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Contabilidade 03/01/2024

Conciliação contábil: veja como fazer em 8 passos!

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A conciliação contábil é um processo de conferência das movimentações financeiras feitas por uma empresa que tem como principal objetivo compreender todas as entradas e saídas de valores, suas origens, bem como identificar possíveis erros para, assim, garantir a boa saúde financeira do negócio.

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Para realizar essa verificação na sua loja, você precisa ter em mãos diferentes dados e relatórios financeiros, tais como os referentes ao fluxo de caixa, folha de pagamento, empréstimos, entre outros similares.

Com tanta coisa que precisa ser levantada — e já imaginando o trabalho que isso pode dar —, é natural que você esteja  se perguntando se vale a pena realizar esse processo e por que ele é importante. 

Bem, logo de início podemos destacar dois motivos significativos, que são: essa atividade ajuda a identificar potenciais prejuízos financeiros que não são vistos no dia a dia, e a prevenir possíveis fraudes.

Temos certeza de que somente essa breve explicação já chamou sua atenção, não é mesmo? Então, siga a leitura deste artigo e confira o que é, como funciona, para que serve e o passo a passo para fazer conciliação contábil da maneira certa, e aprimore a gestão financeira da sua franquia!

O que é conciliação contábil?

A conciliação contábil é uma atividade de conferência das movimentações financeiras de uma empresa, por meio da qual são levantadas, verificadas e comparadas todas as entradas e saídas de valores, a fim de identificar possíveis divergências de lançamentos entre os registros internos e extratos bancários.

Essa é uma parte fundamental para a realização de uma gestão financeira eficaz. E um dos pontos positivos é que você tem total liberdade para escolher o período que essa comparação será feita na sua loja — só não pode deixar de fazê-la. Então, a inclua em sua agenda gerencial!

Quanto aos períodos de análise, alguns exemplos são mensal, trimestral, semestral, ou mesmo anualmente.

Porém, antes de definir a periodicidade da conciliação contábil da sua franquia, tenha em mente que esse processo tem por objetivo “bater” os valores que entram e saem da conta da sua empresa. 

Isso significa que, quanto mais tempo você demorar para comparar, mais longa será a lista de registros que terão que ser verificados.

Qual a importância da conciliação contábil?

Pensando especificamente sobre a importância da conciliação contábil, os principais fatores que justificam a relevância desta comparação são:

  • é a melhor forma de identificar erros de lançamento de valores que podem gerar prejuízos financeiros para a sua loja, tanto de pequeno quanto de grande porte;
  • contribui para identificar fraudes financeiras, como desvio de dinheiro;
  • ajuda a evitar processos trabalhistas, a exemplo dos que são abertos quando o funcionário alega que não recebeu o salário em dia;
  • colabora para manter o bom relacionamento com fornecedores e demais parceiros de negócio, comprovando as datas nas quais os pagamentos foram feitos;
  • aprimora o relacionamento com investidores, visto que também ajuda a comprovar como e quando os valores investidos foram utilizados;
  • ajuda no levantamento correto do balanço patrimonial;
  • evita problemas com os órgãos fiscalizadores, decorrente da garantia de pagamento e da entrega correta de obrigações fiscais; 
  • auxilia em processos de auditoria, provando movimentações financeiras que foram feitas, em quais datas e em quais valores;
  • respalda planejamentos financeiros e tomadas de decisão em favor do crescimento da sua loja.

Dica! Aproveite e confira também: “Expansão de franquias: as 6 melhores dicas de como realizar!“.

Quais tipos de conciliação contábil podem ser feitos?

Não pense que a conciliação contábil contempla, de uma só vez, todos os valores que entram e saem do seu negócio. Certamente, fazer isso demandaria muito mais tempo e elevaria as chances de erros, concorda? 

Por esse motivo, esse processo de comparação de valores é separado em categorias, a fim de facilitar a realização. São elas:

  • conciliação bancária;
  • conciliação da folha de pagamento;
  • conciliação de fornecedores e clientes;
  • conciliação de pagamentos;
  • conciliação de estoque;
  • conciliação de contas a pagar e a receber.

