Manter a regularidade das suas operações está, sem dúvida, entre as rotinas mais importantes e estratégicas da gestão financeira de uma empresa. Contudo, embora seja uma tarefa imprescindível, não é tão simples — claro, se a companhia não contar com a ferramenta ideal.
Hoje, o software de gestão financeira é uma solução presente em todos os tipos de negócios, desde micro e pequenas empresas até grandes organizações. Esses sistemas podem ser conceituados como ferramentas de integração de dados. Operam coletando informações financeiras de diferentes ordens, como veremos adiante.
Uma solução tecnológica eficiente e moderna inclui benefícios importantes, desde a ampliação da visão financeira sobre o negócio, redução de custos e de perdas econômicas até o apoio teórico e técnico para a tomada de decisão, por meio dos relatórios emitidos pelo softwares.
Por essas vantagens, a sua adoção não só é necessária, como também ajuda a otimizar o desempenho operacional da sua loja. Porém, é preciso cuidado para não adquirir uma solução que não suporte bem as necessidades do seu negócio. Para evitar isso, separamos 10 dicas úteis para escolher um software de gestão financeira eficiente. Confira!
1. Avalie os principais serviços oferecidos pelo software de gestão financeira
Softwares de gestão financeira não são todos iguais; mesmo aqueles amplos e de módulos similares ainda se diferem em detalhes, capacidade de personalização e até em suporte oferecido. Além de avaliar esses pontos na hora da escolha, é importante ver quais os serviços principais oferecidos pelo sistema, pois, quanto mais completo, melhor.
Também é preciso analisar se os serviços oferecidos atendem a sua loja ou se poderão atendê-la no futuro, em caso de expansão, pois de nada adianta ter uma infinidade de opções se a maioria não serve para os processos do seu empreendimento.
As principais funcionalidades que o sistema deve ter são:
- Controle e emissão de relatório sobre o fluxo de caixa;
- Conferência do caixa;
- Gerenciamento de despesas e receitas;
- Gestão de contas a pagar e receber;
- Emissão de DRE (Demonstração do Resultado do Exercício);
- Conciliação bancária;
- Conciliação de cartões.
Todas essas funções retiram do gestor financeiro a necessidade de perder tempo com processos lentos e burocráticos, como o preenchimento manual de planilhas e formulação de relatórios complexos. Assim, ele poderá se dedicar a outras tarefas mais estratégicas e potencialmente mais benéficas para melhorar os resultados da empresa.
2. Veja se o sistema é atualizado periodicamente
Embora seja fundamental que o sistema conte com inúmeras funcionalidades, é importante também que ele seja atualizado periodicamente pelo fornecedor. Ter a serviço da empresa uma ferramenta robusta, moderna e compatível com as demandas do mercado é altamente necessário. Para tanto, as atualizações são indispensáveis!
Além disso, as atualizações constantes são essenciais para inclusão de novas funcionalidades no sistema, otimização de recursos, correção de falhas, etc. Dessa forma, você contará sempre com um software moderno, estável e alinhado às necessidades da empresa e também com as melhores práticas do mercado.
É oportuno mencionar, ainda, que ferramentas atualizadas previnem a diminuição da eficiência dos processos financeiros e evitam o aumento dos custos de propriedade. Isso porque sistemas que se tornam desatualizados tendem a perder desempenho com o tempo, além de requererem manutenção, ajustes e retrabalho constantes, sem contar o fato de estarem mais suscetíveis a falhas, travamentos, perdas de dados e possível dificuldade de integração com softwares novos.
3. Observe a flexibilidade e a capacidade de personalização do software financeiro
É importante avaliar a flexibilidade e capacidade de personalização do software financeiro, para que ele corresponda corretamente às necessidades da sua loja. Também é bom verificar se ele tem um alto nível de escalonamento, caso você queira implantá-lo em mais unidades ou seu negócio venha a crescer. Um software de gestão financeira com controle multiempresa é ideal para essas situações.
Existem empresas que não conseguem ser atendidas por softwares mais amplos, como os ERPs (Enterprise Resource Planning), porque estes não suportam satisfatoriamente processos específicos de algumas lojas em função de seus segmentos de atuação. Também não se integram a sistemas que elas já utilizam, têm custos além do que pode ser pago, entre outros motivos.
