Planejar e controlar o pagamento de fornecedores é essencial para realizar uma boa gestão financeira no varejo. Afinal, essa prática representa um investimento, ou seja, despesas que saem da conta e precisam ser bem gerenciadas para evitar prejuízos.
Se houver atraso no pagamento, por exemplo, é possível que seu estoque fique defasado e o cliente não receba o produto que deseja. Isso sem falar na cobrança de juros e multas, aumentando os custos da loja.
Para que tudo dê certo, é fundamental se atentar a alguns aspectos para desenvolver um bom relacionamento com os fornecedores e o devido controle das contas a pagar. E é exatamente o que você aprenderá neste artigo.
Continue a leitura e saiba como é feito o pagamento de fornecedores, os melhores métodos e dicas para fazer uma gestão de alto nível. Acompanhe!
A importância do controle de pagamento de fornecedores
Antes de tudo, pagar corretamente e dentro do prazo os fornecedores contribui diretamente para ter um bom relacionamento com eles, transformando-os em reais parceiros de negócios. Afinal, quando o trabalho acontece de forma harmônica, todos saem ganhando.
Se o produto for de boa qualidade e entregue dentro do prazo, o cliente poderá comprá-lo quando desejar e ficará satisfeito com sua experiência, o que pode fidelizá-lo e estimulá-lo a recomendar a marca para amigos e colegas.
A consequência é o aumento das vendas da loja, que leva ao crescimento das compras com os fornecedores. Percebeu como esse ciclo é benéfico tanto para o varejista quanto para a empresa fornecedora?
Mais benefícios do controle de pagamento dos fornecedores
Além disso, citamos outros benefícios de controlar o pagamento de fornecedores no varejo:
- otimização do fluxo de caixa: se houver atrasos e pagamento de multas e juros, pode prejudicar o caixa da loja;
- melhor previsibilidade financeira: com o controle, o varejista tem uma visão completa das contas a pagar, podendo projetar receitas e despesas e realizar um planejamento orçamentário mais confiável;
- redução de custos operacionais e administrativos: além de evitar gastos extras, a boa gestão do pagamento pode facilitar a negociação com os fornecedores, conseguindo valores e prazos melhores;
- aumento da reputação da marca: se a marca é um bom negócio para fazer parcerias, sua reputação e credibilidade no mercado aumentam, ampliando as chances de encontrar mais fornecedores e até mesmo investidores;
- satisfação do cliente final: com o pagamento em dia, o cliente terá sempre à disposição os produtos que deseja. Assim, o varejista mantém o giro de estoque e não perde vendas.
Como é feito o pagamento de fornecedores?
De modo geral, o pagamento de fornecedores no varejo pode ser feito de duas formas: à vista ou a prazo. E essa é uma questão que gera muitas dúvidas ao varejista. Afinal, qual delas é melhor?
Tenha em mente que as condições da transação impactam diretamente o fluxo de caixa da loja. E para decidir como fazer o pagamento, é preciso analisar alguns aspectos antes, como pagar à vista ou parcelado.
O pagamento à vista deve ser feito apenas se a loja tiver dinheiro em caixa suficiente para cobrir todas as despesas e seus custos operacionais, e caso o fornecedor cobre juros na forma parcelada.
Afinal, se não houver cobrança de juros, dividir o valor total da compra é uma boa saída para não impactar o caixa do negócio e seu capital de giro.
Os melhores meios de pagamento de fornecedores
Para continuar aprofundando o assunto, conheça os melhores meios de pagamento de fornecedores, que também costumam ser os mais usados no mercado B2B (Business-to-Business).
Transferência bancária
A transferência bancária garante mais rapidez e segurança às transações. Basta transferir o dinheiro de uma conta corporativa para outra. E com a evolução do Pix, ficou ainda mais fácil pagar os fornecedores no varejo.
Boleto bancário
O boleto ainda é uma forma de pagamento bastante usada no mercado, inclusive para pagamentos de fornecedores. Esse método permite controlar e rastrear os pagamentos.
Cartão de crédito corporativo
O cartão de crédito corporativo oferece vantagens adicionais aos varejistas, pois, por meio dele, há mais flexibilidade para negociar os prazos de pagamento, podendo parcelar o valor total do pedido.
Débito Direto Autorizado (DDA)
Já o DDA simplifica e automatiza os pagamentos. O Débito Direto Autorizado é programado junto ao banco e, na data escolhida, o valor sai da conta da loja para o fornecedor. Assim, o lojista evita atrasos e multas.
Porém, é fundamental ter uma boa gestão das finanças e garantir que o valor esteja na conta no dia do pagamento.
