empresária sentada diante de uma mesa com notebook, sorrindo e mexendo em papeis
Finanças 23/01/2025

Gestão da folha de pagamentos: como fazer? 9 passos

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A gestão da folha de pagamentos é uma peça-chave na administração das finanças de uma loja ou franquia. Lidar com os salários dos colaboradores não é apenas uma questão de manter as contas em dia; é essencial para garantir a saúde financeira do seu negócio.

Um pequeno erro nesse processo não só impacta a vida do colaborador, mas também traz consequências financeiras sérias, como multas por descumprimento da legislação trabalhista.

Por isso, dominar a gestão da folha de pagamento é indispensável para o sucesso da sua operação. Ao manter tudo organizado, você avalia melhor a necessidade de contratar novos colaboradores e entender os impactos dos salários no orçamento. Se precisar ajustar os gastos, saber quais custos pesam mais pode também fazer toda a diferença.

Continue a leitura e descubra como fazer uma gestão da folha de pagamentos eficaz!

Principais aprendizados deste artigo:

  • A gestão da folha de pagamento é crucial para a saúde financeira de uma loja, pois um pequeno erro pode levar a consequências financeiras, como multas. Uma administração eficiente ajuda a avaliar a necessidade de novas contratações e a controlar os custos.
  • Uma boa gestão evita problemas legais, melhora o controle interno, garante previsibilidade financeira, aumenta a transparência com colaboradores e permite tomar decisões estratégicas baseadas em dados.
  • Controlar salários, descontos e tributos é complexo devido às características da legislação trabalhista do Brasil, às constantes mudanças legais, à possibilidade de erros em cálculos e à necessidade de integração entre diferentes sistemas.
  • Para uma gestão eficaz, recomenda-se definir cargos e salários, planejar pagamentos, monitorar horas de trabalho, atualizar dados, padronizar processos e adotar tecnologias, como softwares especializados, para automatizar a folha de pagamento.

O que é gestão da folha de pagamentos?

A gestão da folha de pagamentos representa o gerenciamento de todos os dados referentes aos salários e tributos de cada colaborador da loja. Esse processo visa garantir os valores corretos e a aplicação adequada dos descontos salariais, além de que a empresa cumpra com a legislação trabalhista.

Sem uma gestão eficiente, a chance de erros financeiros e problemas legais é grande.

Esse documento, conhecido também como holerite, varia de negócio para negócio, mas sempre apresenta dados básicos, como o nome do colaborador, o salário bruto, descontos legais e o valor líquido recebido.

A dificuldade maior surge ao considerar horas extras, férias, benefícios e outras variáveis que influenciam o cálculo final. Por isso, muitas lojas optam por sistemas automatizados que facilitam a organização e evitam complicações com a legislação.

Qual é a importância do controle de salários?

Uma gestão eficiente da folha de pagamento não só evita problemas com a lei, mas também melhora o controle interno, garante previsibilidade financeira e ajuda o gestor a manter um planejamento sólido.

Conheça as principais vantagens de investir na boa administração dos pagamentos da loja:

  • previsibilidade financeira: facilita o planejamento e a projeção dos custos operacionais para evitar más surpresas no fluxo de caixa;
  • cumprimento legal: assegura a conformidade dos pagamentos com as leis trabalhistas e, assim, evita multas e penalidades;
  • mais transparência com colaboradores: garante a clareza dos valores salariais, descontos e benefícios, o que ajuda a gerar confiança e satisfação dos colaboradores.
  • eficiência administrativa e financeira: centraliza as informações salariais e agiliza processos de auditoria e consultas internas.
  • tomada de decisões mais estratégicas: permite avaliar a viabilidade de contratações, cortes e ajustes salariais com base em dados concretos, além da possibilidade de realizar investimentos e empréstimos.

Leia também: Entenda a importância do controle financeiro empresarial

Quais os desafios da folha de pagamentos?

A gente sabe que controlar salários, descontos e tributos é complexo, seja qual for o tamanho ou setor da loja. Para você evitar erros e buscar soluções certeiras, conheça os principais desafios da folha de pagamentos e como resolvê-los na prática.

Complexidade das leis trabalhistas e tributárias

Um dos principais desafios na gestão da folha de pagamento é lidar com a complexidade das leis trabalhistas e tributárias.

O Brasil tem uma das legislações mais detalhadas do mundo, que abrange uma ampla gama de aspectos, como jornada de trabalho, horas extras, 13º salário, benefícios e tributações.

Além disso, cada regime tributário, como Simples Nacional ou Lucro Presumido, tem suas próprias regras, o que demanda um conhecimento profundo e atualizado para evitar erros e prejuízos financeiros. Qualquer falha pode resultar em multas e insatisfação dos colaboradores.

Acompanhamento das constantes mudanças legais

Além da complexidade das leis, acompanhar as mudanças constantes na legislação pode ser um obstáculo à boa gestão. As normas trabalhistas e tributárias estão sempre em evolução com novos decretos que podem impactar diretamente a folha de pagamento.

Alterações nas alíquotas de impostos, benefícios ou isenções, por exemplo, podem mudar de um ano para o outro, o que exige adaptações rápidas e precisas por parte das marcas. Ficar desatualizado pode levar a erros e até sanções legais.