Nesses casos, a solução é adotar sistemas independentes para cada setor ou grupo de processos, como investir em gerenciadores financeiros, e depois integrá-los.
4. Busque referências com outras empresas
Quando estiver avaliando um sistema de gestão financeira, é importante buscar referências em empresas que o tenham adotado. Dessa forma, você ficará sabendo se os seus gestores estão satisfeitos, se são bem atendidos, se o sistema funciona corretamente etc. Também poderá tirar dúvidas em relação à implantação.
Esse é um cuidado bastante estratégico, pois o mercado de sistemas pode ser bastante amplo, oferecendo diversas soluções parecidas. Contudo, levantar informações para embasar a decisão de compra de um desses softwares, com base na experiência e feedback de outras empresas utilizadoras, é, sem dúvida, uma das maneiras mais eficazes de atestar se a ferramenta será aquilo de que você precisa dentro da sua empresa.
Além disso, essa medida pode gerar uma boa economia com a compra de sistemas ineficientes e inadequados para as demandas.
5. Veja se o software é intuitivo e fácil de usar
É importante que o software escolhido seja intuitivo e fácil de usar não só para você e outros gestores, como para outras pessoas. Isso porque novos processos financeiros poderão ser implantados na loja ou pode haver contratação de funcionários, de modo que há possibilidades de mais pessoas precisarem usar o sistema.
Dependendo da situação — ambientes em que a utilização de mecanismos de automação seja novidade, por exemplo —, a adoção de um software de gestão pode acabar comprometendo a produtividade e a fluidez das atividades. Isso pode ocorrer se a ferramenta empregada for de difícil manuseio e os colaboradores tiverem dificuldade para operá-la no seu dia a dia.
Além disso, ainda é muito comum nas empresas os funcionários terem uma certa resistência às mudanças e inovações, por já terem se habituado a certos expedientes e métodos de trabalho. Ao se adotar uma ferramenta muito complexa, essa realidade tende a se agravar, já que os usuários do sistema poderão não receber tão bem a novidade, especialmente se não conseguirem se adaptar rapidamente.
Sendo assim, o ideal é seguir a lógica de que quanto mais simples e intuitivo for o software de gestão escolhido, melhor sua usabilidade. Busque soluções simples, porém efetivas, e que não demandem longos e complexos treinamentos — afinal, softwares complexos também ampliam as chances de erros.
6. Avalie a capacidade de integração a outros sistemas
Caso sua empresa use outras soluções, é fundamental que o software de gestão financeira consiga se integrar a elas. Dessa forma, a gestão do negócio poderá ser facilitada, e a troca de informações entre diferentes processos e setores ficará mais segura e confiável.
Essa é uma característica bastante comum nos dias de hoje e, mais que isso, necessária. A tendência da virtualização de serviços, somada à onda de automação nas empresas, já demanda — e demandará ainda mais — uma integração entre os mais diversos sistemas informatizados, como é o caso do software de gestão financeira, gestão de estoque, etc.
A integração permite criar um fluxo contínuo de tarefas, centralizando dados advindos de diferentes setores da empresa, mas que impactam na gestão financeira global do negócio. Por isso, integrar esses dados é uma necessidade, pois facilita a vida do empresário e dos gestores, com a possibilidade de um maior controle sobre os expedientes financeiros de todo o empreendimento.
7. Pesquise sobre o suporte técnico
A desenvolvedora do sistema precisa ter um suporte técnico eficiente, com facilidade para ser acionado. Contar com ajuda especializada pode ser decisivo ao resolver problemas durante o atendimento a clientes ou em casos em que alguma pane ocasionou a perda de informações estratégicas que precisam ser recuperadas de forma urgente.
Imagine como pode ser prejudicial para a empresa que o seu sistema de gestão financeira permaneça inoperante. Ao se optar pela utilização da tecnologia para gerenciar esse tipo de atividade (gestão financeira), o que se espera é dar maior segurança, estabilidade e agilidade para os processos, para que a ocorrência de falhas seja mínima.
Porém, mesmo sistemas robustos e eficientes estão sujeitos a erros que os tornem inoperantes. Nesse tipo de situação, contar com o suporte técnico da fornecedora do software é imprescindível para uma solução rápida. Isso evitará prejuízos como os citados anteriormente.
