Muitos varejistas se deparam com a frustração de não entender por que o dinheiro que entra na loja não bate com o saldo bancário. Faturas esquecidas, taxas inesperadas de operadoras de cartão e valores que simplesmente não aparecem podem gerar insegurança financeira. E é nesse ponto que a conciliação de pagamentos entra para ajudar.
Porém, fazer a conferência correta de todas as transações e evitar prejuízos exige tempo, atenção aos detalhes e, especialmente, uma ferramenta automatizada para tornar o processo mais seguro e eficiente.
Se desejar, pode conferir os pagamentos manualmente, o que leva mais tempo e torna a tarefa mais vulnerável a erros.
De todo modo, saber como fazer uma conciliação de pagamentos eficiente é fundamental para garantir a saúde financeira da sua loja, evitar surpresas desagradáveis e manter o controle total das finanças.
Está pronto para aprender sobre o assunto? Então, acompanhe a leitura!
Principais aprendizados deste artigo:
- A conciliação de pagamentos é essencial para identificar discrepâncias entre as receitas da loja e o saldo bancário e evitar inseguranças financeiras que acontecem por faturas esquecidas e cobranças de taxas inesperadas.
- O processo de conciliação envolve comparar os registros de vendas com extratos externos das transações da loja, via cartões, Pix e boletos, por exemplo. O objetivo é assegurar o registro correto de todas as entradas e saídas de dinheiro.
- Realizar uma conciliação eficaz proporciona mais precisão financeira, possibilita decisões mais acertadas, melhora o controle financeiro e previne prejuízos, fraudes e gastos desnecessários.
- A conciliação garante um controle eficiente do fluxo de caixa e permite que os varejistas mantenham a organização financeira e a previsibilidade dos recursos.
- Utilizar ferramentas, como o F360 Finanças, facilita o processo de conciliação, pois centraliza todos os dados e minimiza erros, o que torna a gestão financeira mais prática e eficaz.
O que é conciliação de pagamentos no varejo?
A conciliação de pagamentos é um processo de gestão financeira que compara os registros de vendas com extratos externos, como bancos e adquirentes de cartão. A tarefa envolve todas as transações da loja, como via cartões de débito e crédito, Pix, boletos, voucher de alimentação, aplicativos de delivery e carteiras digitais.
Além dos recebíveis, a análise inclui as despesas, ou seja, os valores que saem do caixa, como pagamento a fornecedores, contas, compras e salários.
O objetivo principal desse procedimento é assegurar o registro correto de todas as entradas e saídas de dinheiro do negócio para identificar e corrigir possíveis inconsistências que podem levar a prejuízos financeiros.
Sua função inclui, ainda, garantir a conformidade fiscal e legal para pagar as obrigações no prazo, sem o acréscimo de multas ou juros.
Exemplos de conciliação de pagamentos no varejo
Para entender melhor o que é conciliação de pagamentos em lojas e franquias, veja exemplos de três situações rotineiras:
- você vendeu um produto por cartão de crédito e receberá o valor em 30 dias. Logo, precisa conferir no mês que vem se o dinheiro caiu certo na sua conta bancária com o correto desconto de taxas;
- muitos clientes compraram seus produtos via Pix e, dessa forma, você deve ter toda a quantia na sua conta no mesmo dia. A conciliação permite verificar se o dinheiro caiu certinho no banco;
- essa semana você fez uma promoção na loja física e no e-commerce e, por isso, precisa conferir todas as transações para verificar se o pagamento foi correto e já está na conta-corrente. Assim, pode se planejar para pedir a antecipação de recebíveis das compras parceladas, por exemplo.
Principais benefícios da conciliação de pagamentos
Sem uma conciliação de pagamentos eficiente, você não percebe prejuízos, o que afeta tanto o caixa quanto a reputação da marca. Realizar esse processo periodicamente colabora para manter um rígido controle das finanças, não perder dinheiro e projetar corretamente suas receitas e despesas futuras.
A seguir, listamos os principais benefícios de realizar uma conciliação eficaz.
Melhor precisão financeira
A conciliação permite mais precisão financeira, já que há a verificação e o ajuste de todas as transações da loja. Essa prática proporciona uma visão clara sobre a situação do negócio e evita surpresas no caixa.
