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Gestão 11/07/2024

Gestão financeira no varejo: manual para reduzir custos e faturar mais

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Sua franquia vende bem, possui uma ótima base de clientes, tem boa reputação no mercado, mas não está gerando lucro? Está difícil manter o capital de giro e garantir todos os pagamentos em dia? Então você precisa ler este guia definitivo sobre gestão financeira no varejo.

O mau controle das finanças é um dos principais problemas que podem gerar falência de qualquer tipo de negócio. Em 2023, segundo o Mapa de Empresas feito pelo governo federal, a cada minuto, quatro empresas fecharam as portas no Brasil. O que representa um aumento de 25,7% em comparação ao ano anterior.

E, como nenhum varejista quer entrar para essa estatística, a chave é cuidar do coração do negócio: suas finanças. Vamos aprender como fazer isso?

Aproveite este manual e aprenda os benefícios, como funciona e como fazer uma gestão financeira eficiente, além de conhecer os maiores erros que podem colocar tudo a perder. Boa leitura!

Quais os benefícios da gestão financeira em franquias?

Os principais benefícios da gestão financeira em franquias podem ser resumidos em poucas palavras: mais vendas e menos custos. E ambos ajudam a desenvolver o negócio, realizar investimentos e crescer ao longo dos anos de forma sustentável e escalável, principalmente se você for responsável por mais de uma unidade.

Confira os maiores benefícios de fazer o controle adequado das finanças da sua franquia.

Visão geral da situação do negócio

Se acha que entender a realidade do negócio é apenas olhar para o dinheiro que entra, saiba que não é bem assim. Afinal, a gestão financeira engloba tudo o que envolve recursos, como também dívidas, contas a pagar, fluxo de caixa, projeções de vendas, conciliação bancária e de cartões e mais.

Sendo assim, com uma boa gestão, é possível conhecer a realidade da empresa em sua totalidade e basear tomadas de decisão e estratégias em dados e previsões mais concretas.

Redução de gastos

Ao identificar todo o fluxo financeiro da sua franquia, fica mais fácil identificar gastos excessivos ou desnecessários e realizar melhorias pontuais que podem gerar mais lucro à loja.

Além disso, antes de gastar ou pensar em investir, é possível entender se há capital para isso. 

Saiba mais: Redução de custos em franquias: guia 100% prático para colocá-la em ação

Melhor precificação

A precificação também fica mais competitiva quando há um gerenciamento das finanças de modo integral. Afinal, há como conhecer todos os custos envolvidos de cada produto para definir preços que realmente ofereçam uma boa margem de lucro.

Previsões de vendas mais certeiras

Com o acompanhamento de indicadores financeiros e outros dados, você pode projetar despesas e receitas com mais precisão, sem deixar se levar por achismos ou intuições.

Isso é essencial para fazer o planejamento anual no varejo, definir orçamentos e planejar investimentos e a expansão do negócio.

Melhor tomada de decisão

As tomadas de decisão ficam mais assertivas com o monitoramento das finanças. Isso porque o varejista consegue estipular metas e prazos, além de analisar o que está dando certo ou errado, sem precisar chegar ao final do período para calcular indicadores à mão e descobrir tardiamente os problemas.

A gestão das finanças contribui para também identificar tendências (como produtos mais e menos vendidos), o que ajuda – e muito – a elaborar estratégias eficientes.

Como funciona a gestão financeira no varejo?

O controle financeiro varejista funciona por meio de rotinas e práticas que envolvem tudo relacionado às entradas e saídas de recursos da loja. Seu objetivo é atingir o máximo de ganhos e o mínimo de despesas para gerar lucro ao negócio e manter as contas sempre no azul.

De modo geral, esse gerenciamento se baseia em quatro pilares: controle orçamentário, planejamento, gestão de ativos e administração de passivos. 

  1. Controle orçamentário e administrativo

Foca em administrar a loja de forma mais eficiente para ganhar mais do que gastar. Esse controle engloba planejamento, análise de relatórios, gestão fiscal, tesouraria, entre outros.

  1. Planejamento financeiro

Uma boa gestão faz planejamentos completos para orientar estratégias e respeitar o orçamento definido, realizando projeção de receitas e despesas, possíveis cenários futuros, controle de recursos etc.

  1. Gestão dos ativos

Os ativos são os bens e direitos do negócio que podem ser convertidos em dinheiro, como imóveis, mobiliário, máquinas, equipamentos, recursos em caixa, estoque e mais.

Realizar a gestão dos ativos da loja é primordial para aumentar o seu valor ao longo dos anos. Isso porque há o gerenciamento de custos, oportunidades e dos riscos que envolvem os bens da empresa.

  1. Gestão dos passivos

Os passivos são as dívidas e despesas provenientes de folha de pagamento, impostos, tributos, empréstimos, financiamentos, fornecedores, contas do dia a dia etc.

