em curto prazo. O ideal é ter um resultado acima de 1. A fórmula é:
ativo circulante dividido pelo passivo circulante
Atividade
Esse tipo de indicador de desempenho avalia a agilidade com que as contas são transformadas em venda ou caixa. Assim, esse KPI contempla:
- giro de caixa: que é avaliado pelo índice de liquidez corrente que, quando pequeno, indica que o giro é grande — isto é, o dinheiro recebido é rapidamente usado para financiar operações diárias;
- giro de estoque: avalia o desempenho desse setor para verificar sua qualidade quanto ao armazenamento de produtos. Pode ser calculado pelo valor do estoque. A fórmula que pode ser aplicada é:
- (valor inicial do estoque + valor final do estoque) / 2.
- Para empresas com mix pequeno de produtos, pode ser calculado da seguinte forma: (estoque inicial + estoque final) / 2.
6 dicas de eficiência e de como evitar erros no orçamento do seu negócio!
A elaboração e o acompanhamento do orçamento da sua empresa, por mais que tenham atenção, podem sofrer falhas. Por isso, existem algumas dicas para ser mais eficiente e, ao mesmo tempo, evitar erros.
São elas:
- detalhe todas as fontes de renda;
- saiba quais são seus custos fixos e variáveis;
- acrescente despesas únicas;
- conte com a ajuda dos colaboradores;
- relacione o orçamento empresarial ao planejamento estratégico;
- centralize as informações.
Veja agora, detalhadamente, cada um desses pontos.
Detalhe todas as fontes de renda
O planejamento orçamentário deve considerar investimentos, reservas e empréstimos, sempre verificando as especificidades de cada caso.
Por exemplo, se você projetar um número X de vendas para determinado período, analise o valor mínimo e máximo dos intervalos de tempo anteriores.
Lembre-se ainda de avaliar a sazonalidade. Isto é, confira em quais meses há queda ou aumento nas vendas, porque tudo isso ajuda na elaboração do seu orçamento.
Saiba quais são seus custos fixos e variáveis
Os custos fixos devem ser os menores possíveis porque precisam ser pagos independentemente das vendas realizadas.
Liste ainda os variáveis, ou seja, que sofrem flutuações e, por isso, tendem a ter impacto menor nas finanças. A exemplo dos que somente são desembolsados quando você comercializa produtos e serviços.
Acrescente despesas únicas
Os gastos inesperados ou obrigatórios — como reformas, substituição de equipamentos, compra de móveis, entre outros — também devem ser adicionados ao orçamento.
Faça essa projeção e evite desembolsar valores imprevistos, que oneram outros processos.
Conte com a ajuda dos colaboradores
Os funcionários devem ser incluídos na efetivação do orçamento, porque assim é possível saber as necessidades reais e a capacidade de entrega da sua empresa.
Além disso, essa medida gera um grande engajamento, que tende a facilitar o cumprimento do planejamento.
Quanto a isso, perceba que o orçamento é mais do que um plano financeiro. Na realidade, é um processo estratégico que exige a comunicação com as diversas partes envolvidas.
Relacione o orçamento empresarial ao planejamento estratégico
Esse plano delineia as estratégias que direcionarão as ações do negócio para os próximos anos. Ao aliar o orçamento, você fortalece os dois documentos, já que as informações permitem traçar medidas mais condizentes com a realidade do negócio.
Fica evidente, portanto, que o orçamento empresarial é uma missão crítica para a sua franquia. Ele deve ser estabelecido para aumentar as suas chances de sucesso e garantir que seu negócio ganhe vantagem competitiva.
Centralize as informações
Novamente, um bom software de gestão financeira é indicado para a elaboração do seu orçamento, pois reúne todos os dados do negócio em um só lugar.
Além disso, essa essa ferramenta permite que você gere relatórios para embasar as tomadas de decisão, projetar a antecipação de gastos e os investimentos a serem realizados.
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