A época de acumular papéis e pastas para guardar todas as notas fiscais emitidas já passou, mas acreditamos que você já saiba disso. Há alguns anos, a emissão e gestão da nota fiscal de serviço (NFS) ficou mais simplificada e rápida com o uso da tecnologia.
Sistemas modernos e inteligentes, além das plataformas disponibilizadas pelas prefeituras, permitem criar, armazenar e administrar todas as notas fiscais eletrônicas (NFS-e) de produtos ou serviços.
A adição do meio digital para as emitir notas fiscais de serviços transformou as operações fiscais no país. Além de mais agilidade, houve aumento da segurança dos dados e redução de custos, que envolviam despesas com emissão, envio e armazenamento de cada documento.
Diante da grande importância legal e fiscal, preparamos um manual completo com tudo o que você precisa saber sobre NFS-e: o que é nota fiscal de serviço eletrônica, seus benefícios, quem precisa emiti-la, como calcular os impostos e, ainda, como criar esse documento. Acompanhe!
O que é nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e)?
A nota fiscal de serviço eletrônica é um documento digital que comprova que uma empresa prestou serviço a um determinado cliente – pessoa física ou jurídica. Ela é emitida pelas prefeituras ou Receita Federal (RFB) e armazenada eletronicamente no Ambiente de Dados Nacional.
Esse novo formato digital foi criado para facilitar a vida dos empresários, além de agilizar o controle e a fiscalização dos órgãos governamentais.
Usada como recibo com validade fiscal e jurídica, a NFS-e serve para:
- controle fiscal e tributário: garante que os impostos sejam devidamente calculados e pagos para que as empresas cumpram suas obrigações de acordo com a lei;
- comprovar a realização de um serviço: por isso, ela inclui informações como data, valor, descrição do serviço e dados dos envolvidos;
- agilizar auditorias internas e externas: isso porque ela facilita o armazenamento, que é feito digitalmente;
- dar maior segurança: a emissão e transmissão é feita em tempo real, incluindo a assinatura digital para autenticar o documento e evitar fraudes e golpes.
Qual a diferença entre NF-e e NFS-e?
Ao falar sobre qual a diferença entre NF-e e NFS-e, podemos citar duas principais: o valor dos impostos cobrados e o tipo de transação feito. Enquanto a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) comprova a compra/venda de produtos, a NFS-e é focada em serviços.
Sobre os impostos, de modo geral, a NF-e arrecada o ICMS, que tem seu valor definido pela lei de cada estado.
Já a nota fiscal de serviço eletrônica foca em arrecadar o ISS (tributo municipal), sendo emitida pela prefeitura.
Quais são os benefícios da nota fiscal de serviço eletrônica?
Entre os principais benefícios da nota fiscal de serviço eletrônica para o setor do varejo, destacamos:
- propicia a redução de custos com operações de impressão e armazenamento físico das notas em papel;
- é válida fiscal e juridicamente;
- diminui a burocracia;
- evita erros por automatizar determinados processos;
- possibilita automatizar a remessa;
- oferece maior segurança;
- permite uma melhor gestão financeira da loja.
Como funciona a nota fiscal de serviço eletrônica?
Não há mistério no funcionamento da NFS-e. Depois de conhecer o passo a passo que mostraremos ao longo do texto, você verá que basta realizar um cadastro no site da prefeitura da sua região e preencher os dados corretamente para fazer a emissão com segurança.
É possível que cada município peça os dados de uma maneira diferente. E, como tal, algumas prefeituras podem pedir itens adicionais, como cadastros em determinados órgãos e certificados digitais.
Para facilitar o completo entendimento sobre o que é nota fiscal de serviço eletrônica, separamos alguns termos que precisam ser conhecidos para realizar esse processo.
Certificado digital
O certificado digital é a representação da identidade de uma pessoa física ou empresa ao emitir uma NFS-e. Com validade jurídica e fiscal, ele promove maior segurança nos dados durante a geração da nota.
Algumas prefeituras exigem esse documento na hora da emissão da nota fiscal de serviço, que pode ser solicitado em um dos seus modelos:
- A1: arquivo digital instalado no computador e notebook ou no emissor de NFS-e, com validade de um ano. É o certificado digital mais recomendado pela sua segurança e automatização da emissão;
- A3: dispositivo físico (token), que deve ser acoplado ao computador ou notebook para ser usado. Tem validade de um a três anos.
