Relatórios gerenciais: por que são importantes na tomada de decisão?

Relatórios gerenciais são documentos com dados, informações, indicadores e análises que apontam os resultados obtidos por uma empresa.

Explicando de outro modo, podemos dizer que são relatórios administrativos que ajudam os gestores a terem uma visão mais ampla do negócio e das respostas das ações e medidas adotadas.

Por essa característica, esses documentos podem ser criados e usados para fins contábeis, financeiros, de controle de qualidade, de vendas, de produtividade, entre outros.

Quanto à importância desses relatórios, tenha em mente que toda organização que busca crescer e se posicionar bem no mercado de atuação precisa de uma boa base para tomar decisões estratégicas e relacionadas a sua forma de atuação. 

E é justamente neste ponto que entram os relatórios gerenciais, visto que são ferramentas que auxiliam os gestores a realizarem bons planejamentos, entre diversas outras aplicações.

Em um ambiente corporativo, a verdade é que não é possível tomar decisões sem acessar informações confiáveis, claras e consistentes sobre os procedimentos realizados e os resultados obtidos.

Por essa razão, contar com um relatório administrativo é o mesmo que utilizar um registro seguro e capaz de oferecer suporte quando é preciso decidir qual caminho seguir rumo ao crescimento e sucesso do negócio.

Todavia, preencher planilhas com uma série de dados não é suficiente para pensar de forma estratégica. É fundamental saber como tomar decisões baseadas em relatórios. 

Quer saber como fazer isso, a importância dos relatórios gerenciais e por que eles afetam os resultados de uma empresa? Então, continue lendo este artigo e confira!

O que são relatórios gerenciais?

Um relatório gerencial é um documento que compila dados essenciais para que a situação e os processos da empresa sejam mais bem compreendidos e, com isso, as estratégias sejam planejadas de maneira adequada.

Muito além do que uma verificação de números, gráficos e tabelas, essas apresentações administrativas são responsáveis pela divulgação do resultado do comportamento da organização. 

Por esse motivo, elas podem ser elaboradas para diversas áreas da empresa, tais como financeira, setorial, comercial, resultados de investimentos, entre causas específicas.

Com implantação simples e relacionada ao dia a dia da empresa e dos colaboradores, esses relatórios podem ser a chave para aprimorar a gestão de informações. 

Por isso, é necessário serem preenchidos com dados verdadeiros e completos. Dessa forma, poderão ser usados com segurança e ajudar a trazer mais eficiência ao gerenciamento do negócio.

Quanto ao formato, a automatização é sempre bem-vinda para reduzir o tempo de elaboração, bem como para diminuir as chances de erro humano — sendo assim, planilhas e sistemas de gestão próprios podem contribuir muito! 

Lembre-se que, quanto mais fácil e inteligente for o preenchimento (e o cruzamento de dados), melhor será para as equipes que dependem desses relatórios administrativos para as tomadas de decisão.

Vale destacarmos também que é essencial que esse documento seja adaptável à rotina da empresa, sem gerar preocupações extras durante seu desenvolvimento. 

Afinal, estamos falando sobre uma tática de melhoria que não deve ser vista como mais um procedimento burocrático, ou somente outra tarefa somada a tantas outras que precisam ser realizadas.

Quais são os objetivos dos relatórios gerenciais?

Entre os principais objetivos dos relatórios gerenciais, estão: contribuir para melhorar o gerenciamento da empresa e servir de base para tomadas de decisões estratégicas.

Por esses relatórios administrativos, é possível, por exemplo, realizar uma análise mais precisa da saúde financeira da companhia. Esses documentos também apontam pontos positivos e negativos da administração e, com isso, dão a chance de ajustar as ações que não estão trazendo os resultados esperados.

O mais importante de tudo isso é que esses documentos evitam que as deliberações sejam baseadas em “achismos”. 

A partir do uso como uma ferramenta de apoio gerencial, gestores e tomadores de decisão têm bases concretas para as deliberações, o que diminui as chances de as abordagens e estratégias darem errado.

