E se você tiver um lucro alto durante a Black Friday e o dinheiro não cair todo na conta da sua loja? Bem, já adiantamos que essa situação pode ser consequência da falta de uma conciliação de vendas eficiente.
Afinal, fazer uma boa gestão dos recebíveis é vital para manter o sucesso do negócio e o caixa no azul, especialmente quando falamos sobre a variedade de formas de pagamento que o varejo oferece aos clientes.
Conferir cada transação em todos os meios oferecidos, como cartão de débito e crédito, Pix, boleto e carteira digital, pode ser desafiador. Sem falar na necessidade de avaliar o correto desconto de taxas cobradas por adquirentes e aluguéis de maquininhas, por exemplo.
E a conciliação de vendas desempenha o papel de controlar se todo o valor vendido entrará na conta da loja corretamente. Logo, é um processo-chave para gerenciar suas finanças e crescer a marca.
Aproveite este texto para entender, de modo prático, o que é e como fazer o controle de recebíveis no varejo tanto de modo manual quanto automatizado. Acompanhe!
Principais aprendizados deste artigo:
- A conciliação de vendas é um processo que garante que os valores recebidos correspondam às vendas realizadas. Logo, ajuda a identificar inconsistências como transações duplicadas, bitributação e divergências de valores.
- Você pode fazer o processo manualmente ou de forma automatizada, que é a mais eficiente, especialmente para negócios com múltiplos meios de pagamento. A conciliação ajuda a evitar perdas financeiras, fraudes e erros com cobranças indevidas.
- Os benefícios da conciliação incluem redução de erros financeiros, identificação de taxas indevidas, melhor controle de recebíveis e prevenção de fraudes, além de economia de tempo quando automatizada.
- Ferramentas, como o F360 Finanças, facilitam a conciliação, pois permitem a integração de dados de múltiplos canais de pagamento para detectar inconsistências e otimizar a gestão financeira.
O que é e quais os tipos de conciliação de vendas?
A conciliação de vendas é um processo financeiro para garantir que os valores recebidos correspondam exatamente às vendas realizadas. Logo, ajuda o varejista ou franqueado a identificar inconsistências, como transações duplicadas, bitributação, divergências de valores e operações não confirmadas pelas adquirentes.
Existem diferentes tipos de conciliação, como bancária, contábil e de recebíveis, cada uma com foco em conferir dados específicos.
Embora você possa executar manualmente, o processo automatizado é mais eficiente, especialmente em negócios que utilizam diversos meios de pagamento.
Com os pagamentos digitais em expansão no Brasil, essa prática é crucial para evitar perdas financeiras e otimizar a gestão. Afinal, erros com taxas, cobranças indevidas ou fraudes podem impactar negativamente a saúde financeira da loja.
Ao adotar a conciliação, o varejista garante mais controle, reduz riscos e assegura receber cada centavo das vendas.
Quais os benefícios da conciliação de vendas?
A conciliação é uma prática indispensável para varejistas que desejam manter o controle financeiro eficiente e evitar prejuízos. Afinal, permite validar todas as transações e os valores recebidos para identificar possíveis irregularidades que podem impactar o fluxo de caixa.
Além disso, traz mais segurança ao negócio e contribui para o planejamento estratégico.
Para entender melhor, confira abaixo os principais benefícios da conciliação de vendas em lojas e franquias.
Redução de erros financeiros
Ao comparar os valores das vendas com os recebimentos, a conciliação ajuda a identificar divergências, como pagamentos incompletos ou duplicados. Portanto, evita prejuízos e garante mais precisão nos registros financeiros.
Saiba mais: Chargeback: o que fazer perante esse problema?
Identificação de taxas indevidas
Taxas cobradas incorretamente por adquirentes de cartão ou bancos podem passar despercebidas sem um processo de conferência adequado. E a conciliação de vendas ajuda a detectar e corrigir essas cobranças rapidamente.
Melhor controle de recebíveis
Acompanhar os pagamentos recebidos de forma detalhada permite melhor previsibilidade de caixa. Assim, fica mais fácil cumprir compromissos financeiros e planejar investimentos na loja, como expansão e compra de sistemas e equipamentos.
Prevenção de fraudes
Esse processo também é eficaz para identificar fraudes, como transações não autorizadas ou inconsistências internas. Dessa forma, o negócio se protege contra perdas desnecessárias.
Economia de tempo com processos automatizados
Automatizar a conciliação reduz o tempo gasto em tarefas manuais, libera a equipe para focar em atividades estratégicas e melhora a produtividade geral.
Adotar a conciliação de vendas é uma forma prática e eficaz de garantir que sua loja receba exatamente o que vende e fortaleça sua saúde financeira e competitividade no mercado.
Como fazer a conciliação de vendas?
Você pode fazer a conciliação basicamente de duas formas: manual ou automatizada com uso de sistemas de gestão financeira. De modo geral, é necessário registrar todas as vendas, conferir os valores recebidos e as taxas cobradas e resolver possíveis inconsistências diretamente com as adquirentes ou bancos.
