Finanças 12/04/2024

Conciliação de apps de delivery: benefícios, como fazer e mais!

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Com o aumento de pedidos por aplicativos em todo o mundo, principalmente depois da pandemia da Covid-19, é vital que o varejista saiba a importância e como fazer a conciliação de apps de delivery de forma correta para evitar prejuízos e inconsistências na cobrança de taxas, por exemplo.

Sabemos que incluir outros canais de venda é um desafio para todo empreendedor, mas é importante destacarmos as oportunidades que a associação a esses apps oferece: alcançar um público maior, aumentar as vendas e elevar o ticket médio.

Para ter uma ideia, em janeiro de 2024, o Índice de Confiança de Serviços (ICS), calculado mensalmente pelo FGV IBRE (Instituto Brasileiro de Economia da Fundação Getúlio Vargas), revelou um aumento significativo na confiança dos empresários de serviços: alta de 1,9 ponto, chegando a 95,7 pontos – sendo o maior desde outubro 2022.

Além disso, a pesquisa feita pela Statista apontou que 84% das pessoas que têm um smartphone pediram delivery de comida em 2023.

Porém, se a maré – e o mercado – estão favoráveis às vendas por aplicativos de entregas, é hora do empreendedor organizar as finanças e acompanhar as vendas por esses canais de forma eficiente.

E como colocar isso em prática? Continue a leitura e aprenda o que é conciliação de apps de delivery, seus benefícios, os custos envolvidos e como fazer a sua. Aproveite!

O que é conciliação de apps de delivery?

A conciliação de apps de delivery é o processo feito para conferir todos os pedidos realizados que foram aprovados, ou seja, é uma forma de auditoria das suas vendas por esses canais

Em outras palavras, é uma prática de gestão financeira para checar se os apps estão cobrando as taxas previamente combinadas, se os repasses estão sendo feitos corretamente, se o valor é igual ao seu registro de pedidos, entre outros.

Por incluir muitos detalhes que tornam essa conferência mais complexa e pela possibilidade de se associar em mais de um app, é indicado o uso de um sistema de gestão financeira para fazer esse controle.

Além dos valores, há aspectos que mudam, como entregas próprias ou pelo app, uso de cupons de desconto, pagamento no aplicativo ou na entrega e mais.

Quem deve fazer a conciliação de apps de delivery?

Quem deve fazer a conciliação de apps de delivery são todos os lojistas que trabalham com esses canais de vendas, independentemente dos setores de atuação, como alimentos, bebidas, farmácias, supermercados, padarias, lojas de conveniência, hortifruti, pet shop, açougue e mais.

Isso é extremamente importante para o controle financeiro no varejo, assim como os outros tipos de conciliação, como a bancária e de cartões. Só que o processo é mais complexo, indo além da conferência das taxas cobradas e dos repasses feitos, incluindo, por exemplo:

  • promoções sazonais;
  • descontos dados pela loja;
  • uso de cupons;
  • pagamento na entrega ou pelo app;
  • entre feita pelo app ou pela loja.

Logo, é praticamente impossível o varejista fazer esse processo manualmente, precisando usar toda facilidade da tecnologia e dos sistemas financeiros.

Leia também: Controle de vendas: guia completo para alcançar eficiência!

Quais os benefícios da conciliação de apps de delivery?

O maior benefício da conciliação de apps de delivery é evitar perder dinheiro e reduzir o faturamento e lucro da loja. Isso porque ela permite visualizar e checar se todas as vendas, os descontos e os repasses foram aplicados de forma correta.

Se houver algum erro que passe despercebido, o varejista pode pagar taxas mais altas do que o combinado ou, então, não receber o valor de pedidos feitos – e o dinheiro não cai na conta bancária.

E a melhor forma de identificar problemas é usar um sistema que automatiza processos, facilitando a verificação dos recebimentos e das taxas. Até porque é necessário conferir o extrato bancário e entender se tudo o que foi registrado como repassado realmente está na conta.

Outro benefício da conciliação de apps de entrega automatizada é o aumento da produtividade e eficiência nas atividades financeiras da marca. De forma prática e completa, o varejista visualiza vendas, recebimentos, descontos e cancelamentos em um único local.