8. Veja se ele tem integração online
Hoje em dia, a acessibilidade e a conectividade são características fundamentais na rotina das pessoas e empresas. Nesse contexto, na hora da escolha de um software de gestão financeira, é preciso também verificar se ele pode ser acessado via internet, de qualquer local com conexão à web. Além disso, ele precisa estar hospedado em um site seguro.
Como dito, a tendência da virtualização de serviços tem feito com que mais e mais atividades sejam desempenhadas com base em sistemas em nuvem, por exemplo. Buscar ferramentas alinhadas com essa realidade certamente facilitará muito o processo de inovação, pois elas são mais fáceis de manusear, instalar e gerenciar, além de serem um apoio interessante para empresas que trabalham com equipes externas e que precisam informar certos dados remotamente.
Não bastasse, sistemas baseados na nuvem são muito mais acessíveis financeiramente e, por isso, se amoldam melhor às pequenas empresas.
Hoje, é bem comum encontrar sistemas de gerenciamento financeiro que não requerem instalação de nenhum software em sua máquina, ficando disponíveis de forma completa na internet e tornando desnecessários quaisquer investimentos em hardwares mais sofisticados e caros, além de contarem com atualizações e suporte constantes sem ônus ao contratante — o único custo do software é a assinatura, que pode ser mensal ou anual, dependendo do desenvolvedor.
9. Observe a capacidade de gerar relatórios
Para que o negócio seja bem administrado e decisões estratégicas sejam tomadas de forma efetiva, é preciso que o gerenciador financeiro emita relatórios confiáveis e completos, com direito a gráficos, planilhas e outras ferramentas que facilitem a visualização das informações.
Esses são, sem dúvida, elementos altamente estratégicos para a boa gestão financeira da empresa. Atualmente, em razão da intensa competitividade do mercado, as empresas devem agir com total segurança e se cercar do maior número de dados e informações precisas para tomar decisões.
Nesse ponto, contar com softwares capazes de fornecer estatísticas seguras, pontuais e úteis é um diferencial enorme para que os gestores e líderes tenham mais visibilidade e apoio para agir. Essa talvez seja a característica mais estratégica da utilização de um software de gerenciamento, e por isso é recomendado analisar esse ponto na hora da escolha.
Além disso, vale lembrar que a importância de avaliar se os filtros dos sistemas são completos e eficientes e se as interfaces dos relatórios são visualmente limpas, não dificultando a análise dos dados. As informações emitidas devem ser compreensíveis e claras, para evitar equívocos e eventuais problemas.
10. Verifique a interligação do software com um sistema de conciliação de cartões
Recebimentos via cartões de crédito e débito representam grande parte do faturamento das lojas. Por isso, é fundamental que o software de gestão financeira escolhido tenha boa interligação com um sistema de conciliação bancária e de cartões.
Para uma gestão das finanças eficaz, a empresa precisa eliminar ao máximo o retrabalho, e os colaboradores devem ter tempo para realizar outras tarefas. Com a conciliação de cartões automatizada, é possível otimizar a conferência de todas as vendas com cartão de crédito, minimizando a ocorrência de erros humanos e ainda de maneira muito mais ágil.
Porém, tudo isso deve ser documentado e integrado pelo software de gestão financeira, pois assim fica muito mais simples controlar tudo que vende sem a necessidade de fazer a conferência duas vezes — no sistema de conciliação e depois lançar no software de gestão.
Outra dica é analisar se a ferramenta de gestão financeira também pode integrar as informações dessas transações com o fluxo de caixa, relatórios de DRE, entre outros processos. Nesse ponto, há uma maior segurança na manutenção da empresa de acordo com as exigências legais e uma facilitação da apresentação de dados e informações, para o caso de ser feita alguma fiscalização.
Por fim, vale destacar que um bom software de gestão financeira não só agiliza a tomada de decisões, como otimiza o planejamento financeiro do negócio, seja ele no curto, médio ou longo prazo, pois entrega informações precisas e estratégicas para os gestores.
A partir dessas dicas, você poderá escolher seu gerenciador financeiro com muito mais segurança, evitando problemas e garantindo todas as vantagens que só uma solução dessas pode trazer para o seu negócio.
E então, está certo de que um software de gestão financeira é necessário para sua empresa? Está mais seguro para fazer a escolha da ferramenta ideal? Caso ainda tenha restado alguma dúvida ou queira nos contar suas impressões, sinta-se à vontade para deixar seu comentário abaixo! Estamos à disposição.
