Implementar boas práticas de gestão contábil no varejo contribui diretamente para conquistar bons resultados e crescimento ao longo dos anos. Além disso, esse processo é essencial para não perder dinheiro. Afinal, basta um erro na tributação de um produto para a margem de lucro ser menor.
E, como o mix de produtos no varejo pode ter várias tributações, é fundamental ter um gerenciamento próximo para tomar decisões coerentes com a real situação da franquia. Principalmente se o franqueado tiver mais de uma unidade.
Mesmo que o varejista não entenda nada sobre contabilidade, saiba que há boas práticas a serem seguidas para realizar uma boa gestão e ter um controle financeiro eficiente.
Falaremos sobre elas neste guia completo e ainda o que é gestão contábil no varejo, sua importância, maiores desafios e dicas de como fazer uma. Continue a leitura e aproveite!
O que é gestão contábil no varejo?
Gestão contábil é a prática de administrar documentos e informações referentes ao setor de contabilidade de uma loja com o objetivo de cumprir obrigações fiscais e legais. O trabalho envolve registro, controle e análise de transações financeiras, como emissão de notas fiscais, elaboração de demonstrativos, cálculos de tributos etc.
Para que a gestão de contabilidade de uma ou mais franquias seja eficiente, é necessário monitorar diversos aspectos, como vendas, estoque, custos, entre outros, por meio de sistemas que automatizam processos e centralizam todos os dados em um só local, como o F360 Contábil.
Lembrando que cada tipo de varejo tem suas características particulares, o que afeta diretamente a complexidade da gestão das finanças. Pense só em uma loja de departamento, por exemplo, ela trabalha com uma enorme variedade de produtos, que possuem tributações distintas.
E apenas uma boa gestão contábil pode ajudar a administrar cada detalhe das finanças da loja.
Quais as funções da gestão contábil?
O gestor contábil de uma ou mais franquias tem determinadas funções a cumprir, como a organização, administração e análise do fluxo de documentos e registros financeiros, fiscais e tributários. Porém, suas demandas vão além da parte burocrática.
Isso porque o responsável deve apoiar a criação de um planejamento financeiro e estratégico com fornecimento de insights, projeções de resultados e melhorias para reduzir custos.
Entre as funções da gestão contábil no varejo, destacam-se:
- emissão e gestão de notas fiscais;
- redução legal de tributos;
- escrituração contábil;
- análises financeiras;
- elaboração de demonstrativos financeiros, como DRE e o balanço patrimonial;
- avaliação do enquadramento tributário;
- orientações de controle de estoque.
Continue aprendendo: Como emitir nota fiscal de produto? 5 passos principais!
Qual a importância da gestão contábil em franquias?
A gestão de contabilidade de lojas e franquias é crucial para o crescimento a médio e longo prazo. Ela facilita a tomada de decisão do varejista porque possibilita entender todos seus custos e suas receitas, podendo reestruturar operações visando mais lucro.
A importância da gestão contábil se estende para outras decisões do empresário, como fazer o planejamento de compras, aquisições, investimentos, empréstimos, financiamentos etc. E ainda gerir bem o fluxo de caixa, pagando devidamente os tributos obrigatórios.
O cadastro de produtos também deve seguir as regras tributárias e, claro, para se manter atualizado, é preciso que um gestor contábil monitore essa área.
Outro fator importante da contabilidade no varejo é analisar o regime tributário que a loja está enquadrada, especialmente em caso de empresários com lojas e marcas próprias. Quando há erros no enquadramento, o negócio pode pagar tributos em excesso, sem precisar.
Principais benefícios de uma boa gestão contábil
Tamanha a sua importância, uma boa gestão contábil gera benefícios diretos aos donos de lojas e franquias. Além de tornar a tomada de decisão mais assertiva, ela influencia fatores estratégicos, como precificação e administração das entradas e saídas.
Para entender melhor, confira os principais benefícios de uma boa gestão contábil no varejo!
Melhora do desempenho da loja
Com todos os registros devidamente feitos e organizados, as informações ficam mais fáceis de serem analisadas. Sendo assim, o varejista consegue identificar melhorias para otimizar o desempenho financeiro da loja 100% orientado por dados concretos.
Tomada de decisões mais assertiva
Com relatórios e demonstrativos financeiros e patrimoniais elaborados com base em dados realistas, a tomada de decisão não é feita mais em achismos ou por meio de diversas planilhas que podem ter erros de preenchimento.
Esses documentos contábeis, de forma geral, permitem avaliar a performance da loja, identificar gargalos para gerar mais lucro e menos custos, além de verificar oportunidades de crescimento.