Recibo Provisório de Serviços (RPS)
Esse documento pode ser uma opção na emissão da nota fiscal de serviço eletrônica, mas não a substitui. O RPS deve ser usado em casos de emergência ou por determinadas empresas que o cliente não espera pelo recebimento da NFS-e, como hotéis, academias e estacionamentos.
Ele também pode ser utilizado em situações de falta de luz e internet. Porém, em todos os casos, o RPS precisa receber um número, ser impresso em duas vias (empresa e cliente) e convertido em nota fiscal dentro do prazo dado por cada prefeitura.
Dados de competência e emissão
Outros itens que você deve ficar atento na hora de emitir sua nota fiscal são os de competência ou emissão que podem ser pedidos pela prefeitura.
A maior parte delas solicita os dados de competência, que representam o dia em que o serviço foi realizado. Porém, o prestador de serviço pode enviar a nota fiscal com uma data de competência passada, como o último mês.Atenção: confira os prazos e os dados cobrados pelo seu município. Algumas prefeituras aceitam apenas a diferença de 10 dias entre os dados de competência e os de emissão (de preenchimento e transferência da nota).
XML
O XML é um formato de arquivo usado para documentos organizados de forma hierárquica. Ele é emitido junto à nota fiscal de serviço eletrônica e, ao ser recebido pelo cliente após uma compra, pode ser convertido para PDF.
Esses arquivos não precisam ser impressos e devem ser emitidos para todos os tipos de nota fiscal, física e eletrônica.
Quem deve emitir a NFS-e?
Todas as empresas prestadoras de serviços no país devem emitir esse tipo de nota em todas as transações comerciais, independentemente do faturamento, região e porte. Até mesmo para MEI (Microempreendedores Individuais) que prestam serviços, é obrigatória a emissão desse documento.
Dessa forma, as empresas de qualquer tamanho, localidade e segmento de serviços precisam, obrigatoriamente, emitir e armazenar esse documento por, pelo menos, cinco anos.
Isso inclui negócios de variados regimes tributários também, como Simples Nacional, Empresa de Pequena Porte (EPP), Lucro Real, Lucro Presumido e afins.
Apesar de cada município ter a própria legislação sobre a emissão e os detalhes da nota fiscal eletrônica, existe uma lei nacional (8.846/94) que diz respeito aos princípios gerais para emitir documentos fiscais, como pagamento de multas em caso de atraso ou omissão.
Lembramos que sua marca pode comercializar serviços de outras formas, como no ambiente virtual: venda de cursos, webinars ou congressos on-line, entregas regulares de refeições ou cestas de alimentos, eventos digitais e outros. Portanto, fique atento às necessidades de emissão de notas!
Como calcular os impostos da nota fiscal de serviço?
Saber como calcular os impostos da nota fiscal de serviço eletrônica é fácil: multiplique a alíquota pelo valor cobrado pelo serviço e emitido no documento.
Porém, cada regime tributário e município dispõe de taxas diferentes e, por isso, é fundamental confirmar quais são os valores da região onde sua empresa é instalada.
Leia também: Controle de vendas – guia completo para alcançar eficiência!
Como emitir a nota fiscal de serviço?
É vital aprender tudo sobre a emissão de NFS-e porque, em caso de falhas ou esquecimentos, a situação é vista como sonegação fiscal, que pode gerar multas e outras consequências legais ao varejista. Sendo assim, é obrigatório criar uma nota a cada nova transação.
A boa notícia é que, desde 2023, existe um formato padrão nacional de emissão. Porém, apesar disso, nem todos os municípios estão conveniados ao sistema do Portal da NFS-e.
Logo, é necessário verificar se o seu está e se a emissão deve ser feita pelo sistema próprio da prefeitura ou via sistema nacional.
Para ter uma visão completa de suas finanças, a dica de ouro é ir além e ter o próprio sistema emissor de notas para automatizar os processos e garantir o melhor gerenciamento das contas a pagar e a receber.
Dados os recados, continue a leitura e confira um passo a passo de como emitir nota fiscal de serviço eletrônica!
1. Faça o cadastro na prefeitura
Para empresas de pequeno a grande porte, é necessário realizar um cadastro do CNPJ na prefeitura local, adquirir um certificado digital (em alguns casos) e solicitar uma senha na Secretaria de Finanças e Desenvolvimento Econômico.
2. Acesse o sistema da nota fiscal eletrônica
Depois de receber a senha, entre no Portal da NFS-e ou no site da sua prefeitura, caso ela não seja vinculada ao Ambiente Nacional.
