As rotinas financeiras no varejo são todas as atividades realizadas para controlar, monitorar, executar e gerenciar a parte monetária de um negócio desse setor. Neste grupo, estão inseridas desde tarefas relacionadas às contas a pagar e a receber, até a estruturação de um planejamento estratégico.
Logo, tudo o que envolve a gestão do dinheiro da sua loja é considerado um tipo de rotina financeira e, como você já deve saber, são obrigações de extrema importância para o crescimento da sua franquia. Afinal, se você não sabe para onde o valor das vendas está indo, como saber se está tendo lucro?
E indo mais adiante, lembre-se de que uma gestão financeira ineficiente no varejo reflete diretamente no cumprimento de compromissos monetários, a exemplo de pagamento de impostos, de fornecedores e de salários de funcionários.
Quando isso acontece, seu negócio é “malvisto”, perde a credibilidade, a confiabilidade e, consequentemente, espaço no mercado e chance de crescer.
Certamente, não é isso que imaginou para a sua franquia, não é mesmo? Então, vamos te ajudar! Siga a leitura e descubra agora como executar as rotinas financeiras da sua loja de maneira precisa e eficiente!
Quais são as rotinas do setor financeiro no varejo?
As rotinas financeiras no varejo são todas as atividades que precisam ser realizadas para o controle e monitoramento do dinheiro de um negócio e cumprimento dos compromissos monetários. Essas tarefas são essenciais para manter a empresa funcionando e para garantir seu um crescimento sustentável.
E justamente por serem denominadas “rotinas”, significa que são constantes, executadas sempre da mesma forma e seguindo um padrão. Neste grupo, algumas das principais são:
- controle de fluxo de caixa;
- gestão de contas a pagar e receber;
- conciliação bancária;
- inventário e controle de estoque;
- planejamento e orçamento financeiro;
- relatórios financeiros.
Vamos aos detalhes?
Controle de fluxo de caixa
Consiste no gerenciamento de entradas e saídas diárias de valores. O objetivo dessa atividade é acompanhar o saldo disponível para pagamento das despesas necessárias para a sua loja continuar funcionando.
Gestão de contas a pagar e receber
Trata-se da organização e controle dos pagamentos (a exemplo de compromissos financeiros como impostos, taxas e salários) e recebimentos (valores proveniente das vendas feitas aos clientes finais).
Conciliação bancária
Atividade que compara os registros de entrada e saída de dinheiro no extrato bancário ao que foi anotado no controle interno da loja, a fim de confirmar se o saldo em conta é o mesmo apresentado na planilha financeira ou no sistema de gestão.
Inventário e controle de estoque
O objetivo aqui é contabilizar as quantidades de itens armazenados para identificar o momento certo de fazer novas compras.
Essa prática evita gastos financeiros desnecessários decorrentes de aquisições que não precisavam ser feitas, ou perda de vendas por ruptura de estoque, que é quando o cliente quer comprar, mas a loja não tem a mercadoria que ele procura.
Planejamento e orçamento financeiro
Essa é uma das rotinas financeiras mais estratégicas, pois diz respeito à definição e acompanhamento de metas financeiras e distribuição de dinheiro entre as áreas e atividades da franquia.
Por meio de um bom plano financeiro no varejo, é possível, inclusive, prever cenários e, com isso, ter tempo hábil para preparar adequadamente a sua loja para enfrentá-los, minimizando perdas monetárias.
Relatórios financeiros
Criação periódica de documentos com diferentes dados que ajudam a analisar a parte monetária da loja, fazer projeções e embasar tomadas de decisões. Alguns exemplos são:
- Demonstrativo de Resultado de Exercício (DRE);
- Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC);
- Balanço Patrimonial;
- Resultados obtidos.
Dica de leitura: “Relatórios gerenciais: por que são importantes na tomada de decisão?“
Qual a importância das rotinas financeiras no varejo?
As rotinas financeiras no varejo são importantes porque ajudam a manter a saúde monetária do negócio, verificar se as atividades estão dando lucro ou prejuízo, descobrir pontos de perda de dinheiro e garantir o cumprimento de compromissos financeiros legais.
Essas práticas também podem (e devem) ser usadas para direcionar as suas decisões, pois dão uma visão clara e geral de como o dinheiro da loja está sendo usado, e isso ajuda a escolher o melhor caminho a seguir para alcançar o tão sonhado crescimento e sucesso da sua franquia.
E podemos ir ainda mais longe! Rotinas financeiras bem realizadas, dentro dos prazos, e de acordo com as diretrizes jurídicas, ajudam a enfrentar desafios como:
- problemas com a gestão de fluxo de caixa em períodos de alta e baixa demanda de vendas;
- controle de inadimplência e atrasos nos pagamentos de clientes e de compromissos financeiros da sua franquia;
- dificuldade de realizar a manutenção de registros financeiros e mantê-los precisos e atualizados
- garantir a conformidade com as regulamentações fiscais e tributárias.
Sugestão de leitura: “Elisão fiscal: veja como pagar menos impostos legalmente!“
Como fazer um controle financeiro realmente eficiente? 5 dicas!
A lista de rotinas financeiras no varejo é longa? Sabemos que sim, mas não se preocupe, pois tem como realizar todas de forma prática, simples e precisa.
Algumas das melhores dicas que podemos dar a você para isso, são:
- treine constantemente sua equipe: especialmente para mantê-los atualizados sobre mudanças na gestão financeira do varejo que podem afetar a dinâmica de trabalho e os resultados da sua loja;
- monitore regularmente as rotinas: revisando a execução de cada uma dessas atividades, se estão sendo feitas da maneira certa, se existem formas de torná-las mais dinâmicas e, principalmente, para garantir que não estejam gerando perdas financeiras;
- mantenha a organização e a disciplina: isso pode ser feito por meio da definição de datas para a realização das rotinas e uso de soluções e recursos que ajudem a manter tudo em ordem e com acesso fácil a consultas e ajustes, sempre que necessário;
- use indicadores financeiros (KPIs): para monitorar a saúde financeira da sua loja, como nível de endividamento, rentabilidade, lucratividade e faturamento bruto;
- automatize seus processos: usando softwares de gestão financeira para o varejo que transformam atividades manuais em automáticas, como o F360 Finanças. Ao usar esse sistema, as tarefas são realizadas em menos tempo e com menos chances de erros.
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O F360 Finanças é um sistema de gestão financeira de varejo multiempresas. Com um dashboard personalizável e software responsivo, por meio dessa ferramenta é possível realizar:
- conciliação de cartões;
- fluxo de caixa;
- contas a pagar e a receber;
- DRE;
- planejamento orçamentário;
- conciliação com vouchers;
- integração com PDV e adquirentes;
- conciliação bancária.
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