Um bom processo de compras depende de uma série de tarefas interligadas para acontecer, e uma das que tem maior peso no resultado é o controle das solicitações de compra. Por isso, você (como gestor) precisa aprender como fazer a gestão de pedidos da forma correta.
Até porque, o monitoramento das ordens de compra é essencial para garantir a eficiência operacional no varejo. O motivo para essa vantagem é simples: porque padroniza todas as tarefas de uma longa cadeia de produção.
Quer ver como otimizar esse setor do seu comércio? Então, continue a leitura, pois no artigo a seguir explicamos:
- o que é gestão de pedidos;
- qual a importância e as etapas da prática;
- como usar ferramentas para gestão de pedidos ajuda a melhorar seus processos.
Confira!
Principais aprendizados deste artigo:
- A gestão de pedidos é um processo essencial para o varejo e envolve o controle das etapas do processo de compras. Ou seja, tudo que vai do momento em que o cliente faz um pedido até quando recebe a mercadoria em casa.
- O procedimento engloba a atuação de diversos departamentos (como de vendas e estoque) e tarefas como: recebimento das solicitações, processamento, separação, empacotamento e entrega.
- Um bom gerenciamento de pedidos ajuda a reduzir os erros nas entregas e, consequentemente, diminuir os custos operacionais para a loja. Além disso, otimiza a experiência do consumidor.
- A otimização da gestão de pedidos depende do entendimento das ações, do bom gerenciamento do estoque, do treinamento da equipe responsável pelas ordens e do uso da tecnologia para automatizar e integrar os processos internos.
O que é gestão de pedidos?
A gestão de pedidos no varejo engloba todas as ações necessárias para monitorar o processo de compras no comércio. Logo, abrange tarefas que vão desde a solicitação até o momento que a mercadoria é entregue aos clientes. Portanto, combina os esforços de diferentes departamentos, que devem trabalhar em conjunto.
O principal objetivo da prática (que deve estar presente tanto nas lojas físicas quanto no e-commerce) é garantir que os pedidos cheguem o mais rápido possível às mãos dos consumidores.
Por esse motivo, você precisa assegurar o alinhamento entre todos os setores responsáveis (e ensinamos dicas de como otimizar o processo mais a frente). Mas antes, confira a importância da gestão de pedidos para as vendas!
Por que é importante aprender como fazer gestão de pedidos?
A gestão de pedidos é uma prática vital para qualquer comércio, porque proporciona:
- mais agilidade nas entregas;
- redução dos erros;
- diminuição dos custos operacionais;
- melhora da experiência dos clientes.
Em conjunto, estas vantagens geram o aumento das vendas e, consequentemente, do faturamento. Afinal, as chances de uma pessoa comprar de uma loja conhecida por fazer uma entrega rápida e sem problemas (como enviar itens errados ou em falta) são maiores, concorda?
Quais as principais etapas da gestão de pedidos?
A gestão de pedidos é um procedimento que depende da execução destas 5 etapas:
- recebimento;
- processamento;
- separação;
- empacotamento;
- entrega.
Veja mais detalhes a seguir!
1- Recebimento
Antes de aprender como fazer gestão de pedidos, saiba que a primeira etapa do processo se refere ao recebimento das solicitações. Ou seja, quando a empresa aceita a ordem (seja na loja ou pelo site).
2- Processamento
O segundo passo — o processamento de pedidos — engloba a análise da viabilidade da solicitação. Aqui, a empresa verifica a disponibilidade de estoque e registra os dados essenciais sobre demanda em seu sistema (como nome do cliente, forma de pagamento e endereço para entrega).
3- Separação
A terceira fase é a separação do pedido no estoque. Como o nome já indica, é o ato de escolher os itens corretos no depósito para, em seguida, enviá-los para a quarta etapa: o empacotamento.
4- Empacotamento
A escolha das embalagens também faz parte da gestão de pedidos, já que o packing, como o processo é chamado, afeta diretamente a percepção do cliente sobre a compra.
