A conciliação de vendas é um processo indispensável para o varejista não perder dinheiro. Isso porque a prática tem o objetivo de comparar os registros do sistema da loja com o saldo da conta bancária e das adquirentes de cartão.
E com o avanço da tecnologia e as variadas formas de pagamento, se torna cada vez mais difícil controlar os valores que a loja recebe. A situação pode desencadear prejuízos, como receber menos, pagar taxas sem necessidade e ficar vulnerável a fraudes e erros.
Segundo uma pesquisa da Opinion Box, os meios de pagamento mais utilizados no Brasil são: cartão de crédito (80%), Pix (77%), dinheiro (73%) e cartão de débito (66%). Sem falar no crescimento das carteiras digitais, usadas por 48% dos entrevistados, e dos QR codes, que 41% escolhem para pagar via Pix.
Logo, uma das tarefas obrigatórias para manter o negócio lucrativo é verificar se o dinheiro dos clientes realmente está caindo no seu caixa. Continue a leitura e aprenda como fazer a conciliação de vendas e quais ferramentas podem te ajudar!
Principais aprendizados deste artigo
- A conciliação de vendas compara registros de vendas com informações bancárias e de adquirentes de cartão para garantir consistência, ajudar a identificar discrepâncias, erros e fraudes e assegurar que o varejista receba o valor correto.
- Essa prática de gestão melhora a precisão financeira e o controle de fluxo de caixa, possibilita fazer projeções mais realistas de receitas e evita prejuízos com cobranças indevidas ou repasses incorretos.
- Você pode realizar a conciliação de vendas manualmente, com coleta de dados e comparação de registros, ou de forma automatizada por meio de plataformas que integram sistemas e centralizam informações para tornar o processo mais eficiente.
- O F360 Finanças oferece recursos de conciliação bancária e de cartões, além de vouchers, e permite a apuração das taxas e a comparação de extratos para otimizar o controle financeiro das suas lojas.
O que é conciliação de vendas no varejo?
A conciliação é o processo que compara e ajusta os registros de vendas com as informações de contas bancárias para garantir a consistência de todos os dados. Essa prática ajuda a identificar discrepâncias, otimizar a gestão financeira e assegurar a integridade das informações contábeis na sua loja ou franquia.
Esse procedimento, por exemplo, confere se o que está no registro do sistema financeiro da loja condiz com o dinheiro na conta bancária. E ainda se os valores dos repasses das empresas de cartão estão corretos, com a devida cobrança de taxas.
O objetivo principal da conciliação de vendas é evitar erros, fraudes e inconsistências para o varejista receber o valor correto. Portanto, você deve fazê-la de modo contínuo e diário para ter uma visão clara das finanças.
Além de confrontar os registros financeiros internos com as contas bancárias, esse processo ajuda a identificar:
- vendas que as adquirentes não confirmaram;
- cancelamento de vendas;
- transações duplicadas.
Quais os benefícios da conciliação de vendas?
Além de melhorar a precisão financeira no varejo e o controle de fluxo de caixa, um dos benefícios mais importantes da conciliação de vendas é evitar prejuízos. Afinal, garante o recebimento correto, seja qual for o meio de pagamento que o cliente usou.
Conheça outras vantagens de investir tempo e dedicação em conciliar as vendas da sua loja:
- fazer projeções financeiras mais realistas: o varejista tem uma visão completa das receitas provenientes das vendas e pode projetar seu caixa e planejar investimentos conforme os prazos de repasses;
- otimizar a gestão financeira: a conciliação bancária e de cartões assegura mais precisão no gerenciamento da loja, no controle do fluxo de caixa (entradas e saídas de dinheiro) e no planejamento financeiro;
- identificar fraudes e erros: como cobranças indevidas, repasses mais baixos do que deveriam, erros de digitação, esquecimento de registrar uma venda e pagamento excessivo de taxas.
Leia também: Conciliação de boletos: tudo o que você precisa saber!
Como fazer conciliação de vendas no varejo?
Para fazer a conciliação financeira no varejo, colete dados de vendas e pagamentos, compare receitas com valores recebidos, identifique divergências, corrija registros e documente o processo. Realize a atividade regularmente para garantir a precisão financeira e manter o controle efetivo sobre as transações da loja.
