Apesar de os clientes usarem cada vez menos dinheiro para pagarem suas compras, ainda é um meio de pagamento popular no varejo físico. Por isso, saber como e quando fazer a sangria no caixa é fundamental para ter mais segurança e evitar golpes, fraudes e prejuízos.
Afinal, essa forma de pagamento é vantajosa para as lojas e franquias, assim como o Pix. Isso porque evita as taxas de transação que as operadoras de cartões e maquininhas cobram, o que significa mais lucro em cada venda.
Não à toa, conforme a pesquisa da Cielo em parceria com a Opinion Box, mais de 50% dos lojistas entrevistados costumam incentivar o pagamento em dinheiro ou Pix com a oferta de descontos ao cliente.
E por medida de segurança, o responsável pelo caixa deve fazer retiradas de dinheiro em excesso e deixar apenas o suficiente para o troco, por exemplo. Essa prática é justamente a sangria no caixa.
Para entender melhor, leia até o final e confira o que é, os benefícios e como fazer a sangria, além de conferir dicas para transformar sua gestão de caixa em estabelecimentos.
Principais aprendizados deste artigo:
- A sangria no caixa é a prática de retirar o dinheiro excedente do caixa da loja para evitar acúmulo de capital e aumentar a segurança contra roubos e fraudes. O objetivo é deixar apenas o necessário para trocos e pequenas despesas.
- A sangria ajuda a manter o controle financeiro, reduz riscos de assaltos e facilita a detecção de erros ou fraudes no caixa.
- O procedimento da sangria inclui registrar o valor inicial do caixa, monitorar as entradas e saídas de capital, retirar o excedente e armazenar a quantia em segurança, sem se esquecer de documentar cada etapa para uma gestão precisa.
- Além de aumentar a segurança, a sangria permite identificar quebras de caixa e ajustar rapidamente o controle contábil para evitar perdas financeiras.
O que é sangria no caixa?
A sangria no caixa consiste em retirar quantias excedentes do caixa da loja e as transferir para um local mais seguro. O objetivo é evitar o acúmulo de dinheiro e reduzir o risco de roubos ou erros na contagem de valores.
Imagine uma loja movimentada que, ao longo do dia, acumula um valor considerável de dinheiro. Realizar uma sangria permite recolher a quantia excedente em momentos estratégicos para manter o caixa com um saldo mínimo, adequado para o atendimento e troco dos clientes.
Além disso, a prática de gestão no varejo é uma forma eficaz de monitorar as operações, já que permite identificar eventuais diferenças entre o valor retirado e o registrado.
Essas “quebras de caixa”, quando ocorrem, podem sinalizar tanto erros de troco quanto possíveis fraudes, como furtos internos.
Existem dois tipos de quebras:
- positiva: quando há mais dinheiro do que o registrado e indica um possível erro de troco a favor da loja;
- negativa: quando o valor em caixa é menor, o que pode sinalizar troco errado, erro na contagem ou até mesmo furtos.
Qual a importância da retirada de dinheiro do caixa?
A sangria no caixa é essencial para garantir a segurança e a organização financeira no varejo, especialmente em operações que lidam com pagamentos em dinheiro. Sem essa retirada, o valor acumulado fica exposto e vulnerável a assaltos, erros e golpes.
Além disso, a sangria é importante para validar a contabilidade. O responsável pela função compara os registros aos relatórios para verificar eventuais quebras de caixa.
Por fim, a sangria também traz flexibilidade ao permitir usar o capital para cobrir despesas imprevistas, como pagamentos urgentes a fornecedores ou a necessidade de adquirir algum material importante para o funcionamento da loja, como uma lâmpada queimada.
Quando fazer a sangria no caixa em lojas?
Não existe uma regra de quando fazer a sangria no caixa em lojas e franquias, mas a recomendação é realizar o processo sempre que achar necessário, ou seja, quando o valor guardado ultrapassar o capital preciso para manter as operações de venda em andamento.
Cabe destacar a importância de ter um controle de fluxo de caixa de alta qualidade para não errar nos registros da sangria e ter prejuízos. Usar um sistema de gestão financeira automatizado contribui bastante para acompanhar as movimentações de recebimentos.
Durante datas comemorativas, como Dia das Mães, Natal e Black Friday, lembre-se de tornar a prática mais rigorosa devido ao aumento das vendas em dinheiro.
Qual o procedimento de sangria no caixa?
Existem etapas para fazer a sangria no caixa, como registar o saldo inicial; monitorar as movimentações financeiras ao longo do dia; fazer a retirada do dinheiro; anotar o valor, o horário e o responsável; e fazer conferência do capital no caixa e dos registros da loja.
Para facilitar, preparamos os passos do procedimento de sangria no caixa. Veja abaixo!
1 – Registre os valores iniciais do caixa
Abra o dia com um saldo inicial no caixa e anote a quantia exata. Esse valor deve ser suficiente para cobrir trocos e pequenas transações, mas sem ultrapassar o limite de segurança.
