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Gestão 15/04/2024

Controle de estoque: o que você precisa melhorar no seu? Veja!

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Se você sofre com produtos parados ou em falta e, com isso, seu cliente fica insatisfeito, é hora de rever o controle de estoque. Afinal, ele envolve vários aspectos que refletem diretamente nas vendas e no sucesso da marca.

Muitos varejistas não dão a devida atenção aos seus estoques, o que pode gerar vários problemas, como perdas, furtos ou falta de movimentação dos produtos.

Gerir bem esse espaço de armazenamento pode otimizar a performance da empresa, contribuindo para que ela acompanhe melhor as demandas e evite tanto o excesso quanto a falta de produtos.

Porém, por onde começar? Como fazer o controle de estoque de forma eficiente e rentável? Qual método é o mais recomendado para realizar essa gestão? Entenda tudo sobre o assunto neste guia completo!

O que é controle de estoque?

O controle de estoque é todo o conjunto de tarefas de planejamento e gestão dos recursos materiais de uma loja, ou seja, dos produtos armazenados para serem vendidos, podendo incluir os itens finalizados, a matéria-prima ou até mesmo as mercadorias inacabadas.

Dessa forma, a gestão de estoque visa monitorar de perto esse setor para que todas as operações ocorram de acordo com o planejado. De modo geral, ela acompanha as entradas de mercadorias ou matérias-primas e as saídas dos produtos para venda.

Dessa forma, a gestão de estoque visa monitorar de perto esse setor para que todas as operações ocorram de acordo com o planejado. De modo geral, ela acompanha as entradas de mercadorias ou matérias-primas e as saídas dos produtos para venda.

Ter um controle de estoque eficiente evita muita dor de cabeça aos varejistas, como:

  • falta de produtos;
  • excesso de mercadorias – que ficam paradas;
  • alto custo com um espaço grande demais;
  • danos e perdas;
  • itens com validade vencida.

Importância do controle de estoque

Não importa o tamanho ou setor da sua loja: um dos pilares do sucesso é ter uma boa gestão de estoque. Até porque nenhum varejista quer perder dinheiro e clientes, certo?

Veja abaixo a importância do controle de estoque no varejo e suas vantagens.

Redução de custos

O controle da armazenagem das mercadorias da sua loja é vital para reduzir custos. E afirmamos isso por vários motivos, pois isso evita:

  • perdas e danos por má armazenagem;
  • gastos excessivos com espaço;
  • erro no cálculo da quantidade ideal da compra de produtos ou insumos;
  • insatisfação do cliente pela falta da mercadoria ou danos ao item;
  • erros na hora de planejar promoções;
  • desperdícios de recursos financeiros e humanos;
  • prejuízos financeiros à loja.

Melhora a visão estratégica do setor

Para entender o volume de demandas e quais produtos saem mais e menos, o controle do estoque é fundamental. Assim, é possível planejar compras ou produção de itens, sem gerar despesas a mais, elevando assim a margem de lucro.

Otimiza a gestão financeira

Outra importância do controle de estoque é sua participação na gestão financeira da loja, pois ele é considerado um dos ativos da empresa e interfere nas vendas e nos resultados conquistados.

Leia também: Gestão de lojas e PDVs: estratégias para elevar sua performance

7 métodos de controle de estoque

A boa notícia é que existem vários métodos de controle de estoque e você pode escolher qual deles se adapta melhor à rotina da loja, ao setor de atuação, ao volume de demandas e, ainda, ao seu perfil de gestão. 

Confira abaixo as sete principais formas de gerenciar o estoque!

1. PEPS

PEPS significa: “primeiro que entra, primeiro que sai”. Esse método visa liberar as mercadorias de acordo com a ordem de chegada no estoque, sendo bastante usado por empresas que vendem produtos perecíveis.

2. UEPS

UEPS quer dizer “último a entrar, primeiro a sair”, ou seja, o oposto do primeiro método. A ideia é entregar aos clientes os itens mais novos primeiro, com foco em garantir sua satisfação. Geralmente, essa prática é usada por marcas que vendem mercadorias novas e caras, como as tecnológicas.

