A automação de processos no varejo engloba a adoção de ferramentas para agilizar a execução de tarefas. Dessa forma, diminui a necessidade da ação de pessoas, o que minimiza erros e aumenta a produtividade. E a boa notícia é que esta é uma tendência em crescimento em todo o mundo.
Dados de um relatório da Precedence Research mostram que o mercado de soluções do tipo deve crescer 9,5% ao ano até 2034, quando se espera que movimente mais de 70 bilhões de dólares.
Quer entender os motivos por trás de toda essa atenção? Então, continue a leitura, pois no artigo a seguir explicamos por que você precisa adotar a automação de processos no varejo!
Principais aprendizados deste artigo:
- Automação de processos é o ato de implementar ferramentas tecnológicas em uma empresa para otimizar a execução de tarefas rotineiras repetitivas. No varejo, pode envolver desde a gestão de estoque até o atendimento ao cliente.
- Outras áreas a automatizar no comércio varejista são as de processamento de pagamento (especialmente em compras on-line), controle de fluxo de caixa e marketing.
- Entre os principais benefícios da prática, estão a redução dos erros, a diminuição dos custos operacionais, o aumento da produtividade das equipes e a melhora da experiência de compra dos consumidores.
- Para adotar a prática, é importante mapear os processos internos, identificar as necessidades do negócio, definir os objetivos, escolher as ferramentas mais adequadas para alcançá-los e criar os novos fluxos de trabalho.
O que é automação de processos?
A automação de processos consiste no uso da tecnologia para otimizar as operações rotineiras de um negócio, como o envio de um e-mail com a nota fiscal eletrônica (NF-e) para um cliente ou o processamento de um produto no estoque logo após a venda.
Os principais objetivos da prática são reduzir o tempo de execução das tarefas e aumentar a eficiência operacional no varejo. Sim, a automação é aplicável em diversos pontos do comércio varejista (no próximo tópico, apresentamos as mais usadas).
Os principais tipos de automação de processos são:
- automação inteligente, que envolve a adoção de ferramentas com inteligência artificial (IA) e Machine Learning (aprendizado da máquina) para processar ações mais complexas e que demandam mais que um simples comando;
- Robotic Process Automation (RPA ou automação de processos robóticos) que usa robôs para executar as tarefas por meio de regras já definidas.
Ficou claro o que é automação de processos? Então, confira suas principais aplicações no comércio!
Quais as aplicações práticas da automação de processos no varejo?
O potencial da automação de processos no varejo é enorme, uma vez que é possível reduzir a interferência humana em diversas tarefas repetitivas.Veja quais são as principais a seguir!
1 – Gestão de estoque
Uma das aplicações da tecnologia no varejo é na gestão do estoque. Aqui, a automação permite analisar os níveis do armazém a fim de identificar o momento certo de contatar os fornecedores para repor as mercadorias.
Também é possível acessar informações sobre o tempo de armazenamento para evitar o acúmulo de itens “sem saída” ou próximos da data de vencimento, no caso de perecíveis, por meio da geração automática de relatórios.
Desse modo, você controla tudo o que acontece no armazém com mais facilidade e precisão.
2 – Processamento de pagamentos
Outro uso da automação de processos no varejo é no processamento de pagamentos on-line. Ou seja, você pode usar a tecnologia para receber e analisar as informações dos clientes e liberar a compra sem que um agente humano precise conferir a transação.
Assim, garante um processo mais fluido, ágil e, principalmente, seguro, já que os sistemas contam com diversas camadas de proteção para evitar o vazamento de dados confidenciais.
3 – Controle de fluxo de caixa
O fluxo de caixa é uma ferramenta que monitora a saúde financeira da loja por meio do acompanhamento das entradas e saídas de dinheiro. Ou seja, controla as contas a pagar e a receber.
Ao usar a tecnologia, você realiza essa tarefa automaticamente, o que poupa bastante tempo e ainda garante a precisão dos relatórios, já que os sistemas cometem menos erros.
4 – Marketing
A automação de processos no varejo também adentra o setor de marketing. A ideia é usar a capacidade dos sistemas de coletar e analisar os dados dos clientes a fim de identificar padrões de comportamento.
Desse modo, você consegue separá-los por perfis de consumidor e segmentar as campanhas a fim personalizar as ações.
Por exemplo, enviar promoções (ou descontos) customizadas e até criar anúncios voltados para o que cada pessoa consome com base em compras ou interações anteriores com sua marca.
5 – Atendimento ao cliente
Por último, você pode usar a automação de processos no varejo para melhorar a experiência dos seus clientes com um atendimento ágil, personalizado e humano.
