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Contabilidade 05/07/2024

Gestão contábil no varejo: como funciona e melhores práticas

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Implementar boas práticas de gestão contábil no varejo contribui diretamente para conquistar bons resultados e crescimento ao longo dos anos. Além disso, esse processo  é essencial para não perder dinheiro. Afinal, basta um erro na tributação de um produto para a margem de lucro ser menor.

E, como o mix de produtos no varejo pode ter várias tributações, é fundamental ter um gerenciamento próximo para tomar decisões coerentes com a real situação da franquia. Principalmente se o franqueado tiver mais de uma unidade.

Mesmo que o varejista não entenda nada sobre contabilidade, saiba que há boas práticas a serem seguidas para realizar uma boa gestão e ter um controle financeiro eficiente.

Falaremos sobre elas neste guia completo e ainda o que é gestão contábil no varejo, sua importância, maiores desafios e dicas de como fazer uma. Continue a leitura e aproveite!

O que é gestão contábil no varejo?

Gestão contábil é a prática de administrar documentos e informações referentes ao setor de contabilidade de uma loja com o objetivo de cumprir obrigações fiscais e legais. O trabalho envolve registro, controle e análise de transações financeiras, como emissão de notas fiscais, elaboração de demonstrativos, cálculos de tributos etc.

Para que a gestão de contabilidade de uma ou mais franquias seja eficiente, é necessário monitorar diversos aspectos, como vendas, estoque, custos, entre outros, por meio de sistemas que automatizam processos e centralizam todos os dados em um só local, como o F360 Contábil.

Lembrando que cada tipo de varejo tem suas características particulares, o que afeta diretamente a complexidade da gestão das finanças. Pense só em uma loja de departamento, por exemplo, ela trabalha com uma enorme variedade de produtos, que possuem tributações distintas.

E apenas uma boa gestão contábil pode ajudar a administrar cada detalhe das finanças da loja.

Quais as funções da gestão contábil?

O gestor contábil de uma ou mais franquias tem determinadas funções a cumprir, como a organização, administração e análise do fluxo de documentos e registros financeiros, fiscais e tributários. Porém, suas demandas vão além da parte burocrática.

Isso porque o responsável deve apoiar a criação de um planejamento financeiro e estratégico com fornecimento de insights, projeções de resultados e melhorias para reduzir custos.

Entre as funções da gestão contábil no varejo, destacam-se:

  • emissão e gestão de notas fiscais;
  • redução legal de tributos;
  • escrituração contábil;
  • análises financeiras;
  • elaboração de demonstrativos financeiros, como DRE e o balanço patrimonial;
  • avaliação do enquadramento tributário;
  • orientações de controle de estoque.

Continue aprendendo: Como emitir nota fiscal de produto? 5 passos principais!

Qual a importância da gestão contábil em franquias?

A gestão de contabilidade de lojas e franquias é crucial para o crescimento a médio e longo prazo. Ela facilita a tomada de decisão do varejista porque possibilita entender todos seus custos e suas receitas, podendo reestruturar operações visando mais lucro.

A importância da gestão contábil se estende para outras decisões do empresário, como fazer o planejamento de compras, aquisições, investimentos, empréstimos, financiamentos etc. E ainda gerir bem  o fluxo de caixa, pagando devidamente os tributos obrigatórios.

O cadastro de produtos também deve seguir as regras tributárias e, claro, para se manter atualizado, é preciso que um gestor contábil monitore essa área.

Outro fator importante da contabilidade no varejo é analisar o regime tributário que a loja está enquadrada, especialmente em caso de empresários com lojas e marcas próprias. Quando há erros no enquadramento, o negócio pode pagar tributos em excesso, sem precisar.

Principais benefícios de uma boa gestão contábil

Tamanha a sua importância, uma boa gestão contábil gera benefícios diretos aos donos de lojas e franquias. Além de tornar a tomada de decisão mais assertiva, ela influencia fatores estratégicos, como precificação e administração das entradas e saídas.

Para entender melhor, confira os principais benefícios de uma boa gestão contábil no varejo!

Melhora do desempenho da loja

Com todos os registros devidamente feitos e organizados, as informações ficam mais fáceis de serem analisadas. Sendo assim, o varejista consegue identificar melhorias para otimizar  o desempenho financeiro da loja 100% orientado por dados concretos.

Tomada de decisões mais assertiva

Com relatórios e demonstrativos financeiros e patrimoniais elaborados com base em dados realistas, a tomada de decisão não é feita mais em achismos ou por meio de diversas planilhas que podem ter erros de preenchimento.

Esses documentos contábeis, de forma geral, permitem avaliar a performance da loja, identificar gargalos para gerar mais lucro e menos custos, além de verificar oportunidades de crescimento.

