Atingir um bom nível de eficiência na gestão financeira, promover a redução de custos e ter um fluxo de caixa rodando bem não são tarefas para qualquer um. Exigindo muito esforço e dedicação, o trabalho do gestor financeiro é minucioso e precisa ser feito de maneira adequada para não comprometer os resultados de toda a empresa.
Para te ajudar um pouco nessa missão diária, abordaremos, no post de hoje, um assunto que faz bastante diferença na hora de fechar as contas do seu negócio: os repasses do cartão de crédito. Para ficar mais fácil, dividimos o tema em três partes.
Confira!
Relatórios e controles
A primeira coisa que se deve ter em mente para conseguir cuidar de todas as contas relacionadas à gestão das operações e dos repasses do cartão de crédito é o panorama das informações que cruzam o seu caminho.
Normalmente, todo departamento financeiro tem objetivos e indicadores em comum e se responsabiliza pelas mesmas atividades. Operações como contas a pagar, contas a receber, negociações com bancos, financiamentos e controle do caixa são parte da rotina.
Por outro lado, existem também as características de cada negócio e mercado como, por exemplo, legislações específicas para empresas exportadoras, cuidados com a segurança no transporte de passageiros, na produção de alimentos e por aí vai. Essas variações também afetam diretamente o seu departamento financeiro.
Pode ser que você tenha que ficar mais atento ao giro do seu fluxo de caixa ou do valor líquido disponível para compras maiores e que não possam ser feitas com uma boa antecipação.
O que importa é que você tenha as informações corretas na hora que mais precisa. Por isso, você deve ficar de olho em alguns relatórios periódicos na gestão dos recebimentos via cartão de crédito.
Pergunte a você mesmo: qual é o tíquete médio dos seus clientes? Os valores de compras no cartão de crédito costumam ser divididos em quantas vezes? Suas vendas ocorrem mais no começo ou no final do mês? Existe uma data de maior ou menor impacto no caixa da empresa? Quando é uma boa hora para antecipar recebimentos?
Essa reflexão — aliada a outros questionamentos sobre como é feita a gestão dos recebimentos através de cartões de crédito — te ajudará a melhorar seu modelo de gestão e a perceber melhor a dinâmica dessa modalidade de transação dentro da sua empresa.
Confira alguns pontos que devem ser observados:
- número de parcelas;
- bandeira utilizada;
- tipo de uso;
- data das vendas;
- valor das vendas;
- valor líquido recebido;
- taxas administrativas cobradas;
- valores parcelados;
- taxa prevista para a primeira parcela;
- valores a receber.
Observando e conferindo essas informações será possível melhorar a administração dos seus valores financeiros e, de quebra, ganhar um olhar crítico sobre as suas operações.
Regime de caixa e de competência
Um problema recorrente na hora de conferir os repasses do cartão de crédito é que o volume de informações, de números e de datas é muito grande — o que pode atrapalhar um pouco. Como os prazos podem ser um pouco maiores, quando as coisas saem dos trilhos, o esforço para conseguir colocar tudo no lugar novamente parece não ter fim.
Por isso, o melhor é ter um bom software de gestão que já consiga deixar tudo em seu devido lugar. Afinal, fazer seu controle com a utilização de planilhas e outras ferramentas menos automatizadas ainda é possível, mas pode demorar um pouco mais.
Por mais que esse seja um tema de conhecimento da maioria dos gestores financeiros, quando os registros são muitos podem ocorrer erros entre anotações referentes ao regime de caixa e ao de competência.
Ao fazer seus lançamentos sem um ERP, tenha muito cuidado para não misturar registros de recebimentos futuros. A previsão de repasses do cartão de crédito só se concretiza quando o dinheiro cai mesmo na conta. Lembre-se: os títulos devem permanecer em aberto até que sejam devidamente recebidos. Somente depois disso devem ser baixados no caixa.
Faz parte da gestão financeira ficar atento a esse tipo de cuidado. Se essa tarefa for feita por outra pessoa, é indicado ter alguém para conferir ou supervisionar. Assim, você diminui as chances de erros e perdas.
Nota: o pagamento via cartão de débito gera um float de cerca de 3 dias e, por isso, essa modalidade não impacta tanto o seu fluxo de caixa. Por isso, continuemos concentrados na função de crédito dos cartões.
Conciliação dos repasses do cartão de crédito
Depois de já termos falado sobre relatórios, controles, sua utilização como ferramentas de cunho operacional e estratégico, e também sobre a atenção no lançamento dos registros do financeiro, chegamos ao ponto mais importante: a conciliação.
Ela deve ser feita periodicamente (de preferência, diariamente), pois é fundamental para encontrar perdas financeiras e garantir a lucratividade — e até a sobrevivência — do negócio. Como a maioria das pessoas e empresas utiliza essa forma de pagamento, o dinheiro de plástico movimenta montantes absurdos de capital pelas contas bancárias do país.
Confira um pequeno roteiro de como a conciliação dos repasses do cartão de crédito deve ser feita:
- Levante os registros de todas as vendas e recebimentos via cartão de crédito;
- Gere os relatórios de repasses de verbas das suas operadoras;
- Faça um paralelo entre os dois controles (o registro de recebimentos e os repasses recebidos);
- Corrija os lançamentos em desacordo e questione os erros da operadora.
Essa é uma rotina de trabalho que não é necessariamente difícil, mas que exige tempo e muita atenção. Afinal, valores pequenos — como taxas de administração — que estejam fora da negociação feita previamente, podem afetar muito o seu negócio quando repetidos inúmeras vezes.
Depois de tudo feito, critique o volume de erros encontrados e compare-o com o histórico de conciliações. Há alguma recorrência? Você tem encontrado sempre os mesmos problemas? Pergunte-se: o que gera essas falhas?
Uma última sugestão é avaliar uma ferramenta de conciliação automática. Além de eliminar os erros das operações manuais — aos quais todos estamos sujeitos —, ela oferece relatórios já bem estruturados para análises e tomadas de decisão — além de te fazer ganhar tempo, que pode ser utilizado para cuidar de outros assuntos.
Depois de entender mais sobre os repasses do cartão de crédito e de como controlá-los de maneira adequada, que tal dar uma olhada na planilha de conciliação que preparamos para você? Com certeza, ela te ajudará bastante! Clique aqui e faça o download gratuito!
