A boa gestão do setor financeiro tem influência direta na sobrevivência de qualquer empresa ou pequeno negócio. E é justamente na busca por otimizar ainda mais o controle desse setor que diversos profissionais investem na automatização de atividades importantes, como na adoção de um software de conciliação bancária.
Na prática, esse é um sistema que confere, automaticamente, se os extratos e as transações “batem”. O objetivo é trazer mais segurança e diminuir erros durante o processo de checagem.
Quer saber mais sobre o assunto? Então, conheça tudo sobre o software de conciliação bancária e mais 5 motivos para adotá-lo no artigo a seguir!
Principais aprendizados deste artigo:
- Um software de conciliação bancária é uma ferramenta bastante útil para as empresas porque automatiza o processo de comparação entre o saldo de uma conta e as movimentações que o negócio fez em um período.
- Investir em um bom sistema de gestão financeira para conciliar os extratos bancários é benéfico para a empresa, pois promove o aumento da produtividade, o controle sobre todas as operações, dá mais autonomia para as equipes e ainda é fácil de usar.
- Uma plataforma robusta deve ser segura, se integrar com outros sistemas, oferecer suporte ao cliente, ser personalizável e responsiva para garantir uma boa usabilidade no dia a dia.
- Ao automatizar a conferência, o software reduz os erros causados pela falta de atenção, o que aumenta a precisão financeira do seu negócio e facilita seu planejamento.
- O sistema de conciliação bancária costuma ter um bom custo-benefício e, consequentemente, um retorno sobre o investimento (ROI), o que faz com que sua adoção seja um processo econômico em longo prazo.
O que é conciliação bancária?
A conciliação bancária é a comparação entre o saldo de uma conta específica e os extratos bancários dos negócios. A aplicação do processo possibilita que as empresas analisem todas as transações que realizaram e, ainda, verifiquem se há alguma inconsistência entre os valores que declararam e o saldo bancário.
A prática da conciliação bancária é diferente de um simples orçamento. O motivo é que este procedimento elimina qualquer tipo de erro ou imprecisão.
Ou seja, mais do que conferir a diferença entre os gastos e recebimentos, o processo compara todos os valores com aqueles informados pelo banco que atende à empresa.
Este controle mais detalhado permite que profissionais tenham total conhecimento das movimentações financeiras ocorridas na conta, como cobrança de taxas extras, depósitos, erros de registro, entre outros.
O resultado da conciliação bancária, portanto, é benéfico, pois aumenta a segurança financeira da empresa.
Aproveite para ver tudo o que você precisa saber sobre o assunto no nosso guia sobre Conciliação Bancária!
Quais os benefícios da conciliação bancária?
Os principais benefícios da conciliação bancária para as empresas são:
- mais previsibilidade do fluxo de caixa e das finanças;
- redução dos prejuízos causados pelos erros nas transações bancárias;
- melhora do planejamento;
- aumento do controle sobre o saldo bancário;
- diminuição do risco de fraude;
- mais tranquilidade para o dia a dia.
Porém, para conseguir todas essas vantagens, você deve seguir o passo a passo para fazer a conciliação bancária corretamente!
Como fazer conciliação bancária? Passo a passo detalhado e fácil de seguir
A conciliação bancária deve ser frequente para que nenhuma informação passe despercebida na empresa. Posto isto, entenda que, na prática, o processo segue estas 4 etapas:
- acompanhamento das transações bancárias: é importante conferir os dados de lançamentos bancários diariamente;
- avaliação dos lançamentos: nessa etapa, deve-se alinhar os dados para verificar se os valores coincidem ou se desencontram;
- detecção do problema: essa etapa serve para conferir a origem dos dados divergentes antes de definir uma solução;
- solução do problema: resolver cada questão de acordo com a gravidade do caso.
Como exige extremo cuidado e dedicação, a conciliação bancária pode e deve passar por otimizações com a ajuda da tecnologia. A boa notícia é que já existem softwares específicos para essa finalidade, que facilitam a aplicação de cada passo do processo.
Mas como esse tipo de ferramenta funciona e, principalmente, quais características (e recursos) buscar para não errar na hora da escolha? Para descobrir a resposta para estas perguntas, continue a leitura!
Como funciona um software de conciliação bancária?
Os sistemas de gestão empresarial são desenvolvidos especificamente para beneficiar qualquer tipo de negócio.