Aumento do lucro

É comum encontrar varejistas que podem lucrar mais ao redefinir sua precificação. Afinal, o faturamento proveniente das vendas é o motor de qualquer empresa. E, por isso, deve ser lucrativo.

Com a ajuda de cálculos de custos e margem de lucro desejadas – e necessárias -, e ainda análise de mercado, os preços podem ser competitivos e contribuir com o crescimento ao longo do tempo.

Maiores desafios de gestão contábil no varejo

Fazer uma boa gestão contábil pode ter alguns desafios, como a falta de conhecimento do varejista sobre finanças e contabilidade, variações de tributos entre produtos e a complexidade burocrática.

Por outro lado, é possível superá-los e realizar um gerenciamento que realmente promova os benefícios citados acima.

Veja abaixo quais são os maiores desafios de gestão contábil no varejo e suas soluções!

  1. Pouco ou nenhum conhecimento sobre contabilidade

É comum que alguns franqueados não entendam muito sobre contabilidade no varejo. Logo, esse é um desafio inicial que pode impactar bastante a administração dos recursos e o cumprimento das leis.

Mesmo os franqueados que seguem padrões e regras já estabelecidas pela marca franqueadora precisam entender sobre gestão contábil e financeira para ter um negócio lucrativo.

Há diversas opções para solucionar esse desafio, como:

  • adquirir conhecimento com cursos e livros;
  • contratar um gestor contábil ou empresa de contabilidade;
  • investir em um software de contabilidade para o varejo.
  1. Falta de registros

Outro desafio é ter todos os dados organizados e devidamente registrados para que nada seja perdido ou omitido na hora de elaborar demonstrativos contábeis e financeiros.

Por isso, o ideal é contar com um sistema de gestão automatizado que realize algumas tarefas e promova uma conferência completa das informações.

Um ponto relevante é que a omissão de dados de faturas, contratos e quaisquer movimentações financeiras podem gerar multas e penalidades às lojas e franquias.

  1. Escolher o regime tributário

Quando há pouco conhecimento sobre contabilidade, é possível que o lojista também tenha  dificuldades em escolher o melhor regime tributário, como o Lucro Real ou Lucro Presumido.

Como cada tipo de varejo funciona de uma maneira particular, o ideal nesse caso é consultar um gestor contábil para estudar qual a melhor opção.

  1. Fazer o planejamento tributário

Assim como toda e qualquer área de um negócio, o setor de contabilidade também precisa ter um planejamento. Afinal, o varejista necessita seguir leis e cumprir suas obrigações fiscais. 

E isso só é possível com um planejamento detalhado de todas as obrigações, com prazos e valores. Mais uma vez destacamos a importância de contar com um software automatizado para acessar dados e realizar projeções assertivas.

  1. Contratar um gestor contábil

Os empresários precisam entender que dar conta de toda a gestão sozinho não é viável ― e nem produtivo. Por isso, a dica é escolher um profissional bem experiente e qualificado para exercer funções contábeis e financeiras.

Uma dica é entender os pontos positivos e negativos de contratar um gestor ou então terceirizar o serviço com uma empresa de contabilidade externa.

  1. Variedade na tributação dos produtos

Mais um desafio de gestão contábil no varejo é a variedade da tributação dos produtos comercializados pela loja. Esse controle é extremamente importante para qualquer tipo de negócio, pois impacta diretamente a precificação e a margem de lucro de cada mercadoria.

Imagina uma loja que venda itens variados. Para escolher o preço ideal com uma margem de lucro adequada, é necessário entender alguns custos envolvidos, como os tributos de cada produto, despesas de produção, armazenagem, distribuição etc.

A chave é também acompanhar a atualização das leis. Para isso, leia sites especializados e assine newsletter para receber avisos sobre mudanças fiscais e tributárias do seu interesse.

O software de gestão de contabilidade também contribui para um controle mais rígido sobre os valores deduzidos de cada venda.

Leia também: Contabilidade digital: quais vantagens trazem para sua franquia?

As melhores práticas de gestão contábil

Agora que você já entendeu o que é e a importância da gestão contábil, além de seus desafios para o varejista, separamos um guia com as melhores práticas para administrar bem os recursos e cumprir as obrigações legais da sua loja.

Organize e digitalize todos os documentos

O primeiro passo para administrar qualquer área de um negócio é organizar todos os documentos e as informações do setor.

Além de manter os registros atualizados e em ordem para monitorar inconsistências, atente-se também para outros documentos importantes, como:

  • notas fiscais de compra e venda;
  • comprovantes de pagamentos e extratos bancários;
  • folhas de pagamento;
  • inventário do estoque.

