Utilizar um sistema de contas a receber faz toda a diferença na hora de controlar os valores que devem entrar na conta e no caixa da sua loja, sejam provenientes de vendas feitas para clientes, juros de investimentos, resgate de aplicações, entre outros.
Quer uma forma fácil de entender a importância dessa ferramenta? Basta pensar na quantidade de vendas a prazo feitas na sua franquia.
Quantos clientes entram na loja ou acessam o seu site todos os dias, e escolhem pagar parcelado com cartão de crédito? Possivelmente, muitos. Mesmo porque esse é um dos meios de pagamento mais utilizado pelos brasileiros.
Para você ter uma ideia, dados da Abecs, Associação Brasileira das Empresas de Cartões de Crédito e Serviços, revelaram que foram movimentados R$ 635,2 bilhões no 1° trimestre de 2024, resultado de 4,7 bilhões de operações na função crédito.
Somente nas vendas on-line, esse meio de pagamento transacionou R$ 217,4 bilhões, 18,5% a mais que no 1° trimestre de 2023.
Dá para perceber que deixar de oferecer esse método de pagamento não é uma opção, já que fazer isso levará a perda de muitas vendas.
Então, como gerenciar corretamente todo esse fluxo, bem como de outras entradas de valores da sua loja? O segredo é usar um bom sistema de contas a receber, e é sobre essa ferramenta que falaremos agora, começando com a explicação do que são essas contas.
O que são contas a receber?
As contas a receber são todos os valores que terceiros precisam pagar a um negócio. Essas quantias são essenciais para manter a saúde financeira da empresa, garantir a continuidade das atividades, assegurar a quitação de compromissos financeiros e gerar lucratividade.
Se pensarmos bem, é por meio desses pagamentos que é possível arcar com as contas a pagar, as quais incluem salário de funcionários, faturas de fornecedores, luz, água, internet, aluguel, custos com tecnologia, entre outras.
Olhando por esse ângulo, percebe a importância de controlar bem as contas a receber? Afinal, se não souber exatamente quanto tem para entrar na sua loja, como saberá se as despesas do mês serão pagas?
Além disso, se não cumprir os compromissos financeiros, sua franquia ficará inadimplente, enfrentando problemas, como multas, juros, interrupção no abastecimento, e descontentamento de funcionários e clientes
E justamente para evitar todos esses transtornos que é tão importante usar um programa de contas a receber.
Quais tipos de contas a receber existem?
Esses valores que estamos dizendo que sua loja tem a receber, podem ser provenientes de:
- pagamentos parcelados: a exemplo do cartão de crédito que já comentamos;
- pagamentos com datas futuras: como boletos bancários, faturas, e débito automático, bastante comum em franquias que trabalham com serviços recorrentes;
- crediário: os conhecidos carnês, tão populares no varejo, que agora têm a versão digital chamada Buy Now, Pay Later, ou Compre Agora e Pague Depois;
- juros e rendimentos: vindos de investimentos e aplicações.
Como fazer gestão e controle de contas a receber? 4 dicas!
Ter uma rotina de contas a receber devidamente estruturada é essencial para não deixar nenhum valor passar despercebido. Para fazer uma boa gestão de todas essas entradas de dinheiro, nossas dicas são:
- liste as origens de recebimento;
- separe por datas de vencimento;
- monitore e cobre os inadimplentes;
- escolha uma ferramenta de gerenciamento.
Vamos aos detalhes?
1. Liste as origens de recebimento
Como explicamos, existem vários tipos de contas a receber. Por isso, o primeiro passo é listar de onde vem o dinheiro que sua loja tem a receber. O objetivo aqui é garantir que nenhuma fonte de recebimento de valor fique de fora.
Juros de aplicações, por exemplo, não fazem parte da rotina de contas a receber. Esse dinheiro demora para ser liberado e pode ser esquecido. No entanto, é útil para pagar contas ou investir no crescimento do negócio.
Assim, além dos habituais como parcelamento de cartão de crédito, veja também outras origens de receita para ter uma visão completa de tudo o que pode entrar no seu caixa.
2. Separe por datas de vencimento
Organização é fundamental para o sucesso de um negócio, e como sua franquia pode ter várias origens de recebimento de dinheiro, nada melhor do que arrumar e estruturar tudo.
Uma maneira de fazer isso é separar as contas a receber por data de vencimento. Dessa forma, fica mais fácil controlar o que entrará na semana, no mês, ou em outro período que for mais interessante para a sua gestão — e também para se saber de quem e quando cobrar.
3. Monitore e cobre os inadimplentes
Por falar nisso, não tenha receio de cobrar quem está devendo para a sua loja. É claro que esse processo deve ser feito com cuidado para não comprometer o seu relacionamento com clientes e parceiros de negócio.
Uma dica de como fazer isso é considerar a cultura da sua franquia e o perfil do seu público na hora de definir quais estratégias de cobrança usar para cobrar inadimplentes.
Em seguida, escolha por quais canais a informação de débito será passada. Uma boa alternativa são os meios eletrônicos, como e-mails e mensagens de texto via SMS ou aplicativos como o WhatsApp Business.
Inclusive, dependendo do sistema de contas a receber que utilizar, essa cobrança pode ser feita automaticamente, incluindo disparo de boletos com datas e valores atualizados para facilitar — e estimular — o pagamento.
4. Escolha uma ferramenta de gerenciamento
Muito a ser feito? Precisamos concordar que sim. Por isso, reforçamos a importância de usar um bom software de contas a pagar, pois esse recurso automatiza várias atividades, reduz as chances de erros, e aumenta a sua produtividade e a dos seus funcionários.
