Saber como aumentar a produtividade do back office é um importante passo para o sucesso da empresa em geral, mas você sabe o que esse nome significa? Em tradução livre para o português, nesse caso, é possível defini-lo como “suporte”.
Na realidade, essa palavra inclui todas as operações, processos e setores que não estão em contato direto com o cliente — como a área financeira, de logística ou a de embalagens. Ela garante o sucesso da área Front Office, aquela que possui contato direto com os clientes.
Não é difícil imaginar sua importância para a empresa, já que é ela que dá vida ao negócio e garante que a companhia alcance resultados significativos no mercado. Sem essa área bem desenvolvida, seria impossível atingir os objetivos e atender aos clientes com eficácia.
Pensando em tudo isso, fizemos um post onde você vai entender como aumentar a produtividade do back office de forma realmente eficaz. Boa leitura!
Torne os processos diários mais ágeis e eficazes
Há muitos processos que garantem o funcionamento da empresa e, por isso, precisam ser aprimorados. Na área financeira, por exemplo, é possível falar de recebimentos, pagamentos, faturamentos, análise de crédito e, eventualmente, sua cobrança junto aos inadimplentes.
Para garantir o aumento da produtividade, é preciso tornar todos esses processos mais ágeis e eficazes. Isso pode ser feito ao eliminar os obstáculos que existem, como o excesso de burocracia ou a falta de tecnologia apropriada ao setor.
Implemente novos canais para o diálogo
É indispensável que os diversos profissionais e a área de back office se comuniquem com qualidade. Se não for assim, um grande número de problemas poderá surgir, como erros operacionais, acidentes e conflitos interpessoais ou intergrupais.
A melhoria da comunicação deve acontecer em dois sentidos principais. Primeiro, na sensibilização dos líderes de equipe sobre o assunto, pois todos os gestores precisam entender a importância da comunicação, bem como passar as informações para a sua equipe.
Segundo, é crucial implementar canais que facilitem a fluidez das mensagens para que elas cheguem onde realmente precisam. Como exemplo, é possível citar as redes sociais corporativas, aplicativos mobile ou sistemas modernos de gestão.
Mantenha os colaboradores capacitados
Profissionais de suporte desenvolvem atividades mais técnicas e, por isso, precisam estar sempre qualificados. Atualmente, essa necessidade é ainda maior, já que o grande volume de dados promove mudanças contínuas e demanda que as empresas se reformulem sempre.
O lado positivo é que, hoje, há diversos tipos de treinamento. É possível manter as equipes competentes, com flexibilidade e produtivas com a utilização cursos à distância ou semipresenciais. Também é possível optar por treinamentos in company — aqueles ministrados no ambiente de trabalho.
Mensure continuamente os indicadores de desempenho
Como o próprio nome sugere, os indicadores de desempenho ajudam a mensurar o grau de resultados de um setor, equipe ou colaborador. Acompanhá-los é essencial para uma atuação mais enxuta, focada e assertiva para toda a empresa.
Eles também são conhecidos como KPIs — acrônimo de: Key Performance Indicators — e podem variar bastante de acordo com cada área de back office. Para a área financeira, por exemplo, os principais são:
- índice de liquidez;
- taxa de lucratividade;
- retorno sobre os investimentos;
- nível de crescimento;
- taxa de rentabilidade.
O acompanhamento desses indicadores deve ser uma prioridade na gestão, afinal, eles subsidiam a busca pela melhoria contínua. Para que isso aconteça, é crucial contar com um sistema financeiro que ofereça dados volumosos, verídicos e variados.
Determine metas claras e desafiadoras
Todas as metas desafiam o status quo — a situação atual — da empresa ou de uma área específica. Com elas, é possível avançar e instigar comportamentos mais apropriados, além de conseguir um aumento significativo da produtividade.
Não há uma regra para a criação de metas, mas é importante que tenha algumas características básicas. Toda meta deve ser clara, mensurável, atribuível, realizável e ter um tempo bem definido. Assim, é possível aumentar a performance de todos os envolvidos.
Ofereça feedback de forma contínua
O feedback é uma aliada poderosa dos gestores, pois é capaz de motivar ou eliminar determinados comportamentos. Ele pode acontecer na forma de uma crítica para indicar o que precisa ser melhorado, ou na forma de um elogio para dar reconhecimento ao profissional pelo trabalho.
Especialmente para áreas de back office, é importante subsidiar o feedback em constatações reais do dia a dia. Evite falar apenas do que acha, faça uma apuração consistente dos resultados alcançados ao longo de determinado período e depois gere o retorno.
Muitos profissionais, erroneamente, veem o feedback apenas como uma crítica. Aliás, o reconhecimento é um grande estimulo. Segundo pesquisa, funcionários reconhecidos aumentam seu desempenho em cerca de 60% em relação a aqueles sem o mesmo estímulo.
Desenvolva um forte senso de meritocracia
É importante recompensar os colaboradores para mostrar a eles o quanto são importantes para a sua empresa. Contudo, essa gratificação não pode estar fundamentada em questões de proximidade ou, simplesmente, pelo tempo de casa que eles possuem. É preciso considerar as conquistas ao longo de um determinado período.
Ao fazer isso, um forte senso de meritocracia é criado: o de fazer por merecer. Desse modo, cada um dos trabalhadores da área de back office ficará mais engajado para entregar resultados fora da curva, bem como aumentar sua produtividade no expediente de trabalho.
Ainda é preciso considerar que existem diversos tipos de recompensas. É importante equilibrar as financeiras e as não financeiras — como uma viagem, um dia de folga ou uma vaga exclusiva na garagem, por exemplo. Assim, as coisas ficam ainda mais interessantes.
Conte com a tecnologia a favor do back office
É inegável que a tecnologia ocupa um papel cada vez mais central nos negócios. Para que qualquer área se mantenha competitiva, precisa modernizar suas operações diárias e abraçar as novas soluções tecnológicas.
Para a área financeira, é crucial possuir um bom sistema de gestão financeira. Desse modo, será possível monitorar os resultados em dashboard, obter relatórios de fluxo de caixa e DRE, fazer conciliação bancária e ter acesso às informações pela web de forma segura.
De acordo com uma pesquisa da revista Exame, apenas 39% do expediente de trabalho é produtivo, número muito abaixo do ideal para as empresas. Então, não deixe de aplicar as dicas citadas nesse artigo para garantir que a área de back office alcance grandes conquistas. No final, toda a sua empresa será beneficiada.
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