Seja você uma franqueadora, um franqueado ou gestor de franchising, saiba que o software para franquias é indispensável para expandir e alcançar o sucesso de forma consistente. Afinal, por meio desse sistema, o empreendedor sabe tudo o que acontece em suas lojas.
Não à toa, o estudo How Retailers Use Innovation to Gain and Edge apontou que os varejistas precisam inovar para acompanhar as mudanças do comportamento e dos hábitos de consumo dos clientes.
A pesquisa, feita com 400 executivos do varejo em todo o mundo, sendo 32 no Brasil, mostrou também que os varejistas que mais investem em inovação alcançam um ROI de 21%. E os que menos investem, obtêm apenas 9% de Retorno sobre o Investimento.
Contar com um sistema especializado nas necessidades das franquias é uma das formas de inovar na empresa. Só que, para escolher bem, é necessário conhecer os recursos mais importantes, além de entender como o software funciona na prática.
Aproveite este guia prático para aprofundar seu conhecimento sobre o sistema de gestão de franquias!
O que é o software para franquias?
O software para franquias é um sistema de gestão financeira inteligente criado para coletar, integrar e centralizar processos e dados sobre o negócio. Por meio da automação operacional, permite ao empreendedor agilizar o monitoramento do negócio e tomar decisões muito mais informadas.
A solução tecnológica, que substitui tarefas manuais, combina diversos módulos e recursos para garantir padronização de processos, eficiência operacional, segurança dos dados e mais precisão dos resultados.
Porém, não se engane: os softwares para franquias não são iguais. Cada um tem funcionalidades diferentes, assim como tecnologias integradas. Além disso, a capacidade de personalização e o suporte oferecido são pontos que se diferem.
Por que usar um software para franquias?
O software para franquias é crucial para organizar os dados do negócio, principalmente se for necessário gerenciar duas ou mais unidades. E é a partir da integração das informações que o gestor tem uma visão completa das vendas e da saúde financeira.
Logo, o sistema de gestão serve como uma base sólida para o varejista criar estratégias e escalar seu negócio de forma sustentável. Afinal, um bom software oferece recursos que visam à expansão da marca e permitem ampliar as operações sem prejudicar a eficiência.
Nesse contexto, vale destacar outros benefícios de investir nessa tecnologia para o varejo.
Veja por que usar um software para franquias é fundamental para o crescimento do seu negócio:
- aumenta a eficiência operacional;
- melhora a produtividade das equipes;
- torna a tomada de decisão mais ágil e realista;
- otimiza a comunicação e o suporte ao franqueado;
- garante a conformidade e a padronização de processos;
- melhora o controle financeiro;
- ajuda a reduzir custos operacionais das franquias;
- evita erros e possíveis fraudes.
Principais tipos de sistema de gestão de franquias
Outro ponto importante para entender sobre softwares para o franchising é que existem vários tipos disponíveis no mercado, sendo uns mais completos do que outros, como o sistema de gestão financeira da F360.
Isso porque as soluções podem se integrar a vários outros sistemas, além de oferecer recursos únicos para monitorar todas as entradas e saídas de dinheiro das lojas.
Para fins de conhecimento, separamos os principais tipos de softwares de gestão para franquias:
- CRM (Customer Relationship Management): para gestão do relacionamento com clientes;
- sistemas de treinamento: para capacitar e desenvolver franqueados e colaboradores de forma on-line;
- software de ponto de venda: para centralizar e integrar vendas e transações no PDV;
- ERP (Enterprise Resource Planning): para integrar todos os processos empresariais;
- plataforma de marketing digital: para enviar campanhas de marketing e gerenciar as redes sociais.
Qual a diferença entre ERP e software para franquias?
É comum confundir os conceitos dos sistemas ERP e de gestão para franquias. Só que, enquanto o primeiro é mais universal, oferecendo módulos padrões que nem sempre se adaptam ao setor de franchising, o segundo é desenvolvido para atender às necessidades desse segmento.
A F360, por exemplo, tem um sistema de gestão voltado para os franqueados, o F360 Finanças, e outro para as marcas franqueadoras, o F360 Painel. E isso mostra que há mais capacidade de personalização do que o ERP, com módulos criados conforme os processos do setor.