3. Just in Time

O Just in Time é uma das metodologias mais usadas na gestão de estoque no varejo, pois foca em manter uma quantidade mínima de itens armazenados para evitar gastos excessivos.

Para que funcione, é preciso usar a tecnologia associada a esse método, pois seu uso é mais complexo. Aqui, a chave é ter dados confiáveis para prever as demandas e planejar as compras sem exageros.

4. Curva ABC

Outra forma bastante conhecida é a Curva ABC, que engloba três aspectos para organizar e controlar a armazenagem de mercadorias: giro de estoque, faturamento e lucratividade.

A finalidade é dar prioridade aos produtos que mais agregam valor à marca – que têm alta demanda e boa margem de lucro.

Apesar da curva ser representada em um gráfico, veja um exemplo para entender melhor com esse método funciona:

  • curva A: 20% dos itens representam 80% do valor;
  • curva B: 30% dos itens representam 15% do valor;
  • curva C: 50% dos itens representam 5% do valor.

Lembramos que esse método é dinâmico, afinal, o mercado, o comportamento do cliente e a sazonalidade de determinados produtos também são! Não se esqueça de levar esses detalhes em consideração.

5. Giro de estoque

O giro de estoque ajuda a entender como está a performance do setor. Ele calcula o estoque médio da empresa e o relaciona com o total de vendas durante determinado período, o que costuma ser feito anualmente.

Dessa maneira, pode-se entender quantos giros de estoques a marca teve nesse tempo, contribuindo para identificar o tempo que os produtos ficam parados e armazenados.

Esse método é ótimo quando associado a outros, visando entender quais produtos saem mais e menos e como otimizar o espaço para ter um giro eficaz, sem elevar os custos.

6. Custo Médio

O Custo Médio ou Média Ponderada Móvel (MPM) é uma opção para calcular os tributos e envolvidos em cada produto armazenado.

Com a soma do valor dos produtos em estoques com os novos e a divisão do resultado pela quantidade total de mercadorias, chega-se ao custo médio por produto.

7. Preço Específico

Por fim, destacamos o método Preço Específico que diz respeito a produtos de alto valor, como joias, veículos, máquinas e equipamentos. Em geral, eles têm um giro de estoque menor.

Nesse caso, o preço específico de cada produto é identificado e, ao ser vendido, a baixa no estoque é feita individualmente.

O estoque final é o resultado do cálculo da quantidade de mercadorias armazenadas e seus preços específicos.

Atenção: se sua loja tem alto giro de estoque, esse método não atenderá às suas necessidades.

Além desses sete métodos para controle de estoque, citamos abaixo outro que pode ser adaptado para a gestão de setores, equipes e projetos. Conheça o Ciclo PDCA!

Continue aprendendo: PEPS, UEPS e MPM: qual a diferença entre essas metodologias?

Como fazer o controle de estoque?

Após entender o que é controle de estoque e seus métodos mais usados no varejo, é indispensável conhecer também o passo a passo para organizar e planejar sua gestão.

Afinal, esse gerenciamento vai muito além do registro das entradas e saídas de produtos. Acompanhe para entender!

1. Faça um inventário de estoque

O primeiro passo para organizar o setor é fazer um inventário de estoque. De modo resumido, trata-se de uma lista com todos os produtos guardados e suas quantidades. Aliás, destacamos a relevância de manter esse controle sempre atualizado.

2. Use um sistema para controle de estoque

Não adianta pular etapas: conte com a tecnologia desde o começo para organizar as demandas e automatizar os processos, como a atualização do inventário do estoque.

Realizar essa operação de modo manual pode gerar esquecimentos, falhas e gasto excessivo de tempo. E a tecnologia é vital para agilizar esse processo e garantir mais eficiência e segurança.

O ideal é que seu sistema para controle de estoque seja integrado com outros softwares da loja, como de gestão financeira e vendas.

Saiba mais: Software de gestão para varejo: quais as principais soluções da F360?

3.Treine seus funcionários

A equipe envolvida diretamente com o estoque precisa ser treinada para entender as operações e saber como usar o sistema de gerenciamento. Para isso, tenha um planejamento do setor e um plano de ação, com as tarefas e seus responsáveis.

