Um sistema de emissão de notas fiscais é um software que otimiza a geração, o envio, o cancelamento e a gestão desse importante documento. Também facilita a comunicação entre a empresa e as Secretarias da Fazenda Estaduais ou Municipais (SEFAZ).
Está pensando por qual motivo o uso do programa é importante para a sua franquia? Bem, podemos começar relembrando que a emissão de nota fiscal eletrônica é obrigatória para todas as empresas — exceto para MEI (Microempreendedor Individual) que presta serviços para pessoas físicas.
Portanto, se o seu negócio pertence a outra natureza jurídica, como ME (Microempresa) ou EPP (Empresa de Pequeno Porte), precisa emitir o documento fiscal a cada venda realizada ou serviço prestado.
Não cumprir essa determinação legal pode gerar uma série de transtornos. Alguns exemplos são o pagamento de multa aos órgãos fiscalizadores e até o recebimento de uma acusação de crime de sonegação de impostos.
Você não quer lidar com esses transtornos, não é mesmo? Além disso, se sua ideia é vender cada dia mais, precisará de um bom sistema de emissão para dar conta da geração e do envio de todas as notas fiscais, certo?
E como escolher o melhor software para realizar a tarefa? Siga a leitura deste artigo e confira essa resposta e muitas outras sobre programas de emissão de notas fiscais eletrônicas!
O que é um sistema de emissão de notas fiscais?
Um sistema de emissão de notas fiscais é um software que facilita a geração do documento — seja ele decorrente da venda de produtos ou da prestação de serviços. A ferramenta automatiza a tarefa e, por isso, torna-a muito mais simples, prática, otimizada, precisa e segura.
Ao usar um programa desse tipo, a comunicação com a Sefaz (Secretaria da Fazenda), acontece de maneira mais fácil e rápida. Isso, por sua vez, garante que sua franquia se mantenha em dia com as obrigações fiscais.
E por falar em obrigações fiscais, assim como dissemos logo na abertura deste artigo, toda empresa deve emitir nota fiscal eletrônica.
A obrigatoriedade está determinada na Lei n° 8.846 de 21 de janeiro de 1994, que dispõe sobre emissão de documentos fiscais, deliberação sobre receita mínima para fins tributários e demais providências relacionadas.
A lei em questão deixa claro que a geração da nota fiscal, de documentos ou recibos equivalentes, decorrente de transações comerciais como venda de produtos ou prestação de serviços, precisa ser feita no momento da operação.
Tal determinação, por si só, já dá uma boa ideia de quanto um bom software de emissão de notas fiscais pode contribuir com o dia a dia e com a dinâmica do seu negócio, concorda? Afinal, para cada venda realizada, uma nova nota fiscal precisa ser emitida imediatamente, e fazer isso de forma manual pode ser bem desgastante!
Sugestão de leitura: “O guia completo da Nota Fiscal Eletrônica: vantagens, tipos e como emitir!“
Por que usar um sistema de emissão de notas fiscais?
O cumprimento da Lei n° 8.846 não é o único motivo pelo qual você deve usar um software de emissão de notas fiscais. Ainda relacionando o fato ao atendimento de legislações, quando uma empresa deixa de gerar o documento fiscal, pode ser acusada de sonegação de impostos.
Esse crime fiscal está previsto no artigo 1° da Lei 8.137/1990. Negócios que não emitem notas fiscais podem ser identificados por meio de auditorias feitas pela Receita Federal, que é o órgão responsável por essa fiscalização, ou mesmo por denúncias realizadas por clientes.
A partir do momento que há a identificação e a comprovação da não emissão da nota fiscal, a empresa está sujeita ao pagamento de uma multa. O valor pode variar entre 10% e 100% sobre o valor de cada documento fiscal contestado ou não gerado.
Já imaginou o transtorno e o gasto extra que isso pode dar para o caixa da sua loja? Porém, usar um software de emissão de nota fiscal evita que você ou seus funcionários esqueçam de gerar esse importante documento — fato que, ainda que não intencional, pode resultar em vários problemas financeiros, reputacionais e fiscais.