Dependendo do tamanho da sua franquia, e do volume de contas a receber, é possível fazer esse controle por planilhas, como as criadas em Excel.
Porém, pense que, conforme sua loja cresce, a quantidade de recebimentos futuros segue pelo mesmo caminho. Logo, se já utilizar a ferramenta certa desde o início, não perderá nenhum dado e terá uma rotina de contas a receber muito mais precisa.
Aproveite e leia também: “Controle de contas a receber: crie o seu e evite prejuízos!“
Como funciona um sistema de contas a receber?
Um sistema de contas a receber funciona como uma ferramenta digital de apoio para registro e acompanhamento de valores que entrarão no caixa de um negócio, centralizando essas entradas e dando aos gestores uma visualização completa de quanto de dinheiro ainda está por vir.
Geralmente, esses programas são no formato SaaS, sigla para o termo em inglês Software as a Service, ou Software como Serviço, em português.
Isso significa que o sistema não é comprado, mas, sim, assinado. Dessa forma, enquanto houver pagamento da mensalidade, o acesso é liberado.
Por ser desse modelo, não há instalação em computadores, assim, todas as funcionalidades são acessadas via internet.
O armazenamento é em nuvem, dispensando a necessidade de servidores para realizar a guarda de dados e informações, o que também é vantajoso, por ser um gasto e uma preocupação a menos para lidar.
Dica de leitura: “Software de gestão para varejo: quais as principais soluções da F360?“
7 vantagens de um sistema de contas a receber
Realizar o controle e acompanhamento de contas a receber com ajuda de um sistema próprio para essa atividade, certamente, traz muitas vantagens para você, seus funcionários e para a sua franquia de modo geral.
Entre as que mais se destacam, estão:
- agilidade ao finalizar os processos;
- aumento da produtividade;
- diminuição de erros e necessidade de retrabalho;
- redução da inadimplência;
- otimização do fluxo de caixa;
- melhoria da imagem da marca;
- crescimento financeiro sustentável.
Confira, agora, os motivos.
1. Agilidade ao finalizar os processos
Processos automatizados são finalizados em um tempo consideravelmente menor do que os feitos manualmente.
Essa agilidade deixa você e seu time livres para se dedicarem a outras atividades tão importantes quanto o controle de contas a pagar. Como exemplo, podemos citar a estruturação de um relacionamento mais próximo e sólido com os clientes.
Este artigo também pode ajudar você: “Vantagens da conciliação automática de cartões: as 7 principais!“
2. Aumento da produtividade
Substituir os controles manuais por um sistema de contas a receber tornará os responsáveis por essa tarefa muito mais produtivos.
Lembra que falamos sobre a possibilidade de usar planilhas no Excel para esse gerenciamento? Imagine ter que lançar cada nota fiscal, as datas de pagamento e revisar esses registros periodicamente. Inviável, concorda?
Para evitar esse desgaste, nada melhor do que contar com ajuda da tecnologia!
3. Diminuição de erros e necessidade de retrabalho
Outra importante vantagem de usar um programa de contas a receber é que a automação diminui os erros — quando não os elimina totalmente.
Com menos falhas, há menos necessidade de retrabalho, situação que, além de ser frustrante para os funcionários, pode levar a gastos extras para a sua franquia, como pagamento de horas extras aos profissionais.
4. Redução da inadimplência
Um software de contas a pagar organiza e mostra todos os valores que ainda estão para entrar no caixa da sua loja. Com essa ferramenta, fica fácil saber quem está devendo, e essa informação é essencial para conter a inadimplência.
Já comentamos, mas vale reforçar: não deixe de cobrar quem está devendo para a sua franquia, apenas faça isso da maneira certa. Afinal, se não receber o que é seu por direito, como arcará com as contas a pagar?
5. Otimização do fluxo de caixa
Uma boa gestão de fluxo de caixa é essencial para manter a saúde financeira do seu negócio. Com o acompanhamento pontual de entrada e saída de valores, é possível elaborar planejamentos, definir metas, determinar como os recursos financeiros serão distribuídos, e muito mais.
O sistema de contas a receber funciona como uma “mãozinha” para otimizar esse trabalho. Dependendo da solução contratada, é possível gerar relatórios que facilitem o acompanhamento dos valores e eliminem dúvidas sobre o montante a receber.
6. Melhoria da imagem da marca
Lembra que comentamos que o controle de contas a receber ajuda na gestão de contas a pagar? Essa relação é essencial para honrar com todos os compromissos financeiros que sua franquia tem.
Ao realizar os pagamentos nas datas certas, evita-se a incidência de multas e juros, gerando economia. Além disso, sua marca mantém a credibilidade junto aos credores, facilitando o acesso a crédito, se necessário.
7. Crescimento financeiro sustentável
Quem abre uma franquia tem muitos planos e sonhos em mente, e um deles temos certeza que é vender bem e lucrar muito, acertamos? Porém, de que adianta ter um alto volume de vendas e não receber os pagamentos?
Para um crescimento financeiro saudável do seu negócio, é essencial acompanhar as contas a receber de perto. Somente desse modo garantirá a receita necessária para arcar com os compromissos financeiros de curto e médio prazo, e planejar o futuro da sua loja.
Qual o melhor sistema de contas a receber?
O melhor sistema de contas a receber é aquele que automatiza essa atividade, facilita a gestão financeira do negócio, otimiza os processos, permite integração com outros softwares e conta com recursos de proteção de dados e medidas de segurança digital.
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Uma das funcionalidades é de valores a serem recebidos e pagos, com automatização junto à Sefaz (Secretaria da Fazenda), possibilitando a integração de todas as notas emitidas por fornecedores diretamente nas contas a pagar.
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