Se controlar o volume de transações, a variedade dos meios de pagamento e o fluxo de caixa está difícil, saiba que fazer uma conciliação financeira é o caminho ideal para organizar sua gestão.
Afinal, o varejo é um setor bastante dinâmico e competitivo e, por isso, cada centavo a mais ou a menos conta para manter a saúde financeira do negócio.
Imagine visualizar claramente o que entra e sai do seu caixa, sem surpresas desagradáveis no final do mês? A conciliação financeira não apenas simplifica essa tarefa, mas também oferece insights valiosos sobre o desempenho e permite tomar decisões embasadas.
Neste texto, exploramos o passo a passo de como fazer conciliação financeira no varejo desde a escolha da ferramenta certa até as melhores práticas para garantir que suas contas estejam sempre no azul.
Ao final, você descobrirá que, com organização e estratégia, é possível transformar a conciliação em uma poderosa aliada da sua gestão financeira.
Acompanhe a leitura!
Principais aprendizados deste artigo:
- A conciliação financeira é o processo de comparar as transações de uma loja com seus extratos bancários para assegurar o registro correto de todas as entradas e saídas de dinheiro.
- Realizar a conciliação financeira regularmente permite identificar inconsistências, prevenir fraudes, melhorar a gestão de fluxo de caixa e garantir a conformidade com obrigações de pagamentos e, assim, evitar juros e multas.
- Os principais tipos de conciliação financeira incluem conciliação bancária, contábil, fiscal, de ativos, de pagamentos, de cartões e de vouchers, cada uma com sua função específica para manter a saúde das finanças do negócio.
- Para realizar a conciliação, o varejista deve organizar os dados financeiros, comparar registros internos com extratos bancários, verificar pagamentos e recebíveis e resolver inconsistências. O uso de ferramentas automatizadas facilita esse processo ao integrar informações de diferentes fontes.
O que é conciliação financeira?
A conciliação financeira é o processo de comparar as transações nas contas de uma loja com seus extratos bancários e registros dos sistemas de pagamento. O objetivo é garantir a conformidade e o lançamento correto de todas as entradas e saídas de dinheiro.
Esse procedimento de gestão financeira inclui a conferência de valores recebidos por variados meios de pagamentos, como cartões de crédito, débito, vouchers e Pix, por exemplo.
No varejo, onde o fluxo de transações diárias é alto e envolve diversas formas de pagamento, a conciliação financeira é essencial para evitar erros, fraudes ou valores pendentes (inadimplências).
Ao manter a atualização do controle das finanças em ordem, o varejista faz um bom controle do caixa e tem mais segurança nas informações financeiras que usa para gerenciar o negócio.
Como funciona a conciliação financeira no varejo?
A conciliação dos pagamentos funciona como uma verificação das movimentações financeiras da loja, ou seja, apuração de todo dinheiro que entra e sai da conta para verificar se algum valor está errado ou em falta.
Na prática, a conciliação compara os registros internos com as transações externas em adquirentes de cartão, empresas de vouchers e instituições bancárias, por exemplo.
O ideal é realizar essa prática todos os dias para identificar estornos, falta de pagamentos ou erros nos registros e, assim, evitar perder dinheiro ou até mesmo pagar fornecedores ou tributos fora do prazo, o que pode acumular juros e multas.
Geralmente, a comparação entre as movimentações financeiras envolve:
- valores na conta-corrente e em contas de investimento;
- registro das transações em extratos bancários;
- análise do fluxo de caixa;
- controle das notas fiscais emitidas e recebidas;
- pagamentos provenientes das adquirentes de cartão e empresas de vouchers e delivery.
Quais os benefícios da conciliação financeira no varejo?
A conciliação financeira, além de evitar prejuízos, serve como base para diversas ações e estratégias comerciais de lojas e franquias. Dessa forma, gera benefícios indispensáveis para o varejista que deseja controlar o dinheiro do negócio e identificar oportunidades de crescimento.