Veja um passo a passo básico para realizar essa tarefa manualmente.
1- Registre todas as vendas
Mantenha um registro detalhado de todas as transações e as separe por tipo de pagamento (cartão, boleto, Pix, carteira digital) e adquirentes. Esse controle inicial é a base para a conciliação.
2- Confira os valores na sua conta
Compare os valores das vendas com os pagamentos efetivamente recebidos em conta. Identifique diferenças ou atrasos, inclusive os recebíveis de parcelas de compras a prazo.
3- Analise as taxas cobradas
Verifique se as taxas cobradas pelas adquirentes estão corretas e se não há cobranças indevidas, como duplicações ou taxas excessivas.
4- Resolva possíveis divergências
Entre em contato com as adquirentes ou instituições financeiras para corrigir erros ou inconsistências e garanta que sua loja não sofra prejuízos.
5- Utilize ferramentas para conciliação de vendas
Ferramentas automatizadas, como o F360 Finanças, ajudam a automatizar o processo de conciliação de todos os meios de pagamentos, além de reduzir erros manuais e otimizar o tempo da equipe.
Essas plataformas consolidam dados de múltiplas adquirentes, detectam inconsistências e facilitam a gestão financeira.
Quais as ferramentas para conciliação de vendas mais eficientes?
O controle de recebíveis é essencial para lojas e franquias que trabalham com variadas formas de pagamento. Apesar de poder fazer o processo manualmente, o que consome tempo e aumenta o risco de erros, realizá-lo de forma automatizada é o ideal.
Com um software de conciliação de vendas, é possível monitorar transações em tempo real, integrar lojas, marcas e canais, confrontar dados de pagamento com as taxas cobradas e aproveitar benefícios, como:
- redução de custos operacionais;
- previsão precisa de recebíveis;
- segurança nas transações;
- controle de divergências;
- prevenção de fraudes;
- riscos mais baixos de perdas financeiras;
- operação financeira mais ágil e eficiente.
Gestão de pagamentos e vendas: conheça o F360 Finanças
O F360 Finanças é uma solução completa para conciliar vendas e monitorar recebíveis, ideal para varejistas e franqueados que buscam eficiência e segurança na gestão financeira.
Isso porque as principais funcionalidades automatizadas do F360 Finanças oferecem tudo o que o lojista precisa para fazer um gerenciamento de alto nível. Conheça algumas abaixo.
- Conciliação automática de cartões: verifique taxas cobradas pelas administradoras com mais precisão.
- Conciliação bancária: compare o extrato da conta com recebíveis e pagamentos.
- Conciliação de vouchers: suporte para vouchers como iFood, Rappi e Sodexo.
- Fluxo de caixa automatizado: visualize entradas e saídas de forma clara e personalizável.
- Contas a pagar e receber integradas ao SEFAZ: gerencie as notas fiscais de fornecedores no sistema.
- Integração com PDVs e adquirentes: conecte-se a mais de 500 PDVs e 150 adquirentes.
Com o F360 Finanças, sua franquia automatiza processos, reduz erros e otimiza o tempo do time financeiro. Agende uma demonstração gratuita e transforme sua gestão!
FAQ – Perguntas frequentes sobre conciliação de vendas
O que é conciliação de vendas e por que ela é importante?
A conciliação de vendas é o processo de conferir dados de transações com as taxas cobradas para garantir que os valores recebidos correspondam exatamente às vendas realizadas. É fundamental para identificar erros, fraudes e discrepâncias para assegurar o registro correto de cada pagamento para evitar prejuízos financeiros.
Como funciona o processo de conciliação de vendas?
O processo de conciliação envolve registrar as vendas, conferir os valores recebidos, analisar as taxas cobradas e resolver possíveis divergências com adquirentes ou bancos. Pode ocorrer manualmente ou, preferencialmente, de forma automatizada com o auxílio de softwares de gestão financeira para otimizar tempo e reduzir erros.
Quais são os principais desafios na conciliação de vendas?
Os desafios incluem a identificação de divergências entre os valores de vendas e pagamentos, taxas cobradas indevidamente, erros manuais e a complexidade de gerenciar múltiplos canais de pagamento. Além disso, a conciliação manual pode ser demorada e propensa a falhas, o que impacta o controle financeiro da loja.
Como ferramentas como o F360 Finanças ajudam na conciliação de vendas?
O F360 Finanças automatiza a conciliação de vendas, o que permite ao varejista monitorar as transações em tempo real e identificar divergências, taxas incorretas e fraudes. O software integra dados de múltiplos canais de pagamento, como cartões, boletos, Pix e vouchers e oferece mais controle, eficiência e segurança na gestão.
Quais erros evitar durante a conciliação de vendas?
É importante evitar a falta de registros detalhados das vendas, a conferência incorreta dos valores recebidos e a negligência nas taxas cobradas. Também é essencial não deixar de resolver rapidamente as divergências com as adquirentes, pois pode gerar prejuízos e prejudicar a saúde financeira da loja.
