computador em loja
Finanças 24/01/2024

Como emitir nota fiscal de produto? 5 passos principais!

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Saber como emitir nota fiscal de produto é fundamental para lojas que comercializam mercadorias físicas, tanto em vendas presenciais quanto em vendas on-line. A emissão desse documento fiscal acontece via sistema contratado ou pelo site da Secretaria da Fazenda da cidade onde a empresa está.

Está se perguntando por que você deve se preocupar com a emissão desse tipo de nota fiscal? Um dos motivos é que, segundo determinado no artigo 1º, inciso V da Lei nº 8.137 de 27 de dezembro de 1990, não emitir esse documento é crime, passível de penalidades como multas e acusação de sonegação de impostos.

Certamente, você não quer que sua franquia sofra essas punições, certo? E além de garantir que seu negócio funcione conforme a legislação, gerar nota fiscal traz diversos benefícios.

Alguns bons exemplos que podemos citar são a certeza do pagamento correto de impostos, evitando gastos desnecessários, bem como a melhora da imagem da sua marca e o aprimoramento do relacionamento com os clientes.

Ficou mais clara a importância desse documento? E você sabe, na prática, como emitir nota fiscal de produto? Caso esteja iniciando suas atividades e não saiba, ainda, como gerá-la, siga a leitura deste artigo e confira o passo a passo completo agora mesmo!

O que é nota fiscal de produto?

A nota fiscal de produto, também chamada de nota de venda, é um documento fiscal que comprova a venda de uma mercadoria e que registra todos os dados e informações dessa transação comercial, incluindo os impostos e percentuais que recaem sobre essa operação.

Obrigatório para todos os formatos empresariais, esse tipo de nota deve ser emitido no formato eletrônico e é representado pela sigla NF-e.

Aqui, vale um adendo: todas as mercadorias físicas comercializadas precisam ter uma nota fiscal de produto correspondente. Esse processo vale tanto para vendas presenciais quanto para as virtuais.

Isto significa que, se você tem um e-commerce, também precisa emitir a NF-e para seus clientes.

Porém, atenção! Quando a empresa comercializa produtos digitais — conhecidos como infoprodutos — tais como cursos, e-books, entre outros, a nota que deve ser emitida é a de serviço.

Por isso, antes de falarmos sobre como emitir nota fiscal de produto, é interessante apresentarmos para você os outros tipos de documentos fiscais e as diferenças em comparação à NF-e.

Tipos de notas fiscais eletrônicas

  • Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e): trata-se de uma alternativa eletrônica aos cupons fiscais que são emitidos via ECF, que é o Emissor de Cupom fiscal. O NFC-e está mais presente no varejo, a exemplo de supermercados, farmácias, açougues e outros comércios similares;
  • Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e): voltada para empresas prestadoras de serviços, tais como empresas SaaS (software por assinatura), academias, escolas, produtos digitais como os infoprodutos que citamos, entre outros;
  • Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): documento fiscal voltado para o transporte de carga entre municípios e/ou estados. O CT-e é fundamental para o recolhimento do ICMS, Imposto sobre Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação.
Mulher olhando bolsa em loja
A nota fiscal de produto é um documento que protege a sua loja e os seus clientes

Quem deve emitir nota fiscal de produto e por quê?

Todas as empresas que fazem vendas de mercadorias de forma presencial ou virtual devem emitir a nota fiscal de produto. A única exceção é o MEI, Microempreendedor Individual, que vende para pessoas físicas. Porém, se o envio for via Correios ou transportadora, ele também é obrigado a emitir a NF-e.

Para sua loja, uma das vantagens de saber como emitir nota fiscal de produto é o cumprimento das leis tributárias, condição que evita diversos problemas com a Receita Federal.

Outro benefício é proteger sua franquia de acusações falsas por parte dos clientes. Isso porque a NF-e assegura a eles direitos como devolução, troca e garantia do produto. Entretanto, sabemos que, infelizmente, há pessoas de má-fé que usam os direitos que têm de maneira errada. 

Sobre isso, imagine que um comprador chegue à sua loja e exija a devolução do dinheiro por conta de problemas apresentados em uma mercadoria que comprou. Ele alega que você deve ressarci-lo porque o produto continua na garantia, mesmo isso não sendo verdade.

Se você tiver emitido a nota fiscal de produto, poderá se proteger e resguardar seu negócio dessa reclamação, evitando dores de cabeça e perdas financeiras.

Quais impostos incidem sobre a nota fiscal de produto?

Resta mais uma informação que você precisa saber antes de irmos para o passo a passo de como emitir nota fiscal de produtos, que é quais impostos incidem sobre esse documento fiscal.

Assim, na NF-e deve constar:

  • ICMS — Imposto sobre Circulação de Mercadorias (somente se o produto for movimentado entre municípios ou estados);
  • PIS — Programa de Integração Social;
  • IRPJ — Imposto de Renda de Pessoa Jurídica;
  • CSLL — Contribuição Social sobre o Lucro Líquido;
  • COFINS — Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social.

As alíquotas praticadas diferem de acordo com a região — especialmente no caso do ICMS —, e do regime tributário escolhido.

Usando o Simples Nacional como exemplo, os percentuais cobrados sobre o valor dos produtos são:

  • ICMS: entre 1,25% a 3,95% para pequenas empresas;
  • PIS: 0,38% para o comércio;
  • IRPJ: de 0% a 0,54%;
  • CSLL: taxa é igual a do IRPJ;
  • COFINS: entre 1,6% e 2,63%.

Dica! Não deixe de ler este artigo: “O guia completo da Nota Fiscal Eletrônica: vantagens, tipos e como emitir!

Como emitir nota fiscal de produto?

O processo para emitir nota fiscal de produto varia conforme o sistema utilizado. Porém, em linhas gerais, o passo a passo para gerar esse documento é:

  1. faça o cadastro da sua empresa na Sefaz: a fim de vincular seu CNPJ às NF-e emitidas;
  1. obtenha o certificado digital: que é uma espécie de assinatura eletrônica que valida a geração desse documento fiscal;
  1. contrate um sistema de emissão de nota fiscal: em alguns casos, é possível usar uma solução disponibilizada pela cidade onde sua loja está;
  1. informe os dados do cliente: uma vez que o sistema esteja liberado, você deve digitar as informações de venda, que incluem dados de identificação do comprador, descrição da mercadoria, formas de pagamento, e outras relacionadas;
  1. emita a nota fiscal: lembrando de enviar o documento ao cliente por algum canal de contato, como e-mail.

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O F360 Emissor é um sistema de geração de notas fiscais prático, rápido e totalmente seguro que oferece para sua franquia:

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  • integração com Sefaz;
  • gestão multiempresas;
  • armazenamento em nuvem de notas fiscais;
  • download de notas emitidas;
  • e muito mais!

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Escrito por:

Tálita Gonçalves

Redatora e analista de conteúdo F360