Uma pesquisa feita pelo Compra Agora apontou que 98% dos pequenos e médios varejistas têm, pelo menos, uma dificuldade financeira. Os desafios mais citados são despesas, gestão das finanças, precificação, concorrência, expansão e acesso a crédito. E, acredite: muitas das questões pontuadas podem ser evitadas com um bom controle de contas a receber.
Afinal, a prática contribui para:
- organizar o fluxo de caixa;
- fazer projeções financeiras assertivas;
- melhorar a relação entre clientes e fornecedores;
- reduzir custos e inadimplência;
- otimizar o capital de giro.
Percebeu as vantagens de manter um gerenciamento adequado dos valores devidos à empresa?
Para evitar dificuldades e desafios ao longo dos anos, continue a leitura! Nas próximas linhas, você confere o que é controle de contas a receber, como funciona, o que analisar e dicas para fazer uma gestão de alto nível.
Principais aprendizados deste artigo:
- O controle de contas a receber envolve toda a estratégia de gerenciamento do dinheiro que o negócio está para receber, que pode ser das vendas, de rendimentos de aplicações ou de juros cobrados.
- Monitorar as contas a receber é essencial na projeção das finanças e, consequentemente, na manutenção da saúde financeira da loja, pois ajuda a traçar estratégias para manter o equilíbrio entre as contas.
- Controlar as contas envolve a criação de uma rotina financeira, que pode incluir tarefas como: cadastro dos clientes, registro de vendas, emissão de notas fiscais e faturas e monitoramento dos valores recebidos e a receber.
- Ao gerenciar as contas, é necessário considerar os pagamentos a prazo e a crédito, os juros e multas sobre os atrasos, os adiantamentos e as faturas emitidas durante o mês.
- Um sistema de gestão financeira pode automatizar o controle de contas a pagar e a receber e ainda emitir relatórios personalizados de forma automática e se integrar com outros softwares para lojas.
O que é controle de contas a receber?
O controle de contas a receber é o gerenciamento dos valores que a empresa ganhará em um futuro breve. Tais recursos são considerados ativos do negócio, pois correspondem a fundos que entrarão em caixa. Este capital pode vir de vendas, rendimentos de aplicações, juros cobrados, recuperação de tributos, etc.
As contas a receber englobam todos os tipos de pagamento durante a venda, inclusive parcelados ou a prazo. Portanto, controlá-las é fundamental para projetar os ganhos financeiros e entender como manter o equilíbrio entre receitas e despesas.
Além disso, ao administrar as quantias devidas, é possível lidar com imprevistos e identificar inadimplências, minimizando seus impactos sobre a receita.
Como funciona a rotina de contas a receber?
Quem lida diretamente com a rotina de contas a receber de uma loja ou franquia precisa:
- cadastrar os clientes: sempre que possível, é importante verificar a capacidade de pagamento e o histórico de crédito dos consumidores antes de parcelar uma compra, principalmente se o valor for alto;
- registrar as vendas: é essencial fazer o registro em um sistema de gestão e conferir se os dados foram inseridos corretamente;
- emitir faturas e notas fiscais: a fatura emitida para o cliente deve conter informações como valor total da compra, produtos e/ou serviços escolhidos, prazo de pagamento etc;
- monitorar os valores recebidos: o acompanhamento das contas a receber identifica atrasos no pagamento, permitindo uma rápida ação para cobrar a quantia devida.
De modo geral, podemos dizer que a área de contas a receber é um dos principais pilares do planejamento financeiro de uma empresa. Afinal, para pensar em investimentos ou manter a saúde do negócio, é necessário saber quando o dinheiro estará disponível.
Leia também: Guia para fazer um controle de vendas eficiente
O que levar em consideração no controle de contas a receber?
Antes de colocar as dicas em prática, é preciso conhecer os principais valores que entram no controle de contas a receber. Destacamos os seguintes:
- pagamentos a prazo e o valor de suas parcelas mensais;
- notas fiscais e faturas emitidas com as vendas de produtos, que são contabilizadas até o prazo final de seu pagamento;
- pagamento a crédito, que é obtido no próximo mês;
- juros e multas, uma vez que o atraso no pagamento de determinados modelos de negócio pode gerar juros e penalidades;
- adiantamentos e depósitos: empresas que trabalham com adiantamentos para garantir o produto ou serviço também devem incluir os valores nas contas a receber;
- rendimentos de aplicações feitas em renda fixa ou variável.