O resultado de todas essas vantagens? O lojista eleva a qualidade da sua gestão financeira e tem uma visão estratégica de todo negócio.

Qual o custo da conciliação de apps de delivery?

O custo da conciliação de apps de delivery é baixo em relação ao faturamento da loja ao implementar esses canais de venda. Em média, esse investimento sai a 0,05% do faturamento mensal.

Se parar para pensar no custo-benefício, contratar um sistema para fazer a conciliação de vouchers, de cartões e a bancária sai muito mais em conta, porque oferece diversas outras funcionalidades, como gestão do fluxo de caixa, elaboração de DRE e integração com PDV.

Saiba mais: 10 dicas para escolher um software de gestão financeira

Como funciona a conciliação de apps de delivery?

A conciliação de apps de delivery funciona de duas formas: manualmente ou com o uso de ferramentas automatizadas.

Para realizar o controle manual, é preciso pegar as informações de cada aplicativo que o varejista for parceiro e inserir as informações em uma planilha, além de abrir o extrato bancário e conferir se os repasses foram feitos adequadamente.

Se parece complexo e vulnerável a erros e perdas de dados, você está certo. Ainda, o lojista perde muito mais tempo, deixando de cuidar da gestão da loja.

Já o uso de uma ferramenta para conciliação de apps de entrega funciona de forma mais segura, rápida e confiável. Isso porque ela é integrada diretamente às plataformas de delivery e operadoras de cartão, automatizando a coleta de dados.

Essa integração elimina completamente a necessidade de inserir informações todos os dias na planilha. Os dados são atualizados e o lojista só precisa conferir se está tudo registrado corretamente.

Ao contratar a ferramenta, você cadastra as regras de cada plataforma escolhida para a parceria, como taxas, despesas e comissões. Depois de finalizar o processo de integração dos apps, os pedidos feitos por eles são recebidos pelo sistema automaticamente. Basta acessar a plataforma e conferir os registros.

Como fazer a conciliação de apps de delivery?

Para fazer a conciliação de apps de delivery, você pode escolher o método manual, via preenchimento e atualização constante de planilhas, ou o automatizado, por meio de sistemas financeiros.De modo geral, o processo é feito em três estágios: conciliação de vendas, de pagamentos e bancária. Entenda melhor abaixo.

Conciliação de vendas

É a verificação e identificação de problemas de todas as vendas feitas pelos apps de entrega. O objetivo é conferir as taxas cobradas de modo errado, a falta de pagamentos e outros fatores que podem gerar prejuízos.

Conciliação de cobrança e pagamentos

Essa conciliação envolve a checagem dos recebimentos, se foram depositados na conta, e dos pagamentos que devem ser feitos aos fornecedores, colaboradores e apps.

Conciliação bancária

A conciliação bancária, nesse caso, refere-se à confirmação que os repasses dos aplicativos realmente caíram na conta da loja. A boa notícia é que o software de gestão também automatiza esse processo, facilitando a conferência das movimentações e o controle das finanças.

Por que investir em apps de delivery para sua loja?

Se você ainda não se convenceu que se tornar parceiro de um ou mais apps de delivery é uma excelente oportunidade de negócio, lembre-se que eles já fazem parte da rotina dos seus clientes.

O sucesso desse canal de venda é tanto que há um movimento de franquias chamadas de dark kitchens, onde não há espaço físico para receber os consumidores, visto que o lojista só trabalha com delivery. 

Os benefícios para o varejista que trabalha com apps food são:

  • aumento das vendas;
  • maior alcance de mercado com elevação da base de clientes;
  • potencial crescimento da empresa;
  • ampliação da presença da marca no mercado.

Como melhorar a gestão financeira para restaurantes?

Depois de entender como fazer a conciliação de apps de delivery, é essencial dominar a arte da gestão financeira para restaurantes. Afinal, eles estão diretamente relacionados.

Se a conciliação não for feita adequadamente, a gestão das finanças será afetada – e para a pior. Sendo assim, é importante ter prática para coletar, integrar, analisar e controlar os recursos da loja visando manter as contas em dia e, claro, ter lucros.