Com tecnologia atualizada e variedade de ferramentas, um bom software de gestão financeira automatiza atividades essenciais em uma organização. E um bom exemplo de integração que os atuais sistemas oferecem é justamente a de conciliação bancária.
A funcionalidade possibilita a troca de informações entre o banco e a empresa de maneira automática, o que acelera o processo de comparação de dados e garante a entrega de um resultado mais preciso.
Esse processo acontece por meio do conjunto destes 3 elementos:
- interface com bancos;
- tratamento de divergências;
- fechamento de período.
Entenda melhor como funciona a seguir!
1 – Interface com bancos
O sistema para conciliação bancária tem a função de importar extratos bancários em diversos formatos. No processo, ocorre a conciliação (ou conferência) automática de todos os recebíveis em boletos, cartões, transferências e depósitos para facilitar a identificação de divergências.
Confira algumas atividades otimizadas com o uso do software:
- emissão de boletos: acontece pelo próprio sistema de gestão, que acaba por armazenar os dados da venda e do comprador;
- baixa de boletos: baixa todas as duplicatas de uma vez por meio da troca de arquivos digitais entre o banco e o sistema;
- conferência de saldos: pagamentos e recebimentos ocorrem por troca de arquivos e não por meio de lançamento manual de dados. Essa funcionalidade reduz o tempo de conferência e fornece informações mais seguras para análise.
2 – Tratamento de divergências
Um ponto interessante é que a interface de um software de conciliação bancária é bastante simples e amigável.
Essa configuração facilita a identificação e o tratamento das divergências (erros que encontrou durante a conferência) para que a empresa tenha certeza do lançamento de todas as transações realizadas na conta-corrente no sistema.
Na prática, o que queremos dizer é que a plataforma mostra a localização dos erros, o que permite que você os corrija antes que exerçam algum impacto negativo no orçamento.
3 – Fechamento de período
No momento em que o saldo do sistema bate com o do extrato bancário, basta fechar o período da conta.
Desse modo, ninguém mais pode liquidar uma receita ou despesa com data retroativa à conciliação. Essa etapa traz mais segurança aos resultados dos processos realizados pelo departamento financeiro.
Por que investir em um software de conciliação bancária?
Os sistemas fazem cálculos e projeções com mais agilidade do que qualquer pessoa da empresa. Isso faz com que as equipes economizem energia em operações e se dediquem somente ao trabalho de interpretar dados.
Veja abaixo 5 motivos para você investir em um software de conciliação bancária!
1 – Aumento da produtividade
As empresas que desenvolvem esse tipo de solução internamente precisam recrutar uma grande equipe para administrar o trabalho, o que representa um alto desperdício de tempo e recursos.
Por outro lado, ao contar com o apoio de um software, você agiliza diversos processos e ainda conta com as melhores práticas do mercado. Como resultado, seu dia a dia se torna mais produtivo, pois você faz mais, com menos tempo e recursos.
2 – Melhor controle das movimentações
A automatização da conciliação bancária permite identificar lançamentos, controlar movimentações e prever resultados de maneira rápida e otimizada. Para qualquer empresa, esse recurso significa uma melhora na gestão e, consequentemente, garante uma receita maior.
3 – Autonomia para as equipes
A adoção de um software na conciliação bancária também traz mais autonomia para o departamento de finanças da empresa. O motivo é que a padronização dos dados agiliza a gestão financeira e evita a necessidade do apoio das equipes de TI em atividades rotineiras.
Assim, o time financeiro trabalha mais tranquilo (e sem tanta interferência de outros setores).
4 – Segurança financeira
O fornecedor de software para conciliação bancária costuma garantir total suporte e segurança no tráfego das informações.
Adicionalmente, o sistema ajuda a melhorar e manter o planejamento financeiro da empresa, já que assegura lançamentos detalhados para o fluxo de caixa.
Logo, com o apoio da ferramenta, o controle e a previsão da situação financeira se tornam mais eficientes e seguros.
5 – Facilidade de uso
A manipulação de dados pelo software é simples e prática, o que viabiliza a atualização rápida dos saldos em conta. Nesse processo, você identifica e repara divergências temporárias em apenas alguns cliques.
No entanto, apesar de todos os benefícios que os sistemas de gestão oferecem, algumas empresas ainda fecham suas portas para esse tipo de ferramenta.
