Uma pesquisa feita pelo Compra Agora apontou que 98% dos pequenos e médios varejistas têm, pelo menos, uma dificuldade financeira. Os desafios mais citados são despesas, gestão das finanças, precificação, concorrência, expansão e acesso a crédito. E, acredite: muitas das questões pontuadas podem ser evitadas com um bom controle de contas a receber.
Afinal, a prática contribui para:
- organizar o fluxo de caixa;
- fazer projeções financeiras assertivas;
- melhorar a relação entre clientes e fornecedores;
- reduzir custos e inadimplência;
- otimizar o capital de giro.
Percebeu as vantagens de manter um gerenciamento adequado dos valores devidos à empresa?
Para evitar dificuldades e desafios ao longo dos anos, continue a leitura! Nas próximas linhas, você confere o que é controle de contas a receber, como funciona, o que analisar e dicas para fazer uma gestão de alto nível.
O que é controle de contas a receber?
O controle de contas a receber é o gerenciamento dos valores que a empresa ganhará em um futuro breve. Tais recursos são considerados ativos do negócio, pois correspondem a fundos que entrarão em caixa. Este capital pode vir de vendas, rendimentos de aplicações, juros cobrados, recuperação de tributos, etc.
As contas a receber englobam todos os tipos de pagamento durante a venda, inclusive parcelados ou a prazo. Portanto, controlá-las é fundamental para projetar os ganhos financeiros e entender como manter o equilíbrio entre receitas e despesas.
Além disso, ao administrar as quantias devidas, é possível lidar com imprevistos e identificar inadimplências, minimizando seus impactos sobre a receita.
Como funciona a rotina de contas a receber?
Quem lida diretamente com a rotina de contas a receber de uma loja ou franquia precisa:
- cadastrar os clientes: sempre que possível, é importante verificar a capacidade de pagamento e o histórico de crédito dos consumidores antes de parcelar uma compra, principalmente se o valor for alto;
- registrar as vendas: é essencial fazer o registro em um sistema de gestão e conferir se os dados foram inseridos corretamente;
- emitir faturas e notas fiscais: a fatura emitida para o cliente deve conter informações como valor total da compra, produtos e/ou serviços escolhidos, prazo de pagamento etc;
- monitorar os valores recebidos: o acompanhamento das contas a receber identifica atrasos no pagamento, permitindo uma rápida ação para cobrar a quantia devida.
De modo geral, podemos dizer que a área de contas a receber é um dos principais pilares do planejamento financeiro de uma empresa. Afinal, para pensar em investimentos ou manter a saúde do negócio, é necessário saber quando o dinheiro estará disponível.
Leia também: Guia para fazer um controle de vendas eficiente
O que levar em consideração no controle de contas a receber?
Antes de colocar as dicas em prática, é preciso conhecer os principais valores que entram no controle de contas a receber. Destacamos os seguintes:
- pagamentos a prazo e o valor de suas parcelas mensais;
- notas fiscais e faturas emitidas com as vendas de produtos, que são contabilizadas até o prazo final de seu pagamento;
- pagamento a crédito, que é obtido no próximo mês;
- juros e multas, uma vez que o atraso no pagamento de determinados modelos de negócio pode gerar juros e penalidades;
- adiantamentos e depósitos: empresas que trabalham com adiantamentos para garantir o produto ou serviço também devem incluir os valores nas contas a receber;
- rendimentos de aplicações feitas em renda fixa ou variável.
Como controlar as contas a receber?
Para fazer uma gestão de contas a receber correta, é preciso, antes de tudo, ter organização e disciplina para monitorar os valores mensalmente.
O melhor caminho para alcançar os objetivos acima é usar um software de gestão financeira. O sistema é integrado a outras plataformas e, de forma automática, reúne dados e fornece relatórios com a visualização das quantias pendentes de pagamento.
Além do uso do software, desenvolver critérios de gestão é primordial para que o controle de recebimentos funcione.
Sendo assim, estruture os registros das contas a receber por ordem cronológica, fazendo um acompanhamento quinzenal, semanal ou mensal, dependendo da sua necessidade e do número de lojas que você opera.
Caso você esteja começando e ainda não possa contar com uma ferramenta de automatização direcionada para a tarefa, não se preocupe! Inicialmente, o controle pode ser feito por meio de planilhas.
O importante é manter em mente que, seja qual for o modelo de gerenciamento dos recebimentos, um monitoramento rigoroso é indispensável para não deixar nenhuma quantia de fora.
Continue aprendendo: Software de gestão para varejo: qual o melhor do mercado?
Como otimizar a sua gestão de contas a receber?
Sua empresa sofre com múltiplas fontes de dados? Tem dificuldade de conciliar as movimentações financeiras, comete erros excessivos com lançamentos incorretos, duplicações de registros ou não tem padronização de documentos? Seja qual for o caso, é essencial contar com o sistema de gestão F360 Finanças.
Além de incluir todos os dados e gerar um relatório de contas a receber e a pagar, é possível otimizar a gestão com outros recursos automáticos, tais como:
- visualização completa do fluxo de caixa personalizável;
- elaboração de DRE (Demonstração de Resultados do Exercício), com segmentação por tipos de marcas, grupos etc;
- conciliação bancária para comparar o extrato da conta corrente com todos os recebíveis e pagamentos;
- planejamento orçamentário, que engloba índices comparativos entre despesas previstas x realizadas;
- conciliação de cartão de débito e crédito com apuração real das taxas cobradas pelas administradoras;
- integração com mais de 250 PDVs e 150 adquirentes;
- conciliação com os vouchers mais usados pelo setor food, como: iFood, Sodexo, Alelo, Ticket, VR, entre outros.
Tudo isso em um sistema responsivo, criado para funcionar em computadores, tablets e celulares!
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