Saber como fazer controle de caixa é primordial para manter a saúde financeira da sua empresa. Isso porque essa atividade consiste no monitoramento e gerenciamento de todas as entradas e saídas monetárias do negócio.
Em outras palavras, trata-se do acompanhamento pontual das receitas e despesas da companhia, a fim de constatar o potencial de lucratividade ou indicativo de prejuízo.
E por que fazer controle de caixa? Bem, ao controlar as principais atividades financeiras do seu empreendimento, você tem uma previsão mais acertada dos possíveis gastos. Com isso, sabe exatamente quanto precisará dispor em um determinado período para suprir essas demandas e de onde a verba virá.
Na prática, significa que esse controle ajuda a evitar que sua empresa fique no vermelho.
Somado a isso, esse gerenciamento possibilita trabalhar com o capital de giro existente, não precisando recorrer a empréstimos para sanar dívidas — os quais geram ainda mais gastos e déficits para a companhia.
Para ajudar você a realizar essa gestão trouxemos, neste artigo, as cinco principais dicas de como fazer controle de caixa, bem como orientações dos motivos pelos quais essa atividade é tão importante e qual ferramenta usar para facilitar esse processo.
Portanto, siga a leitura e confira todos esses pontos agora mesmo!
O que é controle de caixa?
O controle de caixa pode ser definido como a gestão das verbas de uma empresa. Isto é, é o monitoramento de todas as entradas e saídas de valores das contas e caixas da companhia.
Esse gerenciamento inclui o acompanhamento das quantias destinadas aos gastos diários da empresa — a exemplo de compra de material de escritório, pagamento de entregas, e outros —, bem como das despesas mais expressivas e fixas, como salário de funcionários e pagamento de fornecedores.
O controle de caixa também contempla as receitas provenientes da venda de produtos e serviços, e pode incluir juros obtidos de investimentos e aplicações, se houver.
Como fazer o controle de caixa?
Para fazer um controle de caixa assertivo, você deve dividir as despesas de sua empresa entre custo fixo e custo variável.
Por custo fixo, entenda os gastos controláveis que não sofrem grandes variações de um mês para o outro e que existirão mensalmente.
Alguns bons exemplos são:
- aluguel do imóvel;
- impostos;
- tarifas de abastecimento de luz e água;
- serviços de telefonia móvel e internet.
Já os custos variáveis são aqueles que podem ou não ocorrer, assim como podem acontecer com valores diferentes de um período para o outro.
Nesse grupo entra, por exemplo, a aquisição de matéria-prima extra para atender a um período de vendas sazonais que levou ao aumento no volume de pedidos.
No caso, essa demanda eleva o gasto empresarial e aumenta o custo variável, que pode ser maior se houver custos com serviços extras de entrega de produtos, pagamento de serviços de manutenção em máquinas, realização de algum evento ou viagem de um funcionário para divulgação, entre outras despesas similares.
Em cenários como esses, o controle de caixa é uma ferramenta que auxilia não só na visualização dos gastos, mas também no controle de forma mais prática, contribuindo para reorganizar o negócio financeiramente, a fim de não gerar mais despesas.
Por que fazer controle de caixa?
Todavia, não basta explicarmos como fazer controle de caixa. É preciso também deixar claros os motivos para realizar esse tipo de monitoramento, concorda?
Quanto a isso, saiba que o controle de caixa é um processo fundamental para dar aos gestores uma visão mais precisa de todos os gastos e tendências de lucro ou prejuízo da empresa.
É por meio dessa ferramenta que você consegue, por exemplo, analisar o saldo e conferir, rapidamente, como está o fluxo financeiro do seu negócio.
O controle de caixa também dá a chance de identificar quanto de dinheiro está disponível para ser usado no momento e, com base nessa informação, tomar decisões mais precisas em favor do crescimento da companhia.
Com os dados obtidos pelo fluxo de caixa, como também pode ser chamada essa ferramenta, você tem acesso a informações financeiras de diferentes períodos, tais como mensal, trimestral, anual e outros.
A partir dessa compreensão, fica mais fácil acompanhar a evolução financeira do negócio, bem como identificar pontos de perdas monetárias que requerem ajustes para evitar mais prejuízos.
Exemplos de fluxo de caixa
Para o entendimento sobre esse conceito ficar mais claro, trouxemos um modelo de controle de caixa que funciona como um bom exemplo de uso dessa ferramenta.
Aqui, tomaremos como base o fluxo de caixa mensal que, como o próprio nome sugere, é aquele usado para acompanhar as movimentações financeiras dentro de um determinado mês.
Neste exemplo de fluxo de caixa, o registro e acompanhamento de valores poderia seguir este formato:
Mês: julho de 2023
Semana: 1
Fluxo: entrada
Dia | Origem | Previsto | Realizado |
segunda-feira | vendas à vista | R$ 5.000,00 | R$ 7.000,00 |
vendas a prazo | R$ 10.000,00 | R$ 5.000,00 | |
juros de aplicações | R$ 8.000,00 | R$ 8.000,00 | |
total | R$ 23.000,00 | R$ 20.000,00 |
Dia | Origem | Previsto | Realizado |
segunda-feira | fornecedores | R$ 1.500,00 | R$ 2.000,00 |
marketing | R$ 3.000,00 | R$ 3.000,00 | |
estoque | R$ 2.500,00 | R$ 2.500,00 | |
total | R$ 7.000,00 | R$ 7.500,00 |
Dia | Origem | Previsto | ||
segunda-feira | entrada | R$ 23.000,00 | ||
saída | R$ 7.000,00 | |||
saldo final em caixa | R$ 3.500,00 |
5 dicas de como fazer controle de caixa na sua empresa
Agora que ficou claro como fazer controle de caixa, veja nossas dicas para tornar esse processo mais preciso são:
- registre todas as movimentações;
- compare as entradas e saídas de valores;
- analise o fluxo de caixa de todas as lojas diariamente;
- revise o planejamento financeiro;
- utilize ferramentas automatizadas.