O controle inicial do fluxo de caixa ajuda a entender a movimentação de operações em dinheiro ao longo do dia.
2 – Monitore as movimentações do caixa
Para um fluxo de caixa organizado, é essencial registrar todas as transações ao longo do expediente.
O registro deve incluir vendas em dinheiro, pagamentos com cartão de crédito e débito, trocos, e até retiradas temporárias, como para compras de materiais emergenciais.
Use uma planilha ou, de preferência, um sistema automatizado que permita um acompanhamento detalhado e em tempo real.
3 – Faça a sangria de caixa
Quando o saldo ultrapassar o limite de segurança, é hora de fazer a sangria.
Retire o valor excedente, o armazene em um local seguro (como um cofre) e documente a transação.
Essa retirada ajuda a evitar riscos de assaltos e facilita o controle contábil. A documentação de cada sangria é crucial para garantir a precisão nos registros, além de ser útil em controles fiscais e financeiros.
4 – Registre a sangria em detalhes
É importante registrar a quantia retirada, o horário da sangria, o responsável pela operação e o destino do valor. Esse controle não só traz segurança, mas também facilita a auditoria interna e previne perdas e erros de contagem.
5 – Confira os valores no fim do expediente
Ao fim do dia, reserve um momento para conferir o saldo em caixa. Liste o valor inicial, as vendas em dinheiro, crédito, débito, e o saldo final.
Conte o total de dinheiro manualmente e compare com os registros de entradas e saídas para buscar possíveis discrepâncias.
Aprenda mais: Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC): elabore em 4 passos!
Dicas para controle de fluxo de caixa
Para seu negócio ter uma segurança financeira eficiente, siga as dicas abaixo para controlar o fluxo de caixa.
- Monitore entradas e saídas diariamente: registre todas as movimentações para ter um panorama atualizado da saúde financeira e tomar decisões rapidamente.
- Projete o fluxo de caixa mensalmente: com base no histórico de vendas, planeje o fluxo de caixa para antecipar períodos de baixa e alta e evitar quedas inesperadas no saldo.
- Use um software de gestão financeira: automatize o controle com um sistema que registre todas as transações em tempo real e ofereça relatórios detalhados e conciliação bancária automática.
- Gerencie contas a pagar e a receber: organize os pagamentos e recebimentos para evitar juros e manter o equilíbrio financeiro do negócio.
- Crie um fundo de reserva: destine parte das receitas para um fundo de emergência que cubra despesas imprevistas e garanta estabilidade ao fluxo de caixa.
- Gere relatórios periódicos de desempenho financeiro: com relatórios automáticos, acompanhe indicadores-chave e ajuste o planejamento para ter uma visão clara dos resultados e previsões financeiras.
Como fazer uma gestão de caixa em estabelecimentos?
Para fazer uma gestão de caixa em estabelecimentos varejistas, a solução é contar com um sistema de controle financeiro, como o F360 Finanças.
Com recursos automatizados e múltiplas integrações com softwares, pontos de vendas e adquirentes de cartão, disponibiliza funcionalidades essenciais para uma boa gestão de lojas, como:
- fluxo de caixa;
- contas a pagar/receber;
- conciliação bancária, de cartões e de vouchers;
- emissão de notas fiscais;
- criação de relatórios e demonstrativos financeiros;
- planejamento orçamentário.
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FAQ
O que é sangria no caixa?
A sangria no caixa é a retirada de dinheiro excedente para um local seguro com o objetivo de evitar o acúmulo de capital exposto e vulnerável. Essa prática aumenta a segurança e ajuda a evitar erros e fraudes ao manter apenas o necessário para trocos e pequenas transações diárias.
Por que é importante realizar sangria no caixa?
Realizar a sangria no caixa é crucial para reduzir riscos de assaltos, evitar erros de contagem e identificar discrepâncias que possam sinalizar fraudes. Além disso, auxilia a organização financeira e garante uma contabilidade mais precisa para o negócio.
Qual o procedimento correto para fazer uma sangria?
O processo inclui registrar o saldo inicial, monitorar as movimentações, fazer a retirada do valor excedente, armazená-lo com segurança e comparar os valores registrados e em dinheiro no caixa. É importante documentar a quantia, o horário e o responsável pela sangria para manter um controle financeiro rigoroso.
Quais são os erros comuns na sangria do caixa?
Os erros comuns incluem falta de registro adequado, retiradas fora do horário planejado e ausência de documentação detalhada. Essas falhas dificultam a auditoria e podem levar a perdas financeiras, fraudes ou discrepâncias nos relatórios contábeis.
Como a sangria contribui para a segurança financeira?
A sangria reduz o valor em caixa, minimiza riscos de assalto e facilita o controle contábil. Além disso, ajuda a identificar quebras de caixa e discrepâncias, além de permitir uma gestão mais segura e precisa, essencial para a saúde financeira da loja.