3. Crie sua nota fiscal de serviço eletrônica
Agora, é hora de colocar as mãos na massa e criar um novo documento. Clique em “emissão de NFS-e” e gere um novo documento. Preencha os dados solicitados, confira as informações adicionadas e emita a nota.
Entre os dados pedidos, estão, por exemplo:
- informações do tomador de serviços: CNPJ, endereço, telefone, e-mail, inscrição municipal e/ou estadual e outros;
- informações do prestador: insira seus dados, como CNPJ, endereço, descrição do serviço prestado, valor e mais.
Os campos relacionados aos impostos e tributos são preenchidos automaticamente, de acordo com o CNPJ, como “ISS retido pelo tomador” e “Substituição de RPS por NFS-e”.
4. Revise as informações
Depois de tudo preenchido, o sistema oferece um resumo das informações para sua conferência. Verifique todos os campos e confirme se o preenchimento está correto.
Se os dados estiverem corretos, aperte em emitir nota e opte por enviá-la ao e-mail do tomador de serviços. Gere o PDF do documento e guarde-o com você.
Lembramos que a responsabilidade pela inclusão e veracidade dos dados é do próprio contribuinte.
Continue aprendendo: Como emitir nota fiscal de produto? 5 passos principais!
Dá para emitir nota fiscal de serviço por outro sistema?
A resposta é sim. Além de usar o sistema da prefeitura ou Receita Federal, é possível utilizar um software emissor de nota fiscal de serviço, que possibilita gerar, armazenar e gerenciar todas as notas de maneira eficiente.
O F360 Emissor, por exemplo, é uma excelente plataforma para emitir e fazer a gestão de notas de modo simples, completo e eficiente. Falaremos mais sobre a solução ao longo do texto!
Como cancelar uma NFS-e?
Caso haja mudança ou preenchimento errado da NFS-e, pode-se cancelar e gerar outra. Apesar de não ser considerada uma boa prática no mercado, fique despreocupado se houver algum imprevisto.
Saber como cancelar uma NFS-e é fácil. Basta acessar o sistema onde ela foi emitida e solicitar o cancelamento. No caso, é preciso que a prefeitura autorize a operação.
Um detalhe bastante importante é que os municípios variam quanto aos prazos de cancelamento em relação à data de emissão. Fique atento!
Saiba mais: Nota fiscal cancelada – quando esse evento pode acontecer?
Como fazer uma boa gestão das notas fiscais de serviços?
Para evitar dor de cabeça na hora de criar e gerenciar as notas fiscais de serviço, a melhor maneira é usar a tecnologia! Um bom sistema emissor de NFS-e oferece muitas vantagens, como automatização de processos, redução de erros no preenchimento e melhor gestão das entradas e saídas da loja.
Por sinal, o F360 Emissor é ideal para varejistas que desejam melhorar sua gestão financeira. Ele emite notas de serviço fiscal em 1.729 cidades espalhadas pelo Brasil e segue as regras determinadas por cada município.
Conheça seus principais recursos e as vantagens para a gestão no varejo!
Integração com a SEFAZ
Esse sistema emissor de nota fiscal eletrônica facilita também encontrar as notas geradas por fornecedores e, assim, tornar muito mais rápida e fácil a conferência dos dados, evitando fraudes.
Além disso, de modo automático, as NFS-e entram nas contas a pagar da empresa, se estiverem integradas ao F360 Finanças.
Sistema multiempresas
O F360 Emissor foi criado pensando não apenas no franqueado, mas também em quem investe em multifranquias. De modo simples, permite a gestão de várias marcas e canais de vendas, gerenciando todas as notas fiscais em uma única ferramenta.
Integração com o F360 Finanças
Como já dissemos, esse software pode ser integrado ao sistema completo de gestão financeira da F360, tornando o controle das finanças ainda mais eficiente.
Isso porque os dados inseridos no F360 Finanças são usados para emitir notas no F360 Emissor. Ótimo, não é mesmo?
Armazenamento e download de notas
Além de todos esses recursos, esse emissor armazena as notas fiscais eletrônicas por até cinco anos e, ainda, viabiliza o download dos documentos gerados no formato XML (versão digital da NF-e) ou Excel.
Com mais de 2 bilhões de XML gerados e 900 mil notas emitidas, o F360 Emissor é a melhor escolha para transformar sua gestão no varejo. Agende uma demonstração gratuita e entenda como ele ajuda sua loja a ter um gerenciamento de alto nível!