Quais as vantagens do sistema de emissão de notas fiscais?
Auxiliar o cumprimento das determinações legais é uma das primeiras vantagens de usar um programa de emissão de notas fiscais. Porém, é bem importante você saber que existem muitos outros benefícios. Entre os que mais se destacam, estão:
- facilitar a comunicação entre a empresa e a Sefaz;
- otimizar a rotina, elevando a produtividade dos profissionais responsáveis por essa tarefa;
- melhorar a emissão, o envio, o cancelamento, o controle e a gestão das notas fiscais;
- ajudar no planejamento financeiro da empresa;
- armazenar notas fiscais emitidas, facilitando consultas futuras.
Como funciona um sistema de emissão de notas fiscais?
Um software de emissão de notas fiscais funciona fazendo a comunicação entre a empresa e a Sefaz. Mas, para isso, há dois passos que devem ser realizados antes de partir para o uso do programa, que são:
- realizar o cadastro da empresa junto à Secretaria da Fazenda do estado no qual está sediada. Se tiver franquias em mais de um estado, é preciso fazer o processo em todos;
- obter um certificado digital, documento eletrônico que valida automaticamente as informações do negócio e permite a emissão da nota fiscal eletrônica.
Feito isso, basta você seguir o passo a passo determinado pelo programa que está usando.
É certo que cada sistema conta com um fluxo diferente. Porém, em linhas gerais, as ferramentas costumam funcionar da seguinte maneira:
- entre no programa contratado com login e senha;
- insira o CNPJ ou CPF do cliente para o qual deseja emitir a nota fiscal;
- se ele já estiver cadastrado no seu sistema, os dados serão baixados automaticamente. Caso não esteja, é preciso fazer o cadastro com informações como nome completo, endereço e telefone;
- informe o valor da venda e descreva o produto ou serviço comercializado;
- confira os dados e conclua a emissão do documento fiscal;
- o próprio sistema gerará o número da nota fiscal e exportará as notas fiscais emitidas no formato XML (versão digital da NF-e) ou Excel..
Para quem é recomendado um sistema de emissão de notas fiscais?
O software de emissão de notas fiscais é recomendado para empresas de todos os portes e segmentos, especialmente para aquelas que têm um grande volume de vendas.
Até mesmo quem é MEI se beneficia ao usar um programa desse tipo, pois, ainda que não precise emitir o documento fiscal para pessoas físicas, é obrigado a gerá-lo se negociar com pessoas jurídicas.
Nunca se esqueça de que a ideia por trás do uso de programas de emissão de nota fiscal é facilitar a rotina e a gestão da sua empresa e garantir o cumprimento das legislações.
Quanto mais vendas forem feitas, mais notas fiscais precisam ser emitidas, sejam elas notas fiscais de produto eletrônica (NF-e), notas fiscais de serviço eletrônica (NFS-e) ou notas fiscais de consumidor eletrônica (NFC-e).
Contar com uma boa ferramenta que automatize o processo faz toda a diferença no dia a dia da sua franquia, além de contribuir para uma gestão financeira muito mais otimizada, precisa e com menos falhas.
Como escolher um sistema de emissão de notas fiscais? 6 aspectos a considerar
Para se beneficiar de todas as vantagens do sistema de emissão de notas fiscais que citamos ao longo deste artigo, o primeiro passo é saber qual escolher para sua empresa.
Com tantas opções no mercado, uma forma de chegar ao melhor é considerando a disponibilidade de funcionalidade e recursos como:
- cálculo automático de impostos;
- interface simples, otimizada e intuitiva;
- integração facilitada com outras soluções;
- boa oferta de suporte técnico;
- possibilidade de cadastrar templates que evitam erros;
- armazenamento de dados na nuvem.
1- Cálculo automático de impostos
A partir do momento que você está usando um sistema de emissão de notas fiscais para facilitar sua rotina, espera que ele faça o máximo de processos que forem possíveis automaticamente, concorda?