Para compreender os benefícios da conciliação financeira no varejo, siga em frente.
Permite identificar inconsistências e prevenir fraudes
A conciliação financeira regular é essencial para identificar inconsistências nas transações. Ao comparar os registros internos com extratos bancários e dados de adquirentes de cartão, o varejista pode detectar erros ou cobranças indevidas.
Esse processo minucioso ajuda a evitar problemas, como transações duplicadas, divergências nos valores ou pagamentos não autorizados. Dessa forma, a conciliação atua como uma barreira contra possíveis fraudes ao garantir mais segurança e transparência nas finanças da loja.
Melhora a gestão de fluxo de caixa
A conciliação também é crucial para manter um controle eficaz do fluxo de caixa. Ao monitorar todas as movimentações financeiras de forma precisa, o varejista tem uma visão clara sobre as entradas e saídas de recursos. E essa prática ajuda a, por exemplo:
- ter um planejamento financeiro adequado;
- melhorar a previsão de necessidade de capital de giro;
- otimizar o pagamento a fornecedores.
Com dados organizados e acessíveis, o empresário pode agir de forma mais estratégica, ajustar estoques ou precificação, renegociar condições com parceiros e alocar recursos de forma mais eficiente.
Otimiza a tomada de decisão
Com uma conciliação financeira bem-feita, o gestor acessa informações confiáveis, o que facilita a tomada de decisões estratégicas.
Saber exatamente onde e como se utiliza o dinheiro possibilita identificar oportunidades de melhorias operacionais, cortar custos e maximizar a rentabilidade. Além disso, o controle rigoroso das finanças demonstra uma gestão saudável e confiável e reforça a credibilidade da marca tanto com fornecedores quanto com clientes.
Manter a conformidade de pagamentos
Uma das grandes vantagens da conciliação financeira é auxiliar o varejista a manter o controle rigoroso sobre os prazos de pagamento. A falta de controle nas datas de vencimento pode levar a multas e juros desnecessários e comprometer o fluxo de caixa.
Se esquecer uma fatura de fornecedor, por exemplo, o valor adicional de uma multa pode pesar no orçamento do mês.
Ao utilizar a conciliação para monitorar de perto as obrigações financeiras, o gestor evita surpresas e garante o pagamento em dia.
Além disso, com o uso de soluções tecnológicas, como softwares de gestão, é possível programar alertas para lembrar das datas de vencimento e até agendar pagamentos automáticos para reduzir erros e custos desnecessários.
Mais benefícios da conciliação financeira no varejo
Dentre tantas vantagens para manter a saúde financeira da loja, citamos mais algumas que fazem a diferença na gestão do varejista:
- ter mais transparência do fluxo financeiro;
- fornecer dados precisos para aprimorar o planejamento estratégico;
- revelar falhas nos processos operacionais;
- detectar extravios de documentos e possíveis desvios de recursos;
- auxiliar a identificar tentativas de golpes;
- prevenir perdas financeiras que, de acordo com a gravidade, podem comprometer o negócio;
- ajudar a manter a conformidade com as obrigações fiscais.
Quais os principais tipos de conciliação financeira no varejo?
Os principais tipos de conciliação financeira no varejo incluem conciliação bancária, contábil, fiscal, de ativos, de pagamentos e de recebíveis.
Veja mais detalhes sobre cada um.
Conciliação bancária
Na conciliação bancária, há a comparação dos registros de entradas e saídas financeiras com os extratos da conta para garantir que não haja divergências.
Possibilita detectar rapidamente possíveis erros ou fraudes, como lançamentos incorretos ou taxas não previstas e, assim, proteger o fluxo de caixa da empresa. Um exemplo prático é verificar se todas as vendas realizadas em um dia realmente caíram na conta no período certo.
Leia também: Conciliação de boletos: tudo o que você precisa saber!
Conciliação contábil
A conciliação contábil envolve conferir informações fundamentais, como folha de pagamento, impostos e outras obrigações financeiras.