Logo, reduzem o valor dos ativos de um negócio e, por tamanha importância, devem ser administrados de perto para serem reduzidos e controlados, permitindo o lucro.

Sendo assim, a gestão financeira funciona como um conjunto de medidas para identificar, controlar e analisar todas as movimentações financeiras de uma franquia.

Continue aprendendo: Gestão de lojas e PDVs: estratégias para elevar a sua performance

Como fazer uma gestão financeira eficiente na sua franquia?

Para fazer uma gestão financeira eficiente e que realmente contribua para bons resultados da sua franquia, a chave é entender que nem todo trabalho dá para fazer sozinho. É fundamental ter um sistema automatizado para coletar, integrar e armazenar dados de todas as transações da loja.

Porém, mesmo com uso de um software completo, como o F360 Finanças, o varejista e a equipe responsável pelo suporte na área financeira, devem acompanhar diariamente os fluxos, analisar números e gerar insights para basear tomadas de decisão.

Sendo assim, é importante ficar atento a alguns pontos. Destacamos quais são eles nas dicas de como fazer uma gestão financeira eficiente no varejo. Confira!

  1. Avalie o cenário real da franquia

O primeiro passo é se dedicar à análise financeira completa, em detalhes, da situação atual da loja, como receitas, despesas, ativos, passivos, base de clientes, produtos mais e menos vendidos, capital de giro, precificação, demonstrativos etc.

É importante ainda avaliar a franquia em relação a outras unidades da marca franqueadora para compreender melhor os resultados. 

Ah, esse é o momento também de organizar e digitalizar todos os documentos.

  1. Estruturar e implementar uma cultura de gastos

O varejista ou gestor financeiro deve identificar em que pode reduzir os gastos, como otimização de processos, uso de tecnologias e corte de despesas excessivas (como materiais de escritórios e uso de papel em vez de sistemas automatizados).

Porém, para que essa redução seja expressiva e duradoura, é necessário implementar uma cultura de gastos para toda a franquia, ou seja, todos os funcionários.

Explique a eles as metas de corte de custos e quais aspectos devem ser monitorados para atingir os resultados esperados. Mostre a importância dessa ação e como todos podem evitar desperdícios e excessos.

Não se esqueça de passar essas informações aos recém-contratados também.

Se possível, faça reuniões periódicas para mostrar os resultados e a evolução do alcance das metas, reforçando as estratégias.

  1. Faça o planejamento orçamentário

Além de identificar como diminuir os custos da sua franquia e compartilhar ações e metas com a equipe, o franqueado precisa elaborar um planejamento orçamentário completo para definir metas de receitas, despesas e investimentos no próximo ano. 

O planejamento determina o plano de vendas e projeções despesas e ainda orçamentos para:

  • custos de vendas e/ou produção;
  • despesas com folha de pagamento;
  • investimentos;
  • gastos operacionais;
  • estoque;
  • entre outros.
  1. Registre todas as movimentações financeiras

É impossível controlar as finanças se não registrar todas as operações da loja, isto é, as entradas e saídas do caixa.

A gestão do fluxo de caixa deve ser diária para identificar inconsistências nas contas a receber e a pagar. Quando ele está organizado e atualizado, o lojista consegue projetar despesas e receitas com maior precisão e evitar erros no preenchimento e cálculos do DRE (Demonstrativo de Resultado do Exercício).

O ideal é contar com um software de gestão financeira que realiza automaticamente esse controle do fluxo caixa, bastando apenas conferir os dados no final do dia.

Leia este artigo para aprender mais: Gestão de fluxo de caixa: guia prático para fazer uma eficiente

  1. Cuide do estoque e do planejamento de compras

A má gestão do estoque e das compras de insumos e produtos pode gerar desperdícios financeiros expressivos. Para evitar perdas e danos, é fundamental otimizar as operações para não impactar as contas da franquia.

Para isso, busque em sua plataforma financeira os produtos mais e menos vendidos, além dos períodos sazonais para entender o fluxo de compras e projetar demandas para, assim, não ter itens em falta ou em excesso no estoque. Para completar: 

  • crie padrões e regras para montar e atualizar o inventário;
  • descreva todos os produtos armazenados;
  • determine datas para reposições.
  1. Planeje-se para épocas sazonais

Épocas com grande demanda e vendas podem arruinar toda a organização e gestão das finanças da sua franquia.

E, como no varejo, esses períodos são frequentes durante o ano, é fundamental se planejar com antecedência para definir estratégias e até mesmo negociar bons preços com os fornecedores.

Esse planejamento inclui compras, estoque, equipe de vendas, e mais outras operações. O marketing, geralmente, fica por conta da marca franqueadora. Porém isso não significa que o franqueado não possa dar sugestões e criar ações por WhatsApp, por exemplo.