Assim, fica mais fácil garantir um excelente trabalho, alinhado aos objetivos da marca.

4.Analise profundamente seu estoque

Outro passo importante é acompanhar a situação do estoque regularmente para entender os gargalos operacionais ou a mudança de demandas.

Para isso, defina indicadores de desempenho e monitore a rotatividade dos produtos, considerando os itens mais e menos vendidos durante determinado período (não se esqueça da sazonalidade), entre outros aspectos.

O próprio inventário já revela muitas informações estratégicas para o varejista.

5. Defina uma margem de perdas e danos

É comum ter perdas e danos no estoque, mesmo realizando uma boa gestão, principalmente no caso de lojistas que operam com produtos perecíveis. 

Porém, é vital definir um limite aceitável de perdas e danos e determinar uma margem, isto é, uma meta a ser cumprida mensalmente.

6.Calcule os custos

Outro ponto altamente importante quando falamos sobre gerenciamento de estoque é o acompanhamento dos custos de armazenamento. As perdas e os danos, inclusive, fazem parte deles.

Porém, além deles, podemos incluir despesas com o espaço de armazenamento, os colaboradores envolvidos nas operações e os sistemas usados, entre outros.

Ao ter um monitoramento regular dos custos, é possível identificar formas de reduzi-los e otimizar operações.

7. Mantenha a rotatividade

Sabemos que há períodos de vendas sazonais e alteração no comportamento do consumidor. Entretanto, isso não significa que os produtos devem ficar parados tempo demais no estoque.

Portanto, é crucial que haja uma integração entre as áreas de vendas, estoque e marketing para pensar na promoção de itens que estão há algum tempo armazenados ou precisam ser vendidos depois da “alta temporada”.

Existem vários exemplos no varejo, como promoções durante troca de coleções ou após as datas comemorativas, como Natal, Páscoa e Dia dos Namorados.

8.Pense na satisfação do cliente

Para o estoque evitar perdas e danos e contribuir diretamente para o sucesso da loja, vale ter cuidado redobrado com a separação e preparação do pedido. Nada de entregar itens errados ou com defeitos no momento do picking!

Quais os maiores erros no controle de estoque?

Depois de entender o que fazer, veja também o que não fazer durante o gerenciamento do estoque:

  • falta de estoque que gera insatisfação ao cliente;
  • excesso de produtos guardados, elevando a margem de perdas e danos;
  • planejamento ineficaz de compras e uso inadequado do espaço, com aumento dos custos;
  • não atualizar o inventário e monitorar seu fluxo;
  • não identificar produtos mais e menos vendidos e analisar o comportamento do cliente;
  • não considerar a sazonalidade;
  • não treinar a equipe;
  • não levar em consideração o tempo médio de estocagem.

Além disso, outro erro no controle do estoque é fazer tudo manualmente e abrir espaço para erros e falhas. Por isso, conte com um bom software de gestão para facilitar o trabalho e o crescimento da marca!

Vantagens de usar um sistema para controle de estoque

Mesmo em pequenas empresas, não é fácil gerenciar o estoque e todas as outras atividades de modo eficiente. Logo, ter um sistema de gestão integrado é a melhor forma de coletar, guardar e analisar dados estratégicos – e tudo isso com diversos processos automatizados.

Usar a ferramenta de gestão de estoque oferece vários benefícios aos varejistas, como:

  • viabilizar a segurança e eficiência;
  • reduzir os erros;
  • elevar a satisfação do cliente;
  • acompanhar e diminuir custos operacionais;
  • integrar os setores;
  • melhorar os processos;
  • tornar a previsão de compras mais assertiva.

Dicas de controle de estoque

Por fim, deixamos outras dicas de controle de estoque para melhorar seu faturamento!

1. Registre os processos do estoque

A movimentação do estoque precisa ser feita de forma contínua e bem sistematizada, com a geração de códigos para cada produto e separação por classes.

Nesse controle, deve-se também indicar as quantidades de cada item e calcular os valores que estão armazenados a partir do preço da unidade.

É importante não permitir que os colaboradores deixem as tarefas de realizar os registros para depois. Um controle mais rigoroso possibilita que haja menos erros e falhas.