Dessa forma, a franqueadora pode acompanhar o desempenho financeiro de todas as unidades da rede e o franqueado gerencia suas transações de perto.
Como funciona um software para franquias?
O software para franquias funciona por meio da tecnologia que permite automatizar processos e se conectar com outros sistemas para centralizar dados financeiros de uma ou mais lojas e marcas. Sendo assim, fica fácil gerenciar o negócio e identificar pontos de melhorias e oportunidades de crescimento.
O sistema funciona por meio de recursos e funcionalidades, como:
- integração com PDVs e adquirentes de cartão;
- coleta de dados financeiros de várias unidades, marcas e canais de vendas;
- gerenciamento das operações com monitoramento e controle de processos diários;
- gestão financeira com controle de fluxo de caixa, faturamento e contabilidade;
- suporte ao franqueado, permitindo centralizar a comunicação;
- integração com sistemas de gestão de estoque;
- relatórios personalizados e análises completas de desempenho;
- emissão e gestão de notas fiscais de produtos e serviços;
- compliance e conformidade, com aderência a regulamentações e padrões da franquia
Leia também: Gestão de lojas e PDVs: estratégias para elevar a sua performance
Como escolher um software para franquias?
Para escolher um software para franquias perfeito para gerenciar suas operações, uma dica é criar um checklist com o passo a passo que separamos a seguir.
Afinal, esse sistema precisa oferecer recursos estratégicos para sua marca e facilitar o dia a dia da gestão. Veja como escolher o melhor para seu negócio!
1 – Faça o check-up da sua marca
Tanto a marca franqueadora quanto o franqueado, antes de iniciar sua busca por um sistema de gestão para franquias, precisam avaliar as necessidades específicas do negócio.
Entretanto, para identificar oportunidades de melhorias e expansão, assim como erros e gargalos operacionais, é fundamental analisar o desempenho atual profundamente.
Após fazer uma avaliação completa da performance, responda às perguntas, como:
- Quais tarefas manuais podem ser automatizadas?
- Quais são os gargalos do meu fluxo operacional?
- Quais recursos são necessários para gerenciar a marca?
- Quais operações precisam melhorar?
Outro ponto essencial é incluir na análise seu limite de orçamento para verificar o custo-benefício da ferramenta escolhida.
2 – Confira os recursos e as funcionalidades
Depois de saber quais as necessidades do seu negócio, é hora de conhecer os recursos oferecidos pelo software de gestão financeira para franquias.
Os indispensáveis são:
- alta capacidade de personalização;
- integração com ampla variedade de PDVs e empresas de cartão;
- controle das vendas;
- gestão do fluxo de caixa;
- conciliação bancária e de cartões;
- emissão e gerenciamento de notas fiscais de fornecedores;
- controle de contas a pagar/receber;
- criação de DRE e relatórios de desempenho.
3 – Avalie a escalabilidade e a flexibilidade do software
As soluções da F360, por exemplo, são escaláveis, pois são sistemas multiempresas que permitem gerenciar várias unidades, marcas e canais de venda em um só local. Assim, a expansão do negócio acontece de forma organizada.
Além disso, é importante focar na flexibilidade da plataforma, que precisa ser altamente personalizável para atender às particularidades da sua franquia.
E quando falamos sobre customização, nos referimos a diversos recursos, como fluxo de caixa, demonstrativos financeiros e relatórios de desempenho.
4 – Analise a capacidade de integração
Mais um fator determinante na hora de escolher um software para franquias é sua capacidade de se integrar a outros sistemas, inclusive de órgãos públicos, como a Secretaria da Fazenda da sua região.
Cabe destacar também a necessidade de analisar todos os sistemas já usados para conferir se o software pode ser conectado a eles.
Não se esqueça, ainda, de conferir integrações com pontos de vendas e adquirentes de cartão, com foco em ampliar as formas de pagamento oferecidas aos clientes e fazer um controle eficiente das transações.
Quanto maior a capacidade de se conectar a outras plataformas, maiores são as chances de o negócio tomar decisões rápidas e certeiras, 100% embasadas em dados concretos e realistas.
