A automação contábil acontece por meio do uso de sistemas e ferramentas tecnológicas para substituir a realização de tarefas manuais e repetitivas. Entre os resultados que essa prática promove, estão: o aumento da produtividade, a redução de erros e a agilidade na finalização dos processos contábeis.
Sabe a conciliação bancária que você precisa fazer periodicamente para conferir se os registros internos batem com o que está no extrato bancário da sua loja? Pois então, este é um ótimo exemplo de automatização de atividade nesse setor.
Emissão e lançamento de nota fiscal, controle de contas a pagar e a receber, cálculo de impostos e de folha de pagamento, declarações fiscais, entre outras tarefas, também podem ser facilmente automatizadas.
Percebe quanto a sua rotina e a dos seus funcionários pode melhorar? Nas franquias, principalmente, que precisam manter um padrão nas atividades e na gestão, usar ferramentas de automação contábil pode fazer bastante diferença.
Como sabemos que você quer sempre alcançar os melhores resultados, explicaremos agora como implementar a automatização na contabilidade do seu negócio.
O que é automação contábil?
Consiste em usar recursos tecnológicos para a realização de tarefas que, até então, eram feitas manualmente. A ideia é otimizar o tempo de execução das atividades contábeis, diminuir falhas, ajudar no cumprimento de prazos e facilitar o dia a dia de gestores e colaboradores.
Sobre isso, imagine o seguinte: quanto tempo você demora para fazer um cálculo de imposto de nota fiscal?
Sabe que, para fazer uma conta como essa, é preciso ter nas mãos informações como quais tributos incidem sobre o produto vendido, o percentual de cada alíquota, entre outras relacionadas. Somente após levantar todos esses números, é possível aplicar a fórmula e chegar ao resultado.
Agora, pense em fazer tudo isso apenas clicando em alguns botões. Muito mais prático, rápido e livre de erros, concorda? Inclusive, você pode aproveitar o tempo que levaria realizando essa atividade para se dedicar a outras tão importantes quanto, mas que também são essenciais para a gestão da sua franquia.
São motivos como esses que justificam por que automatizar processos contábeis é necessário, especialmente em negócios que estão trilhando um caminho de crescimento.
Afinal, quanto mais crescem, mais tarefas precisam ser realizadas, e a parte contábil deve acompanhar essa evolução para garantir que tudo seja feito em conformidade.
Dica de leitura: “Vantagens da conciliação automática de cartões: as 7 principais!“
Para que serve a automação contábil?
Automatizar processos contábeis serve, principalmente, para otimizar a realização de atividades repetitivas nesse setor, diminuir erros e reduzir o tempo de execução.
A transformação digital se tornou uma realidade no mundo corporativo, e não há como fechar os olhos para isso. Mesmo franquias que não fazem parte do ramo de tecnologia precisam dela para funcionar.
As voltadas para o mercado de food service, por exemplo, têm como foco a venda de alimentos. Porém, muitas tarefas precisam ser realizadas para chegar até esse objetivo, e a parte contábil é uma delas.
Quanto a isso, tenha em mente que a contabilidade é essencial para o sucesso de qualquer negócio, independentemente do porte ou segmento. É por meio dela que dados são controlados, documentos emitidos e compromissos com os órgãos fiscalizadores cumpridos.
Ao realizar as atividades contábeis com eficiência, fica muito mais fácil:
- administrar entradas e saídas de valores e ter uma visão ampla da saúde financeira da sua loja;
- analisar custos e encontrar formas de diminuir gastos e despesas;
- fazer um planejamento financeiro mais preciso e realista;
- tomar decisões financeiras mais estratégicas;
- cumprir com as obrigações tributárias e, assim, evitar multas e demais penalidades;
- e muito mais.
Para entender melhor os benefícios de usar a tecnologia nesses processos, leia o artigo: “Tudo sobre contabilidade 4.0: como aproveitar seus benefícios?“
7 vantagens da automação contábil para franquias
Após ler todas essas informações, já deve ter ficado claro para você quanto a automação contábil é vantajosa para gestão da sua franquia, não é mesmo?
Para essa percepção ficar ainda mais nítida, listamos os principais benefícios que podem ser obtidos com essa prática. São eles:
- aumento da eficiência operacional;
- redução de erros e da necessidade de retrabalho;
- agilidade na geração de relatórios;
- facilidade de acesso e recuperação de informações;
- melhora da conformidade;
- economia de custos;
- padronização das atividades.
Confira, agora, detalhes de cada uma dessas vantagens da automação fiscal para o varejo.
1. Aumento da eficiência operacional
Uma das formas de chegar ao sucesso com um negócio é conseguir produzir mais mantendo a qualidade e sem gerar custos extras. Automatizar processos contábeis é uma ótima maneira de alcançar esse tipo de resultado.
Isso acontece porque somente com ajuda da tecnologia é possível absorver altos volumes de dados e análise.
Dessa forma, quando a quantidade de emissão de documentos e obrigações fiscais aumenta devido ao crescimento da franquia, é possível acompanhar esse fluxo sem prejuízos.
Além disso, os profissionais não ficam sobrecarregados, pois não precisam realizar nada manualmente. Inclusive, essa condição leva a outros dois benefícios, que são o aumento da produtividade e a melhora do relacionamento com os seus funcionários.
2. Redução de erros e da necessidade de retrabalho
Seguindo essa linha de pensamento, a possibilidade de falhas na execução das atividades desse setor também diminui. Afinal, as tarefas passam a ser realizadas automaticamente, quase que sem nenhuma interação humana.