Além de garantir a conformidade dos dados, auxilia a emissão de relatórios obrigatórios, como o Balanço Patrimonial e o Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE), essenciais para prestar contas à Receita Federal.
Conciliação fiscal
Esse tipo de conciliação garante que a emissão de todos os documentos fiscais, como notas fiscais e recibos, estejam em conformidade com os registros da loja.
A conciliação fiscal contribui para identificar inconsistências no recolhimento de impostos e evitar multas e sanções. É essencial, por exemplo, para lojas que emitem muitas notas fiscais em operações diárias, pois pequenas falhas podem gerar grandes problemas tributários.
Conciliação de ativos
A conciliação de ativos inclui comparar bens e direitos que podem se transformar em dinheiro, como imóveis, equipamentos e veículos.
O objetivo é assegurar que o registro das operações corresponda aos ativos reais. Isso é especialmente importante em empresas com grande volume de patrimônio físico, como uma rede de varejo ou um multifranqueado com diversas lojas.
Conciliação de pagamentos
A conciliação de pagamentos foca na verificação dos passivos, ou seja, nas dívidas e obrigações financeiras do negócio.
O varejista deve comparar os valores que precisa pagar, como faturas de fornecedores e salários, com os registros internos. O objetivo é cumprir as obrigações sem atrasos e desvios de recursos.
Conciliação de cartões
A conciliação de cartões, também conhecida como conciliação de recebíveis, monitora todas as vendas via cartões de crédito e débito e compara com os valores na conta bancária.
Essa análise garante que as operadoras de cartão repassem os valores corretamente, com o devido desconto de suas taxas, e no prazo acordado.
Além disso, ajuda a identificar possíveis atrasos ou falhas nas transações. Imagine, por exemplo, que em um dia você registrou R$ 10.000 em vendas via cartão, mas o banco só creditou R$ 9.500 — a conciliação identifica facilmente essa discrepância.
Conciliação de vouchers
Esse tipo de conciliação financeira acontece especialmente para lojas e franquias do setor de alimentação ou food service. O processo consiste em comparar as vendas realizadas com vouchers, como iFood, Sodexo e VR, com os valores repassados pelas empresas que gerenciam esses benefícios.
A prática ajuda a assegurar o pagamento de todos os valores no prazo, além de identificar possíveis divergências na cobrança de tarifas ou no tempo de processamento.
Restaurantes e lanchonetes, por exemplo, podem ter dezenas de transações diárias com vouchers, e a conciliação evita que erros de processamento afetem o fluxo de caixa e a saúde financeira do negócio.
Como fazer conciliação financeira no varejo?
Para fazer a conciliação financeira no varejo, você deve coletar e organizar os dados financeiros da loja, comparar os registros internos com o extrato bancário, verificar os pagamentos e os recebíveis e resolver as possíveis inconsistências. O ideal é usar um sistema automatizado para realizar o processo de forma eficiente.
Confira detalhes sobre o passo a passo.
1 – Coletar e organizar os dados financeiros
O primeiro passo na conciliação financeira é reunir todos os documentos e dados de transações, o que inclui extratos bancários, relatórios de vendas, comprovantes de pagamento e registros de vendas com cartões, boletos, Pix ou vouchers.
Exemplo: se no último fim de semana seu PDV registrou R$ 5.000 em vendas, você precisa ter os comprovantes dessas transações e reunir os extratos bancários para verificar se os dados batem com seus registros.
2 – Compare registros com extratos bancários
Com os dados organizados, o próximo passo é comparar seus registros internos com os extratos bancários. Você deve garantir que todos os valores de vendas, pagamentos a fornecedores e outros saques ou depósitos estejam corretamente registrados no banco.
Exemplo: se o seu sistema de gestão financeira mostrou R$ 2.000 em vendas por cartão de crédito, o extrato bancário precisa refletir esse valor, com dedução das taxas da operadora. Se houver discrepâncias, é necessário investigar as possíveis causas.