O Submarino, por exemplo, destaca-se muito pelo controle de seu estoque, realizado com rigor e de forma bem sistematizada. A virada de chave aconteceu quando os gestores perceberam que a falta de produtos era um dos principais motivos de desistência da compra.

Sem uma gestão adequada, com registros corretos e um bom acompanhamento, a empresa jamais teria alcançado seu sucesso atual.

2. Faça a gestão da demanda

A gestão da demanda é fundamental para que você saiba quais são os produtos que estão tendo mais sucesso nas vendas e, como tal, o que deve haver em maior quantidade no estoque.

Pense em uma situação hipotética: você tem um comércio que vende material escolar e os cadernos representam mais de 50% das saídas de produtos, enquanto os fichários somam 15%. Fica clara a necessidade de estocar mais cadernos do que fichários.

Por meio do levantamento dos produtos e matérias-primas que estão saindo mais, a empresa consegue estipular quais são as principais necessidades e no que ela deve investir para atender seus clientes.

Com isso, ela evita acúmulos de materiais com pouca saída, minimizando a estagnação no estoque e até mesmo as perdas por vencimento do prazo de validade, quando for o caso.

Outra questão que deve ser evitada é a falta de artigos. O cliente nem sempre pode ou deseja esperar a chegada de um produto. Não ter a mercadoria armazenada em quantidades adequadas pode fazer com que você perca o consumidor para a concorrência.

3. Faça controles periódicos

Os controles periódicos são processos que envolvem acompanhar se o estoque físico está de acordo com o registrado nos sistemas. Uma boa ideia é fazer inventários, que são listas nas quais a empresa coloca todos os itens presentes no armazém.

No inventário, vale separar os produtos em classes e colocar codificações únicas para cada um. Faça também a contagem de cada tipo de produto e compare com os dados documentados, visando averiguar se houve perdas ou roubos.

Os inventários rotativos são uma ótima alternativa, porque, neles, as averiguações ocorrem periodicamente e os problemas no estoque são identificados em tempo hábil, podendo ser remediados com mais facilidade.

Se a corporação deixa o estoque sem nenhuma revisão regular, é muito alto o risco de perder valores, ser furtada ou deixar produtos e matérias-primas passarem da validade, por exemplo.

4. Tenha um estoquista de confiança

Contar com profissionais qualificados e leais é sempre fundamental para a corporação. No caso da gestão do estoque, esse cuidado é ainda mais necessário. Afinal, o setor responde por grande parte da riqueza do empreendimento.

Um profissional que não é qualificado para a função ou de pouca confiança pode conduzir uma gestão de estoque antiética, desorganizada e mal-planejada. Mercadorias podem ser perdidas, sumir, ficar retidas por muito tempo ou estragar. Com isso, a empresa perde o capital que investiu e desperdiça recursos.

Além disso, às vezes, ocorrem posturas de má-fé, com o roubo, o que prejudica muito as finanças da organização. Para evitar esse tipo de problema, procure um colaborador qualificado e de confiança para administrar seu estoque.

5. Invista em tecnologia para otimizar o controle de estoque

Utilizar a tecnologia pode ser uma boa estratégia para trazer mais qualidade e praticidade ao controle de estoque. Ela torna as atividades mais ágeis, facilitando o monitoramento e o lançamento de dados. Minimizar falhas e economizar recursos são outras vantagens do uso de tecnologia na gestão do estoque.

6. Organize seu estoque

Estoque mal-organizado é sinônimo de perda e falta de controle. Com esse setor em dia, você terá muito mais controle e facilidade na gestão. E, ainda, conseguirá fazer inventários e contagens com muito mais frequência e em menos tempo.

Uma dica é organizar o estoque por PEPS (Primeiro a Entrar é o Primeiro a Sair). Dessa maneira, você terá o giro adequado, vendendo sempre o produto com o menor prazo de validade.

Gostou de aprender bastante sobre controle de estoque? Para otimizar sua gestão financeira, aproveite e conheça as soluções inteligentes e completas da F360!

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Escrito por:

Henrique Carbonell

CEO & CoFounder at F360 - Franchisee at O Boticário