E quais são as vantagens de usar esses relatórios administrativos?

Os relatórios gerenciais podem trazer diversos benefícios para a empresa. Entre os que mais se destacam, estão:

• facilidade na consulta de informações;

• atualização de informações e da situação da empresa;

• estruturação e cruzamento de informações;

• auxílio na consulta de ações empresariais;

• auxílio no planejamento e na tomada de decisões;

• amplitude na compreensão dos resultados;

• documentação dos caminhos seguidos pela empresa.

Quais tipos de relatórios gerenciais existem? Exemplos e modelos

Entre os diversos tipos de relatórios gerenciais, os mais conhecidos são:

• financeiro;

• contabilidade;

• crescimento;

• satisfação do cliente;

• gestão e controle.

Nesse cenário, os seguintes exemplos e modelos de relatórios gerenciais não podem ficar de fora:

• fluxo de caixa: ajuda a ter uma visão ampla e completa de todas as movimentações financeiras;

• análise de recebimentos: relacionada a todas as receitas, promovendo um controle mais efetivo e melhorando a gestão de contas a receber;

• análise de pagamentos: aponta todas as despesas, ajudando a identificar gastos excedentes e desnecessários, bem como contribuindo para os pagamentos serem feitos em dia, evitando uma série de transtornos administrativos;

• DRE gerencial: o Demonstrativo do Resultado do Exercício contribui para entender a situação financeira, apontando resultado bruto e líquido;

• giro de estoque: essencial para entender a rotatividade de produtos e evitar gastos desnecessários com compras de insumos, itens e/ou matérias-primas a mais;

• vendas: mensura o desempenho da área de vendas, bem como aponta quais são os produtos ou serviços mais comercializados.

Quais são as principais razões para adotar esses relatórios?

Existem diversos motivos pelos quais vale a pena adotar os relatórios administrativos. Veja, a seguir, alguns deles.

Ajuda na estruturação da empresa

Por exigir planejamento desde a definição dos objetivos até a aplicação na rotina da empresa, a utilização de relatórios gerenciais é uma ótima alternativa para quem deseja rever a estrutura da companhia.

Quanto a isso, lembre-se de que a definição do que se deseja acompanhar está relacionada à estruturação dos processos internos. 

Esse ponto de desenvolvimento requer mais do que tempo e planejamento, demandando levantamento e preenchimento de vários dados e informações para fins de documentação.

É justamente essa precisão, tida como ponto fundamental na elaboração dos relatórios, que pode trazer reflexões significativas para os gestores quanto ao que funciona ou não na empresa, oferecendo um ponto de vista amplo e recheado de oportunidades para se retomar ou aprimorar o controle.

Melhora a análise de informações

É normal que, com o passar do tempo, as empresas acumulem uma grande base de informações e números, que podem (e devem) ser usados para análises quanto à sua situação. 

Quando a interpretação desses dados é feita com um olhar profissional, é possível enxergar quais são os pontos positivos e negativos. Por esse motivo, os relatórios têm grande importância, já que atuam como ferramentas reflexivas. 

Portanto, uma boa análise do material coletado pode abrir portas para soluções e caminhos variados, aumentando as possibilidades, inclusive quando os resultados não são tão agradáveis.

Nesse caso, é possível saber quais são os aspectos que precisam ser melhorados e interligados. E se forem bons, é possível manter as atuações, aprimorá-las e estendê-las, para obtenção de mais resultados. Com esse pensamento, a empresa só tende a crescer!

Contribui para um planejamento realista e melhor organização

Um dos grandes benefícios dessa iniciativa é a característica funcional que esse tipo de documento tem. Sobre isso, é muito importante que os relatórios gerenciais sejam adequados às necessidades da empresa e alinhados aos objetivos do que está sendo analisado.

Um planejamento realista contribui para uma gestão mais qualificada e alinhada às urgências do mercado. Por isso, é essencial que esses planos sejam claros, bem escritos, de fácil leitura, objetivos e direcionados.