3 – Verifique os pagamentos e recebíveis
Confira o cumprimento de todas as obrigações financeiras, como pagamentos a fornecedores e colaboradores, além de verificar se os recebíveis, como vendas feitas via cartão, foram creditados adequadamente.
Exemplo: suponha que você tenha que pagar um fornecedor em 30 dias. Na conciliação, verifique se o pagamento aconteceu na data correta e com o valor combinado. Se não, esse erro pode impactar seu fluxo de caixa e gerar juros.
4 – Resolva as inconsistências
Se houver diferenças entre seus registros internos e o extrato bancário, é necessário identificar a origem do problema, que pode envolver erros no lançamento de vendas, pagamentos atrasados ou cobrança incorreta de taxas das operadoras de cartão.
Exemplo: ao descobrir que uma venda de R$ 500 foi creditada em R$ 480, entre em contato com a operadora de cartões para entender a diferença e ajustar seus registros.
É claro que, se você usar a automação de processos financeiros, fica mais fácil fazer a conciliação. Afinal, o sistema se integra com todos os pontos de vendas, adquirentes de cartões e empresas de vouchers, e centraliza os dados em uma só plataforma.
Logo, o sistema de gestão compara automaticamente suas vendas e pagamentos com os extratos bancários e gera relatórios, o que permite identificar e resolver qualquer erro rapidamente.
Ferramenta para conciliação financeira: qual usar?
O F360 Finanças é o melhor sistema de gestão financeira que oferece recursos criados por e para franqueados e varejistas.
Com integração com mais de 500 PDVs e adquirentes, disponibiliza a conciliação automatizada de contas bancárias, de cartões e vouchers do setor food.
- Conciliação de cartões: conciliação automática de cartões de crédito e débito que possibilita uma apuração real da cobrança de taxas pelas administradoras.
- Conciliação bancária: permite comparar o extrato da conta-corrente com todos os recebíveis e pagamentos para conferir seu fluxo de caixa.
- Conciliação de vouchers: se integra aos principais vouchers utilizados pelo setor food, como: iFood, Rappi, Sodexo, Alelo, Ticket e VR.
Além da conciliação, o software multiempresas oferece recursos como gestão de fluxo de caixa, contas a pagar e receber, emissão de notas fiscais, planejamento orçamentário e criação de relatórios e demonstrativos financeiros.
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FAQ
O que é conciliação financeira?
A conciliação financeira é o processo de comparação das transações de uma loja com seus extratos bancários e os comprovantes dos sistemas de pagamento. Seu objetivo é assegurar o correto registro de todas as entradas e saídas de dinheiro e evitar erros e inconsistências.
Qual a importância da conciliação financeira?
A conciliação financeira é crucial para evitar prejuízos, identificar inconsistências e fraudes, além de melhorar a gestão de fluxo de caixa. Fornece informações confiáveis, essenciais para uma tomada de decisão estratégica e garantir que o varejista mantenha a conformidade com obrigações financeiras e tributárias.
Como fazer conciliação financeira?
Para realizar a conciliação financeira, é preciso coletar e organizar todos os dados financeiros, como extratos bancários e registros de vendas. Depois, compare esses registros, verifique pagamentos e recebíveis e resolva quaisquer inconsistências. Utilizar um sistema automatizado pode facilitar esse processo.
Como é feita a conciliação bancária?
A conciliação bancária envolve a comparação dos registros financeiros internos de uma loja com os extratos da conta no banco. O objetivo é identificar e corrigir erros ou discrepâncias, como lançamentos incorretos ou taxas não previstas, além de garantir a saúde financeira do negócio e evitar problemas futuros.
Qual ferramenta faz conciliação financeira automatizada?
O F360 Finanças é uma excelente ferramenta de gestão financeira que oferece conciliação automatizada. Isso porque se integra a mais de 500 PDVs e 150 adquirentes e permite a conciliação de contas bancárias, cartões e vouchers, além de ajudar a gerenciar o fluxo de caixa, contas a pagar e receber relatórios financeiros.