Se você busca mais controle dos dados financeiros, não deixe de investir em um software de conciliação bancária.
A solução otimiza operações para que você foque nas atividades que são prioritárias e ainda oferece um ótimo Retorno Sobre o Investimento (ROI), como você confere no próximo tópico!
Como funciona o ROI do software de conciliação bancária?
O custo-benefício de um bom software de conciliação bancária se apresenta pelo fato de que a ferramenta reduz os erros. Como resultado, diminui os prejuízos causados por transações bancárias erradas (como enviar uma quantia maior para um fornecedor ou menor para uma conta e ter que pagar juros).
Logo, você consegue perceber o ROI do software de conciliação bancária na sua rotina, ao ver como os gastos e recebimentos ficam mais organizados.
Quais as características do software financeiro ideal para a automatização de conciliação bancária?
Confira quais as principais características do software financeiro para conciliação bancária para entender o que procurar durante a sua pesquisa!
1 -Oferece integração com outros sistemas
Um dos recursos mais importantes de um bom software financeiro para ajudar na conciliação bancária é a integração com outros sistemas de negócios. Por exemplo, com os pontos de venda (PDVs) e adquirentes de cartões.
Desse modo, você visualiza e confere dados de diversas fontes por uma mesma plataforma, o que poupa tempo e reduz os erros.
2 – Entrega segurança e conformidade com as regulamentações locais
Outro ponto essencial é a proteção das informações (lembre-se: a plataforma lida com contas bancárias) e a conformidade com as regulamentações locais, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
O objetivo é impedir o compartilhamento (ou vazamento) de tudo que você inserir no sistema com terceiros.
3 – Dá um bom suporte ao cliente
O terceiro aspecto que você deve considerar antes de escolher um software financeiro para conciliação bancária é o suporte ao cliente. O ideal é que a plataforma tenha um canal aberto para que seus usuários tirem dúvidas e peçam orientações.
Ademais, verifique a qualidade dessas interações, já que a experiência do consumidor é primordial para a construção de um relacionamento saudável.
4 – Tem personalização
Sempre procure por sistemas que ofereçam personalização. Na prática, o software perfeito permite criar um painel customizado com os indicadores e as informações mais importantes para a sua realidade, o que facilita o monitoramento diário.
5 – É responsivo
Por fim, seu software de conciliação bancária deve ser responsivo. Ou seja, você precisa conseguir acessá-lo de qualquer dispositivo conectado à internet (como celular ou tablet) para agilizar sua rotina.
Sabe o que é melhor? Temos uma dica de sistema que cumpre todos esses requisitos: o F360 Finanças. Além de conciliação bancária, a plataforma permite conciliar cartões, elaborar o DRE e até mesmo monitorar as contas a pagar e a receber.
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FAQ – Perguntas frequentes sobre software de conciliação bancária
O que é um software de conciliação bancária?
Um software de conciliação bancária é um sistema que possibilita que você compare, de maneira automática, o saldo de uma conta com as movimentações que fez no período. O objetivo é identificar quaisquer divergências no processo a fim de corrigi-las no menor tempo possível.
Quais são os principais benefícios de investir em um software de conciliação bancária?
Entre os benefícios de investir em um software de conciliação, estão:
- aumento da produtividade;
- mais controle sobre as movimentações;
- aumento da autonomia das equipes financeiras;
- mais segurança financeira para você e seu negócio;
- facilidade de uso.
Como escolher o melhor software de conciliação bancária?
Ao escolher um bom software de conciliação bancária, analise se a solução:
- é segura;
- está em conformidade com a LGPD;
- oferece um bom suporte ao cliente;
- é personalizável;
- tem responsividade.
O software de conciliação bancária pode ser integrado com outros sistemas?
Sim, os softwares de conciliação bancária podem ser integrados a outros sistemas, como de pontos de venda. Na verdade, algumas soluções oferecem esse processo como um recurso nas plataformas de gestão financeira, o que conecta diversas funcionalidades em uma única interface.
Qual é o retorno sobre o investimento ao usar um software de conciliação bancária?
O retorno sobre o investimento ao adotar um software de conciliação não tem um percentual fixo, mas é visível, já que a ferramenta ajuda a reduzir os custos dos erros operacionais nas transações. Portanto, “se paga” ao longo do tempo, o que faz com que tenha um ótimo custo-benefício.