Aumento do lucro
É comum encontrar varejistas que podem lucrar mais ao redefinir sua precificação. Afinal, o faturamento proveniente das vendas é o motor de qualquer empresa. E, por isso, deve ser lucrativo.
Com a ajuda de cálculos de custos e margem de lucro desejadas – e necessárias -, e ainda análise de mercado, os preços podem ser competitivos e contribuir com o crescimento ao longo do tempo.
Maiores desafios de gestão contábil no varejo
Fazer uma boa gestão contábil pode ter alguns desafios, como a falta de conhecimento do varejista sobre finanças e contabilidade, variações de tributos entre produtos e a complexidade burocrática.
Por outro lado, é possível superá-los e realizar um gerenciamento que realmente promova os benefícios citados acima.
Veja abaixo quais são os maiores desafios de gestão contábil no varejo e suas soluções!
1.Pouco ou nenhum conhecimento sobre contabilidade
É comum que alguns franqueados não entendam muito sobre contabilidade no varejo. Logo, esse é um desafio inicial que pode impactar bastante a administração dos recursos e o cumprimento das leis.
Mesmo os franqueados que seguem padrões e regras já estabelecidas pela marca franqueadora precisam entender sobre gestão contábil e financeira para ter um negócio lucrativo.
Há diversas opções para solucionar esse desafio, como:
- adquirir conhecimento com cursos e livros;
- contratar um gestor contábil ou empresa de contabilidade;
- investir em um software de contabilidade para o varejo.
2.Falta de registros
Outro desafio é ter todos os dados organizados e devidamente registrados para que nada seja perdido ou omitido na hora de elaborar demonstrativos contábeis e financeiros.
Por isso, o ideal é contar com um sistema de gestão automatizado que realize algumas tarefas e promova uma conferência completa das informações.
Um ponto relevante é que a omissão de dados de faturas, contratos e quaisquer movimentações financeiras podem gerar multas e penalidades às lojas e franquias.
3.Escolher o regime tributário
Quando há pouco conhecimento sobre contabilidade, é possível que o lojista também tenha dificuldades em escolher o melhor regime tributário, como o Lucro Real ou Lucro Presumido.
Como cada tipo de varejo funciona de uma maneira particular, o ideal nesse caso é consultar um gestor contábil para estudar qual a melhor opção.
4.Fazer o planejamento tributário
Assim como toda e qualquer área de um negócio, o setor de contabilidade também precisa ter um planejamento. Afinal, o varejista necessita seguir leis e cumprir suas obrigações fiscais.
E isso só é possível com um planejamento detalhado de todas as obrigações, com prazos e valores. Mais uma vez destacamos a importância de contar com um software automatizado para acessar dados e realizar projeções assertivas.
5.Contratar um gestor contábil
Os empresários precisam entender que dar conta de toda a gestão sozinho não é viável ― e nem produtivo. Por isso, a dica é escolher um profissional bem experiente e qualificado para exercer funções contábeis e financeiras.
Uma dica é entender os pontos positivos e negativos de contratar um gestor ou então terceirizar o serviço com uma empresa de contabilidade externa.
6.Variedade na tributação dos produtos
Mais um desafio de gestão contábil no varejo é a variedade da tributação dos produtos comercializados pela loja. Esse controle é extremamente importante para qualquer tipo de negócio, pois impacta diretamente a precificação e a margem de lucro de cada mercadoria.
Imagina uma loja que venda itens variados. Para escolher o preço ideal com uma margem de lucro adequada, é necessário entender alguns custos envolvidos, como os tributos de cada produto, despesas de produção, armazenagem, distribuição etc.
A chave é também acompanhar a atualização das leis. Para isso, leia sites especializados e assine newsletter para receber avisos sobre mudanças fiscais e tributárias do seu interesse.
O software de gestão de contabilidade também contribui para um controle mais rígido sobre os valores deduzidos de cada venda.
Leia também: Contabilidade digital: quais vantagens trazem para sua franquia?
As melhores práticas de gestão contábil
Agora que você já entendeu o que é e a importância da gestão contábil, além de seus desafios para o varejista, separamos um guia com as melhores práticas para administrar bem os recursos e cumprir as obrigações legais da sua loja.
Organize e digitalize todos os documentos
O primeiro passo para administrar qualquer área de um negócio é organizar todos os documentos e as informações do setor.
Além de manter os registros atualizados e em ordem para monitorar inconsistências, atente-se também para outros documentos importantes, como:
- notas fiscais de compra e venda;
- comprovantes de pagamentos e extratos bancários;
- folhas de pagamento;
- inventário do estoque.