Isso porque a integração possibilita desenvolver um fluxo contínuo e padronizado de tarefas, o que facilita a gestão e melhora a eficiência operacional.
5 – Peça indicações para outros franqueados e franqueadores
Nada melhor do que pedir feedback para varejistas que já utilizam um sistema para franquias. Afinal, eles sabem, na prática, se a solução atende às características do setor e se vale a pena investir em determinado software.
Faça também uma pesquisa on-line e pegue referências de empresas que usam o sistema e estão satisfeitas.
De modo geral, tire dúvidas sobre:
- processo de implementação;
- treinamento operacional e suporte técnico;
- facilidade de uso;
- qualidade do funcionamento das integrações.
6 – Descubra como são os relatórios
O relatório é a base para a boa tomada de decisão estratégica em qualquer negócio do varejo. Só que, para ser instrumento de uma gestão eficiente, precisa ser confiável e completo.
Sendo assim, a plataforma para franquias precisa coletar o máximo de informações úteis e relevantes para a loja. Só para isso, o relatório deve permitir ao gestor escolher quais indicadores e estatísticas fazem sentido para as particularidades e os objetivos da marca.
Portanto, veja uma demonstração gratuita do software e verifique todas suas possibilidades de elaboração de relatórios.
7 – Escolha um sistema on-line
O sistema on-line, armazenado na nuvem, oferece diversos benefícios aos varejistas, como facilidade de acesso por diferentes dispositivos — basta ter acesso à internet. Além disso, tem criptografia que promove mais segurança de dados e custos menores, pois não é preciso instalar hardwares locais.
O único custo é o valor do plano de assinatura, que pode ser mensal, semestral e/ou anual, dependendo da empresa.
Os sistemas em nuvem também são excelentes para integrar equipes, especialmente as que trabalham em lugares diferentes, como no caso de franqueadoras e multifranqueados.
Qual o melhor sistema de gestão de franquias?
O melhor sistema de gestão de franquias é o mais fácil de usar e com recursos completos para um gerenciamento adequado das movimentações financeiras da marca. O F360 Finanças (para franqueados) e o F360 Painel (para franqueadoras) são ideais, pois foram desenvolvidos por e para varejistas.
Veja as principais funcionalidades automatizadas desses dois sistemas de gestão financeira para franquias!
F360 Finanças: software para franqueados
- Gestão multiempresas: controle financeiro de várias lojas, marcas e canais de venda;
- Dashboard personalizável: painel com indicadores escolhidos a dedo para facilitar o gerenciamento do negócio;
- Conciliação bancária e de cartões: conferência em tempo real das transações feitas pelas diversas formas de pagamento oferecidas aos clientes;
- Controle das contas a pagar/receber: integra as notas fiscais emitidas por fornecedores por meio da automação junto à SEFAZ da sua região;
- Gestão do fluxo de caixa: visualização automatizada e customizável das entradas e saídas financeiras das franquias;
- Elaboração de DRE: criação personalizável de Demonstrativo de Resultados do Exercício de todas as lojas e marcas;
- Planejamento orçamentário: visualização de índices comparativos entre despesas previstas x realizadas para projetar resultados financeiros.
F360 Painel: software para franqueadores
- Centralização dos dados: veja em um só lugar os resultados financeiros das franquias que usam o sistema;
- Padronização dos indicadores: customize os indicadores de desempenho que fazem sentido para o crescimento da rede;
- Criação de clusters: organize grupos de lojas conforme características, como setor, localização, público, faturamento, consultor responsável e modelo de negócio;
- Elaboração da DRE e DFC: padroniza o DRE (demonstrativo de resultados) e o DFC (demonstrativo de fluxo de caixa) dos franqueados que usam o software;
- Controle do plano de contas: gestão do DE-PARA dos planos de conta da rede com mais qualidade e confiabilidade nos dados.
Todos esses recursos do software para franquias são essenciais para controlar as vendas e as finanças do negócio. Por meio de automações e integrações, o varejista tem a visão completa do que dá certo ou errado, e ainda identifica melhorias e oportunidades de expansão.
Para ver como funciona o software de gestão para franquias na prática, agende uma demonstração gratuita das soluções da F360 e dê o primeiro passo para transformar seus resultados. Aproveite!