Conciliação bancária

Feita a partir da comparação entre o extrato bancário e os valores registrados nos controles internos da empresa. O objetivo é confirmar se o saldo final é o mesmo nos dois lugares.

Conciliação da folha de pagamento

Utilizada para levantar e analisar todas as despesas com pessoal, tais como salário, hora extra, adicional noturno, prêmios, comissões, férias, entre outros relacionados.

Conciliação de fornecedores e clientes

Realizada para confrontar o registro de pagamentos a fornecedores e recebimento de valores vindos de clientes, provenientes das vendas efetivadas.

Conciliação de pagamentos

Nessa categoria, você deve incluir os pagamentos diversos da empresa, tanto os fixos quanto os variáveis, por exemplo, aluguel de espaço, contas de consumo como água, luz e internet, entre outros.

Conciliação de estoque

Importante para evitar gastos extras com compras desnecessárias de matéria-prima e insumos, bem como para não deixar que itens estocados sejam perdidos devido ao vencimento do prazo de validade, entre outros critérios que geram prejuízos desse tipo.

Conciliação de contas a pagar e a receber

Consiste no cruzamento de tudo o que foi pago e de todos os valores que a empresa recebeu, com os valores apresentados em extratos bancários e registros internos. 

O objetivo é confirmar se todas as contas foram pagas nos dias e nos valores corretos, bem como se as quantias esperadas foram devidamente recebidas nas datas correspondentes.

Sobre isso, aprenda muito mais lendo o artigo: “Entenda a importância da gestão de contas a pagar e receber e aprenda as melhores práticas

A conciliação contábil é uma atividade fundamental para uma gestão financeira eficaz

Como fazer conciliação contábil? 8 passos!

Tudo claro até aqui? Então, a etapa seguinte é você aprender a como fazer a conciliação bancária. Para realizar esse processo com precisão, o passo a passo mais indicado a ser seguido é:

  1. defina como será feito o controle financeiro da sua franquia;
  2. mantenha esses controles sempre atualizados;
  3. separe e classifique todas as despesas e compromissos financeiros;
  4. escolha o período de comparação;
  5. levante os documentos necessários;
  6. inicie a comparação dos valores;
  7. realize as correções necessárias;
  8. compartilhe a conciliação feita com os setores relacionados.

1. Defina como será feito o controle financeiro da sua franquia

Se a conciliação contábil compara dados de registro internos com as informações de extratos bancários e demais documentos financeiros, nada mais justo do que manter um bom controle de movimentação monetária, concorda?

Por esse motivo, é interessante que você, antes de mais nada, defina as ferramentas que  usará para isso. 

Dependendo do porte da sua unidade de franquia, pode iniciar com planilhas, como as feitas em Excel. Porém, conforme a loja cresce, contar com a ajuda da tecnologia para realizar esse processo, certamente, fará toda a diferença, pois otimiza tempo e reduz erros.

Inclusive, essa automação faz parte da transformação digital no varejo, que é essencial para a expansão e crescimento das marcas. 

2. Mantenha os controles financeiros da sua loja sempre atualizados

De nada adianta ter uma solução incrível e não manter os dados financeiros atualizados. Afinal, se você não “alimentar” as planilhas e softwares, não terá as informações necessárias para fazer as comparações.

Fora que isso tornará esse processo mais demorado porque, primeiro, você terá que atualizar os dados, para somente depois fazer a conciliação.

3. Separe e classifique todas as despesas e compromissos financeiros

Outra forma de facilitar esse processo é separando suas despesas e compromissos financeiros por categoria. Lembra os tipos de conciliação contábil que citamos? Pois bem, você pode usar essa segmentação como base para fazer a separação da sua loja. 

4. Escolha o período de comparação

Outro ponto que citamos foi a periodicidade da conciliação. Quanto a isso, ressaltamos o que já dissemos: você é livre para definir de quanto em quanto tempo fará a comparação de entradas e saídas de valores do seu negócio. Contudo, considere que quanto mais demorar, mais números terá que verificar.