Saiba mais: Documentos contábeis: o que são e quais os mais importantes?

Padronize os processos contábeis

A padronização de processos é um dos pilares de uma boa gestão de contabilidade. Essa prática torna todas as operações uniformes, orientando os colaboradores sobre o que deve ser feito, quando e como.

Para que essa padronização aconteça, é importante ter um sistema de gestão automatizado para uniformizar a maneira como os dados são coletados, integrados e apresentados.

Assim, todos trabalham de forma parecida e a análise de informações é feita de maneira mais fácil e precisa.

Além de usar um bom software, lembre-se de mapear todos os processos, reestruturar sua ordem e formas de execução, documentar as novas operações e treinar a equipe, explicando em detalhes o processo de contabilidade da loja.

Utilize um software especializado

Como já dissemos, o uso de um software de gestão especializado em contabilidade é vital para o sucesso do varejista e, até mesmo, para o gestor ou contador contratado.

Isso porque a tecnologia contribui para otimizar tarefas (e ganhar tempo e produtividade), como a coleta e a integração automatizadas de dados contábeis, além de seu monitoramento com criação de relatórios. 

O sistema reúne também dados provenientes de outros sistemas, que podem ser integrados à plataforma de gestão contábil.

Use a contabilidade de forma estratégica

A contabilidade não serve apenas para evitar pagar multas e sofrer penalidades de órgãos governamentais. Ela é altamente estratégica para um negócio do varejo, pois permite controlar os recursos visando à redução de custos e ao aumento da lucratividade.

Alguns exemplos de uso estratégico são o controle adequado do estoque, incluindo o planejamento de compras da loja ou franquia. Caso essa administração seja mal-feita, o empresário pode gastar mais do que deveria ou até mesmo perder itens armazenados há muito tempo.

Além disso,  a gestão de contabilidade é essencial para um bom planejamento financeiro, controle do fluxo de caixa e do capital de giro, entre outros.

Crie estratégias para uma integração eficiente

A plataforma de gestão possibilita a integração com várias outras ferramentas financeiras. E isso é muito importante para reunir todos os dados em um só local, facilitando a criação de relatórios e demonstrativos e o monitoramento da situação da loja.

Porém, por ser um processo mais complexo, é fundamental ter um plano de integração entre sistemas, canais e pontos de vendas para que a mudança seja 100% eficiente e segura

Afinal, não basta apenas investir em um bom sistema de gestão: o varejista deve se planejar para esse período de transição.

Escolha quais processos são prioridades para serem automatizados e cada operação necessária para controlar os recursos do negócio. Monte um cronograma de implementação e integração com estratégias para alavancar os resultados.

Ah! Não se esqueça de treinar os responsáveis por atualizar e usar a plataforma!

Analise relatórios contábeis

Uma gestão só pode ser eficiente se monitorar os resultados de perto. E para isso existem os relatórios contábeis disponibilizados de forma automatizada por plataformas de gestão.

Por meio dessa avaliação regular, o gestor e o varejista podem criar estratégias de crescimento orientadas por dados concretos e realistas. Além disso, podem identificar erros e inconsistências que geram prejuízos à loja ou franquia.

Como fazer gestão contábil?

Diante de todas as dicas para fazer e melhorar a contabilidade no varejo, ressaltamos que todas elas levam a um único destino: o uso integral de um bom sistema de gestão contábil.

Para isso, criamos o F360 Contábil, um software que simplifica e automatiza processos com foco nos resultados. 

Conheça seus principais recursos:

  • análise de indicadores contábeis: acompanhe indicadores baseados em suas declarações contábeis, como Liquidez, Rentabilidade, ROI, EBITDA de todas as suas lojas em um único lugar;
  • gestão dos certificados digitais: com alertas automáticos de vencimento de cada certificado para conferência e acompanhamento;
  • relatórios padronizados: relatórios no formato compatível com Domínio, Contmatic, Questor e um modelo desenvolvido pela F360;
  • consulta em órgãos federais: cruzamento com a Receita Federal e a Procuradoria Geral da Fazenda Nacional para identificar prazos e créditos fiscais;
  • canal do contador: disponibilize informações para o seu contador ou gestor contábil com a emissão de relatórios e exportação de arquivos.

Gostou de aprender sobre como fazer gestão contábil de forma simplificada e completa? Aproveite e agende uma demonstração gratuita do F360 Contábil para conhecer o potencial desse software de transformar a contabilidade da sua loja ou franquia!

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Escrito por:

Maurício Galhardo

Head e curador do F360 Educa, apaixonado por finanças, autor de três livros de negócios e gestão financeira, com ampla experiência em treinamentos e palestras. Já treinou mais de 20 mil pessoas no varejo!