Por isso, comece verificando se o programa faz o cálculo automático dos impostos. A ideia é a solução considerar as alíquotas que seu negócio paga (a partir do regime tributário escolhido) e gerar todos os impostos na nota fiscal sem que você precise fazer nada.
2- Interface simples, otimizada e intuitiva
O que acontece nos “bastidores” do programa de emissão de notas fiscais é de suma importância. Porém, no dia a dia, você e seus funcionários lidarão com o sistema em si e sua aparência.
Por esse motivo, a interface da solução deve ser simples, fácil de ser compreendida, otimizada e intuitiva. O ato de passar minutos procurando botões e campos que precisam ser preenchidos, certamente, não representa a otimização que você espera, concorda?
3- Integração facilitada com outras soluções
Se o sistema de emissão de notas fiscais permitir a integração com outras soluções, melhor ainda!
Por exemplo, já pensou se esse software puder ser integrado com um voltado para a gestão financeira da sua empresa? Dessa maneira, todos os processos de entrada e saída de valores, questões fiscais e tributárias se comunicam, deixando seu dia a dia muito mais fácil!
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4- Boa oferta de suporte técnico
Dúvidas sempre surgem durante a realização de tarefas administrativas, não é mesmo? Por isso, contar com uma boa equipe de suporte é um importante diferencial que você precisa considerar na hora de escolher o melhor software de emissão de notas fiscais para a sua empresa.
Seja para explicar sobre as funcionalidades do sistema, formas mais fáceis de usar a solução, ou outras questões relacionadas, é fundamental que o provedor do programa disponibilize um serviço de suporte simples de ser contatado, preferencialmente por diferentes canais de atendimento.
5- Possibilidade de cadastrar templates que evitam erros
Conseguir cadastrar templates tributários, a fim de reduzir erros e facilitar o preenchimento de campos.
6- Armazenamento de dados na nuvem
O armazenamento em nuvem dispensa que você precise de servidores internos para guardar todas as informações e dados que tramitam diariamente no seu negócio.
Já pensou ter centenas de notas fiscais arquivadas em um único computador e enfrentar problemas com a máquina? Em casos assim, há uma grande chance de você perder todos os documentos!
Considerando que as notas fiscais precisam ser guardadas por cinco anos, se houver uma fiscalização após o incidente, sua empresa ainda pode ter sérios transtornos com a Receita Federal ou mesmo com os clientes.
Esse é o motivo pelo qual o armazenamento em nuvem é um critério indispensável para um software de emissão de nota fiscal.
Qual o melhor sistema de emissão de notas fiscais?
O melhor sistema de emissão de notas fiscais é aquele que atende aos requisitos acima e supre as necessidades da sua empresa. O F360 Emissor, por exemplo, é uma ótima opção!
O F360 Emissor é um software de emissão de notas fiscais que realiza a atividade de forma simples, rápida e segura.
Com ele, você economiza tempo na geração de notas fiscais de serviços e produtos, otimiza processos ao cadastrar templates tributários que ajudam a reduzir erros de preenchimento, e muito mais!
Confira, no vídeo abaixo, um pouco mais sobre o funcionamento do F360 Emissor!
Quanto aos recursos e vantagens que somente o F360 Emissor traz para sua franquia, estão:
- emissão de notas de produtos: geração de notas fiscais no modelo 55 para operações comerciais como venda, transferência, devolução, troca e outras;
- emissão de notas de serviço: contemplando 1.729 cidades brasileiras;
- integração com a Sefaz: facilitando a busca por notas fiscais emitidas;
- gestão multiempresas: viabilizando o gerenciamento e a emissão de notas fiscais de vários canais de vendas, lojas ou marcas;
- armazenamento em nuvem: garantindo a guarda dos documentos fiscais pelo período de 5 anos;
- download de notas emitidas: por meio da exportação dos documentos nos formatos XML (versão digital) ou Excel;
- sistema responsivo: podendo ser acessado por diferentes dispositivos, como computadores, notebooks, tablets e smartphones;
- integração com o F360 Finanças: centralizando em um mesmo ambiente a gestão financeira e de notas fiscais da sua empresa.
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