Aqui, é importante deixar claro para os colaboradores que eles não estão sendo substituídos por máquinas. Na verdade, a ideia por trás da automação contábil é deixar o dia a dia de todos mais prático, fácil e dinâmico.
E tem mais! Sem erros, o estresse e as cobranças diminuem, o clima organizacional melhora, assim como a relação entre todos da equipe.
Também contribui para evitar retrabalho, situação que ocupa um tempo a mais dos envolvidos na falha e que pode gerar gastos para a franquia, como horas extras para os funcionários resolverem o problema, ou até mesmo o pagamento de multas, dependendo do erro cometido.
3. Agilidade na geração de relatórios
Você já parou para pensar quanto relatórios gerenciais precisa emitir para acompanhar o funcionamento da sua loja?
As franquias, então, têm uma particularidade que outros modelos de negócios não têm: os franqueados precisam prestar contas aos franqueadores e emitir documentos apresentando os resultados da unidade.
Nem precisamos lembrar que fazer tudo isso automaticamente é muito mais vantajoso, rápido e preciso, não é?
4. Facilidade de acesso e recuperação de informações
Outra das vantagens da automação fiscal para o varejo, é que o uso de softwares nesse setor ajuda a centralizar dados.
Além de ser muito mais ecológico do que usar um monte de papel, essa dinâmica facilita o acesso às informações e documentos, principalmente quando o armazenamento é em nuvem.
Dessa forma, não importa onde você e seus funcionários estão, é possível verificar qualquer dado que for necessário.
E caso haja algum problema com os sistemas, os backups ajudam a recuperar as informações, o que é impossível acontecer quando documentos impressos são perdidos.
5. Melhora da conformidade
Como já comentamos, uma boa gestão contábil é essencial para manter qualquer negócio alinhado com as exigências dos órgãos fiscalizadores.
O descumprimento de prazos no envio de dados e obrigações acessórias, por exemplo, gera o pagamento de multas e compromete a reputação e a saúde financeira da sua loja.
Os softwares de automação contábil ajudam a controlar o que precisa ser emitido e enviado. Dependendo da solução contratada, é possível criar alertas e receber notificações sobre as datas de vencimento.
Aproveite e leia também: “Sistema de emissão de notas fiscais: por que você deve usar“
6. Economia de custos
Um bom planejamento estratégico é aquele que ajuda você a arcar com os compromissos fiscais, contábeis e financeiros do seu negócio, mas que também contribui para administrar melhor o dinheiro que entra e sai do seu caixa.
Por meio da automatização de processos contábeis é possível, por exemplo, identificar de uma forma muito mais fácil se os valores dos impostos pagos estão de acordo com as atividades econômicas realizadas na sua franquia.
Caso não esteja, você tem a chance de tomar as medidas necessárias para resolver esse problema e, com isso, economizar sem deixar de cumprir com suas obrigações tributárias.
Esse mesmo princípio pode ser aplicado em outras atividades contábeis, como na conciliação bancária, de cartões, vouchers, entre outras tarefas.
7. Padronização das atividades
As franquias funcionam diferente de outros modelos de negócio. Além da prestação de contas entre franqueados e franqueadores, como já comentamos, é preciso também manter a padronização entre todas as unidades.
Desse modo, ainda que cada loja seja gerenciada por um empreendedor, todas devem trabalhar igual, e isso inclui não apenas a parte de visual, oferta de produtos, serviços e atendimento ao público. A gestão financeira e contábil também precisa ser realizada da mesma forma.
Quando todas as franquias emitem relatório padronizados, por exemplo, fica muito mais fácil para os franqueadores analisar os dados enviados. Do ponto de vista dos franqueados, isso ajuda no preenchimento das informações, garantindo que seja enviado tudo o que é preciso, minimizando erros e retrabalho.
Porém, esse alinhamento só é possível quando toda a rede utiliza os mesmos sistemas gerenciais e recursos tecnológicos, conforme explicaremos a seguir.
Como funciona a automação contábil para franquias e como implementar?
Esse processo funciona a partir do uso de ferramentas de automação contábil. Inclusive, quando integradas ou utilizadas paralelamente a softwares para gestão financeira em franquias, ajudam a ter uma visão mais ampla e realista do negócio.
Porém, antes de escolher um sistema, é fundamental você entender como implementar a automação na contabilidade da sua loja.
Para isso, o passo a passo mais indicado a ser seguido é:
- calcule o orçamento disponível para a contratação da solução, lembrando que a maioria funciona por assinatura, isto é, haverá uma cobrança periódica que precisa ser incluída nas suas contas a pagar;
- mapeie todas as atividades contábeis que precisam ser realizadas;
- realize pesquisas para descobrir qual empresa oferece um sistema de automação contábil compatível com o que você precisa e dentro do valor que pode pagar;
- verifique a possibilidade de um período de teste antes de tomar a sua decisão;
- ao fazer a contratação, automatize as tarefas aos poucos, começando pelas de menor impacto, a fim de confirmar como seu time responde ao uso da ferramenta e como ela afeta na sua gestão e resultados.
Este artigo também ajudará você. Não deixe de conferir! “Automação financeira: por que investir nessa estratégia?“
Como escolher uma solução de automação contábil?
Agora que você sabe como automatizar processos contábeis, resta apenas descobrir o que avaliar na hora de escolher a solução certa para o seu modelo de negócio, concorda?
Para isso, analise critérios como:
- atividades que o sistema automatiza;
- dados podem ser lançados e acompanhados;
- tipos de relatórios gerados e padronização;
- funcionalidades extras, como consulta a informações da Receita Federal;
- integração com outros sistemas, como de gestão financeira;
- entre outros recursos e funcionalidades.
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