  1. Use um sistema de gestão automatizado

Essas dicas acima não englobam todas as atividades de uma gestão financeira, como integração com PDVs e adquirentes e conciliação bancária, de cartões e de vouchers para acompanhar as tarifas cobradas e as vendas realizadas.

Imagina ter que conferir cada venda e tarifa à mão? Hoje, com a tecnologia, nada disso faz mais sentido.

O ideal é ter um software de gestão financeira que automatize tarefas e operações, coletando e integrando dados em um só local.

O F360 Finanças, por exemplo, tem integração com mais de 500 pontos de vendas e 150 adquirentes de cartão, além de apoiar todas as atividades da área financeira de uma franquia.

Acompanhe os indicadores financeiros no varejo

Os indicadores financeiros no varejo são utilizados para analisar a saúde financeira do negócio . Eles apontam se a gestão está sendo bem-feita e quais os problemas ou gargalos a loja está enfrentando.

Portanto, essas métricas são cruciais para analisar a situação real da loja, se está dando lucro ou prejuízo e quais aspectos e operações precisam ser melhorados.

Conheça alguns dos mais utilizados no varejo!

  • Faturamento bruto: representa o valor recebido pelas vendas.
  • Quantidade de vendas: mostra se houve crescimento ou redução das vendas ao comparar períodos, ajuda a projetar demandas e basear estratégias comerciais para vender mais.
  • Margem de lucro: porcentagem adicionada aos custos de um produto para definir seu preço final.
  • Ticket médio: o valor médio total que os consumidores gastam na sua franquia. 
  • Margem de Contribuição: o quanto da receita é destinado aos pagamentos de gastos fixos da loja.
  • Ponto de equilíbrio operacional: quando as receitas totais são iguais às despesas totais em determinado período, atingindo o ponto de equilíbrio. É possível entender quanto precisa faturar para quitar as obrigações.
  • ROI: indicador que mostra o retorno sobre os investimentos realizados.

A franquia que usa o F360 Finanças pode baixar um relatório com os principais indicadores financeiros do negócio, que são calculados automaticamente.

Por que usar a tecnologia na gestão financeira?

A tecnologia é a melhor aliada à uma gestão financeira eficiente. Ela automatiza operações, eliminando tarefas manuais e repetitivas, aumentando a produtividade e reduzindo erros.

Assim, promove uma visão completa, transparente e precisa da franquia, permitindo que o franqueado tome decisões 100% orientadas por dados.

E podemos citar ainda vários outros benefícios da tecnologia na gestão financeira de franquias, como a emissão de demonstrativos e relatórios completos, sem precisar destinar um funcionário para perder horas e horas buscando dados em planilhas – e fazendo os cálculos.

Um sistema de gestão financeira permite agir mais rápido e realizar melhorias para elevar as vendas e reduzir os custos. Ele possibilita um controle integral de todas as transações, facilitando o trabalho do gestor e sua equipe.

Maiores erros na gestão financeira para você evitar

Mesmo com dicas para administrar bem os recursos que entram e saem da loja, muitos franqueados cometem erros na gestão financeira que podem ser facilmente evitados. Veja os mais comuns abaixo!

  • Misturar contas pessoais com as contas da franquia.
  • Não acompanhar os recebíveis e as taxas cobradas pelas adquirentes de cartão.
  • Não segmentar os acessos ao sistema de gestão por cargo e função no negócio.
  • Tentar fazer a gestão financeira sozinho e manualmente.
  • Não registrar todas as operações.
  • Fechar o caixa sem fazer conciliação bancária, de cartões e vouchers (se houver).
  • Esquecer de gerenciar o estoque.
  • Abandonar o fluxo de caixa e o controle de notas fiscais.

Como escolher a melhor ferramenta de gestão financeira no varejo?

Com várias opções de ferramentas de gestão financeira no varejo disponíveis no mercado, é fundamental saber como escolher a melhor para suas necessidades. Para isso, entenda suas demandas internas e externas e quais operações podem ser automatizadas.

Depois, pesquise uma plataforma simples e completa, como o F360 Finanças, criada para franqueados e lojistas transformarem a gestão de sua loja – ou mais de uma!

Esse sistema automatizado oferece vários recursos focados nas necessidades do varejo:

  • contas a pagar e a receber;
  • gestão do fluxo de caixa;
  • integração com mais de 500 PDVs e 150 adquirentes;
  • fechamento de caixa;
  • emissão e controle de notas fiscais;
  • planejamento orçamentário;
  • conciliação bancária, de cartões e de vouchers (setor food);
  • e muito mais!

Quer saber como um sistema de gestão financeira no varejo funciona na prática? Então agende uma demonstração gratuita e veja como o F360 Finanças pode ajudar a melhorar seus resultados!

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Escrito por:

Maurício Galhardo

Head e curador do F360 Educa, apaixonado por finanças, autor de três livros de negócios e gestão financeira, com ampla experiência em treinamentos e palestras. Já treinou mais de 20 mil pessoas no varejo!

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