Ressaltamos que o empacotamento deve sempre considerar as características do produto no preparo das embalagens a fim de garantir sua integridade física. Por exemplo, embalagens com reforço para itens frágeis ou refrigeradas para produtos perecíveis.
5- Entrega
Por fim, temos a entrega, que envolve todo o processo de logística (seleção, coleta e envio das encomendas). Seu papel aqui é monitorar a rota para assegurar que as mercadorias cheguem ao local correto, no prazo previsto.
E, sim, é possível aprender como melhorar a gestão de pedidos com práticas simples. Quer saber como? Então, leia o próximo tópico!
Como melhorar a gestão de pedidos? Melhores práticas
Precisa melhorar a sua gestão de pedidos no varejo? Então, confira as dicas práticas que separamos para você a seguir!
1- Mapeie seus processos internos
Para otimizar a gestão de pedidos da sua loja, comece pelo mapeamento dos processos internos. Para tanto, analise todas as etapas do processo de compra e detalhe as ações necessárias para finalizar cada uma.
Por exemplo, o pedido é recebido no sistema e, em seguida, processado pela equipe do estoque a fim de separar as quantidades.
2- Gerencie seu estoque
Outra dica prática de como fazer gestão de pedidos é administrar seu estoque. O ideal é que o local de armazenamento fique sempre em ordem, o que facilita a procura pelas ordens corretas e evita problemas com falta de itens.
Inclusive, temos um guia completo sobre controle de estoque no nosso blog. Confira e coloque as dicas em prática!
3- Integre sua equipe no processo
A terceira dica é incentivar a participação de toda a equipe no gerenciamento de pedidos. Neste ponto, mantenha um canal de comunicação integrado com os departamentos e estimule a troca de informações.
Ao mesmo tempo, ofereça treinamentos constantes para que seus colaboradores fiquem cientes das melhores práticas e, assim, obtenham resultados mais satisfatórios.
4- Automatize os processos
Por fim, invista na automação de processos. Aliás, as ferramentas para gestão de pedidos já permitem automatizar diversas atividades a fim de tornar o procedimento de compra mais ágil e preciso.
Esses sistemas, por exemplo, recebem as solicitações, verificam a disponibilidade de estoque e já enviam a ordem para separação sem interferência humana. Com esse recurso, você reduz os erros e ganha mais eficiência.
Para finalizar, não se esqueça de integrar sua ferramenta para gestão de pedidos com seu sistema de controle financeiro. Dessa maneira, facilita o processamento dos pagamentos e agiliza o envio dos itens para os clientes.
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FAQ
O que é gestão de pedidos?
A gestão de pedidos é o controle das solicitações de compra que chegam a uma loja física ou on-line. O processo envolve o trabalho de diferentes departamentos, que precisam atuar em conjunto para garantir um bom resultado.
Quais as etapas da gestão de pedidos?
O gerenciamento de pedidos se divide nas etapas de:
- recebimento da solicitação;
- processamento da ordem;
- separação dos pedidos;
- empacotamento das mercadorias;
- entrega dos itens.
Por que você deve gerenciar seus pedidos?
Fazer a gestão correta dos pedidos garante uma entrega mais rápida das mercadorias aos clientes, reduz os erros na hora do processamento ou separação, diminui os custos operacionais causados pelo retrabalho e melhora a experiência dos consumidores.
Como fazer a gestão de pedidos?
Para fazer um bom gerenciamento dos pedidos, você deve mapear seus processos internos a fim de detalhar todas as tarefas, manter o estoque sempre organizado e capacitar a equipe interna para executar os procedimentos diários corretamente.
Como usar a tecnologia na gestão de pedidos?
A tecnologia permite automatizar tarefas para que sua execução ocorra sem a intervenção humana. Essa ação não entrega apenas mais rapidez, mas também reduz os erros e aumenta a eficiência operacional do negócio.