Leia também: Como fazer controle de caixa? As 5 melhores dicas!
Desafios no pagamento de fornecedores no varejo
A gente sabe que o pagamento de fornecedores envolve processos que precisam ser bem gerenciados, e que alguns deles podem representar desafios aos varejistas.
Entre as dificuldades mais comuns, destacamos:
- gestão de prazos e condições de pagamento: quando existem vários fornecedores, é possível ter dificuldade em gerenciar todas as contas a pagar;
- controlar os documentos e conciliar os pagamentos: o monitoramento dessa despesa da loja deve ser feito de maneira regular, o que pode também ser um desafio para lojistas que acumulam muitas funções;
- riscos de fraudes e erros operacionais: outro aspecto que precisa de atenção são os riscos de fraudes e erros operacionais, logo, é necessário ter um acompanhamento integral das finanças;
- oscilações no fluxo de caixa e sazonalidades: pode ser difícil planejar os prazos de pagamento durante épocas sazonais e em meses com oscilações na receita.
A boa notícia é que existem práticas e ferramentas ideais para ajudar o varejista a controlar suas contas a pagar. Veja a seguir!
Continue aprendendo: Veja como dominar a gestão de contas a pagar e receber!
Como controlar o pagamento de fornecedores no varejo?
Fazer uma boa gestão dos pagamentos de fornecedores reúne um conjunto de práticas financeiras e administrativas, desde a negociação até a auditoria constante para evitar fraudes e erros.
Para facilitar, separamos dicas de como controlar o pagamento de fornecedores e investir no crescimento do seu negócio.
1 – Faça um planejamento financeiro
O planejamento financeiro é a base para entender o seu orçamento mensal, afinal, para montá-lo, é necessário reunir as receitas e despesas da loja, além de projetar vendas para os próximos meses.
E cada um desses aspectos impactam a capacidade de arcar com os custos dos fornecedores. Sendo assim, crie seu planejamento, defina seu orçamento e identifique as melhores condições e prazos de pagamentos para sua loja.
2 – Automatize as contas a pagar
Para evitar erros e fraudes, invista em um software de gestão financeira, como o F360 Finanças, que possibilita integrar e automatizar processos, permitindo conferir dados e ter controle total sobre as contas a pagar e a receber.
Além disso, o sistema evita que o varejista perca algum prazo de pagamento e arque com juros e multas depois.
3 – Negocie com os fornecedores
Com o planejamento orçamentário em mãos e um controle completo das finanças da sua loja, é possível iniciar uma negociação com os fornecedores para chegar a melhores condições para seu negócio, como atualização de valores e prazos de pagamento.
4 – Tenha uma comunicação eficiente
Para estreitar laços com os fornecedores e ter um bom relacionamento a longo prazo, é fundamental ter uma comunicação clara, transparente e objetiva.
Para isso, identifique seus canais de contato preferidos, e, assim, pense em estratégias para manter o contato de forma regular e profissional.
5 – Monitore o fluxo de caixa
Acompanhar as entradas e saídas do negócio colabora para gerenciar melhor todos os recursos financeiros e tomar decisões embasadas em dados realistas.
O fluxo de caixa permite também identificar se haverá dinheiro para arcar com as despesas mensais e, portanto, se planejar adequadamente para cumprir com as obrigações.
E mais: o monitoramento do fluxo de caixa é vital para tomar a decisão de pagar à vista ou a prazo. E até mesmo para entender se dá para arcar com o adiantamento para um determinado fornecedor que deu um bom desconto para pagamentos antecipados.
6 – Faça o controle e a auditoria dos pagamentos
Para o dinheiro não faltar no caixa e garantir a manutenção do seu estoque e suas vendas, a dica é: use todo o poder da tecnologia para controlar os pagamentos e realizar a conciliação bancária e de cartões de maneira automática e segura.
Além disso, tenha um profissional qualificado para fazer as auditorias dos dados e identificar possíveis inconsistências.
O F360 Finanças é um sistema de gestão financeira multiempresas, ótimo para varejistas de diversos segmentos e tamanhos, pois permite escalar seu negócio conforme o crescimento da marca ou compra de outras franquias.
Seu recurso de controle das contas a pagar e a receber, por exemplo, tem automatização junto ao SEFAZ da sua região, permitindo integrar todas as notas fiscais emitidas por fornecedores.
Além disso, conta com funcionalidades automatizadas de gestão de fluxo de caixa, conciliação bancária e de cartões, planejamento orçamentário, integração com PDVs e adquirentes e muito mais!
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