O que acontece é que a tecnologia atual cria chatbots inteligentes disponíveis 24 horas. Graças a essa inovação, o robô atende a qualquer momento e como se fosse uma pessoa de verdade.
Quais os benefícios da automação de processos no varejo?
Os principais benefícios da automação de processos no varejo são: redução dos erros, aumento da produtividade e eficiência, diminuição dos custos, melhora do relacionamento com o cliente e apoio na tomada de decisões.
Entenda cada um a seguir!
1 – Redução dos erros
Sabe aqueles “errinhos” cuja causa é, geralmente, falta de atenção (como esquecer de dar “baixa” em um produto vendido ou inserir informações duplicadas no sistema)? Pois bem, a automação de processos no varejo consegue reduzi-los significativamente.
O motivo é que os sistemas seguem uma configuração prévia. Logo, fazem exatamente o que sua programação dita, o que evita desvios e assegura a precisão dos processos. O resultado são chances menores de erros.
2 – Aumento da produtividade e eficiência
A automação de processos no varejo também ajuda a aumentar a produtividade do seu time, que não fica preso em tarefas repetitivas. Pelo contrário, foca em ações mais estratégicas e que demandam um toque humano, como prospectar clientes.
Adicionalmente, você finaliza as atividades em menos tempo e com mais qualidade, o que gera um aumento da eficiência operacional do negócio.
3 – Diminuição dos custos
Outro benefício da automação de processos no comércio varejista é a diminuição dos custos. Afinal, você gasta menos para produzir os mesmos (ou até mais) resultados, tanto pela redução dos erros quanto pelo aumento da produtividade da equipe.
4 – Melhora do relacionamento com o cliente
O relacionamento com o cliente se constrói a partir das suas interações com a marca. Para ter um saudável, é necessário investir em personalização e conexão, e a automação de processos auxilia nessa tarefa.
Um ótimo exemplo é o atendimento omnichannel, que foca em integrar todos os pontos de contato para entregar uma experiência mais completa. Por exemplo, com a tecnologia, você disponibiliza chatbots para uma primeira triagem e dúvidas mais simples.
Caso o problema se complique, o próprio sistema transfere o consumidor para um atendente humano que, por sua vez, acessa toda a conversa para já chegar ciente da questão e, assim, resolvê-la mais rapidamente.
O resultado é um só: seu cliente recebe um atendimento mais rápido e preciso, o que ajuda a criar um relacionamento sólido entre ele e sua loja.
Inclusive, temos um artigo completo sobre atendimento omnichannel no varejo. Aproveite para conferir!
5 – Apoio na tomada de decisões
Por último, você recebe um grande suporte para tomar decisões mais estratégicas e alinhadas com sua visão de futuro.
Isso porque a automação de processos no varejo permite encontrar insights escondidos no meio dos dados que sua loja coleta todos os dias,como um produto que é do agrado dos clientes, uma tendência que parece surgir ou mesmo uma possível crise à vista.
Graças a essas informações, é possível traçar planos de ação para superar quaisquer desafios futuros com mais segurança.
Como automatizar processos no varejo? Passo a passo completo!
O passo a passo para automatizar processos no varejo engloba estas cinco etapas:
- mapeamento dos procedimentos atuais;
- análise das necessidades;
- definição dos objetivos de negócios;
- escolha das ferramentas;
- implementação dos novos fluxos de trabalho.
Confira mais detalhes logo abaixo!
1 – Mapeamento dos procedimentos atuais
O mapeamento de processos é o estudo cuidadoso das tarefas atuais. Na prática, você precisa analisar seus procedimentos a fim de descobrir a ordem correta de cada ação e seus resultados.
Ou seja, para executar determinada atividade, o que sua equipe faz? Quais ferramentas usa? Quanto tempo demora para finalizar? Responda a estas perguntas e passe para o próximo passo!
2 – Análise das necessidades
Ao entender como funcionam os processos da sua loja, você ganha uma visão mais abrangente sobre o negócio. Portanto, visualiza com mais clareza suas necessidades.
Por exemplo, um procedimento desnecessário e que só atrasa um departamento, ou uma tarefa que pode melhorar se você adotar um sistema que confere os pedidos automaticamente. Enfim, a ideia é identificar pontos de melhoria.
3 – Definição dos objetivos
O terceiro passo do tutorial de como automatizar processos no varejo é definir seus objetivos de negócios. Determine o que pretende ganhar ao implementar a tecnologia na rotina da sua loja.
Pode ser um aumento da produtividade, das vendas ou a redução dos custos. O que importa é que as metas sejam alcançáveis (não imagine um ganho impossível para não se sobrecarregar) e alinhadas às necessidades da empresa.