Tomada de decisão mais certeira
Com informações precisas, você pode fazer ajustes financeiros e estratégicos, como renegociar prazos de pagamento com fornecedores, pedir antecipação de recebíveis às adquirentes de cartão ou otimizar a gestão do estoque, por exemplo.
Outro aspecto que influencia diretamente a sua tomada de decisão é a possibilidade de saber exatamente o que acontece financeiramente na previsão de fluxos de caixa futuros. Assim, pode fazer um planejamento anual mais realista para a loja.
Controle financeiro mais eficiente
Com a conciliação em dia, é possível ter um controle mais eficiente dos fluxos de caixa e garantir a saúde financeira, o que se traduz em uma gestão mais segura e estratégica.
Além disso, o controle financeiro melhora devido a outros fatores que a conciliação permite, como:
- redução de custos operacionais: uma conciliação eficaz evita multas e juros devido a pagamentos fora do prazo;
- melhora na relação com fornecedores: pagamentos corretos e no prazo aumentam a confiança e abrem margem para melhores negociações;
- mais transparência financeira: a conciliação torna as movimentações visíveis e controláveis e proporciona mais segurança ao negócio.
Evita prejuízos, fraudes e gastos desnecessários
A conciliação de pagamentos permite identificar rapidamente qualquer erro, fraude ou inconsistência nas transações. Logo, evita problemas futuros, como cobranças duplicadas ou pagamentos incorretos, e permite realizar ajustes de forma rápida.
Dessa forma, é possível prevenir prejuízos que comprometem o fluxo de caixa. Afinal, transações não registradas corretamente podem gerar grandes perdas.
Otimiza a gestão do fluxo de caixa
Com a conciliação em dia, o varejista consegue um controle eficiente de todo o capital que entra e sai do negócio e, então, mantém a organização e a previsibilidade do fluxo de caixa.
Leia também: Conciliação bancária: tudo o que você precisa saber!
Como fazer a conciliação de pagamentos no varejo?
Para fazer a conciliação de pagamentos no varejo, reúna documentos, comprovantes e registros de todas as transações da loja em determinado período; separe as movimentações por categorias conforme sua forma de pagamento, compare os registros internos com os externos e identifique e corrija possíveis inconsistências.
Confira o passo a passo completo para realizar a conciliação!
- Reúna os dados financeiros: busque relatórios de vendas, extratos bancários e comprovantes de transações realizadas com cartões, Pix, boletos e todas as outras formas de pagamento da loja.
- Separe as transações por categorias: segmente as transações conforme o meio de pagamento, como crédito, crédito parcelado, débito, Pix, boleto e carteira digital.
- Compare os registros internos com os extratos: verifique o registro de todos os recebíveis e pagamentos no banco para identificar discrepâncias entre as vendas realizadas e os valores recebidos.
- Identifique e corrija inconsistências: se houver diferenças entre os valores dos registros internos e externos, investigue as causas e resolva o problema, como entrar em contato com a adquirente de cartão ou com seu banco.
- Crie uma periodicidade: o ideal é realizar a conciliação diariamente, mas pode ser que seu modelo de negócio permita conferir os registros em um maior intervalo de tempo. De todo modo, estabeleça uma periodicidade para fazer o processo de modo contínuo.
Saiba mais: Tudo sobre conciliação de vouchers para sua empresa não perder dinheiro!
Ferramenta para conciliação financeira de franquias
A gente sabe que fazer a conciliação financeira de todas as transações da loja é um trabalho árduo, contínuo e duradouro. Porém, você não precisa sofrer a cada conferência: use o F360 Finanças para facilitar e realizar a tarefa de modo integrado e automatizado.
Assim, basta conferir os registros com seu saldo bancário e confirmar todos os recebíveis e pagamentos sem precisar acessar o sistema de cada adquirente ou ponto de venda, por exemplo.
O sistema de gestão financeira oferece recursos que se integram a mais de 500 PDVs e 150 adquirentes e, assim, facilitam a centralização dos dados para análise.Saiba como o F360 Finanças funciona na prática: agende uma demonstração gratuitae revolucione a gestão da sua loja!
