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Finanças 16/01/2024

Nota fiscal cancelada: quando esse evento pode acontecer?

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Uma nota fiscal cancelada evita que você pague impostos sobre uma venda que não aconteceu, ou sobre valores lançados errados. Essa operação também impede que sua loja seja alvo de protestos de títulos por clientes que tiveram documentos fiscais emitidos contra seus CPFs ou CNPJs.

Somente essa breve explicação já deixa claro por que você precisa entender melhor esse processo, concorda? Porém, não basta acessar o sistema de emissão de nota fiscal que utiliza e clicar em cancelar.

Para evitar transtornos com compradores e, principalmente, com a Receita Federal, é essencial que você conheça as regras desse tipo de ocorrência.

Um dos primeiros passos é descobrir os motivos para cancelamento da nota fiscal, visto que nem todas as situações permitem esse ajuste. Após, você deve verificar o prazo permitido para essa atividade, pois há estados que têm normas próprias.

Por fim, você precisa confirmar se seu cliente já executou, ou não, a ciência da emissão. Caso positivo, não poderá realizar esse evento.

Muitos detalhes? Não se preocupe! Neste artigo, explicaremos tudo sobre esse tema, incluindo o que causa o cancelamento da nota fiscal, quando fazer, o que acontece quando esse documento fiscal é cancelado e muito mais.

Siga a leitura e fique por dentro de todos os detalhes agora mesmo!

O que se entende por nota fiscal cancelada?

A nota fiscal cancelada é um documento fiscal que foi anulado e/ou invalidado em decorrência de motivos que justificam e permitem essa atividade. Esse processo é importante porque protege o emissor de diversos transtornos legais tanto junto aos clientes quanto ao fisco.

Para falarmos mais sobre esse tema, é importante lembrarmos que a emissão de nota fiscal eletrônica é uma obrigação tributária que todas as empresas que prestam serviços ou vendem produtos devem cumprir. 

Só está livre dessa obrigatoriedade quem é MEI, Microempreendedor Individual, e que atende pessoas físicas. Inclusive, não emitir nota fiscal é crime, segundo o artigo 1º, inciso V da Lei nº 8.137 de 27 de dezembro de 1990.

Ainda que muitos considerem um processo burocrático que “atrapalha” a rotina de venda, não se esqueça de que emitir esse documento fiscal é importante para proteger sua loja e seus clientes e, até mesmo, para melhorar o relacionamento comercial entre vocês.

Quer saber os motivos? Bem, é que a nota fiscal serve para:

  • comprovar que a transação comercial aconteceu;
  • oficializar e regularizar as operações da empresa;
  • apurar e garantir a cobrança correta de impostos;
  • assegurar os direitos dos consumidores;
  • melhorar e facilitar a gestão financeira do negócio.

Dica! Aproveite e leia também: “O que completo da Nota Fiscal Eletrônica: vantagens, tipo e como emitir

O que causa o cancelamento da nota fiscal? 4 motivos!

Porém, mesmo cumprindo essa determinação, talvez você precise cancelar a nota fiscal.

Contudo, assim como dissemos logo na abertura deste artigo, a nota fiscal cancelada precisa ter uma razão, e as quatro que permitem essa operação são:

  1. preenchimento incorreto do documento fiscal;
  1. erro no cálculo dos tributos;
  1. emissão em data errada;
  1. desistência da transação comercial.

1. Preenchimento incorreto do documento fiscal

Um dos principais motivos para o cancelamento da nota fiscal costuma ser o preenchimento equivocado desse documento. 

Aqui, estamos falando na digitação errada de informações, como: 

  • dados cadastrais do cliente;
  • quantidade do produto comprado;
  • valores;
  • descontos;
  • informações gerais, a exemplo dos meios de pagamento;
  • códigos como o CST, Código de Situação Tributária, e outros.

Se identificar essas falhas dentro do prazo permitido de cancelamento, você pode realizar essa atividade.