Além disso, os responsáveis pelas tarefas não podem ser confundidos, assim como os processos operacionais. Afinal, quanto mais organizadas forem as atividades na empresa, mais acertada será a dinâmica de tomada de decisão. 

Isso é possível de ser alcançado por meio de relatórios administrativos apresentáveis e com fácil leitura dos indicadores, dados e tendências. Para isso, é possível (e sugerido) utilizar elementos visuais, desde que tenham finalidade objetiva para o documento.

Otimiza o controle financeiro

Por último, mas não menos importante, o controle financeiro também é uma das principais razões que explicam por que investir na estratégia do relatório administrativo é interessante. 

Atualmente, assegurar a vida financeira saudável de uma empresa é um desafio para todos os segmentos e portes, independentemente do volume de faturamento.

Na hora de tomar uma decisão, os gestores de finanças precisam estar munidos de informações relevantes e verídicas. E esse tipo de dado é gerado no cotidiano da atividade empresarial e precisa ser compilado de maneira ágil.

Informações como a lucratividade, volume de vendas, evolução dos preços dos produtos e eficiência produtiva são exemplos dos que não podem conter erros.

Quem consegue processar essas informações, e organizá-las para facilitar a interpretação, aumenta as chances de tomar melhores decisões financeiras. 

E quem sai ganhando é a própria companhia, já poderá definir táticas melhores não só para sobreviver em um mercado competitivo, mas, também, para fortalecer a própria marca e garantir clientes fidelizados.

Como elaborar relatórios gerenciais?

O primeiro passo para elaborar esse documento, é entender as características essenciais de um relatório gerencial. Basicamente, consiste em levantar e registrar dados relacionados ao que se pretende analisar.

Em um relatório administrativo voltado para análise de pagamentos, por exemplo, a principal característica são informações de todos os compromissos financeiros do negócio.

Partindo desse princípio, os passos seguintes para elaboração desses relatórios são:

1. defina o que será analisado e/ou planejado;

2. levante os dados básicos a partir da fonte de origem;

3. inicie com um registro macro dos dados para, somente depois, desmembrá-los e partir para verificações mais pontuais e detalhadas;

4. use a tecnologia para ajudar no levantamento e no registro dos dados e informações, pois isso otimiza o tempo de elaboração, bem como reduz falhas e necessidade de retrabalho;

5. monte uma estrutura de fácil entendimento, que possa ser lida e entendida por diversas pessoas;

6. utilize elementos visuais, como gráficos, para facilitar a leitura dos resultados;

7. elabore os relatórios administrativos de modo que possam ser facilmente atualizados sempre que necessário.

Como tomar decisões baseadas em relatórios?

Relatório pronto e de acordo com as necessidades da empresa? Então, nada de deixá-lo arquivado! Como comentamos, a ideia é usar esse documento como uma ferramenta de gestão que ajude a trazer mais e melhores resultados para o negócio.

Assim, para utilizar esses relatórios nas tomadas de decisão, nossas dicas são:

• comece analisando as informações gerais e principais;

• identifique e separe os melhores e piores resultados obtidos;

• reconheça oportunidades de melhoria;

• elabore um plano de ação estratégico a partir desse reconhecimento;

• gere outro relatório, com dados atualizados, um tempo após a implementação das estratégias;

• conte com a tecnologia para fazer essa atualização, bem como para gerar e levantar novos dados.

Quanto a esse último tópico, você pode contar com o F360 Finanças, solução voltada para simplificar a gestão financeira da sua empresa!

O F360 Finanças é um sistema de gestão financeira multiempresas. Por meio dessa ferramenta, é possível realizar:

• conciliação de cartões;

• fluxo de caixa;

• contas a pagar e a receber;

• DRE;

• planejamento orçamentário;

• conciliação com vouchers;

• integração com PDV e adquirentes;

• conciliação bancária.

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