Saiba mais: Documentos contábeis: o que são e quais os mais importantes?
Padronize os processos contábeis
A padronização de processos é um dos pilares de uma boa gestão de contabilidade. Essa prática torna todas as operações uniformes, orientando os colaboradores sobre o que deve ser feito, quando e como.
Para que essa padronização aconteça, é importante ter um sistema de gestão automatizado para uniformizar a maneira como os dados são coletados, integrados e apresentados.
Assim, todos trabalham de forma parecida e a análise de informações é feita de maneira mais fácil e precisa.
Além de usar um bom software, lembre-se de mapear todos os processos, reestruturar sua ordem e formas de execução, documentar as novas operações e treinar a equipe, explicando em detalhes o processo de contabilidade da loja.
Utilize um software especializado
Como já dissemos, o uso de um software de gestão especializado em contabilidade é vital para o sucesso do varejista e, até mesmo, para o gestor ou contador contratado.
Isso porque a tecnologia contribui para otimizar tarefas (e ganhar tempo e produtividade), como a coleta e a integração automatizadas de dados contábeis, além de seu monitoramento com criação de relatórios.
O sistema reúne também dados provenientes de outros sistemas, que podem ser integrados à plataforma de gestão contábil.
Use a contabilidade de forma estratégica
A contabilidade não serve apenas para evitar pagar multas e sofrer penalidades de órgãos governamentais. Ela é altamente estratégica para um negócio do varejo, pois permite controlar os recursos visando à redução de custos e ao aumento da lucratividade.
Alguns exemplos de uso estratégico são o controle adequado do estoque, incluindo o planejamento de compras da loja ou franquia. Caso essa administração seja mal-feita, o empresário pode gastar mais do que deveria ou até mesmo perder itens armazenados há muito tempo.
Além disso, a gestão de contabilidade é essencial para um bom planejamento financeiro, controle do fluxo de caixa e do capital de giro, entre outros.
Crie estratégias para uma integração eficiente
A plataforma de gestão possibilita a integração com várias outras ferramentas financeiras. E isso é muito importante para reunir todos os dados em um só local, facilitando a criação de relatórios e demonstrativos e o monitoramento da situação da loja.
Porém, por ser um processo mais complexo, é fundamental ter um plano de integração entre sistemas, canais e pontos de vendas para que a mudança seja 100% eficiente e segura.
Afinal, não basta apenas investir em um bom sistema de gestão: o varejista deve se planejar para esse período de transição.
Escolha quais processos são prioridades para serem automatizados e cada operação necessária para controlar os recursos do negócio. Monte um cronograma de implementação e integração com estratégias para alavancar os resultados.
Ah! Não se esqueça de treinar os responsáveis por atualizar e usar a plataforma!
Analise relatórios contábeis
Uma gestão só pode ser eficiente se monitorar os resultados de perto. E para isso existem os relatórios contábeis disponibilizados de forma automatizada por plataformas de gestão.
Por meio dessa avaliação regular, o gestor e o varejista podem criar estratégias de crescimento orientadas por dados concretos e realistas. Além disso, podem identificar erros e inconsistências que geram prejuízos à loja ou franquia.
Como fazer gestão contábil?
Diante de todas as dicas para fazer e melhorar a contabilidade no varejo, ressaltamos que todas elas levam a um único destino: o uso integral de um bom sistema de gestão contábil.
Para isso, criamos o F360 Contábil, um software que simplifica e automatiza processos com foco nos resultados.
Conheça seus principais recursos:
- análise de indicadores contábeis: acompanhe indicadores baseados em suas declarações contábeis, como Liquidez, Rentabilidade, ROI, EBITDA de todas as suas lojas em um único lugar;
- gestão dos certificados digitais: com alertas automáticos de vencimento de cada certificado para conferência e acompanhamento;
- relatórios padronizados: relatórios no formato compatível com Domínio, Contmatic, Questor e um modelo desenvolvido pela F360;
- consulta em órgãos federais: cruzamento com a Receita Federal e a Procuradoria Geral da Fazenda Nacional para identificar prazos e créditos fiscais;
- canal do contador: disponibilize informações para o seu contador ou gestor contábil com a emissão de relatórios e exportação de arquivos.
Gostou de aprender sobre como fazer gestão contábil de forma simplificada e completa? Aproveite e agende uma demonstração gratuita do F360 Contábil para conhecer o potencial desse software de transformar a contabilidade da sua loja ou franquia!