Erros em cálculos e retrabalho

A gestão da folha de pagamento envolve muitos cálculos e dados que, se não forem precisos, podem gerar grandes problemas.

Erros em cálculos de salários, descontos e horas extras são comuns em processos manuais ou com uso de sistemas defasados e, por isso, costumam dar retrabalho.

Esses equívocos podem causar reclamações trabalhistas e comprometem a confiança interna na empresa. Por isso, é crucial manter um controle rigoroso para evitar problemas futuros.

Integração com outros sistemas

Outro desafio frequente é a integração entre os diversos sistemas que alimentam ou recebem dados para compor a folha de pagamento. Sistemas de controle de ponto, financeiro, contábil e até os governamentais, como o eSocial, precisam se sincronizar para garantir a precisão das informações.

Porém, a falta de compatibilidade entre as plataformas pode gerar inconsistências, perda de dados ou duplicidade, o que, em muitos casos, compromete a operação e aumenta os custos com correções.

Solução: automação da gestão de folha de pagamento

Para enfrentar esses desafios, uma solução eficiente é adotar ferramentas automatizadas para gestão de folha de pagamento.

Os softwares especializados garantem a aplicação automática das atualizações legais, evitam erros humanos e facilitam a integração com outros sistemas.

Dessa forma, a empresa mantém conformidade com a legislação, reduz o retrabalho e otimiza a operação com foco em aumentar a eficiência e diminuir os riscos.

Como fazer a gestão da folha de pagamentos?

Para fazer a gestão da folha de pagamentos, você deve definir cargos e salários, planejar os pagamentos, controlar as horas de trabalho, ficar atento às mudanças nas leis, determinar uma rotina de envio de holerite, manter os dados atualizados, padronizar processos e adotar a tecnologia para automatizá-los.

Conheça detalhes de cada estratégia para otimizar o controle de salários.

1 – Defina cargos e salários

    Sua loja precisa ter uma estrutura clara de cargos e salários. Esse processo evita injustiças e insatisfações entre os colaboradores.

    Para definir os valores, verifique as faixas salariais para cada função e mantenha uma tabela atualizada. Assim, você remunera a todos de maneira justa e evita possíveis disputas judiciais.

    Além de conferir os salários praticados pela concorrência, outra dica é conferir plataformas de recursos humanos e gestão de pessoas, que costumam divulgar os valores médios que o mercado pratica.

    2 – Planeje os pagamentos

      Elabore um cronograma de pagamentos que inclua datas específicas para fechar a folha e pagar o 13º salário, por exemplo.

      Esse planejamento ajuda a evitar surpresas financeiras e garante a preparação da marca para arcar com esses custos fixos.

      3 – Controle as horas de trabalho

        Monitorar as horas de trabalho é vital para calcular corretamente os valores de horas extras e faltas.

        Mantenha um registro preciso das horas trabalhadas e dos intervalos das equipes para considerar todos os aspectos no pagamento.

        4 – Fique atento às mudanças

          O setor de recursos humanos deve sempre se atualizar sobre as mudanças nas leis trabalhistas e tributárias.

          Afinal, promoções, novas contratações e alterações contratuais impactam diretamente a folha de pagamento. Se houver dúvidas, consulte um contador para garantir a conformidade dos pagamentos.

          5 – Determine uma rotina de entrega de holerites

            Crie uma rotina clara para a entrega dos holerites, como dias específicos para cada setor ou responsável.

            Investir nesse planejamento é crucial não só para melhorar a organização, mas também para permitir que os colaboradores se programem melhor e acessem às informações no tempo certo.

            6 – Mantenha os dados atualizados

              Informações precisas são cruciais para a elaboração da folha de pagamento. Certifique-se de que todos os dados estejam atualizados no sistema, como nome, cargo, salários e descontos.

              7 – Padronize os processos

                Estabelecer um padrão claro para todos os processos relacionados à folha de pagamento é essencial. 

                Mapeie e organize cronogramas, prazos e informações. A padronização facilita a colaboração entre departamentos e melhora a eficiência operacional.

                8 – Tenha uma boa gestão financeira

                  O planejamento financeiro é a chave para uma gestão eficiente da folha de pagamento. Reserve mensalmente os valores referentes a férias e ao 13º salário para esses gastos não impactarem negativamente o caixa quando chegar a hora.

                  9 – Adote a tecnologia

                    Utilizar tecnologia na gestão da folha de pagamento pode simplificar (e muito!) o processo. Um software especializado ajuda a automatizar cálculos, acompanhar as atualizações legais e a integrar os dados de outros sistemas.

                    O resultado é um trabalho mais eficiente e menos propenso a erros. 

                    Por fim, investir em um software especializado não é apenas uma comodidade: é uma necessidade para garantir eficiência e segurança na gestão da folha de pagamento.

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                    Escrito por:

                    Maurício Galhardo

                    Head e curador do F360 Educa, apaixonado por finanças, autor de três livros de negócios e gestão financeira, com ampla experiência em treinamentos e palestras. Já treinou mais de 20 mil pessoas no varejo!

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