O plano de contas é um documento que organiza as entradas e saídas de valores de uma empresa, indispensável para a saúde financeira de um negócio.
Uma vez que, o seu principal objetivo é ajudar gestores e empreendedores a terem um controle financeiro mais pontual, identificando gargalos, contribuindo na criação de indicadores e planejamentos futuros.
O plano de contas também serve como base para elaboração de outros documentos extremamente importantes, tais como a Demonstração de Resultados do Exercício (DRE).
Contudo, para ser usado dessa forma, é preciso estruturá-lo da melhor forma. Neste artigo, falaremos como montar esse plano, quais podem ser suas aplicações, erros mais comuns que são cometidos nessa estruturação e muito mais. Siga a leitura e descubra!
O que é um plano de contas?
O plano de contas é um documento financeiro utilizado para organizar as movimentações econômicas de uma empresa. Essa ferramenta categoriza as informações financeiras e estabelece padrões que auxiliam no gerenciamento monetário do negócio.
Devido a essa característica, é possível dizer que o plano de contas é um referencial financeiro da companhia, no qual se concentra o registro de todas as entradas e saídas de valores.
Para entender melhor esse conceito de centralização de informações financeiras, pense em todos os ativos e passivos que fazem parte do fluxo monetário do seu negócio.
No caso, considere questões, como receitas, despesas, investimentos, gastos com estoque, tarifas bancárias, impostos, entre outros relacionados.
Por meio desse plano, tudo isso é organizado de forma padronizada, conforme as diretrizes das normas contábeis.
Ao final, você terá um documento estruturado e completo, que se tornará a base para a escrituração contábil da sua empresa.
Também por essa razão, esse documento serve como base para a criação de outros, a exemplo do Demonstração de Resultados do Exercício (DRE) que citamos na abertura deste artigo.
Dica! Aproveite e leia também o nosso artigo sobre: “Gastos fixos x gastos variáveis“
Para que serve o plano de contas?
O plano de contas serve para organizar, categorizadamente, todas as entradas e saídas de valores de um negócio. Também serve como suporte para a elaboração de vários outros documentos contábeis importantes, tais como o fluxo de caixa, o balancete, entre outros.
Outra importante funcionalidade dessa ferramenta de gestão financeira é apresentar para os gestores os resultados monetários alcançados. Com isso, eles podem visualizar, de maneira mais clara e simples, se o negócio está gerando lucro ou prejuízo.
Por esse motivo, esse documento é uma excelente base para tomadas de decisão. Afinal, ele revela a situação financeira da companhia detalhadamente, evitando dúvidas que possam atrapalhar as deliberações.
Somado a todos esses pontos, vale destacar que o plano de contas também serve para:
- detalhar melhor aos valores listados nos extratos bancários da empresa;
- melhorar a visualização do que pertence a cada categoria financeira, por exemplo, o que contempla contas a pagar, a contas a receber, tributos, dividendos e outros;
- combater a inadimplência fiscal e contábil, que pode gerar uma série de problemas junto aos órgãos reguladores, a exemplo da Receita Federal;
- estruturar um planejamento financeiro mais preciso e eficaz;
- embasar o orçamento empresarial.
Este artigo também ajudará você. Confira! “Conciliação Bancária: tudo o que você precisa saber!“
Quais tipos de planos de contas existem?
Basicamente, existem três tipos de planos de contas, que são:
- contábil;
- gerencial;
- referencial.
Contábil
Esse plano é utilizado como base para a elaboração de demonstrativos financeiros obrigatórios. Por isso, esse documento contém detalhes que permitem uma visão ampla e clara da real situação patrimonial e financeira do negócio.
Gerencial
É um plano estruturado de acordo com as necessidades da empresa e dos gestores. Em outras palavras, significa que ele é personalizável, podendo conter mais ou menos divisão de categorias. Tudo depende dos dados que os gestores querem apurar.
Referencial
Também chamado de PCRR, Plano de Contas Referencial da Receita, esse é um modelo elaborado pela Receita Federal para padronizar as classificações contábeis das empresas brasileiras.
Esse documento é usado como base para a apresentação dos saldos contábeis na ECF, Escrituração Contábil Fiscal.
Todavia, trata-se de um plano de uso obrigatório apenas para companhias cujos regimes jurídicos são Lucro Presumido ou Lucro Real. Assim, as optantes do Simples Nacional estão livres do uso desse modelo de plano de contas.
Como fazer plano de contas gerencial?
Antes de planejar o plano de contas gerencial, é necessário ter em mente, que ele nada mais é do que uma distribuição das contas em GRUPOS pré-definidos, facilitando a gestão financeira.
Dessa forma, o varejista não corre o risco de cometer o erro de cadastrar um gasto na conta equivocada, gerando problemas posteriores.
Agora, vamos para a parte prática do plano de contas? Veja o passo a passo a seguir:
1º Passo
- Determine quais categorias (caixinhas) você quer distribuir as transações (entradas e saídas financeiras), tais como: pessoas, ocupação, faturamento, entre outros.
2º Passo
- Separe os itens que serão incluídos em cada caixinha. Veja alguns exemplos.
Tenha em mente que, quanto mais categorizado e detalhado for esse documento, mais dados oferece e mais clara é a visão das movimentações financeiras da companhia.
3º Passo
A partir dessa organização procure estabelecer valores máximos e mínimos em cada grupo de contas. Isso irá ajudar a manter as finanças em ordem!
4º Passo
Se você pertence a uma marca franqueadora ou é um franqueado que possui muitas lojas, procure criar parâmetros comparáveis, de acordo com o grupo de contas. Para fazer isso, considere segmentar as unidades visando a comparação (unidades maduras e novas)
Ex: Suponha que você é um franqueado da marca B. No alinhamento com a franqueadora, você descobre que o parâmetro para gastar com o grupo de pessoas é 10% do faturamento. Mas, na sua loja, esse gasto é de 15% do faturamento. Nesse caso, será preciso reavaliar as despesas e o faturamento, para entender onde o ajuste será necessário.
5º Passo
Estabeleça as principais dificuldades a partir da análise dos parâmetros e crie um plano de ação. Em caso de franquias, o suporte mais efetivo da marca pode te ajudar nisso!
Leia também: “Você sabe como funciona a contabilidade nas franquias? Entenda aqui!“
Quais são os principais erros ao criar um plano de contas?
Os erros mais comuns de serem cometidos na elaboração desse documento costumam ser:
- não entender a diferença entre custos e despesas;
- tratá-lo apenas como uma obrigação a ser cumprida, sem considerar que pode ser uma importante fonte de insights para tomadas de decisão;
- usar nomenclaturas pouco claras nas categorias;
- não usar a tecnologia a favor do gerenciamento financeiro da empresa.
Sobre esse último tópico, tenha em mente que os softwares de gestão financeira são soluções essenciais para evitar erros nos registros monetários que podem impactar significativamente as deliberações.
Além disso, esses sistemas ajudam a aumentar a produtividade e a otimizar as atividades diárias dos profissionais envolvidos nessa atividade.
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- conciliação bancária;
- conciliação de vouchers;
- contas a pagar e contas a receber;
- planejamento orçamentário;
- DRE;
- integração com PDV e adquirentes;
- fluxo de caixa.
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