Todas as pessoas que empreendem precisam saber o que é nota fiscal eletrônica (NF-e). Afinal, trata-se de um documento obrigatório a, praticamente, todos os tipos de negócios e que deve ser emitido a cada venda de produto ou fornecimento de serviço.
Anteriormente, a nota fiscal era gerada em papel e de forma manual. Sua versão eletrônica começou a ser implementada no Brasil em 2006, em um projeto piloto em seis estados: São Paulo, Rio de Janeiro, Minas Gerais, Santa Catarina, Paraná e Rio Grande do Sul.
A obrigatoriedade em todo o território nacional começou em 2007 e foi feita de maneira escalonada, conforme o CNAE (Classificação Nacional das Atividades Econômicas) e o valor da operação.
Está se perguntando por que saber sobre nota fiscal eletrônica é importante para você? Bem, primeiro, porque ajudará o negócio a funcionar de acordo com a lei e recolher os impostos corretamente, o que evita uma série de problemas com os órgãos fiscalizadores.
Outra razão é que emitir esse documento é uma maneira de melhorar o relacionamento com os clientes, que se sentirão muito mais seguros e terão garantia dos produtos/serviços comprados na sua loja.
E, como você deve estar imaginando, trabalhar com transparência ajuda a aumentar o poder de atração e fidelização de qualquer negócio — e, consequentemente, o faturamento.
Por motivos como esses, criamos este artigo para explicar, em detalhes, o que é nota fiscal eletrônica, para que serve, quais tipos existem, como emitir e muito mais. Acompanhe agora!
O que é nota fiscal eletrônica?
A nota fiscal eletrônica, representada pela sigla NF-e, é um documento digital que formaliza a venda de um produto ou o fornecimento de um serviço. Esse documento deve ser emitido em, praticamente, todas as transações comerciais, sejam elas presenciais ou virtuais.
Conforme descrito no Ajuste Sinief 07/2005 — que definiu que a nota fiscal deveria ser um documento emitido e armazenado eletronicamente —, todas as empresas que são contribuintes do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços) e do IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) devem emitir esse documento.
Quem atua com operações de importação e exportação também entra nesse grupo. A exceção fica apenas para quem é MEI (Microempreendedor Individual), que não precisa emitir NF-e para vendas e prestação de serviços realizadas para pessoas físicas.
Apesar da obrigatoriedade, a versão digital da nota fiscal facilita muito a vida dos empreendedores. Ela evita, por exemplo, a necessidade de lidar com diversos papéis que podem facilmente ser perdidos ou preenchidos de forma errada, já que tarefas feitas manualmente aumentam as chances de falhas, concorda?
Sugestão de leitura: “Como calcular o Lucro Presumido e emitir nota fiscal nesse regime?“
Para que serve a NF-e?
A nota fiscal eletrônica serve, principalmente, para oficializar uma operação comercial. É ela que comprova que a venda de um produto ou o fornecimento de um serviço foi feito. Por isso, a NF-e protege tanto comerciantes quanto clientes.
Por sinal, ao entender melhor o que é nota fiscal eletrônica, nota-se que esse documento vai muito além disso.
A NF-e também serve para o Fisco recolher corretamente os tributos sobre as transações comerciais feitas pelas empresas — e, do ponto de vista de quem empreende, isso é ótimo, porque evita acusações graves, como a prática de sonegação de impostos.
Aproveitando que trouxemos o assunto, saiba ainda que, ao emitir NF-e na franquia, você facilita a gestão. O motivo é que esse documento faz toda a diferença na hora de controlar as entradas e saídas de valores e, ainda, gerenciar os impostos que precisam ser pagos.
E tem mais! A nota fiscal eletrônica protege sua loja em fiscalizações e auditorias, pois é uma prova da regularidade das suas vendas.
Os clientes também ganham com a emissão desse documento, já que é um comprovante da compra ou contratação. Com a NF-e, o consumidor tem a garantia do item adquirido, assim como o direito à troca ou devolução do dinheiro, dependendo do caso e do apontado no Código de Defesa do Consumidor.
Quais as vantagens da nota fiscal eletrônica?
Tudo o que automatiza processos gera diversas vantagens, não é mesmo? Por isso, quando o assunto é a versão eletrônica das notas fiscais, isso não seria diferente.
Assim, podemos dizer que os principais pontos positivos da NF-e são:
- diminuição do consumo de papel;
- redução de gastos com impressão;
- contribuição com a preservação do meio ambiente;
- praticidade no armazenamento com aumento da segurança;
- menos risco de perda e erros no preenchimento;
- facilidade na emissão e na consulta;
- aprimoramento do controle fiscal e financeiro;
- padronização desse documento.
Quais são os tipos de notas fiscais eletrônicas?
Outra informação importante, que você descobre quando entende melhor o que é nota fiscal eletrônica, é que existem diferentes tipos desse documento. Os principais são:
- Nota Fiscal de Produto ou Mercadoria Eletrônica (NF-e);
- Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e);
- Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e);
- Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e);
- Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e).
Confira as diferenças, logo adiante!
Nota Fiscal de Produto ou Mercadoria Eletrônica (NF-e)
Esta é a versão eletrônica mais comum da nota fiscal. Voltada para o comércio, ela deve ser emitida em vendas que têm a cobrança do ICMS, incluindo os produtos digitais.
A NF-e é validada pela SEFAZ, Secretaria da Fazenda do estado onde a empresa está, que registra e realiza a cobrança desse imposto.
Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)
Esse tipo de nota fiscal é exclusiva para prestadores de serviço. Ela deve ser emitida por pessoas que abriram o CNPJ e trabalham dessa forma, além de negócios que oferecem cursos digitais, consultorias e serviços por assinatura, entre outros similares.
A NFS-e é um documento municipal e voltado para o recolhimento do ISS, Imposto sobre Serviço. Também por esse motivo, o layout dessa nota pode variar de cidade para cidade, assim como as alíquotas e regras para emissão.
Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)
A NFA-e é destinada para empreendedores que não têm CNPJ, para MEI e para negócios com volume baixo de emissão de nota fiscal. Apesar dessas particularidades, ela tem a mesma validade legal e função da NF-e.
As regras e o modelo de emissão também variam conforme a cidade e estado onde a empresa ou prestador de serviço está.
Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)
Se a sua franquia é varejista, é a NFC-e que precisa emitir. Ela deve ser gerada por negócios desse setor para registrar as vendas feitas aos consumidores finais.
Alguns estados brasileiros trabalham com variações desse tipo de nota. Em São Paulo, por exemplo, ela é chamada de Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e), sendo que sua emissão é feita por um equipamento chamado SAT Fiscal.
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
O CT-e garante a circulação de mercadorias em diversos meios de transporte, tais como rodoviário, ferroviário e aquático.
Esse documento fiscal é obrigatório na prestação de serviços de transporte e precisa ser gerado sempre que algo for movimentado entre municípios. A emissão é de responsabilidade da empresa transportadora.
Como emitir a nota fiscal eletrônica?
Agora que ficou mais claro o que é nota fiscal eletrônica, para que serve e quais tipos existem, resta apenas descobrir como gerar esse documento, certo?
Para emitir qualquer tipo de NF-e, é preciso:
- fazer o cadastro junto aos órgãos governamentais;
- adquirir um certificado digital;
- escolher um software de emissão de nota fiscal eletrônica;
- gerar o tipo certo de nota fiscal eletrônica.
Confira os detalhes!
1. Fazer o cadastro junto aos órgãos governamentais
Cada tipo de negócio precisa se cadastrar em um determinado órgão. Então, se sua franquia for uma prestadora de serviços, procure a prefeitura onde está localizada e siga as diretrizes do município.
Agora, se for um comércio, vá até a SEFAZ do estado onde está registrado o CNPJ.
2. Adquirir um certificado digital
O certificado digital funciona como uma identidade eletrônica de pessoa física ou jurídica. Ele valida diversas atividades on-line, incluindo a emissão de notas fiscais eletrônicas.Sem ele, não há como fazer essa emissão.
Geralmente, o modelo exigido para geração das NF-e é o certificado digital A1. Nesse arquivo digital, estão todas as informações do negócio, devidamente criptografadas para garantir a segurança.
3. Escolher um software de emissão de nota fiscal eletrônica
Alguns estados e prefeituras fornecem o software para emissão de notas fiscais eletrônicas gratuitamente para os contribuintes, mas não são todos. Na maioria, é preciso contratar um sistema externo.
É essa ferramenta que você deve usar para gerar as notas da sua loja. Dependendo das funcionalidades oferecidas, ela também agiliza a gestão, o envio e o cancelamento desse documento fiscal.
O software de emissão de nota fiscal também é obrigatório porque é ele que faz a comunicação com a prefeitura e SEFAZ, garantindo o envio das suas NF-e.
Entenda tudo sobre essa solução lendo o artigo: “Sistema de emissão de notas fiscais: por que você deve usar?“
4. Gerar o tipo certo de nota fiscal eletrônica
Com tudo isso em mãos, basta começar a emitir suas notas fiscais eletrônicas a cada venda feita!
Preste atenção apenas para gerar o tipo certo. Isso evita problemas com a prefeitura, Receita Federal e até mesmo com os clientes, que não precisam trocar o documento que sua loja emitiu errado.
Como consultar a nota fiscal eletrônica?
Até aqui, falamos o que é nota fiscal eletrônica e vários detalhes, como para que serve, tipos e como emitir, certo? É bem provável que, neste momento, você esteja se perguntando: “E se eu ou meu cliente precisarmos consultar a NF-e, como fazer?”.
No seu caso, basta acessar o sistema de emissão de notas fiscais que utiliza e ir até o campo de busca. Se tiver o número da nota, basta digitar e fazer a consulta.
Como comentamos, cada software tem as próprias características e funcionalidades. Por isso, o processo de pesquisa é diferente entre as ferramentas.
Para seus clientes, eles devem acessar o Portal da Nota Fiscal Eletrônica ou site da Secretaria da Fazenda de onde a nota foi emitida.
No Portal, é preciso clicar em “Consultar NF-e” e digitar a chave de acesso, que é formada por 44 dígitos que estão descritos no DANFE, Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica.
Agora, se o comprador perdeu o DANFE, deve entrar em contato com sua loja e solicitar a chave ou segunda via desse documento.
Aqui, vale destacar que, segundo o Código Tributário Nacional (CTN), em seu artigo 173, as notas fiscais devem ser guardadas por cinco anos.
Então, durante esse prazo, se os clientes ou órgãos fiscalizadores pedirem esse documento, você precisa ter o arquivo armazenado para disponibilizar.
Dica! Complemente seu conhecimento sobre o que é nota fiscal eletrônica lendo o artigo: “O guia completo da nota fiscal eletrônica: vantagens, tipos e como emitir!”
Qual a melhor maneira de fazer a gestão de notas fiscais?
Não existe maneira melhor de gerenciar notas fiscais do que usando um software próprio para isso — e, quanto mais completo, melhor para seu dia a dia e o dos seus funcionários!
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