Registre a movimentação
Para melhorar o controle de caixa da sua empresa, o primeiro passo é registrar todas as entradas e saídas, diariamente.
Para isso, organize e agrupe os gastos em categorias conforme a natureza, ou seja, considerando se é um custo fixo ou variável.
Anote, principalmente, os custos variáveis da rotina do seu negócio, para ter uma ideia de quanto e o que gera mais gastos para a manutenção da companhia.
É importante ressaltar que registrar a movimentação financeira é a abordagem mais indicada para comparar a média dos gastos em relação aos recebimentos e, com isso, equilibrar as finanças.
Compare as entradas e saídas da loja
Por falar em comparação, outra forma de saber se o controle de caixa está dando os resultados esperados é compará-lo diariamente ou periodicamente, de acordo com a natureza do negócio e informações que precisam ser levantadas.
Na prática, essa prática nada mais é do que saber quanto entra com as vendas no período em questão e quanto sai com as despesas diversas.
Com essa informação nas mãos, fica mais fácil fazer ajustes no planejamento financeiro. Assim, a loja continua praticando preços atrativos ao cliente, sem, no entanto, comprometer a saúde financeira da loja.
Analise diariamente o fluxo de caixa
É essencial analisar o fluxo de caixa diariamente. O motivo é um tanto óbvio, mas tende a ser negligenciado para muitos: todos os dias entram e saem valores da loja.
Mesmo em períodos de poucas vendas, alguma quantia é movimentada, nem que seja para pagar um fornecedor ou para comprar um item emergencial que a franquia precisa para continuar as atividades, concorda?
Se você deixar de fazer esse acompanhamento diariamente, a quantidade de verificações aumentam, levando a mais trabalho e a mais chances de falhas na conferência.
No caso das empresas com filiais, esse gerenciamento é fundamental para equilibrar os gastos de todas as unidades e verificar os motivos pelos quais uma gasta mais que a outra, por exemplo.
Essa solução permite o remanejamento de custos sem sair do planejamento financeiro e, com isso, a possibilidade de gerir com mais eficiência todas as lojas do empreendimento.
Ao identificar quais filiais gastam mais, é possível adotar diversas estratégias para resolver essa diferença, tais como:
- reajustar valor do produto ou serviço oferecido;
- investir em uma nova tecnologia para otimizar tarefas;
- adquirir um serviço externo que ajude a aumentar o rendimento;
- entre diversas outras abordagens similares.
Revise o planejamento financeiro
Ao saber como controlar o caixa da empresa, você tem ao seu dispor dados e argumentos para redefinir o planejamento financeiro do empreendimento.
Por esse motivo, um controle de caixa bem realizado ajuda nas tomadas de decisões sobre, por exemplo, contratação de pessoal, aquisição de novas máquinas para melhorar a receita da empresa, entre outras possibilidades.
O plano financeiro, como bem sabemos, é um documento superimportante que deve ser pensado no momento de fundação da companhia, junto ao próprio plano de negócios.
Porém, ele não é um documento estagnado. Isto é, ele precisa ser revisado periodicamente e reajustado de acordo com a necessidade e evolução da empresa.
Nesse contexto, o controle de caixa é uma ferramenta fundamental para a revisão do plano financeiro. Ela ajuda a estabelecer novos objetivos, bem como definir de que forma é possível aumentar a receita e manter os custos variáveis sob controle.
Utilize ferramentas automatizadas
Especialmente na gestão de várias lojas de um mesmo empreendimento, trabalhar com uma plataforma de gestão financeira é uma opção muito mais eficiente. Isso porque esse recurso centraliza todas as operações, dando uma visão ampla do que acontece financeiramente em todas as unidades.
Porém, saiba que mesmo que você tenha apenas uma unidade de franquia, um bom software de gestão também é fundamental, visto que ele automatiza diversos processos, otimizando o tempo que seria gasto na operacionalização de relatórios sobre os gastos e várias outras tarefas relacionadas.
Neste ponto, vale destacar que anotar dados financeiros em uma planilha no computador é uma forma defasada de realizar o controle de caixa, além de ser um meio que aumenta as chances de erros e retrabalho.
Como melhorar a gestão financeira da sua empresa?
Uma ótima ferramenta para melhorar a gestão financeira da sua empresa é o F360 Finanças, sistema multiempresas que simplifica o gerenciamento do seu negócio.
Além do fluxo de caixa, as funcionalidades que você encontra nessa solução são:
- conciliação de cartões;
- conciliação bancária;
- conciliação de vouchers;
- contas a pagar e contas a receber;
- planejamento orçamentário;
- DRE;
- integração com PDV e adquirentes.
Assista este vídeo e entenda mais sobre o F360 Finanças.
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