Somado a isso, quanto menor foi esse intervalo, maiores as chances de resolver rapidamente problemas que forem identificados. Afinal, tempo é dinheiro, como diz o ditado! Por todos esses motivos, o ideal seria fazer a conciliação contábil todos os meses.

5. Levante os documentos necessários

No quarto passo você deve levantar todos os documentos necessários para comparar as entradas e saídas de valores. Isso inclui documentações e relatórios, como:

  • fluxo de caixa;
  • demonstrativo financeiro;
  • extratos bancários;
  • extratos de investimentos;
  • extratos de empréstimos;
  • folha de pagamento;
  • controle de notas fiscais.

6. Inicie a comparação dos valores

Com tudo nas mãos, o sexto passo consiste em fazer a comparação, propriamente dita. Aqui, a tecnologia também faz toda a diferença, a exemplo dos softwares voltados para conciliação bancária que automatizam essa tarefa, elevam a produtividade e diminuem os erros.

7. Realize as correções necessárias

Identificou divergências? Então, adote o mais breve possível as medidas necessárias para corrigi-las, a fim de minimizar o impacto financeiro da sua loja.

Essas providências podem ser desde mudar o fluxo adotado para controle interno dos valores movimentados, até adequação de políticas e aplicação de punições, como as necessárias para casos mais graves, como desvio de dinheiro. 

8. Compartilhe a conciliação feita com os setores relacionados

E nada de guardar a conciliação feita na gaveta ou no computador! Os demais setores envolvidos com a parte financeira da sua loja precisam saber o que foi identificado e as condutas adotadas. Essa é uma ótima maneira de manter a transparência da sua empresa e elevar o nível de credibilidade e de confiabilidade da marca que ela representa.

Temos outro artigo que, certamente, ajudará você. Confira! “Plano de contas: o que, por que é importante e como montar um?

Quais os principais erros na conciliação contábil?

Mesmo seguindo o passo a passo para fazer conciliação contábil, isso não significa que você e sua equipe não irão cometer falhas nesse processo. Então, como evitá-las? A melhor maneira é conhecendo quais são.

Sobre isso, os principais erros da conciliação que você deve se atentar para não cometer também são:

  • deixar de anotar algum valor que entrou ou saiu do caixa ou da conta bancária da sua loja;
  • demorar muito tempo para fazer a comparação;
  • não segmentar a conciliação, considerando todas as entradas e saídas em um mesmo avaliação;
  • não anotar as datas que as movimentações foram feitas, se preocupando apenas com os valores;
  • lançar valores errados e esquecer de corrigi-los;
  • não identificar os depósitos ou pagamentos;
  • desconsiderar a automação desse processo; 
  • não contar o suporte de um profissional contábil.

7 vantagens de automatizar a conciliação contábil

Por falar em automatizar as conciliações, é bem importante  saber também quais vantagens pode obter ao usar a tecnologia a seu favor para essa atividade, não é mesmo?

No caso, os principais benefícios que podem ser alcançados são:

  1. otimização de tempo;
  2. aumento da produtividade dos profissionais envolvidos;
  3. redução de erros e da necessidade de retrabalho;
  4. identificação mais precisa e melhor acompanhamento da saúde financeira da sua loja;
  5. constatação de divergências e de problemas monetários em menos tempo, ajudando a mitigar os riscos mais rapidamente;
  6. acesso facilitado a diversas informações financeiras, as quais são fundamentais em processos de auditoria ou para comprovação de pagamento aos órgãos fiscalizadores;
  7. geração de vários relatórios que podem (e devem) ser usados como base para tomadas de decisão.

Gostou de saber mais sobre esse tema? E que tal outras orientações que ajudarão a melhorar a gestão financeira da sua franquia? Então, aproveite que está aqui, no blog da F360, e leia também o artigo: “Como fazer planejamento financeiro empresarial? 8 dicas!

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Escrito por:

Carolina Ferrari

Gerente de marketing da F360