Como controlar as contas a receber?
Para fazer uma gestão de contas a receber correta, é preciso, antes de tudo, ter organização e disciplina para monitorar os valores mensalmente.
O melhor caminho para alcançar os objetivos acima é usar um software de gestão financeira. O sistema é integrado a outras plataformas e, de forma automática, reúne dados e fornece relatórios com a visualização das quantias pendentes de pagamento.
Além do uso do software, desenvolver critérios de gestão é primordial para que o controle de recebimentos funcione.
Sendo assim, estruture os registros das contas a receber por ordem cronológica, fazendo um acompanhamento quinzenal, semanal ou mensal, dependendo da sua necessidade e do número de lojas que você opera.
Caso você esteja começando e ainda não possa contar com uma ferramenta de automatização direcionada para a tarefa, não se preocupe! Inicialmente, o controle pode ser feito por meio de planilhas.
O importante é manter em mente que, seja qual for o modelo de gerenciamento dos recebimentos, um monitoramento rigoroso é indispensável para não deixar nenhuma quantia de fora.
Continue aprendendo: Software de gestão para varejo: qual o melhor do mercado?
Como otimizar a sua gestão de contas a receber?
Sua empresa sofre com múltiplas fontes de dados? Tem dificuldade de conciliar as movimentações financeiras, comete erros excessivos com lançamentos incorretos, duplicações de registros ou não tem padronização de documentos? Seja qual for o caso, é essencial contar com o sistema de gestão F360 Finanças.
Além de incluir todos os dados e gerar um relatório de contas a receber e a pagar, é possível otimizar a gestão com outros recursos automáticos, tais como:
- visualização completa do fluxo de caixa personalizável;
- elaboração de DRE (Demonstração de Resultados do Exercício), com segmentação por tipos de marcas, grupos etc;
- conciliação bancária para comparar o extrato da conta corrente com todos os recebíveis e pagamentos;
- planejamento orçamentário, que engloba índices comparativos entre despesas previstas x realizadas;
- conciliação de cartão de débito e crédito com apuração real das taxas cobradas pelas administradoras;
- integração com mais de 250 PDVs e 150 adquirentes;
- conciliação com os vouchers mais usados pelo setor food, como: iFood, Sodexo, Alelo, Ticket, VR, entre outros.
Tudo isso em um sistema responsivo, criado para funcionar em computadores, tablets e celulares!
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FAQ
O que é controle de contas a receber?
O controle de contas a receber engloba todas as atividades que permitem gerenciar os valores que a empresa tem a ganhar, os chamados ativos, que podem derivar de rendimentos, vendas ou cobrança de juros.
Como fazer o controle de contas a receber de forma eficiente?
Para fazer o controle de contas a receber de forma eficiente, o ideal é montar uma rotina financeira. Para tal, certifique-se de cadastrar todos os clientes, sempre registrar as vendas, emitir as faturas e notas fiscais e monitorar os pagamentos.
Quais são os principais erros no controle de contas a receber?
Os principais erros no controle de contas a receber são:
- não emitir os boletos ou notas fiscais;
- esquecer de atualizar os registros de vendas;
- misturar as contas da loja com as pessoais;
- ignorar os clientes inadimplentes.
Qual a importância das contas a receber para fluxo de caixa?
O controle de contas a receber é importante para o fluxo de caixa justamente por representar o dinheiro que ainda entrará na empresa. Logo, é essencial para o planejamento financeiro, em especial, nos pedidos de antecipação de recebíveis que mantêm o fluxo de caixa do negócio.
Como automatizar o controle de contas a receber?
Um bom sistema de gestão financeira, como o F360 Finanças, pode automatizar o controle de contas a receber (assim como as contas a pagar) e centralizar o acesso aos dados em uma única interface intuitiva e acessível de qualquer lugar.
