O calendário financeiro é uma ferramenta administrativa que centraliza todas as datas e prazos de valores a pagar e a receber de um negócio. Esse recurso é essencial para manter a organização e evitar o esquecimento de compromissos monetários que prejudicam o funcionamento da empresa.
Por que a solução é importante? Bem, com tantas tarefas que você e seus funcionários precisam realizar no dia a dia, não é de se espantar que, vez ou outra, você deixe de pagar alguma conta, não é mesmo?
O problema é que quando você faz pagamentos com atraso, precisa arcar com juros e multas na maioria das vezes, e em médio e longo prazo, esses custos extras afetam a margem de lucro da sua franquia.
E mais! A visão de “mau pagador” impacta negativamente a reputação, a credibilidade e a confiabilidade do seu negócio perante funcionários, clientes e possíveis investidores. Nada favorável, concorda?
Ao criar um calendário financeiro, você evita problemas como esses! Então, siga a leitura e confira o passo a passo de como montar essa incrível ferramenta de gestão.
Principais aprendizados
- O calendário financeiro é um recurso que ajuda a controlar despesas empresariais e evitar problemas relacionados a pagamentos em atraso ou recebimento de valores de vendas fora do prazo.
- Por meio da ferramenta, é possível, por exemplo, melhorar o controle de fluxo de caixa, mensurar a necessidade de capital de giro e acompanhar a taxa de inadimplência.
- Você pode criar o calendário em planilhas como no Excel. Porém, softwares e aplicativos são as melhores opções para evitar erros e facilitar o acompanhamento dos vencimentos.
O que é e qual a importância do calendário financeiro?
O calendário financeiro é um recurso para registrar e acompanhar todas as receitas e despesas de um negócio, tanto valores fixos quanto esporádicos. Seu objetivo é facilitar a gestão monetária e garantir que os pagamentos e recebimentos aconteçam nos prazos corretos.
Essa ferramenta ajuda a acompanhar a execução do planejamento financeiro da sua loja e a fazer uma gestão de fluxo de caixa muito mais eficiente, dois fatores essenciais para o crescimento e o sucesso da franquia.
Sobre essa questão, saiba que aproximadamente 48% das empresas brasileiras fecham em até três anos por falta de planos realistas e problemas no gerenciamento financeiro, segundo dados do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE).
O calendário financeiro é uma ferramenta simples, mas extremamente eficiente, que, alinhado a boas estratégias de gestão, ajuda a evitar esse final.
Quais são os benefícios do calendário financeiro?
O calendário financeiro é vantajoso pois:
- auxilia na execução do planejamento financeiro;
- aponta prioridades;
- facilita previsões de fluxo de caixa;
- contribui com a mensuração de necessidade de capital de giro;
- garante a organização das finanças empresariais;
- evita pagamentos em atraso;
- gera dados importantes para embasar decisões;
- ajuda a monitorar a inadimplência de clientes;
- otimiza a definição de metas.
Não deixe de ler: “Controle de despesas empresariais: 7 dicas de como fazer“
Como criar um calendário financeiro? 5 passos!
Para criar um calendário financeiro, você deve seguir estes passos:
- escolher um método;
- incluir as fontes de receitas e listar as despesas;
- organizar tudo por vencimento;
- criar lembretes;
- revisar seu controle periodicamente.
1 – Escolher um método
Existem diversas opções de ferramentas de calendário financeiro, algumas físicas e outras digitais.
Use, por exemplo, softwares e aplicativos específicos para a atividade, agendas eletrônicas como Google Agenda ou plataformas de organização e gerenciamento como o Trello.
A depender do porte da sua franquia, até dá para utilizar planilhas feitas em Excel. Porém, lembre-se de que a automação é sempre a melhor opção para evitar erros, aumentar a produtividade e promover a escalabilidade.
Na hora de escolher a melhor base para criar o seu calendário, considere também a facilidade de uso e como a ferramenta auxiliará no seu dia a dia e do seu time.
2 – Incluir as fontes de receitas e listar as despesas
Após escolher a ferramenta, o próximo passo é alimentá-la com dados e informações sobre as fontes de receita do seu negócio e as despesas.
Inclua todos os compromissos financeiros, a exemplo de pagamento de fornecedores, guias como o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional) e despesas com aluguel de espaço, internet, telefone.
Coloque a descrição da conta a pagar ou a receber e, principalmente, as datas de vencimento. Afinal, trata-se de um calendário, e, o registro dos dias de pagamento é uma das informações mais importantes.
3 – Organizar tudo por vencimento
É justamente a partir da inclusão do vencimento que você consegue organizar esse controle.
A ideia é ordenar tudo por data, de modo que o prazo mais próximo apareça em primeiro lugar. Dessa forma, só de olhar o controle, saberá exatamente o que deve pagar, ou o que está para receber, sem se esquecer de nada!
4 – Criar lembretes
Você só perceberá os benefícios do calendário financeiro se a ferramenta funcionar corretamente, concorda? Por esse motivo, um recurso que se espera dessa solução é o envio de lembretes.
Pense bem: de que adianta criar um controle completo com todos os registros de valores e vencimentos se você precisa lembrar de consultá-lo todos os dias? Se o objetivo é contar com um recurso que ajude a evitar esquecer seus compromissos financeiros, essa dinâmica é um tanto contraditória.
Por esse motivo, é importante usar softwares para lojas e franquias, pois é possível programar essas ferramentas para te lembrar o que fazer. Por outro lado, os controles manuais já não oferecem essa funcionalidade.
5 – Revisar seu controle periodicamente
O planejamento financeiro, a gestão de fluxo de caixa e outras atividades similares são “vivas”, digamos assim.
O motivo é que, apesar de serem burocráticas e repetitivas, os vencimentos mudam, novas despesas surgem, e você pode criar uma nova fonte de receita para a sua loja — por que não? Portanto, seu calendário financeiro precisa de revisão constantemente.
Deixar de atualizar uma única data leva a erros que prejudicam sua gestão financeira e o funcionamento do seu negócio.
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FAQ
O que é um calendário financeiro?
O calendário financeiro é uma ferramenta para registro e monitoramento de contas a pagar e a receber. Seu principal objetivo é evitar esquecimentos que afetam a saúde financeira da empresa.
Por que minha empresa precisa de um calendário financeiro?
Sua empresa precisa de um calendário financeiro para garantir o pagamento das contas em dia, acompanhar o recebimento de valores e, dessa forma, garantir um fluxo de dinheiro para manter as atividades e gerar lucratividade.
Como criar um calendário financeiro eficiente?
Para criar um calendário financeiro eficiente, você deve escolher a base, que pode ser um recurso físico ou digital, registrar os compromissos monetários e os recebíveis e organizar tudo por data de vencimento.
Quais ferramentas são recomendadas para gerenciar um calendário financeiro?
Para gerenciar esse tipo de calendário, recomenda-se ferramentas como softwares e aplicativos financeiros e plataformas de controle de atividades.
Como garantir que o calendário financeiro seja seguido?
Para garantir que o calendário do seu negócio será seguido, crie lembretes automáticos com as datas dos compromissos e treinar corretamente o seu time para usar a ferramenta escolhida.