Antes de explicarmos o passo a passo da conciliação de vendas no varejo, é importante mencionar que você pode realizá-la de duas formas: manual ou automatizada.
Conciliação de vendas manual
Apesar de demorar mais tempo, dar mais trabalho e tornar a prática mais vulnerável a erros, dá para fazer a conciliação de vendas de modo manual. Veja a seguir o passo a passo.
- Consulte diariamente o sistema de cada adquirente de cartão que a loja trabalha e baixe os arquivos de vendas do dia anterior e os pagamentos recebidos.
- Padronize e consolide os dados de todas as adquirentes em uma planilha de Excel com suas respectivas taxas, modalidade de venda e valores a receber.
- Verifique nos arquivos internos da loja o recebimento de cada valor e se condiz com os registros das adquirentes de cartão.
- Se tiver divergências, entre em contato com cada adquirente para resolver o problema.
- Para a conciliação bancária, acesse o extrato da sua conta e compare com os registros de caixa para verificar se os valores depositados estão corretos.
Conciliação de vendas automatizada
Para fazer a conciliação de vendas automatizada, basta usar uma plataforma de gestão que se integra a outros sistemas e, assim, concentra os dados em um só local. Muito mais fácil, não é mesmo?
Logo, você não precisa fazer cada tarefa individualmente, pois os dados das adquirentes, por exemplo, estarão consolidados com suas respectivas taxas de desconto para otimizar o controle e a correção de possíveis divergências.
Usar a tecnologia é a melhor forma de tornar o processo mais rápido, seguro e confiável, o que melhora a previsão de recebimentos e evita perda de capital.
Saiba mais: Conheça a conciliação de cartão e como ela pode te ajudar!
Ferramentas para conciliação de vendas de franquias
O F360 Finanças tem como principais recursos as conciliações bancária e de cartões, além da de vouchers para o setor de alimentação, como iFood, Alelo e Sodexo. Sem falar na integração com mais de 500 PDVs e 150 adquirentes.
Entenda como funciona a conciliação automatizada do software on-line de gestão financeira da F360.
- Conciliação de cartões de crédito e débito: permite a apuração real das taxas que as administradoras cobram.
- Conciliação bancária: possibilita comparar o extrato da conta-corrente jurídica com todos os recebíveis e pagamentos (entradas e saídas de dinheiro).
- Conciliação de vouchers: confere os valores recebidos pelos principais vouchers usados pelo setor alimentício, como iFood, Rappi, Sodexo, Alelo, Ticket e VR.
Agende agora sua demonstração gratuita do F360 Finanças e saiba como funciona uma conciliação de vendas automatizada, segura e confiável!
FAQ
O que é conciliação de vendas?
A conciliação de vendas compara registros de vendas da loja com extratos bancários e adquirentes de cartão para assegurar o recebimento do valor correto. Esse processo previne erros e fraudes, oferece mais precisão no controle financeiro e uma visão clara das entradas de caixa.
Para que serve a conciliação de vendas?
A conciliação de vendas garante que o varejista receba o valor exato de cada transação e evite prejuízos e cobranças indevidas. A prática também melhora a gestão financeira, oferece melhor previsibilidade no fluxo de caixa e permite projeções mais precisas das receitas da loja ou franquia.
Quais são os tipos de conciliação de vendas?
Os principais tipos de conciliação de vendas incluem a conciliação de cartões (débito e crédito), bancária e de vouchers para o setor alimentício. Cada um desses processos visa conferir se as entradas financeiras estão certas e se alinham com os registros de transações da loja.
Como fazer uma conciliação: passo a passo?
Para fazer a conciliação, colete os dados de vendas e pagamentos, compare com os valores recebidos, identifique diferenças e documente o processo. Realize essa verificação regularmente para manter a precisão financeira e evitar discrepâncias nas transações.
Qual a melhor ferramenta para conciliação de vendas?
O F360 Finanças é a ferramenta de conciliação ideal, pois automatiza processos e se integra a sistemas de mais de 150 adquirentes e 500 PDVs. O sistema facilita o controle financeiro e garante mais segurança e eficiência na gestão financeira. Em poucos cliques, o varejista pode identificar inconsistências e possíveis erros.