Fazer uma gestão financeira de alto nível permite ter visão completa da situação real da loja, estabelecer metas, acompanhar resultados, prever cenários e vendas, elevar o lucro, identificar pontos de melhorias e planejar investimentos.

Porém, como melhorar a gestão das finanças de restaurantes que trabalham também com delivery? Confira dicas valiosas!

1. Dê atenção ao seu fluxo de caixa

Nunca deixe de atualizar e conferir seu fluxo de caixa todos os dias! Verifique entradas e saídas para controlar as finanças, planejar o pagamento de obrigações e possíveis dívidas, manter ou elevar o capital de giro e pensar em investimentos futuros.

É essencial conferir se as contas do restaurante estão fechando!

2. Reveja sua precificação

Acompanhar o mercado e os custos do negócio é essencial para rever periodicamente a precificação dos itens do cardápio. Ela afeta diretamente o faturamento e lucro da marca.

Lembre-se de definir a margem de lucro ideal, levando em conta as despesas associadas às vendas, localização do restaurante, força da marca, concorrência local e afins.

Os preços variam bastante entre um restaurante com estrela Michelin e outro de fast food ou foodtruck, por exemplo.

3. Controle seu estoque

Armazenar produtos perecíveis requer cuidado e atenção em dobro na gestão do estoque. Quando as perdas e os danos são altos, eles são revertidos em prejuízos financeiros. E, claro, que nenhum varejista quer perder dinheiro.

Para que o controle de estoque seja eficiente, use um sistema focado em sua gestão e que possa ser integrado a outras plataformas financeiras para facilitar o gerenciamento da loja.

4. Nunca misture a conta jurídica com a pessoal

É fundamental separar as finanças do restaurante das pessoais. Isso vale para qualquer empresa ou franquia que você gerenciar. Separar as contas é a melhor maneira de organizar as finanças.

5. Foque na redução de desperdícios

Outro fator que pode gerar prejuízos é a alta quantidade de desperdício do restaurante. E isso pode ser causado por vários motivos, como:

  • planejamento de compras ineficaz;
  • falta de conhecimento do giro do estoque;
  • excesso de preparação de determinadas comidas;
  • perda do prazo de validade de itens armazenados;
  • máquinas e equipamentos que têm alto gasto de energia;
  • falta de processos operacionais, gerando gargalos.

6. Economize nas contas

Mais um ponto que merece atenção para fazer uma boa gestão financeira de restaurante é monitorar as despesas e criar estratégias para reduzi-las. Isso impacta o aumento do lucro!

7. Use um sistema de gestão financeiro

Essa última dica engloba todas as outras: use um software de gestão financeira para integrar dados e automatizar processos a fim de tornar seu gerenciamento mais ágil, eficiente e completo.

Usar planilhas com preenchimento manual aumenta as chances de erros, além de tornar a tomada de decisão muito mais lenta. Já em um sistema como o F360 Finanças, basta acessar seu dashboard e verificar rapidamente um resumo financeiro da loja.

Tudo fica registrado nele: pedidos, valores, data, forma de pagamento, aplicativo em que foram feitos, cancelamentos e mais.

Conheça os principais recursos do F360 Finanças:

  • conciliação com vouchers e apps: integração com os principais vouchers utilizados pelo setor food, como iFood, Rappi, Sodexo, Alelo, Ticket, VR e mais;
  • gestão do fluxo de caixa: demonstração das entradas e saídas financeiras do restaurante, de forma automatizada e personalizável;
  • contas a pagar e a receber: automatização junto à SEFAZ, que integra as notas emitidas por fornecedores diretamente no contas a pagar;
  • elaboração de DRE: com visualização segmentada por tipo de marcas e grupo, além da consolidação de diversos negócios;
  • integração com mais de 500 PDV e 150 adquirentes;
  • e muito mais!

Agende uma demonstração gratuita de todos os recursos oferecidos pelo F360 Finanças. Saiba como transformar a gestão financeira do seu restaurante e fazer uma conciliação de apps de delivery altamente eficiente!

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Escrito por:

Henrique Carbonell

CEO & CoFounder at F360 - Franchisee at O Boticário