4 – Escolha das ferramentas
Após saber o que precisa melhorar e ter um objetivo em mente, chegou o momento de escolher as ferramentas para automação de processos no varejo que ajudam a alcançar essa visão de futuro.
Ressaltamos que a seleção varia de negócio para negócio, pois depende diretamente do que cada gestor pretende alcançar. No geral, pode incluir sistemas de gestão de estoque, fluxo de caixa ou relacionamento com o cliente.
5 – Implementação dos novos fluxos de trabalho
Por fim, basta implementar os novos fluxos de trabalho ao seguir a orientação de cada fornecedor (muitos oferecem consultorias para facilitar a adoção). Também se certifique de monitorar os resultados para ter certeza de que a mudança foi um sucesso.
Dica extra: não se esqueça de envolver seu time nesta etapa, viu? O ideal é oferecer treinamentos para os usuários das novas ferramentas para automação no varejo a fim de garantir que eles saibam usá-las no dia a dia.
Quais os desafios da automação de processos no varejo?
Agora que você já sabe como usar a automação de processos no varejo, tenha em mente que essa implementação pode ser desafiadora. Isso porque há alguns obstáculos que as empresas do ramo precisam enfrentar para, enfim, colher os frutos.
A primeira barreira costuma ser o custo inicial das ferramentas, especialmente para negócios de micro e pequeno porte. Adicionalmente, existe a falta de mão de obra qualificada para operar os sistemas.
Esse ponto leva a outro, que é a resistência às mudanças ocasionadas, em certos casos, pelo medo. O que acontece é que muitos colaboradores receiam perder seus postos de trabalho para as máquinas ou ficarem para trás na corrida da inovação.
Por último, temos a preocupação com a segurança dos dados. Afinal, o comércio lida com dados sigilosos diariamente e precisa mantê-los protegidos contra pessoas mal-intencionadas.
Contudo, a boa notícia é que nenhum desses desafios é impeditivo para a adoção da tecnologia no varejo. Na verdade, se você seguir à risca o passo a passo que trouxemos no tópico anterior, pode nem os sentir completamente, pois cobrirá todos os pontos de atenção.
Quais as principais tendências para automação de processos no varejo?
Todos os dias surgem novas tendências, e o segmento de automação de processos no varejo não fica atrás. Por isso, indicamos que você fique bem atento às inovações do setor e se prepare para adotá-las — assim, você conquista um diferencial competitivo em relação à concorrência.
Posto isto, algumas das principais tendências que vale a pena “ficar de olho” são:
- adoção da inteligência artificial para análise de dados;
- checkout automático em lojas físicas;
- uso de robôs para agilizar a organização do estoque;
- chatbots mais inteligentes para atendimento ao cliente;
- análise preditiva das intenções de compra a fim de personalizar ao máximo a experiência.
Por fim, saiba que você também pode automatizar sua gestão financeira por meio de um sistema completo, como o F360 Finanças. Com a plataforma, você:
- concilia cartões, contas bancárias e vouchers de maneira automática;
- controla o fluxo de caixa;
- emite a declaração de resultado do exercício (DRE);
- cria o planejamento orçamentário;
- monitora as contas a pagar e a receber.
O F360 Finanças ainda entrega um sistema responsivo e painel personalizado para garantir que você acesse tudo o que sua loja precisa para crescer. Ficou curioso? Então, solicite uma demonstração gratuita e veja como funciona!
FAQ — Perguntas frequentes sobre automação de processos
O que é automação de processos?
A automação de processos é o emprego de tecnologias e ferramentas para automatizar a execução das tarefas repetitivas de uma empresa, aumentar sua eficiência operacional e reduzir os custos.
Como funciona a automação de processos no varejo?
A automação de processos no varejo funciona por meio da adoção de ferramentas que reduzem a interferência humana em tarefas essenciais, como gestão de estoque, processamento de pagamentos e atendimento ao cliente.
Por que automatizar processos no varejo?
Automatizar processos no varejo ajuda a aumentar a produtividade e a eficiência do negócio, melhorar o relacionamento com o cliente e orientar a tomada de decisões por parte da equipe gestora.
Como implementar a automação de processos no varejo?
Para implementar a automação de processos no varejo, você precisa:
- mapear os procedimentos;
- identificar as necessidades;
- estabelecer os objetivos;
- escolher as ferramentas;
- criar fluxos de trabalho automatizados.
Quais os principais desafios da automação de processos no varejo?
Um dos principais desafios da automação de processos no varejo é o custo das soluções. Adicionalmente, o comércio pode enfrentar a falta de mão de obra qualificada, resistência para aceitar mudanças e preocupações com a segurança dos dados que os sistemas coletam.