2. Erro no cálculo dos tributos

A segunda razão que leva a uma nota fiscal cancelada é a falha no cálculo de tributos. Nesse caso, é fundamental cancelá-la  para evitar o pagamento incorreto de impostos, situação que pode elevar os gastos da sua franquia desnecessariamente.

Por falar em gastos, temos um artigo que ajudará bastante você. Não deixe de ler: “Redução de custos em franquias: guia 100% prático para colocá-la em ação

3. Emissão em data errada

A nota fiscal sempre é gerada com a data que foi emitida. Isso acontece automaticamente, pois quem preenche o dia de emissão é o próprio sistema utilizado para geração desse documento fiscal.

O que acontece é que alguns empreendedores esperam um tempo após a venda para fazer o faturamento. Isso pode acontecer por conta da dinâmica de funcionamento do negócio, para adiar o pagamento dos tributos — mas também pode ser, simplesmente, por esquecimento!

Porém, se a data de emissão for muito diferente da de venda, e mesmo assim a nota fiscal for emitida, talvez você precise fazer o cancelamento, conforme o que for orientado pelo seu contador.

4. Desistência da transação comercial

Gerou a nota fiscal, mas o cliente desistiu da compra? Esse é um motivo que cabe cancelar a nota fiscal. Se foi você quem desistiu da venda ou prestação de serviço, também. 

Entretanto, atenção! Esse processo só pode ser realizado se estiver conforme as regras de nota fiscal cancelada, as quais descrevemos a seguir.

A nota fiscal cancelada evita que você pague impostos sobre uma venda que não aconteceu

Quando fazer o cancelamento da nota fiscal?

Em linhas gerais, o cancelamento da nota fiscal só pode ser feito em até 24 horas da sua emissão. Contudo, há algumas cidades e estados nos quais a Sefaz, Secretaria da Fazenda, trabalha com prazos distintos. Por isso, é importante você consultar a da região onde sua franquia está.

Somado a essa condição, só é permitido cancelar uma nota fiscal quando:

  • o produto não foi enviado ao cliente;
  • o serviço não foi prestado;
  • o destinatário não executou a ciência da emissão — que é um evento opcional, já que o recebedor da nota fiscal precisa ter acesso ao arquivo XML desse documento.

Seu documento fiscal não atende nenhum desses requisitos, mas, mesmo assim, você precisa invalidá-lo? Então, as alternativas à nota fiscal cancelada são:

  • carta de correção eletrônica (CC-e): documento fiscal utilizado para corrigir erros de notas fiscais já emitidas. Deve ser gerado pelo sistema de emissão de nota fiscal usado pela empresa, ou diretamente pelo site da Sefaz, dependendo das regras da região; 
  • pedido de anulação da nota: geralmente, esse evento acontece devido à desistência da transação comercial passadas mais de 24 horas da emissão da nota fiscal. Nesse caso, pode ser que a Sefaz penalize o emissor com o pagamento de multa, ou que exija o pagamento dos impostos, situação que pode ser questionada posteriormente.

Aproveite e leia também: “Entenda a importância do controle financeiro empresarial

O que acontece quando a nota fiscal é cancelada?

A nota fiscal cancelada continua visível no sistema usado para emiti-la, mas com o status de “inutilizável” ou algum termo semelhante. E quando o Danfe, Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, já foi enviado para o destinatário, esse documento, simplesmente, perde a validade.

Está se perguntando como fazer o cancelamento da nota fiscal? Bem, é um tanto complicado apresentar a você um passo a passo. Isso porque depende do software que você utiliza e das regras da Sefaz onde sua franquia está. 

O que podemos afirmar é que o F360 Emissor é um sistema de emissão de nota fiscal simples e extremamente seguro. 

Com essa solução, você economiza tempo na emissão de notas fiscais de serviços e produtos, otimiza processos cadastrando templates tributários, reduzir erros ao facilitar o preenchimento, e muito mais!

Quer entender, na prática, como esse sistema funciona? Então, agende agora mesmo uma demonstração grátis!

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Escrito por:

Tálita Gonçalves

Redatora e analista de conteúdo F360